Мобільний додаток Торгсофт 3.0: підключення та щоденна робота магазину

Мобільний додаток Торгсофт 3.0 підключає телефон до робочої бази магазину через сервер застосунків, який забезпечує цей зв’язок. Для роботи потрібні Торгсофт 2026.0.5 або новіший, Android 7.0+ чи iOS 13+, активована платна мобільна опція та дозволений доступ користувача. Сервер має працювати й бути доступним для підключення. Для інвентаризації без зв’язку заздалегідь завантажте відомість — документ для запису підрахованої кількості товару. Результати передайте після відновлення з’єднання. Вимоги до підключення та сумісності дивіться на сторінці мобільного додатка.

Спочатку виберіть завдання для першого підключення: власник перевірятиме залишки, комірник прийматиме поставку або касир продаватиме товар. Підключіть один пристрій, надайте користувачеві лише потрібні для цього права й виконайте обрану дію з однією товарною позицією. Звірте результат у телефоні та основній програмі, перш ніж переходити до щоденної роботи.

Підключення мобільного Торгсофт: ліцензії та витрати

«Мобільний додаток Торгсофт» — платна додаткова опція з ліцензуванням кожного пристрою. Доступні дії залежать від базової ліцензії, активованих функцій і прав користувача. Наприклад, ліцензія «Старт» не передбачає переміщень між складами та бонусної системи.

Для фіскальних чеків окремо оплачується опція «Програмний РРО» — програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО). Оплата щорічна, за кожен пристрій. Для інтегрованої карткової оплати потрібна платна опція «Інтеграція з банківським терміналом»: її також оплачують щороку за кожен комп’ютер або пристрій.

Перед замовленням зіставте потрібні магазину операції з умовами мобільної опції та можливостями ліцензій. Поточну вартість і комерційні умови перевірте на сторінці додаткових опцій.

Як підготувати підключення до бази магазину

1. Визначте робочу базу. Попросіть адміністратора підтвердити її назву та сервер, щоб підключити телефон до даних вашого магазину.
2. Передайте мережеве налаштування кваліфікованому адміністратору. Для підключення потрібна статична IP-адреса — постійна адреса сервера в інтернеті. Типовий порт, тобто номер точки підключення до сервера, для робочої бази — 6001, для демонстраційної — 6002. Адміністратор має налаштувати доступ за інструкцією підключення та перевірити його безпеку.
3. Відкрийте налаштування працівника. В основній програмі перейдіть у «Налаштування — Користувачі», виберіть працівника та натисніть «Налаштувати доступ до мобільного клієнта».
4. Дозвольте мобільний вхід. Увімкніть доступ і позначте потрібні режими — розділи додатка для виконання окремих завдань.
5. Підключіть телефон до сервера. Введіть підтверджені адміністратором адресу й порт, натисніть «Синхронізація даних» і виберіть робочу базу.
6. Увійдіть у свій обліковий запис. Введіть логін і пароль свого користувача Торгсофт та натисніть «Увійти».
7. Перевірте доступ. У налаштуваннях користувача перегляньте, під ким виконано вхід. Переконайтеся, що працівник бачить потрібні для його завдань режими.

Як розподілити права між власником і працівниками

Власник визначає, які дії потрібні кожному працівникові, а користувач із правами налаштування доступу встановлює відповідні дозволи.

• Для власника залиште потрібні звіти та фінансові дані. Порівнюючи магазини, вибирайте однаковий період і заздалегідь визначений перелік торгових точок.
• Продавцю надайте доступ до продажу, повернення та перевірки наявності. Зміну ціни й умов продажу дозволяйте лише працівникові, який відповідає за такі рішення.
• Комірнику надайте доступ до приймання та інвентаризації. Переміщення й списання додавайте відповідно до його обов’язків і можливостей ліцензії.
• Обмежте доступ до чутливих даних. За потреби приховайте закупівельну ціну, облікову кількість — залишок, записаний у програмі, — під час інвентаризації та обмежте окремі дії з ціною. Після налаштування увійдіть під обліковим записом працівника й переконайтеся, що обмеження діють.

Для кожного працівника використовуйте окремий обліковий запис з унікальним паролем. Увімкніть блокування екрана телефона та передавайте дані для підключення захищеним способом. Не надсилайте в робочі чати знімки екрана з паролями. Якщо телефон втрачено, одразу повідомте адміністратора, щоб він припинив доступ відповідного користувача.

