B2B-продажі для малого постачальника: як погодити поставку й отримати оплату

Щоб продавати товари іншим підприємцям, постачальнику потрібно погодити конкретний склад замовлення, перевірити покупця, визначити порядок укладення договору та встановити умови відвантаження й оплати. Перед першою поставкою зберіть ці відомості в одному записі замовлення: хто купує і підписує документи, який товар потрібен, коли його передати та коли мають надійти гроші.

B2B — скорочення від англійського Business-to-Business, тобто продажі між бізнесами. Нижче розглянуто поставки товарів для підприємницької діяльності в Україні. Для таких відносин стаття 712 Цивільного кодексу України передбачає договір поставки: постачальник передає товар у встановлений строк, а покупець приймає його та оплачує. Практичний порядок роботи варто побудувати так, щоб кожну з цих дій можна було підтвердити.

З’ясуйте, хто замовляє, погоджує та оплачує товар

У невеликому магазині всі рішення може ухвалювати власник. В іншого покупця асортимент обирає товарознавець, бюджет затверджує керівник, поставку приймає комірник, а платіж проводить бухгалтер. Тому після першої розмови з’ясуйте повноваження співрозмовника та запишіть контакти людей, від яких залежить замовлення.

• Ініціатор закупівлі пояснює, для чого потрібен товар, які характеристики обов’язкові та що не влаштовує в поточних поставках.
• Відповідальний за погодження підтверджує ціну, обсяг, строк і можливість передоплати.
• Підписант укладає договір від імені покупця. Його повноваження потрібно перевірити окремо.
• Одержувач приймає товар, перевіряє кількість і стан упаковки та оформлює розбіжності.
• Відповідальний за оплату отримує рахунок і повідомляє, які документи потрібні для проведення платежу.

Практична рекомендація: завершуйте розмову конкретною домовленістю. Наприклад: «Ви надсилаєте перелік артикулів і кількість, ми до погодженого часу перевіряємо залишки та надсилаємо пропозицію. Остаточні умови погоджує ваш керівник». Запишіть наступну дію, виконавця й дату, щоб запит не залишився без відповіді.

Перетворіть потребу покупця на точне замовлення

Перед розрахунком ціни запитайте, чи покупець перепродаватиме товар, чи використовуватиме його у власній роботі. Для перепродажу уточніть потрібні артикули, розміри, кольори та склад упаковки. Для власного використання з’ясуйте сумісність, умови експлуатації та необхідні супровідні документи. Відомості про призначення товару мають юридичне значення: за статтею 673 Цивільного кодексу України, якщо покупець повідомив конкретну мету придбання при укладенні договору, продавець повинен передати придатний для цієї мети товар.

Рекомендуємо оформлювати специфікацію — погоджений перелік товарів із характеристиками та кількістю. Для кожної позиції зазначайте артикул, повну назву, одиницю виміру, кількість одиниць в упаковці, кількість упаковок і загальну кількість товару. Якщо покупець обрав товар за зразком, позначте погоджений зразок у документах. Так працівники складу зможуть зібрати саме те, що замовили.

Окремо погоджуйте заміни. Якщо потрібного кольору немає, надішліть покупцю опис доступного варіанта й отримайте підтвердження до комплектування. Збережіть його разом із замовленням та оновіть специфікацію. Формулювання «аналогічний товар» без конкретного артикула залишає невизначеність для обох сторін.

Погодьте мінімальну партію, наявність і доставку

Мінімальну партію доцільно визначати з урахуванням витрат на комплектування, пакування та доставку. Запишіть, як саме вона рахується: за сумою замовлення, кількістю одиниць одного артикула або кількістю заводських упаковок. Якщо дозволяєте змішаний асортимент, поясніть, які позиції можна об’єднати для отримання гуртової ціни.

Момент передання важливо погодити до відправлення. Стаття 664 Цивільного кодексу України пов’язує його з умовами поставки: це може бути вручення покупцю, надання товару в його розпорядження або здача перевізникові. Договір може встановлювати інший момент. Тому фрази «відправляємо поштою» недостатньо для визначення всіх обов’язків сторін.

Практична рекомендація: перед виставленням рахунка повторно перевіряйте залишки та строк комплектування. Якщо частина замовлення недоступна, запропонуйте покупцю конкретний варіант: чекати всю партію, отримати доступне окремо або погодити заміну. Одразу перерахуйте вартість доставки й зафіксуйте рішення.

Перевірте покупця та повноваження підписанта

Для першої угоди попросіть повне найменування покупця, його реєстраційний код, адресу, банківські реквізити та дані підписанта. Для фізичної особи — підприємця, скорочено ФОП, отримайте відповідні реєстраційні реквізити. Зіставте їх із доступними офіційними відомостями Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань: перевіряйте точний збіг особи, її статус і відомості про керівника.

