Коли переходити з Excel на Торгсофт і як підготувати облік магазину

Переходити з Excel на програму обліку варто, коли власник і працівники регулярно витрачають час на повторне введення операцій, пошук розбіжностей та узгодження залишків. Самої кількості товарів для такого рішення недостатньо. Спочатку з’ясуйте, де виникають помилки, порахуйте витрати часу й складіть перелік операцій, які має підтримувати програма.

Якщо вирішите впроваджувати Торгсофт, упорядкуйте перелік товарів, звірте фактичні залишки та борги й випробуйте потрібні функції. Визначте дату й час, після яких працівники записуватимуть усі нові операції з товаром і грошима в робочій програмі. Це допоможе уникнути розбіжностей між двома незалежними обліками.

Коли можна продовжувати облік в Excel

Для невеликого магазину, де облік веде одна людина, а асортимент і порядок роботи змінюються рідко, таблиця може залишатися зручним інструментом. Оцініть, чи можете ви відтворити кожну операцію та пояснити залишок товару, суму грошей і заборгованість без тривалого пошуку в різних файлах.

Перед зміною системи спробуйте впорядкувати чинний облік. Визначте один робочий файл і відповідального за зміни каталогу — переліку товарів та їхніх характеристик. Зберігайте резервні копії та записуйте продажі, надходження і повернення за однаковими правилами. Кожна операція повинна мати дату та посилання на документ або іншу підставу. Якщо після цього звіряння займає прийнятний для вас час, потребу в переході можна оцінити пізніше.

Коли з’являються розбіжності, з’ясуйте, хто, коли й у який файл вносив дані. Наприклад, продавець записав повернення у своєму файлі, а власник сформував замовлення постачальнику за попередньою копією залишків. У такому випадку перевірте порядок оновлення даних і використання різних версій файлу.

Які ознаки перевірити перед автоматизацією

Протягом типового робочого тижня записуйте випадки, коли працівникам довелося щось повторно вводити, шукати або виправляти. Для кожного випадку зазначайте операцію, причину, витрачений час і підтверджені наслідки.

• Кілька людей змінюють дані. Перевірте, чи зрозуміло працівникам, який запис остаточний і хто має право виправляти вже внесену операцію.
• Фактичні залишки розходяться з обліковими. Простежте надходження, продажі, повернення та списання конкретного товару. З’ясуйте, яку операцію пропустили або записали двічі.
• Працівники плутають варіанти товару. Перевірте, чи мають різні кольори, розміри та фасування окремі позначення і залишки.
• Повернення записують із запізненням. Переконайтеся, що відповідальний одночасно враховує повернутий товар і відповідну зміну оплати або боргу.
• Заборгованість доводиться відновлювати з листування. Для кожної суми зазначте контрагента — покупця або постачальника, з яким магазин проводить розрахунки. Знайдіть документ, строк оплати та вже отримані платежі.
• Каса не сходиться наприкінці зміни. Окремо звірте готівку й оплати на банківський рахунок, перевірте повернення, внесення та вилучення грошей.
• Для звітів доводиться повторно об’єднувати файли. Запишіть, які саме дані копіюєте та скільки часу витрачаєте на перевірку результату.

Після спостереження сформулюйте конкретні вимоги до програми. Наприклад: продавець оформлює продаж і повернення, товарознавець вносить надходження, власник звіряє залишки та гроші. Для кожного працівника визначте дозволені дії та відповідальність за виправлення.

Як порахувати власні витрати на ручний облік

Окремо підсумуйте час на повторне введення, звіряння та виправлення. Якщо перевірка вже входить у щоденну роботу, не додавайте ті самі хвилини вдруге. Грошові наслідки враховуйте лише за підтвердженими випадками: наприклад, за документованим списанням або витратами на повторну доставку через помилку під час збирання замовлення.

Умовний приклад. Магазин працює 24 дні на місяць. Власник щодня витрачає 25 хвилин на перенесення даних і 15 хвилин на звіряння. Разом це 40 × 24 = 960 хвилин, або 16 годин. Ще 4 години за місяць займають окремі виправлення, які не входили в щоденне звіряння. Загальні витрати становлять 20 годин. За умовної оцінки години роботи у 200 грн це 20 × 200 = 4 000 грн на місяць.

Ця сума показує вартість часу за прийнятою оцінкою. Щоб спрогнозувати економію, виміряйте, скільки часу аналогічні операції займуть у налаштованій програмі. У бюджет переходу також внесіть ліцензії, потрібні опції, обладнання, підготовку даних, навчання, підтримку та серверні послуги, якщо вони потрібні.