Як власнику перевірити залишок і підсумки продажів

1. Визначте мету перевірки. Запишіть, яке рішення потрібно ухвалити: підтвердити наявність для покупця, поповнити полицю чи з’ясувати причину зниження продажів.
2. Знайдіть товар. Відкрийте «Стан складу». Зіставте артикул, колір, розмір і центр обліку — магазин або склад у Торгсофт, щоб побачити залишок потрібної позиції в потрібному місці.
3. Перевірте інші розміри. Якщо потрібен інший розмір моделі, скористайтеся режимом «Наявність розмірів». Перед обіцянкою покупцю попросіть працівника відповідної точки фізично перевірити наявність товару.
4. Виберіть звіт і період. Порівнюйте продажі за зіставні проміжки часу: показники незавершеного дня можуть дати хибне враження про результат магазину.
5. З’ясуйте причину розбіжності. Якщо показник викликає питання, зазначте товар, магазин і період. Попросіть працівника, який оформлював операції, зіставити відповідні документи продажу, повернення або надходження з показником у звіті. Запишіть причину різниці та потрібну дію.

Додайте режими для щоденних перевірок на головний екран:

1. У блоці «Вибрані опції» натисніть плюс.
2. Позначте потрібні режими та збережіть вибір.
3. Щоб змінити порядок, утримуйте потрібний елемент і перетягніть його, як описано в довідці про режими додатка.

Як приймати поставку біля товару

1. Підготуйте документи. Перед прийманням звірте постачальника, накладну та магазин, у який надходить товар.
2. Додайте першу позицію. У режимі «Прихід» відскануйте штрихкод товару або виберіть його зі складу.
3. Перевірте вибраний товар. Зіставте назву з пакуванням і переконайтеся, що вибрали потрібну одиницю товару.
4. Порахуйте фактичну кількість. Окремо відкладіть пошкоджені та спірні одиниці, щоб помилково не включити їх у прийняту кількість. Внесіть прийняту кількість до прибуткової накладної та повторіть додавання й перевірку для решти товарів поставки.
5. Звірте документ. Перед завершенням порівняйте кількість позицій і підсумки з паперовою або електронною накладною постачальника.
6. Перевірте результат у базі. Після оформлення відкрийте ту саму позицію в основній програмі та порівняйте залишок з очікуваним.

Умовний приклад перевірки: у базі було 8 одиниць, працівник прийняв ще 5. Якщо інших рухів товару не було, очікуваний залишок становить 13 одиниць. Якщо програма показує інше число, спочатку перевірте вибраний склад, кількість у документі та операції інших працівників із цим товаром.

Як провести інвентаризацію зі смартфона

1. Розділіть ділянки підрахунку. Призначте відповідального за кожну полицю або зону, щоб працівники не рахували ті самі товари двічі.
2. Узгодьте рух товару. На час підрахунку ділянки призупиніть продажі та переміщення товарів із неї або організуйте окрему фіксацію кожного руху.
3. Відкрийте відомість. У режимі «Інвентаризація» відкрийте наявну відомість або створіть нову для товарів, які працівник рахуватиме.
4. Приховайте облікову кількість для незалежного підрахунку. До завантаження відомості користувач із правами налаштування доступу має приховати від працівника кількість, записану в програмі. Увійдіть під обліковим записом працівника та переконайтеся, що ця кількість не відображається.
5. Підготуйте роботу без зв’язку, якщо вона потрібна. Заздалегідь завантажте потрібну відомість на телефон. Вимкніть зв’язок додатка із сервером і переконайтеся, що завантажена відомість відкривається.
6. Перерахуйте товар. Скануйте позиції, вводьте фактичну кількість і перевіряйте додані рядки.
7. Передайте результат. Відновіть з’єднання із сервером і вивантажте дані.
8. Перевірте потрібну відомість. В основній програмі переконайтеся, що результати підрахунку потрапили саме до неї.
9. З’ясуйте причини розбіжностей. Повторно порахуйте спірні позиції та перегляньте документи їх надходження, продажу, повернення й переміщення за час підрахунку. Працівник, відповідальний за оформлення результатів інвентаризації, має визначити, як оформити різницю після цих перевірок.

Спочатку випробуйте цей порядок на невеликій полиці. Для інших операцій враховуйте потребу у зв’язку із сервером: можливість інвентаризації без з’єднання не поширюється автоматично на всі дії в додатку.

