Як зареєструвати РРО та ПРРО: порядок, документи, строки й отримання реєстраційного посвідчення

Для роботи з апаратним РРО підприємцю або юридичній особі потрібно спочатку повідомити ДПС про господарську одиницю за формою № 20-ОПП, обрати модель РРО, дозволену до первинної реєстрації, укласти договір із центром сервісного обслуговування та подати заяву за формою № 1-РРО. ДПС протягом двох робочих днів резервує фіскальний номер, після чого РРО потрібно вчасно фіскалізувати, персоналізувати та опломбувати в ЦСО. Після отримання від ЦСО необхідних електронних документів ДПС завершує реєстрацію та формує посвідчення за формою № 3-РРО.

ПРРО реєструється інакше: без центру сервісного обслуговування, фізичного опломбування та введення апарата у фіскальний режим. Господарська одиниця також повинна бути належно облікована в ДПС, після чого подається електронна заява № 1-ПРРО. Фіскальний номер присвоює фіскальний сервер ДПС, а для касирів передаються відомості про сертифікати електронних підписів за формою № 5-ПРРО.

Кому потрібно застосовувати РРО або ПРРО

Закон України № 265/95-ВР вимагає від суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції під час продажу товарів, надання послуг або у сфері ресторанного господарства, проводити такі операції через зареєстрований РРО або ПРРО з фіскальним режимом роботи та надавати покупцеві розрахунковий документ установленої форми. Вимоги поширюються, зокрема, на оплату готівкою та платіжними картками.

Окремі категорії підприємців мають законодавчі винятки. Зокрема, платники єдиного податку першої групи РРО та ПРРО не застосовують. Для окремих форм і умов діяльності законодавство також допускає проведення розрахунків без РРО/ПРРО із застосуванням розрахункових книжок та КОРО відповідно до статті 10 Закону № 265 і постанови Кабінету Міністрів України № 1336.

Тому перед придбанням касового обладнання варто спочатку визначити, чи виникає саме у вашому способі приймання оплати розрахункова операція у розумінні Закону № 265.

Апаратний РРО і ПРРО: у чому різниця під час реєстрації

Актуальні електронні ідентифікатори форм № 1-РРО та № 1-ПРРО підтверджені чинним реєстром електронних форм ДПС.

Що потрібно зробити до реєстрації апаратного РРО

1. Повідомити ДПС про торговельну точку або іншу господарську одиницю

Магазин, кафе, склад із розрахунками, офіс, інтернет-магазин або інше місце, до якого буде прив’язано РРО, має бути відображене в обліку ДПС. Для цього подається заява за формою № 20-ОПП.

Загальне правило — повідомлення подається протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення або відкриття об’єкта. Дані про назву й адресу господарської одиниці надалі використовуються під час реєстрації РРО або ПРРО. Якщо об’єкт не повідомлений, позначений як закритий або такий, що не експлуатується, ДПС відмовить у реєстрації каси.

2. Перевірити модель РРО в Державному реєстрі

Первинно зареєструвати можна не будь-який касовий апарат. Модель та її модифікація повинні бути включені до частини Державного реєстру РРО, яка дозволяє первинну реєстрацію, і відповідати сфері застосування підприємця.

ДПС наказом від 07.04.2026 № 257 затвердила нову редакцію Державного реєстру РРО. Перед купівлею або реєстрацією обладнання потрібно перевіряти саме чинний реєстр, оскільки модель, первинна реєстрація якої заборонена, ДПС не зареєструє.

Окремо перевіряється конкретний екземпляр РРО: він має міститися у Реєстрі екземплярів РРО.

3. Обрати ЦСО та укласти договір

Апаратний РРО обслуговується центром сервісного обслуговування. ЦСО має бути включений до відповідного реєстру, а інформація про чинний договір на технічне обслуговування та ремонт повинна бути передана до ДПС.

Відсутність у ДПС повідомлення ЦСО про укладений договір або інформація про його припинення є підставою для відмови в реєстрації РРО.

Як зареєструвати апаратний РРО

Крок 1. Подати заяву № 1-РРО

Для реєстрації подається «Заява про реєстрацію реєстратора розрахункових операцій» за формою № 1-РРО, електронний ідентифікатор J/F1311406.

Заяву можна подати в електронній формі через Електронний кабінет або засобами електронного зв’язку. Документ підписує керівник юридичної особи, ФОП або належним чином уповноважений представник. Представник повинен мати документи, що посвідчують особу та підтверджують його повноваження.

