Як підготувати магазин до тематичного свята: асортимент, набори й робочий план

До тематичного свята підготуйте робочий план: які товари запропонувати, скільки наборів зібрати, що дозамовити та хто виконає кожен крок. Обсяг першої партії визначайте після перевірки залишків, бюджету, постачання й часу на пакування.

Для підготовки до Дня учителя можна використати цей самий порядок. Оберіть період продажу та дату підбиття підсумків. Нижче — послідовність дій і умовний приклад для магазину канцтоварів та книг.

Зберіть дані для вибору асортименту

Порівняйте продажі конкретних артикулів за відповідні періоди попередніх років. Позначте нетипові сплески та спади. Поруч запишіть повернення й дні, коли товару не було: ці дані варто розглянути перед рішенням про нову закупівлю.

Для кожного кандидата до тематичного асортименту підготуйте:

• кількість проданих і повернених одиниць за обраний період;
• фактично порахований придатний залишок;
• кількість одиниць, уже обіцяних покупцям;
• вартість товару та потрібного пакування;
• кількість і дату доставки, які підтвердив постачальник.

Власник може доручити підрахунок працівнику, який відповідає за залишки. Попросіть його окремо записати пошкоджені товари та одиниці, вже призначені для інших замовлень. Для плану наборів використовуйте лише доступні складники.

Якщо історії продажів немає, оберіть невелику пробну партію в межах затвердженого бюджету. Запишіть її кількість як власне планове рішення. Не переносіть максимальну кількість можливих наборів у план закупівлі без окремого розгляду.

Опишіть склад кожного набору

Створіть робочу картку набору: назва, конкретні артикули, кількість кожного складника, пакування та ціна продажу. Зберіть один зразок і звірте його з карткою. Якщо змінюєте товар усередині, перегляньте склад і розрахунок витрат до складання наступної партії.

У таблиці всі дані умовні. Залишки вже пораховані, придатні та доступні для наборів. Складники між рядками не перетинаються.

Для кожного набору додатково потрібне окреме пакування. Перед затвердженням партії порахуйте його також. Якщо той самий артикул входить до кількох наборів, розподіліть доступні одиниці між ними в робочій таблиці.

Порахуйте витрати й окремо затвердьте нові платежі

Продовжимо умовний приклад із набором А. Із 20 блокнотів можна скласти 10 пар, але ручок вистачить лише на 7 наборів. Якщо зібрати всі сім і інших рухів товару немає, залишаться 6 блокнотів і жодної ручки. Це межа складання за наявними товарами, а не прогноз продажів.

Припустімо, вартість одного блокнота — 40 грн, ручки — 20 грн, пакування — 10 грн. Витрати на зазначений склад одного набору: 40 + 40 + 20 + 10 = 110 грн. За умовної ціни продажу 160 грн різниця становить 50 грн до інших витрат. Чистим прибутком її називати не слід.

Власник окремо затверджує грошові ліміти на дозакупівлю, доставку, пакування та рекламу. Вартість уже наявних товарів включайте в розрахунок набору. У плані нових платежів записуйте лише суми, які ще потрібно сплатити.

Перед замовленням закупівельник звіряє потрібну кількість, суму платежу й залишок ліміту. Якщо передбачаєте страховий запас — додаткові одиниці на випадок затримки постачання, — врахуйте щоденне використання товару та строк доставки. Не призначайте однаковий запас для всіх позицій без розрахунку.

Призначте відповідальних і складіть розклад

Для кожного кроку запишіть виконавця, строк і статус. У невеликому магазині одна людина може виконувати кілька ролей.

1. Власник затверджує асортимент, бюджет, першу партію, період продажу й дату підсумків.
2. Закупівельник погоджує з постачальником кількість, дату доставки та умови замовлення.
3. Відповідальний за залишки рахує доступні складники й записує їх розподіл між наборами.
4. Пакувальник збирає зразок, перевіряє склад і вимірює час роботи.
5. Касир звіряє назву та ціну, перевіряє пробне оформлення продажу.

Від обраного початку продажу відрахуйте назад підтверджений строк доставки, час на приймання, перевірку та пакування. Так визначте останню дату замовлення. Перевірте, чи вкладається постачальник у цей розклад до оплати.

За часом пробної збірки оцініть, скільки наборів працівник встигне підготувати у виділені години. Якщо запланований обсяг не вкладається, зменште першу партію або виділіть додатковий час і перегляньте бюджет роботи.

Товарний звіт і склад комплекту в Торгсофт

Для роботи з продажами за обраний проміжок у Торгсофт є товарний звіт за період. Для його перегляду задають період звітності та час продажів. Власник може обрати відповідні проміжки для порівняння, а пояснення нетипових змін записати в робочому плані.

Коли склад набору затверджено, під час опису комплекту в Торгсофт задають кількість складника, що входить до одного комплекту. Для набору А з умовного прикладу це дві одиниці обраного блокнота й одна одиниця обраної ручки.

Звірте опис комплекту з робочою карткою та зібраним зразком. Окремо порахуйте готові пакунки. Кількість складників в описі одного комплекту сама по собі не показує, скільки наборів уже фізично запаковано та скільки працівник встигне підготувати до початку продажу.

Перевірте готовність і підбийте підсумки

Перед розміщенням пропозиції на вітрині чи сайті звірте склад, ціну та кількість готових наборів. Окремо запишіть складники, заплановані для наступної партії. Перевірте, які замовлення магазин уже може виконати та коли будуть готові решта.

Упродовж обраного періоду ведіть облік проданих наборів, повернень і нових зібраних одиниць. На дату підсумків порівняйте план із фактом:

• скільки наборів продано та повернено;
• скільки готових пакунків залишилося;
• скільки складників ще не запаковано;
• якими були фактичні витрати на пакування й доставку;
• скільки робочого часу витрачено.

За цими даними ухваліть рішення про наступну партію. Запишіть, які набори залишити в асортименті, які склади переглянути та які товари поки не дозамовляти. Збережіть план і підсумки для наступної тематичної події.