Продаж зі смартфона: оплата та фіскальний чек

Для фіскального продажу потрібен ПРРО, зареєстрований у Державній податковій службі України (ДПС). Налаштуйте його за інструкцією роботи з ПРРО в мобільному додатку:

1. Додайте зареєстрований ПРРО до Торгсофт. У його картці виберіть використання «Мобільний додаток» і натисніть «Записати».
2. У налаштуваннях додатка на телефоні в полі «Тип чека» виберіть цей ПРРО.
3. Перед фіскальним продажем відкрийте зміну в налаштуваннях режиму «Реалізація».
4. Для безготівкової оплати виберіть відповідний засіб оплати. Доступний перелік залежить від налаштувань ПРРО.
5. Для завершення зміни сформуйте Z-звіт — фіскальний звіт закриття зміни — у режимі «Реалізація».

Для безконтактної оплати через NFC — технологію зв’язку малого радіуса дії — у додатку 3.0 можна використовувати налаштовані термінали monobank і ПриватБанку. Потрібні сумісний телефон, банківський застосунок та активна платна опція «Інтеграція з банківським терміналом».

Еквайринг, тобто приймання карткових платежів банком, оформлюють окремо. Перед запуском перевірте з банком сумісність обладнання, ключі інтеграції — дані для з’єднання програм — та умови обслуговування. Врахуйте умови інтеграції з банківським терміналом.

Під час продажу касир має виконати такі дії:

1. Перевірити продаж до оплати. Звірте на екрані товар, кількість, клієнта, ціну та дозволену знижку.
2. Перевірити спосіб оплати. Для інтегрованої карткової оплати звірте суму, передану в банківський застосунок, і дочекайтеся результату.
3. Зіставити підтвердження. Перевірте відповідь банку та відображення оплати в Торгсофт. Запис безготівкової оплати в обліку сам по собі не підтверджує банківську операцію. Фактичне зарахування коштів відбувається за правилами еквайрингу.
4. Перевірити чек. Якщо продаж проводиться через ПРРО, перегляньте сформований фіскальний чек і надішліть його покупцю. Налаштування «нефіскальний» формує товарний чек.
5. Звірити залишок. Після першого продажу порівняйте кількість товару в основній програмі з очікуваною.

Якщо після спроби оплати статус незрозумілий, спочатку перевірте операцію в банківському сервісі та обліку. Повторне списання запускайте лише після з’ясування результату попередньої спроби.

Як перевірити повернення та завершити запуск

1. Знайдіть початковий продаж. Перед оформленням повернення звірте товар, кількість, ціну й спосіб початкової оплати.
2. Розділіть товари за початковими продажами. Касир має оформити товари з різних реалізацій — документів продажу — окремими поверненнями.
3. Оформіть банківське повернення. Якщо початкову оплату проведено через інтегрований банківський термінал, касир оформлює повернення через нього на картку початкової оплати або за транзакцією — банківською операцією початкової оплати, пов’язаною з відповідним продажем.
4. Перевірте суму повернення. Часткове повернення можливе. Касир має переконатися, що сума повернення не перевищує сплачену за чеком.
5. Перевірте банківську операцію. За повернення на картку зіставте результат у банку з документом Торгсофт.
6. Перевірте кількість товару. Після оформлення зіставте документ повернення, фактичний рух повернутої одиниці та залишок у програмі. Переконайтеся, що кількість відповідає очікуваній.
7. Навчіть працівника на одній позиції. Разом пройдіть пошук товару, приймання, продаж і повернення в узгодженому тестовому сценарії. Якщо він передбачає реальну оплату, заздалегідь погодьте з бухгалтером оформлення документів, а з банком — спосіб перевірки платежу та повернення.
8. Запишіть порядок дій у разі збою. Вкажіть відповідального за сервер, контакт банку та дані, які працівник має повідомити: час, суму, номер документа й текст помилки без паролів.

Перед запуском продажів в Україні передайте бухгалтеру перелік запланованих операцій і способів оплати. Попросіть визначити за чинним законодавством України, які з цих операцій потребують фіскального чека, які винятки й тимчасові умови застосовуються саме до них та чи можна оформлювати їх через ПРРО в мобільному додатку. За цим висновком узгодьте налаштування розрахунків, а потім перевірте один продаж і його відображення в Торгсофт та банківському сервісі, якщо оплата карткова.