Як замовити партію дитячого одягу: розміри, кількість, бюджет і приймання

До замовлення партії дитячого одягу підготуйте таблицю варіантів, кількості й вартості. Власник затверджує бюджет, закупівельник отримує підтвердження постачальника, приймальник звіряє поставку з погодженими рядками до оприбуткування.

Результат роботи — замовлення з конкретними характеристиками товару, строками й умовами оплати та запис приймання з фактичною кількістю. Нижче наведено умовний приклад: його числа і пропорції потрібні для розрахунку, а не визначають попит на дитячий одяг.

Підготуйте дані для кожного варіанта

Відведіть окремий рядок кожному поєднанню моделі, кольору й розміру. Призначте йому власний код — SKU, щоб пов’язати план залишків, замовлення та приймання.

Закупівельнику запропонуйте зібрати такі дані:

• Фактичні звернення покупців із зазначенням потрібного варіанта.
• Продажі порівнюваних товарів за визначений період. Запишіть початок і кінець періоду та поясніть, які товари порівнюєте.
• Фізичний залишок і кількість, зарезервовану під замовлення покупців, окремими значеннями.
• Очікувані поставки та непридатні для продажу одиниці окремо від вільного товару.

Використайте минулі продажі й поточні запаси для власної оцінки майбутньої потреби. Для кожного рядка запишіть бажаний вільний залишок після поставки та пояснення вибору. Якщо історії продажів немає, зафіксуйте це в робочому плані й окремо затвердьте пробну кількість.

Умовний приклад: одна модель, шість варіантів

Магазин планує придбати футболку F1 у двох кольорах: red — червоний, blue — синій. S, M і L тут є умовними позначеннями варіантів постачальника. Вони не задають віку дитини чи універсальних вимірів виробу.

Припустімо, що всі п’ять наявних одиниць придатні для продажу, резервів та інших очікуваних поставок немає. Власник для цього прикладу обрав цільові залишки з таблиці. Від кожного цільового значення віднімаємо наявний вільний залишок, щоб визначити кількість замовлення.

До закупівлі потрапляють 8 червоних і 6 синіх футболок. П’ять наявних одиниць уже враховано в плані: їх повторно не замовляємо.

Доповніть замовлення характеристиками й цінами

Умовна закупівельна ціна кожної футболки — 150 грн, одиниця замовлення — штука. Друга таблиця пов’язана з першою через SKU. Спільна модель для обох таблиць — F1; кількість кожного рядка зазначена в колонці «Замовити».

Перед відправленням остаточного замовлення замініть незаповнені описи й виміри даними постачальника. Попросіть підтвердити відповідність ваших SKU його артикулам, точні кольори, позначення розмірів, одиницю продажу, наявність, кількість і остаточну ціну кожного рядка.

У загальній частині замовлення запишіть постачальника, номер замовлення, погоджену дату доставки, її вартість та умови оплати. Якщо постачальник пропонує іншу комплектацію або ціну, передайте змінені рядки власнику на повторне погодження.

Затвердьте бюджет і строки роботи

Для прикладу доставка коштує 200 грн, інших платежів немає. Грошові витрати становлять 2100 + 200 = 2300 грн. За власного ліміту 3000 грн залишаються невикористані 700 грн бюджету. Ця сума не є прибутком.

Запишіть суми й строки платежів відповідно до погоджених умов постачальника. Якщо потрібна передоплата, включіть її до графіка. Якщо погоджено оплату після приймання, зазначте відповідний строк.

Для цієї умовної закупівлі призначимо такі строки:

1. Закупівельник до 12:00 першого дня готує шість рядків і пояснення кількості. Результат — заповнений план.
2. Власник до 16:00 першого дня перевіряє залишки та затверджує ліміт. Результат — погоджений бюджет.
3. Закупівельник до 12:00 другого дня отримує характеристики й підтвердження постачальника. Припустімо, сторони погодили доставку на п’ятий день. Результат — остаточне замовлення.
4. Приймальник у день доставки до внесення приходу звіряє поставку. Результат — запис фактичного приймання.

Прийміть фактичну кількість і зафіксуйте розбіжності

Приймальнику передайте погоджені таблиці. Під час приймання запропонуйте йому виконати такі дії:

• Порахувати кожний варіант окремо та звірити модель, колір і розмір.
• Оглянути товар на пошкодження, перевірити якість і порівняти виміри одного виробу з фактичними даними постачальника.
• Зіставити кількість і ціни з документами та замовленням.
• Записати прийняту кількість і розбіжності за кожним SKU; спірний товар, якщо він є, відкласти окремо до погодження рішення.

Продовжимо приклад: замовлено 4 F1-red-M, фактично прийнято 3. Решта п’яти рядків відповідає замовленню. Отже, новий прихід становить 13 одиниць, нестача — одна F1-red-M.

Закупівельник передає постачальнику запис розбіжності. Власник погоджує виправлення документа або подальшу поставку. Відсутню одиницю не оприбутковуйте. Перед внесенням перевірте, чи цю поставку вже не записали; виправляйте її облік без повторного приходу тих самих товарів.

Лише якщо постачальник погодив оплату за фактично прийняті 13 одиниць, а доставка окремо коштує 200 грн, сума становить 13 × 150 + 200 = 2150 грн. Якщо передоплата вже відбулася, подальший розрахунок погодьте окремо.

Оприбуткування розмірів і контроль накладної в Торгсофт

Для внесення фактично прийнятих розмірів у Торгсофт спочатку налаштуйте розмірний ряд, увімкніть використання розмірів для потрібного виду товару й прив’яжіть ряд до виробника. У вікні «Розмірний ряд виробника» можна ввести кількість для всіх розмірів одночасно або окремо навпроти кожного розміру. Для нерівних кількостей у нашому прикладі використайте окреме введення й звірте результат із записом приймання. Послідовність налаштування наведено в інструкції як оприбуткувати товар із розмірами.

Після звірки кількості й цін доручіть користувачу з відповідними правами встановити ознаку «Контроль виконано». Прибуткову накладну з цією ознакою не можна редагувати. Власнику варто завершувати контроль після перевірки документа й фактичного приймання: сама ознака не перевіряє фізичну поставку та не запобігає повторному оприбуткуванню. Скасування контролю обмежене документами відкритого періоду та правами користувача. Умови описано в довідці «Прихід товару».