Договір поставки: як перевірити підписанта ФОП або ТОВ з виконавчим органом із фізичних осіб

Перед підписанням договору поставки отримайте актуальний офіційний витяг з ЄДР. Зіставте постачальника й підписанта з договором, перевірте документи про повноваження та необхідні погодження. Якщо розбіжності не усунуті або документи неможливо достовірно перевірити, відкладіть власне підписання й передоплату до завершення перевірки.

Цей порядок охоплює ФОП, який підписує особисто або через представника за довіреністю, та ТОВ із директором-фізичною особою, колегіальним виконавчим органом із фізичних осіб або представником за довіреністю. Результат перевірки — встановлена сторона договору, особа підписанта й обсяг її повноважень. Наявність запису в ЄДР не гарантує добросовісності постачальника.

Отримайте власний актуальний витяг з ЄДР

Запросіть у постачальника реєстраційні відомості та самостійно замовте офіційний витяг. Оберіть поточну дату й час отримання відомостей: витяг може формуватися також на минулу дату, тому дата його створення сама по собі не визначає актуальності змісту.

Для паперового витягу зверніться до державного реєстратора, ЦНАП або нотаріуса. Порядок № 1692/5 дозволяє звернення до будь-якого суб’єкта державної реєстрації, крім Мін’юсту та його територіального органу, або до нотаріуса. Візьміть документ, що посвідчує особу. Надавач повідомляє повний розмір плати; отриманню витягу передує її сплата. Місце зберігання паперової реєстраційної справи не обмежує отримання витягу.

Порядок передбачає й електронне отримання через портал електронних сервісів після електронної ідентифікації із середнім або високим рівнем довіри та оплати. Сформований документ можна завантажити. Послуга витягу в Дії формує відомості про самого користувача, тому не використовуйте її як універсальний спосіб замовити витяг про іншого постачальника.

• Для ТОВ звірте повне найменування та код ЄДРПОУ, керівника, інших осіб із правом діяти від товариства й обмеження представництва.
• Для ФОП звірте ПІБ, реєстраційні відомості, дані про представників та їхні обмеження. Для пошуку Порядок передбачає, зокрема, ПІБ і РНОКПП.
• Перегляньте відомості про припинення або процес припинення. За наявності такого запису зупиніть підписання для окремого з’ясування належного підписанта.
• Перевірте дату, на яку наведено відомості, номер, дату й час формування витягу. Порівняйте власний витяг із документом постачальника.

РНОКПП та паспортні дані не є загальнодоступними відомостями ЄДР. Замаскований номер у витязі не дає змоги звірити його з договором. Запис «відомості відсутні» означає відсутність результату за заданими параметрами: спочатку перевірте правильність ідентифікаторів.

Паперовий та електронний витяги мають однакову юридичну силу. Паперовий витяг надається без спеціального бланка, підпису надавача й печатки. Перевіряйте походження документа через власне офіційне отримання та зіставлення відомостей.

Якщо електронний доступ недоступний, запросіть свіжий офіційний витяг і документи постачальника та скористайтеся паперовим способом отримання. Збережіть обидва комплекти для порівняння.

Визначте, хто підписує договір

Наведений комплект — рекомендація для перевірки перед договором. Запитуйте документи, потрібні для конкретного способу підписання.

Перевірте статут і призначення керівника ТОВ

ТОВ діє через органи відповідно до закону й установчих документів. Директор або голова колегіального виконавчого органу може діяти без довіреності. Статут може дозволяти це окремим членам колегіального органу або вимагати, щоб вони діяли виключно разом.

Прочитайте положення про компетенцію, підписання договорів та обмеження. Звірте рішення про обрання з ЄДР. Обрання належить до компетенції загальних зборів, але статут може передати це питання наглядовій раді. У ТОВ з одним учасником відповідне рішення оформлюється письмово цим учасником. Якщо підписує тимчасовий виконувач обов’язків, запросіть документальну підставу його повноважень.

Для прийняття рішення з питання, яке належить до компетенції виконавчого органу, але виходить за межі звичайної щоденної діяльності товариства, голова колегіального виконавчого органу має скликати його засідання. Статут може встановлювати відповідні обмеження за сумою, типом чи предметом договору. Рішення приймається більшістю голосів усіх членів, якщо статут не вимагає більше; член органу не може передати свій голос іншій особі. Якщо серед членів є невиконавчий директор, врахуйте обмеження його втручання в поточну діяльність: воно допускається через участь у рішеннях ради директорів або її комітету.