У заяві важливо правильно зазначити:

• дані суб’єкта господарювання;

• модель, заводський номер та реєстраційний номер екземпляра РРО;

• господарську одиницю, де працюватиме каса;

• ЦСО;

• сферу застосування РРО;

• чи є РРО основним або резервним;

• спосіб отримання реєстраційного посвідчення.

Дані щодо господарської одиниці повинні відповідати інформації, поданій за формою № 20-ОПП.

Крок 2. Дочекатися резервування фіскального номера

Якщо підстав для відмови немає, ДПС не пізніше двох робочих днів з дня надходження заяви приймає рішення про можливість реєстрації та резервує фіскальний номер РРО.

У день резервування ДПС надсилає обраному ЦСО довідку за формою № 2-РРО. Вона діє протягом трьох робочих днів із дати надсилання до ЦСО.

Крок 3. Ввести РРО в експлуатацію та опломбувати

Після резервування номера ЦСО виконує технічні роботи з введення РРО в експлуатацію. Строк виконання цих робіт — не більше трьох діб із дати інформування ЦСО податковою про резервування фіскального номера.

Водночас підприємець протягом трьох робочих днів із дати надсилання довідки № 2-РРО до ЦСО має забезпечити:

• внесення фіскального номера до фіскальної пам’яті;

• персоналізацію РРО;

• опломбування РРО у ЦСО.

Після завершення робіт ЦСО в день введення апарата в експлуатацію електронно передає ДПС довідку про опломбування та акт введення РРО в експлуатацію.

Цей строк критичний. Якщо необхідні документи не потраплять до ДПС у визначений період, довідка про резервування втрачає чинність, а фіскальний номер скасовується датою його резервування.

Крок 4. Отримати реєстраційне посвідчення

Після отримання правильно оформленої довідки про опломбування та акта введення в експлуатацію ДПС не пізніше наступного робочого дня вносить дані до інформаційної системи та реєструє РРО.

Підтвердженням є реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО. Датою реєстрації вважається дата внесення даних про РРО до інформаційної системи ДПС.

Як отримати реєстраційне посвідчення РРО

Підприємець обирає спосіб отримання документа під час заповнення заяви № 1-РРО.

Посвідчення може бути:

• розміщене в Електронному кабінеті;

• отримане безпосередньо в контролюючому органі;

• надіслане поштою;

• у разі електронного подання заяви — його копія може надсилатися на зазначену електронну адресу.

Якщо обрано поштове отримання, вартість пересилання оплачує суб’єкт господарювання шляхом надання ДПС поштових марок на суму, що відповідає пересиланню рекомендованого листа з повідомленням про вручення.

Коли ДПС відмовляє в реєстрації РРО

Підстави для відмови визначені пунктом 8 глави 2 розділу II Порядку № 547. ДПС відмовить, якщо:

• РРО уже зареєстрований;

• модель або модифікація не включена до Державного реєстру РРО або виключена з нього;

• сфера застосування апарата не відповідає зазначеній у заяві;

• ЦСО відсутній у Реєстрі ЦСО;

• господарська одиниця не повідомлена за формою № 20-ОПП, закрита або не експлуатується;

• суб’єкт господарювання відсутній у ЄДР;

• заявник не перебуває на належному обліку в контролюючому органі;

• у передбачених Порядком випадках суб’єкт або його підрозділ не перебуває на обліку за адресою господарської одиниці;

• ДПС не має відомостей від ЦСО про чинний договір на технічне обслуговування та ремонт;

• РРО значиться як викрадений;

• конкретний екземпляр РРО відсутній у Реєстрі екземплярів;

• суб’єкт господарювання є пов’язаною особою з ЦСО.

Повідомлення про відмову із зазначенням причини ДПС формує не пізніше двох робочих днів. Для електронної заяви інформація про відмову відображається у другій квитанції.

Як зареєструвати ПРРО

Реєстрація ПРРО повністю електронна. Перед її початком господарська одиниця має бути належним чином відображена в ДПС через форму № 20-ОПП. Для роботи також потрібен електронний підпис.

Підприємець або юридична особа подає за основним місцем податкового обліку заяву № 1-ПРРО, J/F1316605. Її можна передати через Електронний кабінет, програмний інтерфейс API або інші передбачені засоби електронного зв’язку. Фіскальний сервер автоматизовано перевіряє заяву і за результатом або реєструє ПРРО з присвоєнням унікального фіскального номера, або формує відмову із зазначенням причини.

