Чому магазин втрачає гроші: що перевірити перед закриттям

Перед рішенням про закриття магазину перевірте, скільки заробляєте на проданих товарах, чи вистачає цього на щоденні витрати та коли закінчаться доступні гроші. Для цього потрібні дані про продажі й повернення, собівартість, залишки, витрати та строки платежів. Вони допоможуть визначити, які зміни варто перевірити: ціни, закупівлі, знижки, оренду, графік роботи чи спосіб продажу.

Порахуйте маржу, беззбитковість і грошовий запас, а потім порівняйте кілька варіантів роботи магазину. Запропонований нижче план на 14 днів допоможе організувати перевірку. Він не гарантує виходу зі збитків: рішення залежить від реального попиту, витрат, боргів і грошей, які власник готовий вкладати далі.

Зберіть дані за один і той самий період

Почніть із останнього повного місяця. Далі порівняйте його з попередніми місяцями, а для сезонного асортименту — також із відповідним сезоном. Не переносіть результат святкового тижня на звичайний місяць без поправки на попит.

Власник визначає період і приймає рішення. Бухгалтер або працівник, який веде облік, звіряє суми й документи. Керівник магазину перевіряє фактичні залишки, повернення та роботу продавців. Якщо всі ці завдання виконує одна людина, варто послідовно пройти кожен етап.

• Зберіть продажі після знижок і повернень. Знижку, вже враховану в сумі продажу, не віднімайте вдруге.
• Визначте собівартість саме проданих товарів за накладними та даними обліку. Перевірте, чи враховано в ній витрати на придбання й доставку товару до магазину. Якщо віднімаєте повернення від виторгу, звірте й відповідне коригування собівартості. Оплата всіх закупівель за місяць не дорівнює собівартості продажів: частина товару могла залишитися на складі.
• Зберіть витрати на оренду, персонал, комунальні послуги, рекламу, пакування, доставку, банківські комісії та інші потреби магазину за вибраний період. Відокремте їх від платежів: передоплата або погашення давнього боргу можуть стосуватися іншого періоду. Перевірте, де враховано вартість списаних, зіпсованих і відсутніх після інвентаризації товарів. Кожну витрату врахуйте один раз; доставку, вже включену до собівартості, повторно не додавайте.
• Звірте залишки грошей у касах і на рахунках із касовими даними та банківськими виписками.
• Складіть перелік боргів, очікуваних надходжень і майбутніх платежів із конкретними датами.
• Перевірте залишки товарів, дати поставок, останні продажі, списання та розбіжності після інвентаризації.

Якщо магазин є платником ПДВ, рахуйте виторг без ПДВ. Із бухгалтером визначте, які суми ПДВ у вартості товарів та інших витратах можна виключити з розрахунку, а які залишаються витратами магазину. Право на податковий кредит і бюджетне відшкодування перевіряють окремо. У календарі грошей показуйте фактичні суми надходжень і платежів. Для всіх порівнюваних періодів використовуйте однаковий підхід.

Перевірте, що залишається від виторгу

Валовий прибуток і валова маржа

Валовий прибуток — це виторг за мінусом собівартості проданих товарів. Із нього магазин покриває решту витрат. Валова маржа показує, яку частку виторгу становить цей прибуток.

Валовий прибуток = виторг − собівартість проданих товарів.
Валова маржа = валовий прибуток ÷ виторг × 100%. Валову й операційну маржі та частку маржинального доходу за наведеними формулами розраховуйте лише за додатного виторгу. Якщо виторг нульовий або після повернень від’ємний, окремо покажіть суми продажів, повернень, витрат і результат у гривнях. Формулу наведено в довіднику фінансових показників.

Маржа й націнка мають різні основи розрахунку. Умовний приклад: товар із собівартістю 700 грн продають за 1 000 грн. Валовий прибуток становить 300 грн, маржа — 30% від ціни продажу, а націнка — приблизно 42,86% від собівартості. Підставляти націнку замість маржі в розрахунок беззбитковості не можна.

Порахуйте результат за категоріями та способами продажу. Щоб з’ясувати причини низького виторгу, порівняйте кількість завершених покупок і середній чек за подібні періоди. Середній чек розрахуйте як суму продажів після знижок, поділену на кількість покупок; повернення перевірте окремо. Якщо рахуєте відвідувачів, перевірте, яка їхня частка купує. З’ясуйте, чи були потрібні товари в наявності, чи змінилися ціни та чи отримували покупці відповіді на свої запитання. Для інтернет-замовлень окремо перевірте комісії, пакування, доставку коштом магазину та витрати на повернення. Категорія з високою маржею у відсотках може давати мало прибутку в гривнях, якщо її рідко купують.