Сам факт роботи менеджера в компанії не підтверджує його права підписувати договір. За статтею 207 Цивільного кодексу України, правочин юридичної особи підписують особи, уповноважені установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Якщо підписує представник, попросіть документ про його повноваження та перевірте строк дії й обсяг дозволених дій. За потреби уточніть, чи потрібне додаткове погодження угоди.

Рекомендуємо зберігати результат перевірки разом із договором і повторювати її при зміні підписанта, реквізитів або суттєвому збільшенні відстрочки. Якщо офіційних відомостей бракує, запросіть підтвердні документи та розгляньте передоплату. Окремо перевіряйте повідомлення про зміну банківського рахунка через раніше погоджений контакт.

Для робочої картки достатньо даних, які потрібні для погодження, доставки й оплати. Не збирайте зайву особисту інформацію працівників покупця та обмежте доступ до контактів. Вимоги щодо визначеної мети, ненадмірності даних, законної підстави обробки та їх захисту містять статті 6, 11 і 24 Закону України «Про захист персональних даних».

Визначте, коли пропозиція стає договором

Комерційна пропозиція має містити товари, кількість, ціну, податкове формулювання, умови поставки й оплати та строк дії запропонованих умов. Окремо поясніть порядок підтвердження замовлення. Це потрібно зробити до надсилання документа, оскільки назва «комерційна пропозиція» сама по собі не визначає його юридичних наслідків.

За статтями 638, 641 і 642 Цивільного кодексу України, договір може укладатися через оферту — пропозицію укласти договір — та акцепт, тобто її повне й безумовне прийняття. Оферта містить істотні умови й намір бути зобов’язаним у разі прийняття. Оплата або інша дія відповідно до її умов у межах строку відповіді також може бути акцептом, якщо пропозиція чи закон не передбачають іншого.

Оберіть порядок, який відповідає вашій роботі. Для попереднього розрахунку можна передбачити: «Остаточні кількість, ціна та строк поставки погоджуються в договорі й специфікації, які підписують обидві сторони. До погодження остаточних умов оплату не здійснювати». Узгодьте з цим текст рахунка та дії менеджерів: не просіть переказати гроші за ще не підтверджене замовлення.

Якщо ви свідомо укладаєте разову угоду через оплату рахунка, викладіть у доступних покупцю документах усі погоджені умови та прямо опишіть, яка дія означає прийняття пропозиції. Збережіть саме ту редакцію, яку отримав покупець. Для регулярних поставок практично зручний окремий договір із порядком погодження кожної партії.

Строк дії пропозиції зазначайте конкретною датою, а за потреби — часом. Погодьте наслідки оплати після його завершення. Водночас за статтею 641 Цивільного кодексу України отриману адресатом оферту загалом не можна відкликати протягом строку відповіді, крім передбачених цією статтею випадків. Не змінюйте вже надіслані умови без перевірки того, чи виникло зобов’язання.

Розділіть договір, рахунок, приймання та платіж

Письмова домовленість може складатися з кількох пов’язаних документів. Статті 207–208 та 639 Цивільного кодексу України регулюють письмову форму, зокрема фіксацію змісту в електронних документах і листуванні. Якщо сторони погодили певну форму укладення договору, потрібно дотриматися цієї домовленості.

• Договір і погоджені додатки визначають взаємні обов’язки, склад поставки, строки, порядок приймання та відповідальність.
• Рахунок повідомляє суму й реквізити для оплати. Залежно від змісту та погодженого порядку він може брати участь в укладенні договору, але сам факт його створення не підтверджує отримання грошей.
• Видаткова накладна та документи приймання фіксують передання й отримання конкретних товарів. Перед відвантаженням визначте, хто і як їх підписує.
• Банківська виписка або відповідний документ про оплату дає підставу звірити фактичний платіж із замовленням.
• Фіскальний чек оформлюють для операцій, для яких передбачена фіскалізація. Не використовуйте його як заміну погодженню всіх умов поставки.

Погодьте паперовий обмін або електронний документообіг, скорочено ЕДО: канал надсилання, спосіб підписання, відповідальних працівників і порядок виправлення помилок. Відправлений файл ще потрібно перевірити на отримання та належне оформлення. Для електронних документів зберігайте підписані примірники й пов’язані підтвердження, а для паперових контролюйте повернення свого примірника.

