Брендбук малого магазину: правила, файли та шаблон для команди

Брендбук малого магазину має пояснювати працівникам і підрядникам, як оформлювати матеріали та спілкуватися з покупцями. Зафіксуйте написання назви, правила використання логотипу, кольорів і шрифтів, будову типових макетів та приклади відповідей клієнтам. Додайте готові шаблони, призначте відповідального за зміни й зберігайте чинну редакцію за одним постійним посиланням.

Замовляючи брендбук, погодьте перелік редагованих файлів, умови використання сторонніх шрифтів і зображень та обсяг авторських прав. Перед прийманням дайте продавцю й підряднику виконати по одному реальному завданню за документом: це допоможе побачити, яких пояснень або файлів бракує.

З чого почати брендбук магазину

Брендбук — це документ із правилами візуального оформлення та комунікації магазину. Створення назви, логотипу й загального стилю потребує окремих рішень. Для брендбуку потрібно перетворити вже погоджені рішення на інструкції, за якими інша людина зможе підготувати матеріал без додаткових усних пояснень.

Спочатку власник складає перелік завдань, які команда регулярно виконує: друкує цінники, готує оголошення, публікує товари, відповідає на запитання про наявність, замовляє пакування. Для кожного завдання визначте виконавця, потрібний шаблон і людину, яка погоджує результат. Саме ці завдання мають визначати зміст документа.

Для першої редакції зберіть чинні матеріали та позначте їхній статус: залишити, виправити або припинити використовувати. Якщо на вивісці, у соціальній мережі та на пакуванні різне написання назви, власник спочатку обирає єдиний варіант. Лише після цього дизайнер закріплює його в правилах.

Які розділи включити до брендбуку

Наведену структуру можна використати як зміст документа. Кожне правило варто супроводжувати прикладом і посиланням на відповідний файл.

Як описати візуальні правила без двозначностей

Логотип: готові варіанти для конкретних умов

Попросіть дизайнера показати логотип на тих носіях, які магазин справді використовує: на вивісці, невеликій наліпці, пакеті та зображенні профілю. Для кожного випадку вкажіть потрібний файл, допустимий фон і найменший розмір, за якого деталі залишаються читабельними. Мінімальний розмір визначайте після пробного відтворення.

Вільний простір навколо логотипу прив’яжіть до конкретного елемента, наприклад висоти першої літери. Покажіть приклади помилок: розтягування, зміна кольору, додавання тіні, розміщення на строкатому фото. Поруч дайте готовий правильний варіант, щоб працівник міг одразу його використати.

Кольори, шрифти та читабельність

Для кожного кольору запишіть його призначення: основний текст, фон, акцент або службове повідомлення. Для екранів зазначте шістнадцятковий код HEX та значення RGB — червоної, зеленої й синьої складових. Для друку погодьте з дизайнером і друкарнею значення CMYK — блакитної, пурпурової, жовтої та чорної фарб — для обраного матеріалу. Перед великим тиражем затвердьте пробний відбиток.

Для шрифтів достатньо визначити ті ролі, які потрібні магазину: заголовок, основний текст, ціна та примітка. Запишіть назву, накреслення, розмір для кожного шаблону й доступну заміну. Попросіть дизайнера показати українські літери, цифри, знак гривні та довгу назву товару, щоб оцінити придатність шрифту до щоденної роботи.

Для сайту закладіть у завдання дизайнеру критерій 1.4.3 рівня AA з Настанов із доступності вебвмісту WCAG 2.2: контраст тексту до фону щонайменше 4,5:1, великого тексту — 3:1. Великим вважається текст від 18 пунктів або від 14 пунктів із жирним накресленням. Значення нижче порога не округлюють угору. Критерій охоплює також зображення тексту; винятки стосуються тексту в логотипах і назвах брендів, неактивних елементів інтерфейсу, суто декоративного, невидимого або випадкового тексту в зображеннях зі значним іншим вмістом. Фірмовий стиль не звільняє звичайний текст від цих вимог. Докладні умови наведено в поясненні критерію контрастності. Використовуйте його як орієнтир для вебдизайну.

Макети та фотографії

Для кожного повторюваного матеріалу створіть окремий шаблон із підписаними полями. У картці товару це можуть бути фото, назва, характеристика, ціна та спосіб замовлення. В оголошенні про зміну графіка — повідомлення, дати, години роботи й контакт. Зазначте, які блоки працівник може змінювати, а які має погоджувати.