Операційний результат і операційна маржа

Операційний результат показує, що залишається після собівартості товарів і витрат на роботу магазину. Врахуйте оренду, оплату праці, рекламу, комунальні послуги та інші операційні витрати, зокрема амортизацію обладнання — частину його вартості, яку поступово відносять до витрат протягом строку використання, якщо її нараховують у вашому обліку. Високі витрати на оренду й персонал можуть зменшувати цей результат навіть за значного валового прибутку.

Операційний результат = валовий прибуток − інші операційні витрати.
Операційна маржа = операційний результат ÷ виторг × 100%. Порядок розрахунку описано в довіднику операційної маржі.

Окремо перевірте податки за вашою системою оподаткування, відсотки за кредитами та інші суми, які не ввійшли до цього розрахунку. Операційний результат ще не показує остаточного прибутку власника. Погашення основної суми кредиту й вилучення грошей власником відобразіть у платіжному календарі, щоб бачити їхній вплив на залишок коштів.

Умовний розрахунок: продажі є, магазин працює зі збитком

Припустімо, магазин за місяць отримав 300 000 грн виторгу після знижок і повернень. Собівартість проданого товару становила 210 000 грн, а постійні операційні витрати — 105 000 грн. Для цього спрощеного прикладу інших змінних витрат немає; податки та фінансові витрати не враховано.

За цих припущень магазину бракує 15 000 грн валового прибутку для покриття операційних витрат. Додаткові 50 000 грн виторгу дадуть цю суму лише за незмінної маржі 30% і незмінних постійних витрат. Якщо для зростання продажів знадобляться додаткова реклама, працівник або більші знижки, розрахунок потрібно повторити.

Порахуйте беззбитковість з усіма змінними витратами

Для реального магазину спочатку визначте маржинальний дохід — суму, яка залишається від виторгу після всіх змінних витрат. До них належать собівартість проданого товару й витрати, що залежать від продажів: наприклад, комісія з кожної оплати чи пакування кожного замовлення. Ця сума має покрити постійні витрати. З бухгалтером визначте, які податки й обов’язкові платежі залежать від продажів, а які не змінюються з їхнім обсягом, і врахуйте їх у відповідній групі без повторного додавання. Якщо рахуєте беззбитковість лише операційної роботи, прямо зазначте, які податки та фінансові витрати залишилися поза розрахунком.

Частка маржинального доходу = (виторг − змінні витрати) ÷ виторг.
Виторг беззбитковості = постійні витрати ÷ частка маржинального доходу. Загальний принцип наведено в довіднику розрахунків для роздрібної торгівлі.

У формулу підставляють десятковий дріб: для 30% це 0,30. Якщо частка дорівнює нулю або є від’ємною, збільшення продажів за тих самих умов не покриє постійні витрати. Спершу потрібно змінити ціни, собівартість або інші змінні витрати.

Для кількох категорій використовуйте загальну частку маржинального доходу з урахуванням їхньої частки у виторгу. Просте середнє відсотків дасть хибний результат, якщо одна категорія продається значно більше за іншу. Після зміни асортименту або знижок перерахуйте показник.

Порівняйте потрібний виторг із фактичними продажами за подібні періоди. Запишіть, скільки додаткових покупок або який середній чек потрібні для його досягнення та звідки можуть прийти ці покупці. Сам розрахунок не підтверджує, що магазин зможе отримати такий попит.

Визначте, на скільки вистачить грошей

Збиток за місяць і зменшення грошей на рахунку можуть відрізнятися. Магазин може закупити товар наперед, оплатити давній борг або ще не отримати гроші за вже виконані замовлення. Тому грошовий запас рахуйте за фактичними надходженнями й платежами.

Складіть платіжний календар: дата, доступний залишок на початок дня, очікувані надходження, платежі та залишок після них. На найближчі два тижні розпишіть платежі за днями, далі — за тижнями. Включіть закупівлі, оренду, зарплату, податки, повернення покупцям, кредитні платежі та гроші, які власник планує забрати з бізнесу для особистих потреб.

Якщо щомісячні платежі стабільно перевищують надходження, орієнтовний грошовий запас у місяцях дорівнює доступним грошам, поділеним на чистий щомісячний відтік. Цей принцип описано в посібнику з управління коштами бізнесу.