Перевірте податкові умови та спосіб оплати до виставлення рахунка

Перед підготовкою документів передайте бухгалтеру фактичні податкові статуси продавця й покупця та відомості про товар. Попросіть визначити, як зазначити податок на додану вартість, скорочено ПДВ, у ціні та які податкові документи потрібні для цієї операції. У пропозиції й рахунку використовуйте однакове погоджене формулювання, щоб покупець розумів загальну суму до оплати.

Так само опишіть бухгалтеру конкретний спосіб розрахунку: переказ на рахунок за банківськими реквізитами, готівку, оплату карткою через термінал або платіжне посилання. Попросіть перевірити потребу в реєстраторі розрахункових операцій, скорочено РРО, чи програмному реєстраторі розрахункових операцій, скорочено ПРРО, саме для обраної схеми. Не встановлюйте правило фіскалізації лише за ознакою «покупець — бізнес» або загальною назвою «безготівкова оплата».

Запишіть погоджений спосіб оплати в замовленні та повідомте його працівнику, який прийматиме гроші. Якщо покупець змінює спосіб розрахунку, повторно перевірте порядок оформлення до прийняття платежу. У документах поставки зазначайте фактичні товари й кількість, а податкові документи та фіскальний чек контролюйте окремими діями відповідно до визначених для операції вимог.

Обмежте відстрочку й контролюйте прострочений борг

Відстрочку варто надавати після перевірки покупця та оцінки того, яку суму ви можете тимчасово вилучити з обороту. Визначте кредитний ліміт — максимальну погоджену суму неоплачених поставок покупцю. Запишіть строк оплати, порядок його обчислення, умови наступних відвантажень і працівника, який може погодити виняток.

Умовний приклад: ліміт покупця становить 30 000 грн, неоплачені поставки — 22 000 грн, нове замовлення — 12 000 грн. Після відвантаження борг зріс би до 34 000 грн. Щоб залишитися в межах ліміту, потрібно отримати щонайменше 4 000 грн оплати або зменшити нову поставку до 8 000 грн. Окремо перевірте, чи немає вже простроченого боргу.

Для кожної неоплаченої поставки ведіть суму залишку, дату платежу, кількість днів прострочення, наявність підписаних документів і останню обіцянку покупця. Рекомендуємо встановити такий внутрішній порядок:

1. До строку оплати перевірте, чи отримав покупець рахунок і документи, та нагадайте про платіж.
2. У перший день прострочення звірте банківські надходження, зв’яжіться з відповідальним за оплату та запишіть причину затримки й конкретну дату платежу.
3. Якщо обіцяний платіж не надійшов, передайте питання керівнику, надішліть письмове звернення з переліком неоплачених поставок і перевірте підстави для зупинення наступних відвантажень.
4. Якщо домовитися не вдалося, підготуйте для юридичного опрацювання договір, підтвердження його укладення, документи передання, виписки та листування.

Такий графік є рекомендацією для роботи постачальника. Правові можливості залежать від договору й обставин. Зокрема, стаття 692 Цивільного кодексу України передбачає право зупинити передання іншого товару до оплати раніше переданого, якщо інше не встановлено договором або законодавством, а стаття 694 регулює продаж із відстроченням чи розстроченням. Перед вимогою процентів або інших нарахувань перевірте конкретну правову підставу та розрахунок.

Погодьте приймання, дефекти та повернення

До першого відвантаження визначте, як покупець перевіряє кількість, асортимент, упаковку й видимі пошкодження, кому повідомляє про розбіжності та які матеріали додає. Практично корисно передбачити акт із переліком спірних позицій, фотографії упаковки й маркування та збереження товару до погодження подальших дій. Окремо опишіть повідомлення про приховані недоліки.

Для гарантійного обслуговування погодьте строк і порядок звернення, ідентифікацію товару, потрібні документи, перевірку дефекту та організацію перевезення з урахуванням вимог закону. За статтею 662 Цивільного кодексу України, продавець передає разом із товаром документи, які мають супроводжувати його за договором або законодавством. Перед пакуванням перевірте їх наявність.

Якщо покупець хоче повернути якісний непроданий залишок, заздалегідь погодьте можливість такого повернення, строк, стан упаковки, витрати на доставку та порядок розрахунків. Для закупівлі у підприємницьких цілях не обіцяйте автоматичного повернення протягом 14 днів. Порядок роботи з якісними залишками потрібно визначити у відповідній домовленості сторін.

Вимоги через неналежну якість розглядайте окремо. Стаття 678 Цивільного кодексу України передбачає, зокрема, зменшення ціни, усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення, а за істотного порушення вимог щодо якості — відмову від договору з поверненням коштів або заміну. Погоджена процедура звернення має враховувати ці права та застосовні вимоги закону.