Перевірте шаблон із довгою назвою, кількома характеристиками й приміткою. Якщо текст не вміщується, опишіть дозволений порядок дій: скоротити формулювання без втрати змісту, використати додатковий рядок або обрати інший затверджений макет.

У правилах фотографування покажіть потрібні ракурси й масштаб: загальний вигляд, деталь, розмір або комплектацію. Вкажіть, хто погоджує обробку кольору. Для товару, відтінок якого важливий покупцеві, працівник має порівняти готове фото з самим виробом і передати сумнівний результат на погодження.

Як зафіксувати правила спілкування з покупцями

Опишіть конкретні дії продавця: як він вітається, звертається до покупця, повідомляє про відсутність товару, пояснює затримку та передає складне звернення керівнику. До кожного сценарію додайте зразок відповіді й перелік відомостей, які потрібно з’ясувати перед її надсиланням.

Наприклад, правило «відповідаємо доброзичливо» доповніть інструкцією: «Спочатку дайте відповідь на запитання, далі назвіть важливу умову та запропонуйте наступну дію. Якщо точного строку немає, не називайте його навмання; погодьте, коли повернетеся з відповіддю».

Умовний приклад для магазину товарів для дому «Ладна полиця». Покупець запитує про чашку певного кольору. Працівник уточнює модель і місткість, з’ясовує наявність у потрібному магазині та відповідає: «Добрий день. Чашка цієї моделі в синьому кольорі є в магазині на Центральній. Вам зручно забрати її там?» Якщо наявність ще не з’ясована: «Уточню наявність синьої чашки в магазині на Центральній і напишу вам до погодженого часу».

Окремо визначте, які рішення продавець може приймати самостійно, а які передає керівнику: індивідуальну знижку, компенсацію або нестандартні умови замовлення. У брендбуку дайте посилання на чинні правила обслуговування магазину, щоб працівники не користувалися різними копіями.

Які файли отримати від дизайнера

Погодьте склад передачі до початку роботи. Разом із документом попросіть такі матеріали:

• Брендбук у PDF для читання та редагованому форматі. Магазин має отримати можливість змінити контакт, додати приклад або підготувати наступну редакцію.
• Логотип у векторному форматі, наприклад SVG. Векторний файл описує зображення геометричними елементами й придатний для масштабування. Додайте потрібні кольорові та одноколірні варіанти.
• Логотип у PNG із прозорим фоном. Попросіть готові розміри для погоджених цифрових завдань.
• Редаговані шаблони. Цінник, оголошення, допис, картка товару, наліпка — відповідно до переліку завдань магазину.
• Файли для друку. Окремо зазначте розмір, матеріал, погоджену друкарню та вимоги до підготовки. Для нового способу друку макет слід погодити повторно.
• Перелік шрифтів і зображень. Для кожного елемента потрібні походження, умови використання та підтвердження придбання, якщо воно було необхідне.
• Опис пакета. Назва файла, його призначення, програма для редагування та обмеження використання.

Якщо шаблони створені в онлайн-сервісі, перевірте, хто володіє проєктом і чи може магазин редагувати та експортувати його зі свого облікового запису. Наявність посилання для перегляду не підтверджує доступу до редагування. Окремо погодьте платні елементи або функції сервісу, потрібні для подальшої роботи.

Авторські права й ліцензії: що погодити до приймання

Для магазину в Україні питання прав на дизайн регулює Закон України «Про авторське право і суміжні права» № 2811-IX. Його статті 6 і 12 охоплюють, зокрема, твори художнього дизайну, фотографії та способи їх використання. Отриманий файл і платіж за роботу самі по собі не визначають повного обсягу прав магазину.

Для творів за замовленням є важливий виняток. За статтею 15 майнові права загалом переходять до замовника з моменту створення твору, якщо договір не встановлює іншого. Проте на твір образотворчого мистецтва, створений за замовленням, майнові права належать автору, якщо інше не встановлено договором або законом; окремий виняток передбачено для твору, спеціально створеного як елемент комп’ютерної програми. Особисті немайнові права залишаються автору. Тому для логотипу, ілюстрацій та інших складових пакета прямо погодьте розподіл прав у договорі.

