Як виправити помилку у фіскальному чеку ПРРО

Зареєстрований фіскальний чек програмного реєстратора розрахункових операцій (ПРРО) не можна відредагувати або видалити. Спочатку касир має знайти помилковий чек, з’ясувати, чи зареєстровано після нього інші документи, та встановити, як покупець фактично оплатив покупку. Якщо помилковий чек останній, можливе сторнування — скасування окремим фіскальним документом. Якщо після нього вже зареєстровано інший документ, зокрема Z-звіт — фіскальний звітний чек закриття зміни, помилкову суму скасовують видатковим чеком.

Після закриття зміни потрібні документи оформлюють у наступній відкритій зміні з фактичними датою та часом. Власник магазину або бухгалтер звіряє результат із реально отриманими коштами та переданими товарами. Якщо покупець уже заплатив, повторне оформлення продажу не потребує повторної оплати.

Спочатку з’ясуйте, чи чек уже зареєстрований

Цей порядок стосується магазинів в Україні, зокрема фізичних осіб — підприємців (ФОП), які проводять розрахунки через ПРРО. Застосовувати ПРРО для оптової або роздрібної торгівлі пальним заборонено пунктом 1 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Для апаратних реєстраторів розрахункових операцій (РРО) окремі правила відрізняються.

Фіскалізація — це реєстрація розрахункового документа з присвоєнням фіскального номера. За статтею 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР, фіскальні функції ПРРО передбачають збереження інформації та неможливість зміни підсумкових даних. Редагування файлу чека або видалення його паперової чи електронної копії не скасовує операцію.

Перед виправленням збережіть номер і копію помилкового чека, встановіть фактичний склад покупки та спосіб оплати. Якщо покупець уже заплатив карткою, збережіть підтвердження платіжної операції. За цими даними касир зможе визначити, чи помилка стосується лише чека, чи також списання грошей.

Коли можна сторнувати останній чек ПРРО

Для скасування помилкової суми застосовують пункт 8 розділу IV Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317. Документ сторнування реєструється окремо, отримує власний фіскальний номер і містить фіскальний номер документа, який скасовується.

За роз’ясненням Державної податкової служби України (ДПС), сторнувати можна останній чек до реєстрації наступного документа цим ПРРО, зокрема іншого фіскального чека або Z-звіту. Тому касир має врахувати послідовність документів навіть у відкритій зміні.

1. Тимчасово припиніть оформлення наступних операцій на цьому ПРРО та відкрийте відомості про останній чек.
2. Зіставте його номер, суму та товари з помилковим продажем.
3. Виконайте сторнування та переконайтеся, що документ сторнування зареєстрований.
4. Якщо покупка відбулася, оформіть правильний чек із фактичними товарами, цінами, кількістю та формою оплати й надайте його покупцю.

Якщо продажу взагалі не було, після скасування помилкової операції новий чек продажу не потрібен. Якщо магазин уже отримав гроші за реальну покупку, касир оформлює правильний документ без повторного стягнення цих коштів.

Як виправити ціну, кількість або неправильно вибраний товар

Касир має встановити, який товар покупець придбав, скільки одиниць отримав, яка ціна діяла та скільки грошей магазин прийняв. Від цих обставин залежить, чи достатньо виправити документи, чи потрібно також узгодити з покупцем доплату або повернення коштів.

Якщо помилковий чек уже не останній, оформіть скасування через від’ємну суму з формуванням видаткового чека. Це фіскальний документ для оформлення видачі коштів, який також використовують для такого скасування. Форму фіскального касового чека видачі коштів № ФКЧ-2 встановлює розділ III Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13.

Щоб було зручно звірити результат, можна повністю скасувати помилкову операцію та оформити правильний фактичний продаж. Касир пов’язує документи в обліку, а бухгалтер зіставляє початкову суму, суму скасування та правильну суму з реально отриманою оплатою. У причині скасування зазначте помилку, яку виправляєте. Якщо покупець не повертав товар, не описуйте операцію як фактичне повернення товару.

Умовний приклад. Покупець придбав дві одиниці товару по 240 грн і заплатив 480 грн, але касир зазначив три одиниці на 720 грн. Після скасування 720 грн і формування правильного чека на 480 грн результат цих документів становитиме 720 − 720 + 480 = 480 грн. Доплата або видача покупцю 720 грн готівкою в цій ситуації не потрібні.