Порахуйте внесок замовлення після змінних витрат

Перед наданням знижки чи відстрочки оцініть, скільки коштів залишиться після витрат, пов’язаних із конкретним замовленням. Для внутрішнього розрахунку відніміть від доходу вартість товару, пакування, доставку за ваш рахунок, платіжні витрати, змінну винагороду продавцю та оцінку витрат на відстрочку й ризик неоплати. Розраховуйте всі показники на зіставній податковій основі.

Умовний приклад для постачальника, який не є платником ПДВ: сума продажу становить 20 000 грн, вартість товару — 14 000 грн, пакування — 200 грн, доставка — 600 грн, платіжні витрати — 100 грн, винагорода продавцю за замовлення — 400 грн. Для управлінської оцінки постачальник додатково врахував 300 грн витрат на фінансування відстрочки та 200 грн очікуваних втрат від ризику неоплати.

Розрахунковий внесок дорівнює: 20 000 − 14 000 − 200 − 600 − 100 − 400 − 300 − 200 = 4 200 грн, або 21% суми продажу. Із цих коштів ще потрібно покривати постійні витрати та відповідні податкові зобов’язання, тому показник не є чистим прибутком. Оцінка ризику також не означає, що покупець обов’язково не заплатить.

Якщо за тих самих витрат надати знижку 1 000 грн, внесок зменшиться до 3 200 грн. Якщо додатково доставка подорожчає на 300 грн, залишиться 2 900 грн. Використовуйте такий розрахунок, щоб визначати допустиму знижку, мінімальну партію та умови відстрочки.

Комерційні пропозиції та рахунки для гуртових покупців у Торгсофт

У режимі «Комерційна пропозиція» Торгсофт дозволяє додати покупця, товари, кількість, гуртові або роздрібні ціни та створити рахунок на основі пропозиції. Для роботи менеджера передбачені стани «Підготовка», «Відправлено», «Виписаний рахунок», «Відмова» й записи контактів. Практично це допомагає зберігати погоджений склад замовлення; юридичний порядок його підтвердження потрібно визначити в документах сторін.

Перед надсиланням перевіряйте вкладку наявності товару на складах: послуги на ній не відображаються. У рахунку можна зазначити строк дії, дату й умови доставки. Звичайна знижка пропозиції не поширюється на гуртові ціни; для її застосування до них потрібен відповідний перемикач пріоритету знижки, із збереженням обмеження максимальної знижки на товар. Описаний у довідці спосіб надсилання через Microsoft Outlook потребує налаштованої та запущеної програми й електронної адреси в картці клієнта. Якщо Microsoft Outlook вимкнений, листи залишаються в папці «Вихідні» й не надсилаються.

Перед вибором конфігурації звірте можливості ліцензій Торгсофт: гуртова торгівля та «Торгівля з випискою рахунка» доступні в Ультра й недоступні у Старт; кожне робоче місце потребує відповідної ліцензії. Підписання договорів і документів поставки організуйте окремим погодженим способом, а потребу в конкретній інтеграції ЕДО перевірте до придбання. Для управлінського обліку звіряйте дані програми з фактичними відвантаженнями, підписаними документами та банківськими надходженнями.

Звіряйте весь шлях від пропозиції до оплати

Рекомендуємо присвоювати кожному замовленню один робочий номер і зазначати його в пов’язаних записах. Ведіть окремо запропоновану, погоджену, відвантажену та оплачену суми. Часткова поставка чи зміна асортименту має відображатися в цих показниках, щоб менеджер правильно визначав суму й строк оплати за погодженими умовами, враховував передоплату та не пропускав залишок боргу.

1. Пропозиція → погодження. Збережіть прийняту редакцію умов і підтвердження покупця.
2. Погодження → рахунок. Перевірте покупця, артикули, кількість, ціни, податкове формулювання та строк оплати.
3. Рахунок → поставка. Зіставте погоджені позиції з фактичним відвантаженням і оформленими документами.
4. Поставка → платіж. Рознесіть надходження за конкретними замовленнями, врахуйте передоплати, повернення та погоджені зміни.
5. Закриття замовлення. Переконайтеся, що поставку завершено, документи отримано, розбіжності врегульовано, а залишок до оплати перевірено.

Щотижня переглядайте відправлені пропозиції без відповіді, оплачені замовлення без поставки, відвантаження без оформленого приймання та прострочені платежі. Для кожного випадку призначайте відповідального й наступну дію з датою. Перед повторним замовленням перевіряйте попередні розбіжності та фактичну платіжну дисципліну покупця, щоб погоджувати нові умови з урахуванням досвіду співпраці.