Перед підписанням документів власник магазину має узгодити:

• які саме твори передаються: назви, перелік файлів, редакції або зображення в додатку до договору;
• чи передаються майнові права, чи надається дозвіл на використання — ліцензія;
• які способи використання охоплено: друк, пакування, вивіски, сайт, соціальні мережі, реклама, адаптація макетів;
• територію та інші застосовні межі використання, а для ліцензії — також строк;
• умови внесення змін і залучення інших дизайнерів та виробників;
• розмір або спосіб визначення винагороди чи безвідплатність;
• які сторонні елементи включені до роботи та які обмеження на них поширюються.

Стаття 48 передбачає письмову, зокрема електронну, форму таких правочинів і визначення об’єкта, обсягу прав та винагороди. За статтею 49 права, не охоплені договором про часткове відчуження, залишаються непереданими. Предметом договору відчуження не можуть бути об’єкти й права, яких ще не існувало на момент його укладення. Для майбутнього дизайну погодьте створення за замовленням та умови прав на результат; під час передачі ідентифікуйте готові твори.

Для шрифту, фотографії або графічного елемента зі сторонньої бібліотеки перевіряйте окрему ліцензію. Попросіть підрядника зазначити, чи дозволені реклама, друк, використання на сайті, редагування та передача файла іншому виконавцю. Якщо умови не дозволяють передавати сам файл шрифту, збережіть посилання на правомірне придбання або отримання відповідної ліцензії.

Як пов’язати брендбук із торговельною маркою

Брендбук не замінює оформлення прав на торговельну марку. За статтею 5 Закону України «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг» № 3689-XII набуття права засвідчується свідоцтвом; для міжнародної реєстрації та марки, визнаної добре відомою в Україні, передбачені винятки. Обсяг охорони визначають зображення марки та перелік товарів і послуг у Реєстрі.

Якщо магазин має зареєстровану марку, додайте до робочих правил її погоджене зображення та порядок внесення змін. Стаття 16 допускає використання форми, яка відрізняється окремими елементами, лише якщо це не змінює загальної відмітності марки. Знак ® власник свідоцтва може ставити як позначення реєстрації в Україні; не додавайте його до шаблонів лише за рішенням дизайнера.

Як прийняти брендбук і макети

Приймання організовує власник або призначений ним працівник. Дизайнер передає пакет, а представник магазину відкриває його у власному робочому середовищі та виконує типові завдання.

1. Звірте комплект. Усі погоджені документи, варіанти логотипу, шаблони й підтвердження прав мають бути в переліку передачі.
2. Відкрийте редаговані файли. Замініть назву товару, ціну та фото. Переконайтеся, що для цього не потрібен особистий обліковий запис дизайнера.
3. Перегляньте результат на потрібних носіях. Оцініть цифровий макет на телефоні, а друкований — у фактичному розмірі.
4. Перевірте складні випадки. Довга назва, одноколірний друк, світлий і темний фон, великий обсяг умов пропозиції мають мати передбачене рішення.
5. Зіставте правила з файлами. Коди кольорів, шрифти й варіанти логотипу в документі мають відповідати шаблонам.
6. Дайте завдання іншому виконавцю. Продавець готує оголошення, а підрядник — макет наліпки. Зафіксуйте запитання й виправте неоднозначні правила.
7. Оформіть погодження. Запишіть прийняту редакцію, склад пакета, перелік необхідних виправлень і відповідальних за них.

Як зберігати брендбук і передавати його команді

Призначте одну людину відповідальною за документ і одного працівника на заміну. Право затверджувати зміни залиште власнику або визначеному керівнику. Пропозиції від продавців і підрядників збирайте в одному місці, щоб відповідальний міг оцінити їх і внести погоджені зміни.

Створіть спільну папку з розділами «Чинні правила», «Логотип», «Шаблони», «Фото», «Права та ліцензії», «Архів». У першому розділі розмістіть документ із номером редакції, датою початку застосування, ім’ям відповідального й коротким переліком змін. Попередні редакції переміщуйте в архів із позначкою про припинення використання.