Якщо покупець фактично переплатив, власник або уповноважений працівник погоджує з ним повернення різниці та документує виплату. Якщо магазин отримав менше належного, додаткову оплату узгоджують із покупцем. Виправлений чек сам по собі не підтверджує, що покупець уже доплатив.

Як діяти, якщо неправильно зазначено форму оплати

Касир має з’ясувати, як магазин насправді отримав гроші. Для готівки звірте прийняту суму та видану решту. Для картки з’ясуйте статус операції в терміналі або в еквайра — установи, яка забезпечує приймання карткових платежів. Повідомлення покупця про списання зіставте з даними платіжної операції магазину.

Після цього власник або бухгалтер визначає спосіб скасування помилкового документа: для останнього чека — можливість сторнування, за наявності наступних документів — скасування через видатковий чек. Якщо використовують видатковий чек, касир скасовує суму за тією формою оплати, яку помилково зазначено в початковому чеку, а правильний продаж оформлює з фактичною формою оплати. Бухгалтер звіряє підсумки окремо за готівкою та безготівковою оплатою: помилкова сума має бути скасована у відповідній категорії, а фактична оплата — відображена один раз. Таке виправлення документів саме по собі не потребує видачі чи повторного отримання грошей.

Умовний приклад. Покупець сплатив карткою 850 грн, а в чеку зазначено готівку. Якщо платіж успішний і покупка залишається чинною, після виправлення фіскальних документів має залишитися один продаж на 850 грн із правильною формою оплати. Повторне списання 850 грн із картки та видача 850 грн із касової шухляди для цього не потрібні.

Сторнування фіскального чека саме по собі не підтверджує скасування банківського платежу. Якщо потрібно реально повернути гроші або скасувати карткову операцію, працівник, який відповідає за виплату, окремо проводить її за процедурою еквайра, зберігає підтвердження та з’ясовує остаточний статус. Коли статус платежу спірний або невідомий, спочатку уточніть його в еквайра, щоб уникнути повторного списання чи зайвого повернення.

Що робити з помилковим кодом товару, податком або реквізитом

Власник або бухгалтер спочатку визначає, чи реквізит — окреме поле чека — обов’язковий саме для цього продавця, товару та способу розрахунку. Пункти 2–9 розділу II Положення № 13 встановлюють загальні реквізити та умови їх відображення. Наприклад, реквізити платіжної операції в рядках 12–17 заповнюють при використанні картки через термінал, з’єднаний або поєднаний із РРО чи ПРРО. Податкові реквізити залежать від статусу продавця та операції.

• Неправильний товар або істотно неправильна назва. Касир встановлює фактично переданий товар, а працівник, який відповідає за довідник товарів у програмі, виправляє його картку до наступного продажу. Зареєстрований чек виправляють окремими фіскальними операціями.
• Помилковий код УКТ ЗЕД. Це код товарної підкатегорії за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності. Пункт 11 статті 3 Закону № 265/95-ВР вимагає його програмування для підакцизних товарів — товарів, на які встановлено акцизний податок. Працівник, який відповідає за довідник товарів, уточнює код конкретного товару й виправляє налаштування. Після цього касир оформлює належне виправлення операції.
• Неправильна ставка податку на додану вартість (ПДВ) або акцизу. Бухгалтер визначає правильне оподаткування. Працівник із доступом до налаштувань змінює податкову групу товару — налаштування, за яким програма застосовує податок. Бухгалтер також визначає, які записи податкового обліку потрібно виправити через цю помилку.
• Неправильне найменування продавця чи адреса магазину. Власник зіставляє налаштування з реєстраційними даними. Якщо змінюється найменування продавця або адреса магазину в реєстрі ПРРО, касир формує й надсилає останній Z-звіт та закриває зміну. Власник або уповноважений працівник подає заяву за формою № 1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація» за пунктами 8–10 розділу II і пунктом 4 розділу IV Порядку № 317. Перед формуванням чеків зі зміненими реквізитами він отримує квитанцію про результат обробки заяви та переконується, що зміни внесено до реєстру.
• Неправильні дата, час або відсутній обов’язковий реквізит. Касир повідомляє власника, а працівник, який відповідає за налаштування, усуває причину. Вручну переписувати дату чи номер у копії зареєстрованого чека не можна.

Перед скасуванням чека через описку в назві власник або бухгалтер має оцінити, чи можна визначити проданий товар і чи правильно відображено розрахунок. Пункт 3 розділу I Положення № 13 допускає помилки та неточності саме в назві товару, якщо вони не спотворюють інформацію про операцію.

ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, можуть використовувати спрощену назву за пунктом 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Вона має відображати споживчі ознаки товару та визначати його товарну групу.