Для ТОВ на модельному статуті встановіть саме обрану редакцію за цифровим кодом у ЄДР. Модельний статут багатоваріантний. Зміна обраної редакції застосовується з дня державної реєстрації відповідних змін. До витягу на поточну дату додається сканована копія установчого документа, якщо вона є в електронній реєстраційній справі.

Перевірте довіреність і передоручення

Довіреність — письмовий документ для представництва перед третіми особами. Звірте довірителя, представника й право підписати саме цей договір поставки. Право вести переговори саме по собі не надає права укласти договір. Довіреність ТОВ має видати орган або особа, уповноважена установчими документами.

• Перевірте дату вчинення: без неї довіреність нікчемна.
• Перевірте строк. Якщо строк не встановлено, довіреність діє до припинення її дії.
• Зіставте дозволені договори, суми та інші обмеження з остаточним текстом договору.
• Перевірте форму: вона має відповідати формі, у якій закон вимагає вчинити правочин.
• Запросіть у довірителя актуальне підтвердження, що довіреність не скасована, та перегляньте отримані повідомлення про її припинення.

Довіритель може будь-коли скасувати довіреність, крім безвідкличної, і має негайно повідомити представника та відомих йому третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність. Права й обов’язки за правочином, учиненим до того, як представник довідався або міг довідатися про скасування довіреності, зберігають чинність для довірителя та його правонаступників. Це правило не застосовується, якщо третя особа знала або могла знати, що дія довіреності припинилася.

Представництво припиняється також через закінчення строку, відмову представника, припинення відповідної юридичної особи, смерть чи визначені законом зміни цивільної дієздатності довірителя або представника. Після смерті довірителя зберігаються повноваження для невідкладних справ або дій, невиконання яких може спричинити збитки. Якщо постачальник посилається на цей виняток, зупиніть підписання для окремого з’ясування його застосовності.

За передорученням запросіть основну довіреність і документ про передання повноважень. Перевірте підставу передання: договір, закон або вимушеність для охорони інтересів довірителя. Перевірте також, чи представник повідомив довірителя про передання повноважень і надав необхідні відомості про замісника. За неповідомлення представник відповідає за дії замісника як за власні. Для підписання договору поставки довіреність у порядку передоручення підлягає нотаріальному посвідченню; виняток частини 4 статті 245 ЦК стосується одержання платежів і поштової кореспонденції. У випадках, передбачених частиною 3 цієї статті, посвідчення визначеними нею посадовими особами прирівнюється до нотаріального; перевірте повноваження посадової особи та застосовність відповідного випадку. Строк передоручення не може перевищувати строк основної довіреності. Із припиненням основного представництва передоручення втрачає чинність.

Якщо представник одночасно представляє обидві сторони або діє у власних інтересах, перевірте допустимість такого представництва. Загальна заборона статті 238 ЦК має винятки, зокрема для комерційного представництва; одночасне комерційне представництво кількох сторін допускається за їхньою згодою або в установлених законом випадках.

З’ясуйте, чи потрібна корпоративна згода

Значний правочин — договір, для якого закон або статут встановлює особливий порядок погодження за вартістю чи іншими критеріями. Запросіть останню затверджену фінансову звітність та зіставте вартість предмета договору з чистими активами ТОВ.

Якщо вартість перевищує 50% чистих активів за цією звітністю, згоду надають виключно загальні збори, якщо статут не передбачає іншого. Для інших значних правочинів рішення також приймають збори, якщо статут не встановлює іншого. Перевірте всі застосовні статутні критерії. Якщо замість кількох договорів товариство могло укласти один значний правочин, кожен із них вважається значним.

У модельному статуті варіант 40.1 дозволяє правочин понад 50% чистих активів без окремої згоди зборів лише тоді, коли він не відповідає іншому статутному критерію значного правочину. Варіант 40.2 вимагає окремого рішення. Для перевірки рішення про згоду звірте обраний варіант пункту 33.10: більшість, дві третини або три чверті голосів усіх учасників, які мають право голосу з цього питання, або їхнє одностайне рішення. За пунктом 24 модельного статуту кількість голосів кожного учасника пропорційна його частці у статутному капіталі.