Для касирів подається форма № 5-ПРРО — повідомлення з інформацією про кваліфіковані або удосконалені сертифікати відкритих ключів, які використовуватимуться під час роботи ПРРО. Чинний електронний ідентифікатор — J/F1391802.

Для ПРРО не потрібні сервісний центр, резервування номера через ЦСО, фізичне опломбування апарата чи реєстраційне посвідчення № 3-РРО. Фіскальні функції виконує фіскальний сервер ДПС.

Чому можуть відмовити в реєстрації ПРРО

Відмова можлива, зокрема, якщо електронний документ не відповідає встановленому формату, не заповнені обов’язкові реквізити, електронний підпис недійсний або заявник не має права підпису; ПРРО з тією самою назвою та локальним номером уже зареєстрований; господарська одиниця не подана за № 20-ОПП або закрита; суб’єкт відсутній у ЄДР; у заяві є розбіжності з реєстраційними та обліковими даними ДПС.

Для інтернет-магазину також потрібно визначити господарську одиницю, подати 20-ОПП, зареєструвати ПРРО і передати дані щодо ключів касирів. ДПС окремо підтверджує такий порядок для інтернет-торгівлі.

Коли потрібно перереєструвати РРО

Якщо змінюються дані, зазначені в реєстраційному посвідченні, зокрема найменування суб’єкта, його податкові дані або виникають інші підстави для заміни посвідчення, заява № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація» подається протягом п’яти робочих днів, що настають за днем виникнення змін.

Якщо РРО переноситься в іншу господарську одиницю, ця одиниця спочатку повинна бути належно відображена у формі № 20-ОПП, після чого подається № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. За відсутності підстав для відмови ДПС проводить перереєстрацію не пізніше двох робочих днів.

Якщо торговельна точка закривається або більше не експлуатується, не можна просто змінити її стан у 20-ОПП і продовжувати працювати на прив’язаному до неї РРО. РРО слід своєчасно перереєструвати на іншу господарську одиницю або скасувати його реєстрацію. Для ПРРО повідомлення про закриття господарської одиниці може призвести до автоматичного скасування його реєстрації фіскальним сервером.

Коли реєстрація РРО скасовується

Порядок № 547 передбачає, зокрема, такі підстави:

• подання підприємцем заяви № 4-РРО;

• завершення строку служби або законодавчо встановленого строку експлуатації;

• використання РРО не за дозволеною сферою застосування;

• невідповідність модифікації, конструкції або внутрішнього програмного забезпечення зареєстрованій моделі;

• припинення або ліквідація суб’єкта господарювання;

• смерть, визнання недієздатним або безвісно відсутнім ФОП;

• викрадення РРО;

• зміна власника РРО;

• закриття або припинення експлуатації господарської одиниці, зазначеної у 20-ОПП;

• відмова від апаратного РРО у зв’язку з переходом на ПРРО.

Частина підстав передбачає добровільне скасування за заявою підприємця, а за окремими підставами ДПС має право скасувати реєстрацію примусово.

Як скасувати ПРРО

Підприємець може подати заяву № 1-ПРРО, J/F1316605, із позначкою «Скасування реєстрації». Реєстрація також може припинятися на підставі форми № 2-ПРРО, J/F1316701, у передбачених Порядком випадках несправності, крадіжки пристрою або компрометації ключа.

Перед скасуванням потрібно передати на фіскальний сервер усі створені в офлайн-режимі документи, фіскальні звітні чеки та передбачені повідомлення.

Фіскальний сервер також автоматично скасовує ПРРО, зокрема, після державної реєстрації припинення юридичної особи або ФОП, закриття господарської одиниці за 20-ОПП та в інших випадках, визначених розділом III Порядку № 317. Повідомлення про автоматичне скасування надходить через Електронний кабінет.

Що перевірити перед першим продажем

Сам факт подання заяви ще не означає, що можна приймати оплату через касу. Перед початком розрахунків потрібно переконатися, що:

• господарська одиниця має правильний статус у ДПС;

• апаратний РРО зареєстрований, опломбований і переведений у фіскальний режим або ПРРО міститься в Реєстрі ПРРО;

• для ПРРО передані актуальні сертифікати ключів касирів;

• правильно запрограмовані назви товарів і послуг, ціни, ставки податків та інші обов’язкові дані;

• каса формує розрахунковий документ чинної форми та змісту;

• продавці знають порядок проведення продажу, повернення, службового внесення й видачі коштів та закриття зміни.