Це право не поширюється на підакцизні товари, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

За пунктом 2 розділу I Положення № 13 спрощена назва має однозначно визначати належність товару до групи продукції за Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010. Перш ніж використовувати таку назву, власник або бухгалтер має зіставити її з відповідною групою та врахувати перелічені обмеження.

Як виправити операцію після Z-звіту

Після реєстрації Z-звіту сторнувати попередній чек як останній уже не можна. Для скасування помилкової операції оформіть видатковий чек — такий спосіб ДПС передбачає за наявності наступних документів.

1. Власник або бухгалтер знаходить початковий чек і фіксує дату виявлення помилки.
2. Уповноважений касир відкриває наступну зміну в установленому порядку. Пункт 5 розділу IV Порядку № 317 дозволяє відкрити нову зміну протягом дня після закриття попередньої.
3. Касир оформлює видатковий чек для скасування помилкової операції, а за наявності реального продажу — правильний чек.
4. Бухгалтер пов’язує документи різних змін у внутрішньому обліку та зіставляє початкову суму, скасування і правильний продаж. За цими записами має бути зрозуміло, чому показники змінилися.

Усі нові документи оформлюють із фактичними датою та часом. Попередній Z-звіт не переписують і не підмінюють його показники виправленими цифрами.

Для внутрішнього контролю власник може запровадити журнал виправлень із номерами початкового, видаткового та нового чека. Це організаційна порада для магазину, а не окрема обов’язкова форма звітності ПРРО.

Як оформити справжнє повернення товару

Коли покупець повертає придбаний товар, касир встановлює позиції та кількість, знаходить відомості про продаж і оформлює видатковий чек на відповідну операцію. За часткового повернення в документі відображають повернені позиції. Новий чек продажу потрібен лише за наявності нової покупки.

Працівник, який приймає товар, відображає його фактичне повернення в товарному обліку. Працівник, який відповідає за виплату, повертає гроші та зберігає підтвердження. Касир надає покупцю належний розрахунковий документ відповідно до пункту 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Форму видаткового чека встановлює розділ III Положення № 13.

У документах зазначайте фактичну причину операції. Якщо товар залишився в покупця, оформлення виправлення помилки не повинно створювати запис про його фактичне повернення.

Який акт скласти про помилку ПРРО

Для внутрішнього контролю власник може запровадити акт або пояснення про кожне істотне виправлення ПРРО. Касир описує обставини, а власник чи бухгалтер зіставляє початковий чек, документи виправлення, оплату та рух товару. Акт зберігає пояснення цих подій; фіскальне скасування та правильний чек оформлюють окремо.

У внутрішньому документі зазначте:

• дату й місце складання, дані ФОП, магазину та касира;
• фіскальні номери ПРРО й початкового чека, дату, час і суму операції;
• що зазначено помилково та які дані правильні;
• фактично отримані або повернені кошти, спосіб оплати та фактичний рух товару;
• номери документів скасування й правильного продажу, підтвердження банківських операцій за їх наявності;
• причину помилки та підписи касира й особи, яка звірила виправлення.

Зберігайте ці відомості разом із пов’язаними чеками та платіжними підтвердженнями, щоб можна було відновити послідовність подій. Наведений склад документа й підписи є практичним способом внутрішнього контролю. Універсальної затвердженої форми такого внутрішнього акта для ПРРО немає.

Як оформити акт для ПРРО з урахуванням вимоги ДПС

При скасуванні помилкової суми або форми оплати через ПРРО власник організовує складання акта касиром або матеріально відповідальним працівником — працівником, який відповідає за збереження довірених йому коштів чи товарів. В акті зазначають помилкову суму та реквізити початкового чека. Такий порядок для ПРРО викладено в роз’ясненні ДПС щодо актів; пункт 8 розділу III Порядку № 547 безпосередньо регулює апаратні РРО.

При фактичному поверненні товару через ПРРО, якщо покупцю видають понад 100 грн, для виконання цієї вимоги ДПС касир або матеріально відповідальний працівник складає акт про видачу коштів. У ньому зазначають дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар, суму виплати, номер, дату й час початкового чека.

Власник забезпечує зберігання обох видів актів протягом трьох років разом із документами відповідної операції та їх надання контролюючому органу під час перевірки.

Які акти обов’язкові для апаратного РРО

Якщо магазин використовує апаратний РРО, застосовуйте пункти 7–8 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547. За цими нормами помилкову суму скасовують від’ємною сумою, а операція «сторно» для цього заборонена. Ця заборона стосується апаратних РРО й автоматично на ПРРО не поширюється.