Щоб оцінити строк окупності, спочатку від очікуваного щомісячного скорочення витрат відніміть регулярні платежі за нову систему. Якщо отримана сума додатна, поділіть на неї одноразові витрати переходу — отримаєте орієнтовну кількість місяців до окупності. Якщо пробна робота не показує скорочення витрат, оцініть користь за іншими важливими для вас показниками: тривалістю закриття зміни, кількістю невирішених розбіжностей або часом пошуку документа.

Як зіставити процеси магазину з ліцензією

Перед демонстрацією програми складіть таблицю потрібних процесів. Позначайте процес як обов’язковий, якщо він потрібен для запуску. Поруч записуйте результат його випробування на вашому товарі. Для вибору використайте порівняння ліцензій Старт і Ультра та умови придбання ліцензій.

Центр обліку в Торгсофт — це магазин або склад, для якого ведуть облік товарів. Визначте, скільки таких магазинів і складів вам потрібно обліковувати.

Перед придбанням попросіть фахівця з впровадження показати кожну обов’язкову операцію у вибраній конфігурації — поєднанні ліцензії, додаткових опцій і налаштувань. Перевірте результат на прикладі роботи вашого магазину.

Як перейти з Excel: порядок підготовки та запуску

1. Збережіть вихідні дані й призначте відповідального

1. Зробіть резервні копії всіх робочих таблиць і пов’язаних документів.
2. Переконайтеся, що копії відкриваються, та збережіть їх окремо від робочого комп’ютера.
3. Призначте людину, яка затверджуватиме підготовлений каталог, початкові залишки та суми грошей і боргів.
4. Зберіть спірні записи в одному переліку. Для кожного зазначте, хто має уточнити дані.

2. Упорядкуйте каталог і розділіть характеристики

1. Приберіть випадкові дублікати й узгодьте назви товарів.
2. Виділіть окремі поля для артикулу — позначення товару, кольору, розміру, матеріалу й інших потрібних характеристик.
3. Збережіть відповідність старих позначень новим, щоб знаходити товар у давніх документах.
4. Для кожної позиції визначте одиницю обліку й продажу. Якщо постачальник привозить упаковки, а магазин продає одиниці, запишіть правило перерахунку та перевірте його на прикладі.
5. Зберігайте штрихкоди як текст, щоб не втратити початкові нулі.
6. Перевірте повторювані штрихкоди. Один код на різних варіантах товару може спричинити вибір іншого розміру або кольору під час продажу.

3. Підготуйте пробне перенесення

Торгсофт підтримує завантаження відомостей про товари й клієнтів з Excel. Для файлу потрібен формат .xls (Excel 97–2003), для клітинок — текстовий формат. До товарних полів належать, зокрема, штрихкод, артикул, характеристики, кількість і ціни.

1. Підготуйте невелику вибірку товарів і клієнтів у потрібному форматі.
2. Зіставте колонки файлу з відповідними полями програми.
3. Завантажте вибірку й перевірте, чи правильно відобразилися значення.
4. Окремо погодьте з фахівцем із впровадження спосіб роботи з історією продажів, податковими даними та боргами.

4. Порахуйте початкові залишки та звірте гроші й борги

1. Оберіть дату й час, на які фіксуєте стан магазину.
2. Перерахуйте товари за місцями зберігання та варіантами.
3. Окремо позначте пошкоджені позиції, товари з незавершеним поверненням і відкладені замовлення.
4. З’ясуйте причину кожної розбіжності до затвердження початкових даних.
5. Зафіксуйте підраховану готівку окремо за кожною касою, а залишки коштів на банківських рахунках звірте з виписками на обраний момент.
6. Складіть окремі переліки боргів покупців, боргів постачальникам і передоплат. Для кожної суми зазначте документ та відповідного контрагента.
7. Узгодьте з фахівцем із впровадження спосіб введення цих сум. Переконайтеся, що введення початкового товару не створює повторної заборгованості постачальнику.

5. Налаштуйте доступ і навчіть працівників

1. Складіть перелік дозволених дій для продавця, товарознавця та власника.
2. Визначте, хто може змінювати ціни, коригувати кількість, оформлювати повернення та виправляти документи.
3. Увійдіть під обліковим записом кожного працівника й перевірте, чи доступні йому потрібні дії та чи діють установлені обмеження.

Навчайте працівників на операціях вашого магазину. Кожен має самостійно знайти потрібний варіант товару, виконати передбачені для нього операції продажу й повернення та завершити свою частину звіряння. Запишіть, кому й як повідомляти про помилку, щоб працівники не виправляли її довільною зміною залишку.

6. Визначте момент початку робочого обліку

Після погодженого часу працівники мають реєструвати всі нові операції в робочій програмі. Таблиці попереднього періоду збережіть для перегляду. Пробні операції виконуйте в окремій навчальній базі — наборі даних для тренування, щоб вони не змінювали робочі залишки й суми грошей.