Працівникам надайте доступ до читання правил і створення власних копій шаблонів. Редагування оригіналів залиште відповідальному. Підряднику відкривайте матеріали для конкретного завдання; після завершення роботи переглядайте доступ. Договори та інші документи з обмеженим доступом зберігайте окремо від загальнодоступних матеріалів.

Новому працівнику керівник показує, де знайти чинні правила, і дає коротке практичне завдання. Після зміни документа відповідальний повідомляє, що саме змінилося, з якої дати це застосовується та які заготовки потрібно замінити. Наприклад: «У нових оголошеннях використовуємо шаблон із папки “Чинні правила”; попередній шаблон перенесено до архіву».

Шаблон брендбуку для заповнення

Скопіюйте наведені поля в робочий документ. Після заповнення додайте до кожного розділу приклади та посилання на файли.

1. Документ. Назва магазину: […]. Редакція: […]. Діє з: […]. Відповідальний: […]. Затверджує: […]. Постійне посилання: […].
2. Магазин і покупці. Що продаємо: […]. Кому допомагаємо обрати товар: […]. Які принципи обслуговування застосовуємо: […].
3. Назва. Точне написання: […]. Дозволене скорочення: […]. Варіанти, які не використовуємо: […].
4. Логотип. Основний файл: […]. Варіант для темного фону: […]. Одноколірний варіант: […]. Мінімальні розміри та вільний простір: […].
5. Кольори й шрифти. Призначення та коди кольорів: […]. Дозволені поєднання: […]. Шрифти та заміни: […]. Ліцензії: […].
6. Фото. Фон і ракурси: […]. Допустима обробка: […]. Хто погоджує: […].
7. Макети. Перелік шаблонів: […]. Розміри й формати: […]. Що можна змінювати: […]. Що потребує погодження: […].
8. Комунікація. Звертання: […]. Структура відповіді: […]. Зразки повідомлень про наявність, затримку й скаргу: […]. Кому передаємо складні звернення: […].
9. Передача й права. Перелік файлів: […]. Підстава використання: […]. Сторонні елементи та обмеження: […].
10. Зміни й доступ. Куди надсилати пропозиції: […]. Хто редагує: […]. Як повідомляємо команду: […]. Де архів: […].

Умовний приклад короткого правила. «Для оголошення про графік роботи адміністратор копіює шаблон “Графік”, змінює дати й години та передає керівнику на погодження. Логотип, шрифт і розташування блоків залишає за шаблоном. Перед публікацією керівник звіряє години з фактичним графіком, адміністратор переглядає зображення на телефоні й зберігає погоджений файл у папці оголошень».

Єдині назви товарів і відповіді про наявність у Торгсофт

До брендбуку можна додати правило найменування товарів, наприклад: «тип — модель — важлива характеристика». Відповідальний за товарні дані застосовує його в Торгсофт: у меню «Склад → Стан складу» дія «Змінити» відкриває картку товару для редагування назви й артикулу. Перед відповіддю покупцю продавець дивиться кількість і потрібну характеристику. Якщо використовує «Усі склади», обирає потрібні центри обліку — магазини або склади в Торгсофт. У повідомленні клієнту слід назвати конкретне місце наявності; облікову кількість не варто подавати як підтвердження резервування.

Правила звертання та текстів повідомлень зберігайте в брендбуку. У картці клієнта Торгсофт, доступній через «Маркетинг → Клієнти», працівник може працювати з контактними даними; на вкладці «Інше» є позначки згоди на отримання повідомлень через текстові повідомлення SMS, електронну пошту та звичайну пошту, а також мова масової розсилки. Визначте відповідального за актуальність цих відомостей. Перед підготовкою повідомлення він звіряє канал і мову, а автор тексту користується погодженим зразком відповіді.

Офіційні акти та практичні довідки

• Закон України «Про авторське право і суміжні права» від 01.12.2022 № 2811-IX — статті 6, 12, 15, 48, 49: об’єкти охорони, майнові права, твори за замовленням, договори та передання прав.
• Закон України «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг» від 15.12.1993 № 3689-XII — стаття 5, стаття 16, пункти 4 і 10: обсяг охорони, форма використання марки та попереджувальне маркування.
• Пояснення критерію 1.4.3 WCAG 2.2 «Мінімальний контраст» — пороги контрастності вебтексту та винятки.
• Довідка Торгсофт: «Стан складу» та «Картка клієнта».