Для апаратного РРО акт про видачу коштів обов’язковий, коли сума повернення перевищує 100 грн. Він має містити дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар, суму виплати та реквізити початкового чека.

Окремо пункт 8 передбачає акт при скасуванні помилкової суми чи форми оплати. У ньому зазначають помилкову суму та реквізити документа. Ці акти зберігають три роки й надають під час перевірки.

Як виправити службове внесення або службову видачу

Службове внесення та службова видача відображають рух готівки, не пов’язаний із розрахунком за покупку. Наприклад, службовим внесенням реєструють суму готівки на місці розрахунків перед першою розрахунковою операцією після Z-звіту. Призначення цих операцій визначає пункт 9 розділу IV Порядку № 317.

Касир виправляє помилкову службову операцію ПРРО за порядком, який роз’яснює ДПС:

• помилкову «службову видачу» — «службовим внесенням» на таку саму суму;
• помилкове «службове внесення» — наступною операцією «сторно» з реєстрацією на фіскальному сервері.

Після цього касир перераховує готівку, а власник зіставляє фактичну суму з обліковим залишком та документами руху коштів. Для скасування помилкового продажу або фактичного повернення покупцю потрібно оформити відповідні розрахункові документи; службові операції мають інше призначення.

Що робити, якщо під час фіскалізації зник зв’язок

Повідомлення про помилку зв’язку ще не означає, що сервер не зареєстрував чек. Касир спочатку відновлює зв’язок, отримує відомості про документ із сервера засобами ПРРО та зіставляє їх із журналом операцій програми. Повторне оформлення продажу або списання грошей до з’ясування статусу може створити дублювання.

Якщо сервер уже присвоїв номер, але відповідь не дійшла до ПРРО й операція завершилася офлайн з іншим номером, застосовується спеціальний порядок усунення дублювання через сторнування за пунктом 11 розділу V Порядку № 317. Документ має містити номери чека, який сторнують, і чека, який дублюється. Перед скасуванням касир має встановити обидва номери.

Які умови потрібні для роботи офлайн

Офлайн — це режим роботи без зв’язку з фіскальним сервером із використанням заздалегідь отриманого діапазону фіскальних номерів. Загальні межі за статтею 5 Закону № 265/95-ВР становлять 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Пункт 13 розділу II цього Закону дозволяє перевищення цих строків на період воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Технічні обмеження конкретної програми потрібно враховувати окремо: законний виняток сам по собі не забезпечує необмеженої роботи програми.

Власник або відповідальний за ПРРО працівник має контролювати залишок дозволеного часу засобами ПРРО або Електронного кабінету. За пунктом 10 розділу V Порядку № 317 до часу офлайн-роботи зараховують також проміжок між завершенням одного офлайн-періоду й початком наступного, якщо між ними на сервері не зареєстровано жодного розрахункового документа в режимі онлайн. Саме відновлення зв’язку не означає, що відлік часу почався заново.

Для офлайн-розрахунків потрібен отриманий діапазон із невикористаними фіскальними номерами. Якщо власник у заяві про реєстрацію або під час експлуатації ПРРО повідомив про відмову від офлайн-розрахунків, спочатку він має змінити це рішення через відповідну заяву. До цього під час відсутності зв’язку розрахунки через цей ПРРО не проводять.

Власник також має забезпечити чинність сертифікатів електронних підписів, якими підписують документи. За пунктом 3 розділу V Порядку № 317 програма повинна попередити про закінчення строку дії сертифіката щонайменше за 168 годин. Якщо сертифікат касира втратить чинність під час офлайн-роботи, програма має забезпечувати підписання відповідних документів або пакета для передачі чинним ключем старшого касира чи керівника. Працівник, відповідальний за ПРРО, заздалегідь з’ясовує, як застосувати такий ключ у програмі, та забезпечує внесення даних його сертифіката до реєстру ПРРО.

Касир має переконатися, що кожний чек, створений без зв’язку з фіскальним сервером, містить позначку про роботу офлайн. Цього вимагають пункт 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР і пункт 5 розділу V Порядку № 317.

Якщо зміну потрібно закрити під час роботи офлайн, касир формує Z-звіт після останнього розрахункового чека цієї зміни. Перед першою операцією наступної зміни він формує повідомлення про її відкриття. Відсутність зв’язку не скасовує обов’язку сформувати звіт за зміну, у якій проводили розрахунки. Касир контролює, щоб документи попередньої та наступної змін були сформовані в цій послідовності відповідно до пунктів 7–9 розділу V Порядку № 317.