Окремий умовний приклад: магазин має 60 000 грн доступних грошей, прогнозує 280 000 грн надходжень і 300 000 грн платежів на місяць. Чистий відтік — 20 000 грн на місяць, орієнтовний запас — 3 місяці. Це інші вихідні дані, ніж у прикладі прибутковості. Якщо великий платіж припадає на початок місяця, нестача грошей може виникнути раніше.

Не зараховуйте до доступних грошей очікувану виручку від усіх залишків товару, непідтверджений кредит чи обіцяну допомогу. Якщо чистий щомісячний відтік нульовий або від’ємний, за цією формулою не визначають, на скільки вистачить грошей: перевіряйте календар платежів і сценарій зниження надходжень. Універсального запасу в місяцях для всіх магазинів немає.

Перевірте товари, які довго не продаються

Неліквід — товар, який надто довго залишається непроданим і який складно продати на прийнятних умовах. У таких залишках зосереджені кошти, а самі товари займають місце. Цей вплив описано в матеріалі про непродані запаси.

Оцініть залишки за закупівельною вартістю, а можливі надходження від продажу — окремо. Цінник на суму 100 000 грн не означає, що магазин отримає 100 000 грн: покупці можуть не погодитися на ціну, а продаж потребуватиме знижок і додаткових витрат.

• Знайдіть товари без продажів за вибраний період і перевірте дату останнього продажу.
• Зіставте залишок із темпом продажів та наступними поставками.
• Перевірте стан товару, сезонність і строки придатності, якщо вони є.
• З’ясуйте, чи допускає постачальник повернення або обмін і на яких умовах.
• Для кожної групи визначте дію: припинити дозамовлення, змінити викладку, запропонувати комплект, перевірити іншу ціну або погодити повернення.

Не встановлюйте однаковий строк для всіх категорій: зимова куртка, щоденний витратний матеріал і дорогий інструмент мають різний цикл продажу. Не плануйте надходження від повернення постачальнику, доки він не погодив суму та строк.

Перевірте, скільки коштують знижки

Знижка зменшує суму, яку магазин отримує з одиниці товару, і може знизити маржу. Перед акцією порахуйте прибуток після знижки та потрібний обсяг продажів. Вплив знижок на маржу розглянуто в матеріалі про планування роздрібних акцій.

Умовний приклад: ціна товару — 1 000 грн, собівартість — 700 грн. Без знижки валовий прибуток з одиниці становить 300 грн. Після знижки 10% ціна дорівнює 900 грн, прибуток — 200 грн, а маржа — приблизно 22,22%. Щоб отримати колишню загальну суму валового прибутку, потрібно продати на 50% більше одиниць за незмінної собівартості та без інших змінних витрат.

В умовному прикладі зі знижкою 20% ціна становитиме 800 грн, а прибуток — 100 грн з одиниці. Для тієї самої загальної суми валового прибутку знадобиться утричі більше одиниць. Це розрахунок потрібного обсягу; він не доводить, що акція забезпечить такі продажі.

Для розпродажу давніх залишків порівняйте можливі надходження після витрат на продаж із витратами подальшого зберігання та очікуваною втратою вартості товару. Для товарів, які регулярно закуповуєте, перевірте, чи вистачатиме прибутку після акції на постійні витрати. Відокремте результат акції від звичайних продажів.

Розберіть оренду та інші витрати

Складіть перелік регулярних витрат: сума, строк оплати, відповідальна людина та умови зміни. Перевірте договір оренди, додаткові платежі, комунальні рахунки, рекламні кабінети, підписки й послуги, якими магазин фактично користується.

Для кожної можливої зміни запишіть очікувану щомісячну економію та разові витрати. Наприклад, менше приміщення може знизити орендну плату, але потребуватиме переїзду, обладнання та часу на відновлення продажів. Скорочення годин роботи перевіряйте за продажами й маржинальним доходом у ці години, а також за витратами, які справді зменшаться.

Зниження орендної плати чи відстрочку платежу обговоріть з орендодавцем і оформіть погоджені умови. До підтвердження залишайте в календарі чинні суми та строки. Відстрочка переносить платіж і може допомогти з тимчасовою нестачею грошей, але сама не зменшує витрат магазину.

Окремо оцініть працю власника. Якщо він працює без винагороди, визначте суму, яку має забезпечувати бізнес у майбутньому. Так буде зрозуміло, чи прийнятний результат для власника навіть після виходу на операційну беззбитковість.

Перевірте повторні покупки

Порахуйте частку клієнтів, які зробили більше однієї покупки протягом вибраного періоду: кількість таких клієнтів ÷ усі клієнти з покупками за цей період × 100%. Саме так визначено показник у довіднику показників інтернет-торгівлі.