Форма і зміст фіскального касового чека визначаються наказом Міністерства фінансів № 13. Якщо обов’язкових реквізитів немає, документ може не відповідати вимогам до розрахункового документа.

Штрафи за роботу без належно зареєстрованого РРО або ПРРО

Пункт 1 статті 17 Закону № 265 передбачає фінансові санкції, зокрема, за непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО з фіскальним режимом, проведення розрахунку на неповну суму або невидачу належного розрахункового документа:

Тимчасові знижені розміри санкцій, які діяли для частини ФОП до 31 липня 2025 року, завершилися. З 1 серпня 2025 року застосовуються повні розміри санкцій.

Окремий продаж без належного застосування РРО/ПРРО може розглядатися як окреме порушення, тому систематичне невидавання чеків істотно збільшує фінансовий ризик для бізнесу.

Приклад із практики

Під час фактичних перевірок у першому півріччі 2026 року ДПС встановила в магазині квітів на Рівненщині систематичні розрахунки без застосування РРО та невидачу покупцям фіскальних чеків. За інформацією ДПС, очікувана сума штрафу перевищила 120 тис. грн. В іншому магазині — будівельних матеріалів на Дніпропетровщині — поєднання розрахунків без належного застосування РРО та видачі документів, що лише імітували фіскальні чеки, призвело до санкцій понад 1,3 млн грн.

Реєстрація ПРРО, фіскальні чеки та касові операції в Торгсофт

У Торгсофт передбачена робота з програмним РРО. У налаштуваннях можна створити ПРРО, задати його параметри та тип, а програма підтримує формування і надсилання заяви на реєстрацію ПРРО. Після успішної реєстрації у ДПС зареєстрований ПРРО додається до облікової системи й використовується під час касових операцій.

Для апаратного фіскального реєстратора Торгсофт підтримує проведення фіскальних продажів і повернень, службове внесення та вилучення готівки, а також формування X- і Z-звітів. У налаштуваннях чека можна визначити режим роботи: нефіскальний, фіскальний або змішаний — коли фіскалізуються лише визначені групи товарів.

Для контролю касових операцій у програмі є «Аналіз продажів фіскального товару», де можна аналізувати продажі за періодом, торговими точками, фіскальністю товарів і чеків. Це допомагає підприємцю перевіряти, чи потрапили потрібні реалізації до фіскального контуру. При цьому юридично значущим підтвердженням фіскалізації залишається реєстрація РРО/ПРРО та розрахункового документа у системах ДПС, тому перед початком роботи необхідно перевірити актуальний фіскальний номер, ключі касирів, ставки податків і реквізити чека.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3, 5, 7, 9, 10, 17. Закон визначає, коли потрібен РРО/ПРРО, вимоги до фіскалізації та відповідальність за порушення.
   Текст Закону № 265/95-ВР на сайті Верховної Ради України

2. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» — розділ II, глави 2–4. Встановлює порядок реєстрації, перереєстрації та скасування апаратних РРО.
   Наказ № 547 та Порядок реєстрації РРО

3. Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547» — Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, зокрема розділи II і III.
   Порядок реєстрації та застосування ПРРО

4. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — пункт 63.3 статті 63 щодо обліку об’єктів оподаткування; пункт 296.10 статті 296 щодо незастосування РРО/ПРРО платниками єдиного податку першої групи.
   Податковий кодекс України

5. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» — розділ VIII, форма № 20-ОПП. Визначає порядок повідомлення ДПС про магазини, офіси, склади та інші об’єкти, через які ведеться діяльність.
   Порядок обліку платників податків № 1588

6. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…» — розділи I–II. Визначає обов’язкову форму та реквізити фіскальних чеків.
   Положення про форму та зміст розрахункових документів

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 — перелік окремих форм та умов діяльності, за яких допускаються розрахунки без РРО/ПРРО із застосуванням розрахункових книжок і КОРО.
   Постанова КМУ № 1336

8. Наказ ДПС України від 07.04.2026 № 257 — чинна редакція Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, у якому визначено моделі РРО, дозволені або не дозволені до первинної реєстрації.
   Наказ ДПС № 257 та Державний реєстр РРО

9. Державна податкова служба України — Реєстр електронних форм документів. Тут публікуються актуальні ідентифікатори заяв № 1-РРО, № 1-ПРРО, № 2-ПРРО, № 5-ПРРО та інших електронних документів.