Після відновлення зв’язку працівник, який відповідає за роботу ПРРО, має проконтролювати передачу документів:

1. Переконайтеся, що ПРРО протягом години передав на сервер пакет із повідомленнями за формою № 4-ПРРО про початок і завершення офлайн-режиму та створеними офлайн документами.
2. Проконтролюйте передачу офлайн-чеків до передачі електронного фіскального звіту або фіскального звітного чека за день їх формування — таку послідовність установлює стаття 5 Закону № 265/95-ВР.
3. До отримання підтвердження доставки забезпечте зберігання документів у ПРРО.

Що робити, якщо несправний сам ПРРО

1. Власник або уповноважений працівник протягом дня виявлення несправності надсилає повідомлення за формою № 2-ПРРО до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування за його наявності.
2. Касир припиняє розрахунки через несправний ПРРО. Для розрахунків можна використати належним чином зареєстрований резервний РРО.
3. Після усунення несправності власник подає заяву за формою № 1-ПРРО з позначкою «Відновлення роботи» та з’ясовує результат її обробки.

За пунктом 12 розділу II Порядку № 317, якщо заява про відновлення роботи не надійде протягом місяця після повідомлення про несправність, до реєстру внесуть запис про скасування реєстрації ПРРО.

Як перевірити фіскальний чек і результат виправлення

Відкрийте сервіс пошуку фіскального чека ДПС або скористайтеся QR-кодом чека. Для пошуку підготуйте фіскальний номер документа, фіскальний номер каси, дату, час і суму. Зіставте знайдені дані з операцією магазину.

Для офлайн-документа враховуйте його передачу після відновлення зв’язку. Якщо повний документ ще не з’явився в пошуку до завершення передачі, спочатку з’ясуйте статус передачі. Одразу повторювати продаж через відсутність документа в пошуку не слід. Навіть якщо чек знайдено, потрібно окремо оцінити правильність його реквізитів.

Після виправлення власник або бухгалтер зіставляє пов’язані чеки, платіжні підтвердження та записи товарного обліку. Переконайтеся, що:

• скасовано саме помилкову операцію та збережено зв’язок між документами;
• правильний чек відображає фактичну покупку й наданий покупцю;
• за однією покупкою немає другого чинного продажу або повторного списання коштів;
• документи пояснюють фактичні суми готівки, карткових платежів і повернень;
• кількість товару в обліку відповідає фактичній передачі та поверненню;
• причину помилки в довіднику товарів або налаштуваннях усунуто.

Як сторнувати помилковий чек у ПРРО Торгсофт

«Програмний РРО» — додаткова платна опція Торгсофт з оплатою за рік окремо для кожного робочого місця фіскалізації; за посиланням можна переглянути актуальні комерційні умови. Опція сумісна з ліцензіями Старт, Ультра та Термінал. Перед роботою власник забезпечує активацію опції, чинний кваліфікований електронний підпис (КЕП) для підписання електронних документів, реєстрацію ПРРО й касирів, налаштування товарів і податків. Для офлайн-роботи налаштування готують заздалегідь. Технічні межі опції — 36 годин на сесію та 168 годин на місяць; їх потрібно враховувати й за наявності законного дозволу перевищувати загальні строки офлайн-роботи.

У Торгсофт сторнування чека доступне у відкритій зміні лише для останнього зареєстрованого розрахункового чека. Касир виконує такі дії:

1. Відкрийте «Налаштування — Програмний РРО — Операції з чеками — Сторнування чека». Ця дія також доступна у групі «Фіскальний реєстратор» форми «Реалізація» — вікна оформлення продажу.
2. У вікні підтвердження зіставте відомості з помилковою операцією та натисніть «Так».
3. Відкрийте вкладку «Аналітика з програмного РРО». Початковий чек має отримати статус скасування, а наступний запис — відображати сторнування.
4. Звірте фіскальний номер окремого документа сторнування та його посилання на скасований чек.
5. У формі «Аналіз продажів фіскального товару» знайдіть сторнований документ: він позначається як «Немає чека».

Як повторно оформити продаж, якщо покупець уже сплатив карткою

Після сторнування власник або бухгалтер зіставляє оплату та товарні записи з фактичним рухом коштів і товару у відповідному центрі обліку — магазині або складі в Торгсофт. Перед повторним оформленням потрібно визначити, які початкові записи залишилися в обліку та потребують виправлення, щоб не подвоїти оплату й списання товару. Для обміну даними Торгсофт із банківським терміналом потрібна окрема платна опція «Інтеграція з банківським терміналом» і налаштоване підключення.