Окремо перевірте, чи укладає ТОВ договір із його посадовою особою або її афілійованою особою; учасником, який одноосібно або разом з афілійованими особами володіє часткою 20% статутного капіталу, або його афілійованою особою; юридичною особою, у якій зазначені особи є членами органу; особою, якій у передбачених законом випадках передано функції виконавчого органу ТОВ; або іншою особою, визначеною статутом. Зіставте ці обставини з чинним статутним переліком правочинів із заінтересованістю. Якщо учасники не погодили встановлення такого порядку в статуті, правила статті 45 не застосовуються. У модельному статуті варіант 42.1 не визначає порядок погодження, а 42.2 вимагає повідомлення про заінтересованість і згоди загальних зборів до укладення.

Порушення порядку згоди регулює стаття 46: права й обов’язки ТОВ виникають після подальшого схвалення в належному порядку, з наслідками від моменту правочину. Для значних правочинів застосовується також стаття 92 ЦК: обмеження представництва мають силу щодо третьої особи, якщо ТОВ доведе, що вона знала або за всіма обставинами не могла не знати про них. Отримайте потрібну згоду до підписання, не розраховуйте на майбутнє схвалення.

Звірте особу та електронний підпис окремо від повноважень

Для паперового договору зіставте особу підписанта з документом, що посвідчує особу, та документами про повноваження. Обмежте збирання персональних даних метою перевірки: їхній склад має бути відповідним і ненадмірним.

Для електронного договору перевірте підпис у сервісі ЦЗО або через кваліфікованого надавача. Перегляньте результат і дані підписанта. Для КЕП перевірка охоплює, зокрема, чинність кваліфікованого сертифіката на момент створення підпису та цілісність підписаних даних. Збережіть підписаний файл і результат перевірки.

КЕП має юридичну силу власноручного підпису. Зіставте встановлену фізичну особу з ЄДР, статутом, рішенням про призначення або довіреністю: позитивний результат перевірки підпису не замінює перевірки повноважень. Для іншого електронного підпису перевірте законну підставу або письмово погоджений порядок його використання; електронний підпис не можна відхилити як судовий доказ лише через його невідповідність вимогам до КЕП.

Умовний приклад: сума договору перевищує довіреність

Припустімо, представник ФОП має чинну довіреність на підписання договорів поставки до 100 000 грн кожен. Остаточна сума договору — 120 000 грн, передоплата — 30 000 грн. Договір перевищує межу повноважень на 20 000 грн; розмір передоплати цього не змінює.

Відкладіть підписання. Запросіть довіреність із достатнім обсягом повноважень або запропонуйте ФОП підписати особисто. За статтею 241 ЦК правочин із перевищенням повноважень потребує наступного схвалення довірителем. Усі суми тут умовні; 100 000 грн — обмеження конкретної довіреності в прикладі.

Зафіксуйте результат перед підписанням

Збережіть власний витяг, документи постачальника, підставу повноважень підписанта, необхідні рішення та остаточний текст договору. Запишіть виявлені розбіжності й документи, якими їх усунено. Перед підписанням повторно зіставте особу, суму, обсяг повноважень і погодження з фінальним договором.

Офіційні джерела

• Закон № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань»: стаття 9, частини 2 і 4; статті 10–11.
• Порядок надання відомостей з ЄДР, затверджений наказом Мін’юсту № 1692/5: розділ I, пункти 2–4 і 7; розділ II, пункти 1–5; розділ III, пункти 1–3; розділ VI, пункти 2, 4–5.
• Цивільний кодекс України № 435-IV: стаття 92, частини 1 і 3; стаття 207, частини 2–3; статті 237–238, 240–241, 243–249.
• Закон № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»: стаття 11, частини 1, 5, 7–8 і 11; стаття 30, частина 2, пункт 7; статті 37–38; стаття 39, частини 7–11 і 13; стаття 39-1, частина 5; статті 44–46.
• Постанова КМУ № 367 «Деякі питання дерегуляції господарської діяльності» та модельний статут ТОВ: пункт 2 постанови; пункт 24; підпункти 33.10, 40.1–40.2, 42.1–42.2 модельного статуту.
• Закон № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: стаття 18, частини 2, 5–6.
• Дія: витяг з ЄДР — відомості про користувача та маскування РНОКПП.
• Центральний засвідчувальний орган: питання та відповіді — результат перевірки електронного підпису й дані підписанта.
• Уповноважений Верховної Ради України з прав людини: захист персональних даних — відповідність даних меті обробки та ненадмірність.