Організуйте виконання замовлень у послідовності: перевірка запасу, приймання, комплектування, пакування та видача. Для кожного замовлення зафіксуйте точний склад, кількість, погоджений час готовності й передачі та відповідального працівника.
Ведіть окремий облік товару, уже закріпленого за замовленнями. Перед прийманням наступного замовлення перевіряйте вільну кількість, а перед видачею звіряйте вміст пакунка з погодженим переліком. Нижче — порядок, який можна запровадити в магазині.
Зафіксуйте склад набору й конкретного замовлення
Для кожного набору складіть специфікацію — перелік компонентів із кількістю кожного. Запишіть назви або артикули, щоб працівник міг однозначно визначити потрібний товар. Якщо значення мають колір, розмір або модель, зазначте їх у переліку.
У картці конкретного замовлення зберіть такі дані. Це робочий шаблон магазину, який можна вести у власній таблиці або на папері.
| Що записати | Що перевірити |
|---|---|
| Номер замовлення та контакт покупця | До якого замовлення належить пакунок і з ким погоджувати зміни |
| Склад набору та кількість наборів | Назви, варіанти й потрібну кількість кожного компонента |
| Погоджений час готовності | Коли потрібно завершити комплектування та звірку |
| Час і спосіб передачі | Коли та де покупець отримає замовлення |
| Відповідальний працівник | Хто комплектує замовлення й перевіряє його перед передачею |
| Видана та невидана кількість | Що вже передано і що залишається виконати |
До початку комплектування погодьте склад із покупцем. Якщо він змінює кількість або компонент, внесіть зміну в ту саму картку та перерахуйте потребу в товарі. Не залишайте працівнику два різні переліки для одного замовлення.
Розрахуйте вільний запас без повторного резервування
Спочатку звірте фактичну наявність компонентів. Для розрахунку нових замовлень відокремте кількість, уже закріплену за прийнятими замовленнями, та товар, який недоступний для продажу.
Щоб визначити кількість повних наборів, поділіть доступну кількість кожного компонента на його кількість в одному наборі. Візьміть найменший результат і округліть його вниз до цілого числа.
Умовний приклад: блокноти та ручки
Припустімо, у магазині є 18 придатних для продажу блокнотів і 9 ручок. Інших зобов’язань щодо цих товарів немає. Один набір містить 2 блокноти та 1 ручку. Отже, 18 ÷ 2 = 9 і 9 ÷ 1 = 9: із цього запасу можна скласти 9 повних наборів.
Покупці вже замовили 6 наборів для видачі. Для них потрібно відкласти 12 блокнотів і 6 ручок. Вільними залишаються 6 блокнотів і 3 ручки — ще 3 набори.
Додаткове замовлення на 1 набір збільшує загальну замовлену кількість до 7. Додайте до резерву лише 2 блокноти та 1 ручку. Попередні 6 наборів повторно не резервуйте. Після цього вільними залишаються 4 блокноти й 2 ручки — 2 набори. Для 7 замовлених наборів загалом відкладіть 14 блокнотів і 7 ручок.
Комплектуйте та пакуйте за одним переліком
Передайте відповідальному працівнику актуальну картку замовлення. Запропонований порядок комплектування:
- Відібрати товари в кількості, потрібній для всього замовлення.
- Звірити назви, артикули й варіанти компонентів із карткою.
- Скласти набори та перевірити кількість компонентів у кожному.
- Порахувати готові набори й порівняти результат із замовленою кількістю.
- Перевірити комплектність за пакувальним листом перед закриттям пакунка.
Пакувальний лист — перелік товарів у пакунку. Використовуйте його для перевірки, чи включено всі позиції. На пакунку зазначте номер замовлення, щоб під час видачі знайти відповідну картку.
Для відправлення заповніть порожнини коробки наповнювачем: вміст не повинен пересуватися всередині та випадати назовні. Якщо якогось компонента бракує, зафіксуйте нестачу й погодьте зміну складу або строку з покупцем до завершення замовлення.
Звірте замовлення перед передачею
Повідомляйте покупцеві про готовність після завершення комплектування та перевірки. У повідомленні зазначте склад і кількість замовлення, погоджені дату й час отримання та адресу видачі.
Перед передачею зіставте номер пакунка з карткою замовлення та перевірте кількість пакунків. Зафіксуйте фактично передану кількість. Якщо покупець забирає лише частину, окремо запишіть залишок і погодьте наступну передачу.
Наприкінці робочого дня перегляньте невидані замовлення. Для кожного визначте наступну дію: завершити комплектування, погодити зміну або зв’язатися з покупцем щодо отримання. Після скасування спочатку перевірте склад і кількість товару, який можна повернути у вільний запас, та внесіть відповідну зміну в облік.
Резервування та готовність замовлень у Торгсофт
Під час резервування товару в Торгсофт у полі «Дата закінчення» встановлюють дату, коли клієнт повинен забрати замовлення. Використовуйте цю дату для контролю погодженого отримання. Після закінчення введеного терміну товар із тимчасового складу не переміщується автоматично на основний склад. Прострочені замовлення переглядайте окремо.
На формі «Видача замовлень» у Торгсофт, якщо клієнт не готовий забрати все замовлення, можна видати частину товару, залишивши решту на раніше обраному складі. Після часткової видачі звірте фактично передану кількість із карткою замовлення та зафіксуйте, що покупець має отримати наступного разу.
У режимі «Замовлення клієнта на виріб» дату готовності заповнюють, коли замовлення фактично готове до передачі клієнту. Не використовуйте її як обіцяний строк комплектування. Резервування товару та цей режим розрізняйте у своєму порядку роботи; погоджений час і відповідального ведіть у картці замовлення.
Повернутися до попереднього кроку