Опцію оплачують щороку окремо для кожного комп’ютера або пристрою; актуальні комерційні умови наведено за посиланням. Перед підключенням власник уточнює в банку модель і протокол термінала, а в Торгсофт — сумісність обладнання та потрібні налаштування. Якщо покупець уже сплатив через підключений термінал, касир змінює параметри оплати у формі «Реалізація», щоб програма не надіслала повторний запит на списання:

1. Якщо ввімкнено «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок», вимкніть її у формі «Реалізація» через меню «Додатково», щоб відкрити вибір параметрів оплати.
2. У вікні «Оплата» вимкніть зв’язок із терміналом.
3. Перед повторним оформленням бухгалтер має визначити, як виправити початкові записи оплати та списання товару. Якщо порядок дій у програмі незрозумілий, власник звертається до технічної підтримки Торгсофт із номерами пов’язаних документів і питанням, як оформити правильний чек без повторного зарахування оплати та списання товару.
4. Після визначення й виконання потрібних облікових виправлень оформіть правильний чек із фактичною формою оплати та вимкненим зв’язком із терміналом. Бухгалтер звіряє результат із початковим платіжним підтвердженням: облік має відображати одну оплату та фактично передану кількість товару.
5. Перед наступним звичайним продажем відновіть зв’язок із банківським терміналом, якщо магазин використовує його для списання коштів.
6. Поверніть потрібний магазину стан налаштування «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок».

Коли помилка може спричинити штраф

Щоб оцінити ризик штрафу, власник або бухгалтер має визначити, яке саме порушення відбулося: розрахунок на неповну суму, непроведення розрахункової операції через належний РРО чи ПРРО, невидача відповідного розрахункового документа або інше порушення. Пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає за визначені ним порушення санкцію 100% суми продажу з відповідним порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне.

Для оцінки операції враховуйте обов’язки продавця за пунктами 1, 2, 7, 9, 11 і 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Ці санкції не застосовують автоматично до будь-якої описки. За пунктом 3 розділу I Положення № 13 відсутність обов’язкового реквізиту або недотримання призначення документа впливає на його визнання розрахунковим. Для неточностей у назві товару, які не спотворюють інформацію про операцію, передбачено окремий виняток.

Якщо помилка стосується підакцизного товару, бухгалтер має окремо оцінити дотримання вимог до програмування його найменування, коду товарної підкатегорії, ціни та обліку кількості. За проведення операцій без належного програмування цих даних пункт 7 статті 17 встановлює санкцію — 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Це законодавчо визначена розрахункова величина для обчислення санкції.

Пункт 14 розділу II Закону № 265/95-ВР передбачає звільнення від відповідальності за порушення його вимог при продажу товарів або наданні послуг, вчинені починаючи з 1 жовтня 2023 року: на тимчасово окупованих територіях — по дату завершення окупації, на територіях активних бойових дій — по дату завершення бойових дій, на територіях можливих бойових дій — по дату припинення можливості бойових дій. Звільнення не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Бухгалтер має знайти територію магазину в офіційному переліку та зіставити дату порушення з установленою для відповідної категорії кінцевою датою, щоб визначити, чи охоплює звільнення цю операцію.

Оформлене виправлення та внутрішній акт допомагають пояснити фактичні обставини, але самі по собі не гарантують звільнення від відповідальності за вже вчинене порушення.

Нормативні акти та офіційні роз’яснення

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2, пункти 1, 2, 7, 9, 11 і 16 статті 3, стаття 5, пункти 1 і 7 статті 17, пункти 13–14 розділу II «Прикінцеві положення».
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317: пункти 7–12 розділу II, пункти 2–9 розділу IV, розділ V.
• Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13: пункти 2–3 розділу I, пункти 2–9 розділу II, розділ III.
• Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547: пункти 7–8 розділу III.
• Роз’яснення ДПС: сторнування останнього чека та скасування через видатковий чек, повернення коштів і складання актів, виправлення службового внесення та службової видачі.

Почніть із пошуку помилкового чека: касир має записати його фіскальний номер, з’ясувати, чи є після нього інші документи, та звірити фактичну оплату. Ці відомості дадуть змогу обрати спосіб скасування, оформити правильний продаж за потреби й зіставити результат із коштами та товарами магазину.