Якщо під час перенесення магазин продовжує продавати, призначте відповідального за операції між підрахунком залишків і запуском. Він має забезпечити, щоб кожна з них потрапила до робочого обліку один раз. На випадок технічної перерви визначте, хто записує операції, де зберігає записи та хто звіряє їх із подальшим введенням у програму.

Як прийняти результат: пробний продаж і повернення

До запуску погодьте з фахівцем із впровадження очікуваний результат кожної перевірки. Вибірка має охоплювати типові та складні випадки вашого магазину: різні розміри й кольори, товар зі знижкою, часткову оплату або переміщення, якщо вони потрібні.

Умовний приклад перевірки. У навчальній базі є 8 одиниць одного варіанта товару за ціною 300 грн. Після продажу 2 одиниць за готівку залишок має становити 8 − 2 = 6 одиниць, а надходження грошей — 2 × 300 = 600 грн. Після повернення покупцем 1 одиниці з відшкодуванням 300 грн залишок має зрости до 7 одиниць. Чисте надходження за цими операціями становитиме 600 − 300 = 300 грн. Приклад передбачає незмінну ціну та відсутність інших операцій.

1. Перевірте, що продавець обрав саме потрібний розмір і колір.
2. Звірте кількість після продажу та після повернення.
3. Переконайтеся, що повернення пов’язане з відповідною операцією, а гроші враховано за правильним способом оплати.
4. Порівняйте документи та підсумки з очікуваними значеннями.
5. Запишіть усі відхилення та відповідальних за виправлення. Після виправлень повторіть перевірку й запишіть результат.

Після перенесення робочих даних звірте залишки кожної позиції, окремі каси, рахунки та борги за кожним контрагентом. Перевірка лише загальної кількості або суми може приховати розбіжності між різними товарами. Для перевірки кількості та послідовності складських операцій у Торгсофт можна використати «Стан складу» і картку складського обліку — перелік операцій із вибраним товаром.

Торгсофт для магазину: ліцензії, платні опції та підтримка

Випробуйте потрібні операції в безплатній демоверсії протягом 30 днів: вона надає повний набір функцій і дозволяє тимчасово активувати додаткові опції. Перед оплатою звірте випробувані можливості зі своїм замовленням. Старт обмежений одним центром обліку — магазином або складом у Торгсофт; Ультра підтримує розширені операції на локальних комп’ютерах і в локальній мережі; для спільної віддаленої роботи передбачено Термінал або Онлайн. За чинними комерційними умовами уточніть строк користування та кількість робочих місць. Після підтвердження оплати клієнту надають електронний ключ чи доступ до активації.

Додаткові опції оплачуються окремо, зокрема й для Ультра. Узгодьте з фахівцем із впровадження їхні налаштування, сумісність із вашою конфігурацією та спосіб перевірки роботи, а умови придбання й обмеження звірте в каталозі платних опцій. Опцію «Програмний реєстратор розрахункових операцій», яка забезпечує роботу з програмним засобом реєстрації розрахунків і формування фіскальних чеків, оплачують щороку на кожен пристрій. Опцію «Хмарний архів даних», яка створює резервні копії бази даних і зберігає їх у Google Drive, також оплачують щороку: для окремих установок потрібна ліцензія на кожне робоче місце, для спільної локальної мережі — одна на мережу, для термінальної роботи — одна на сервер.

Стандартний пакет допомоги новому клієнту передбачає 2 години підтримки на 30 днів; конкретний обсяг залежить від пропозиції. Подальше обслуговування можна придбати окремо. Перед оплатою узгодьте перелік робіт із перенесення, навчання та налаштування, щоб відведений час використати на потрібні вам завдання. Умови оновлень і підтримки звірте на сторінці ліцензій та в рахунку.

Що погодити перед остаточним запуском

Попросіть відповідального за перехід підтвердити, що резервні копії відкриваються, каталог підготовлений, залишки та борги звірені, права доступу налаштовані, а пробні операції дають погоджені результати. Визначте, хто звірятиме підсумки перших змін і кому працівники повідомлятимуть про відхилення.

Для магазину в Україні погодьте з бухгалтером вимоги законодавства України до податкового обліку, первинних документів — документів, що фіксують господарські операції, — та оформлення розрахунків. Передайте йому відомості про вашу діяльність і систему оподаткування, зразки документів продажу, повернення та надходження товару, а також перелік способів оплати. Попросіть визначити, які вимоги й винятки застосовуються до магазину та що потрібно врахувати після переходу. До запуску погодьте перелік потрібних документів і дій та відповідальних працівників.

Почніть із запису витрат часу й помилок протягом типового робочого тижня. За цими записами складіть перелік потрібних операцій і підготуйте приклади для демонстрації Торгсофт. Це допоможе визначити, які можливості має забезпечити вибрана конфігурація перед перенесенням робочого обліку.