Умовний приклад: протягом кварталу покупки зробили 200 клієнтів, із них 40 купили більше одного разу. Частка становить 20%. Цей показник відрізняється від частки покупців, які вже купували до початку кварталу.

Для розрахунку потрібно впізнавати того самого клієнта в різних покупках, наприклад за незмінним номером клієнтської картки. Об’єднайте дублікати та заздалегідь визначте, як враховуватимете скасовані й повністю повернені замовлення. Якщо частина покупок анонімна, зазначте у власному звіті, яку частину продажів охоплюють дані. За відсутності клієнтів показник не розраховують.

Виберіть період відповідно до товару: для щоденних покупок і меблів він буде різним. Разом із часткою повторних покупців перевірте прибуток від їхніх замовлень після знижок та інших змінних витрат.

Як практичний тест можна запропонувати доречний супутній товар покупцям під час покупки в магазині. Про надходження товару можна повідомити покупця, який попросив про це. Заздалегідь визначте витрати тесту й спосіб оцінки: додаткові завершені покупки та маржинальний дохід після витрат. Масова знижка всій базі потребує окремого розрахунку.

Звіти Торгсофт для перевірки поставок і руху грошей

У Торгсофт відкрийте «Аналіз → Аналіз прибутковості прихідної накладної». Виберіть накладну або партію поставки, центр обліку й дату аналізу, після зміни фільтрів натисніть «Оновити». Звіт показує продажі від дати створення накладної до вибраного моменту, залишок і його закупівельну вартість, повернення, знижки, виручку та прибуток. Це допоможе перевірити, яка частина поставки вже продана і скільки коштів залишається в товарі. Порядок роботи наведено в інструкції до звіту.

Для аналізу втрат перевірте перемикач «Враховувати списання при розрахунку прибутку». Для проданих товарів у звіті можна переглянути кількість, ціну, знижку та прибуток від продажу. Порівняйте ці дані з власним розрахунком акції. Прибуток товарів у накладній не є повним операційним результатом магазину: оренду, персонал та інші витрати потрібно врахувати окремо.

Для руху грошей відкрийте «Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу», виберіть період, торгову точку та валюту. Звіт групує фінансові операції за статтями й показує надходження, витрати та баланс. Через «Операції...» можна перевірити склад конкретної статті. Спершу переконайтеся, що всі потрібні операції внесені та правильно віднесені до статей. Використовуйте звіт для перевірки минулих платежів, а майбутні строки внесіть у свій платіжний календар. Налаштування описано в інструкції до балансу за статтями фінансового аналізу.

Практичний план перевірки магазину на 14 днів

Це запропонований порядок роботи. Він допоможе розподілити завдання й отримати дані для рішення. Якщо календар уже показує нестачу грошей на найближчий платіж, власник має розібрати її одразу, не чекаючи завершення всіх етапів.

Як прийняти рішення після перевірки

Для кожного варіанта запишіть прогноз виторгу, маржинального доходу, постійних витрат, разових платежів і залишку грошей. Поруч зазначте, на яких даних ґрунтується припущення. Зниження витрат після підписаної домовленості та очікуване зростання продажів після майбутньої реклами мають різний ступінь підтвердження.

Якщо розглядаєте припинення продажів у точці, складіть календар надходжень і платежів до завершення розрахунків. Врахуйте можливі надходження від залишків товару й обладнання після витрат на продаж, борги, незавершені замовлення та повернення покупцям. Окремо перевірте можливі виплати працівникам, податки, витрати на переїзд або зберігання товару, орендні платежі до завершення договору, умови повернення депозиту та припинення платних послуг. Не включайте непогоджене повернення депозиту до підтверджених надходжень. Суми й строки звірте з договорами та бухгалтером, а умови щодо працівників і спірні зобов’язання — з фахівцем із відповідного права.

Перед тестом змін установіть дату оцінки, допустиму суму додаткових вкладень і потрібний результат у гривнях. Наприклад, визначте, який маржинальний дохід має покрити витрати на тест та яку нестачу коштів власник може профінансувати. Після тесту порівняйте план із фактом і перерахуйте платіжний календар.

Рішення продовжити роботу має спиратися на досяжний обсяг продажів, підтверджені зміни витрат і достатні гроші на період перевірки. Якщо розрахунок потребує непідтвердженого зростання попиту або нових вкладень понад визначену власником межу, перегляньте формат роботи чи рішення щодо цієї точки.