Як продавати товари в Європу через Nova Post: договори, документи та облік

Щоб продавати товари з України покупцям у Європі через Nova Post, спочатку погодьте з міжнародним менеджером конкретний товар і маршрут, укладіть договір на міжнародні перевезення та визначте порядок митного оформлення. До приймання оплати розрахуйте витрати на доставку й імпорт, підготуйте правдивий інвойс і повідомте покупцю, які платежі входять у ціну та як він зможе повернути товар.

Український продавець оформлює вивезення за законодавством України, а ввезення, допуск товару до продажу й обслуговування споживача перевіряє за правилами країни призначення. Нижче вимоги Європейського Союзу (ЄС) стосуються саме його ринку. Для інших європейських країн потрібно окремо погодити місцеві вимоги. Практично почати з однієї країни й невеликого переліку товарів: так ви зможете перевірити документи, витрати та повернення до розширення продажів.

Погодьте товар і адресу доставки до публікації пропозиції

Наявність відділення Nova Post у країні ще не підтверджує можливість перевезення будь-якого товару. На офіційній сторінці співпраці з бізнесом оператор пропонує перевірити дозволені товари, а щодо обмежених категорій — виконати нормативні вимоги й надати необхідні супровідні документи.

Рекомендуємо надіслати менеджеру один запит із повними даними: назвою товару, матеріалом або складом, призначенням, фотографією, кількістю, вартістю та країною походження. Додайте країну, місто, поштовий індекс і бажаний спосіб вручення. Якщо товар містить акумулятор, рідину чи інші компоненти, які можуть впливати на перевезення, опишіть їх одразу. Попросіть підтвердити приймання саме комерційного відправлення та перелік документів для нього.

Для вивезення з України діє стаття 235 Митного кодексу України: зокрема, не можна пересилати заборонені товари або товари без дозвільних документів, коли такі документи потрібні. Власні обмеження оператора та вимоги країни ввезення також потрібно перевірити. Тому не встановлюйте для всього асортименту одну допустиму вагу чи одну схему оформлення: погоджуйте межі для конкретного маршруту, послуги й категорії товару.

Укладіть окремий міжнародний договір

Для доставки Україною та за кордон Нова пошта вимагає два різні договори. Для юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців (ФОП) міжнародні договірні документи оприлюднені в офіційному розділі документів оператора. Наявний внутрішній договір не замінює міжнародний.

1. Оформіть приєднання до міжнародного договору. За інструкцією оператора це можна зробити через бізнес-кабінет або передати заяву міжнародному менеджеру чи на newclient@novaposhta.ua. Після перевірки даних оператор надсилає документ для підписання через сервіс електронного документообігу, наприклад «Вчасно». Перевірте активацію договору перед оформленням першої відправки.
2. Пройдіть облік на митниці. В офіційному порядку співпраці оператор називає цей крок акредитацією. Узгодьте з брокером, які дані й документи потрібні саме вашому підприємству.
3. Налаштуйте бізнес-кабінет. Перевірте реквізити продавця, контакт відповідального працівника та доступ до міжнародних відправлень. Для ФОП погодьте з менеджером оформлення кабінету на ваші підприємницькі реквізити.
4. Виберіть спосіб митного оформлення. Оператор передбачає роботу зі своїм брокером, стороннім брокером або самостійне оформлення; за визначених умов доступне оформлення за реєстром.
5. Подайте міжнародну заявку й дочекайтеся погодження. Офіційна послідовність передбачає верифікацію відправки, друк транспортних документів і лише потім передавання посилки у відділення або кур’єру.

Щоб не повторювати підготовку для кожного замовлення, рекомендуємо зберегти погоджений перелік документів і контакт міжнародного менеджера. Окремо призначте працівника, який відповідає на запити брокера: непогоджене уточнення щодо складу або вартості товару може затримати оформлення.

Підготуйте інвойс і погодьте відповідальність брокера

Комерційний продаж потрібно описувати як продаж. Не позначайте оплачене замовлення особистим подарунком і не занижуйте його вартість. У статті 236 Митного кодексу України серед відомостей для декларування зазначені торговельний опис, кількість, вартість, код товару та супровідні документи. Дані замовлення, інвойсу й фактичний вміст коробки мають узгоджуватися.

Візьміть бланк і приклад інвойсу для бізнесу з розділу документів Нової пошти. Для першого замовлення рекомендуємо передати брокеру чернетку до друку та перевірити такі дані:

• назву й реквізити продавця, дані покупця та фактичного одержувача;
• номер і дату інвойсу, зв’язок із замовленням;
• зрозумілий опис кожної позиції, її артикул, матеріал, призначення та кількість;
• фактичну ціну продажу з урахуванням погодженої знижки, валюту й загальну суму;
• країну походження та код за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД), погоджений для оформлення;
• умови оплати й доставки, відображення транспортних витрат у погодженому форматі.

Наприклад, замість загального опису «аксесуари» вкажіть конкретний виріб, матеріал і призначення. Якщо замовлення містить кілька різних товарів, покажіть їх окремими рядками. За потреби підготуйте пакувальний лист, щоб брокер і працівник складу могли зіставити позиції з кількістю місць.

Коли можна оформити експорт за реєстром

Частина 12 статті 236 Митного кодексу України дозволяє підприємствам експортувати товари сумарною митною вартістю не більше 1000 євро через додатковий реєстр оператора або експрес-перевізника, якщо на товари не встановлено вивізного мита та обмежень щодо вивезення за статтею 197 Кодексу. За частиною 7 статті 236 реєстри замінюють митні декларації. Це спосіб декларування за визначених умов, а не звільнення від імпортних платежів у країні покупця.

Перед відправленням попросіть брокера підтвердити, чи відповідає товар цим умовам, хто подає відомості та який документ про завершене оформлення ви отримаєте. Якщо спрощений порядок не підходить, погодьте іншу процедуру до передавання посилки.

Що зафіксувати в домовленості з брокером

Рекомендуємо письмово визначити, хто перевіряє товарний код, які підтвердження походження й вартості ви надаєте, хто подає декларацію або реєстр і хто відповідає на запити митниці. Окремо уточніть, чи охоплює послуга лише український експорт, чи також оформлення в країні ввезення. Передайте брокеру достовірні характеристики товару й перевірте підготовлені дані: участь брокера сама собою не підтверджує правдивість опису або допустимість продажу.

Розрахуйте доставку, імпортні платежі й можливе повернення

Для розрахунку доставки рекомендуємо передати менеджеру маршрут, індекс одержувача, кількість місць, фактичну вагу й зовнішні розміри кожної запакованої коробки. Попросіть зазначити розрахункову вагу, за якою оператор виставить рахунок, та пояснити, як у вашій послузі враховується об’ємна вага. Не переносіть формулу або тариф із внутрішньої доставки на міжнародне замовлення.

Оголошену цінність і страхування перевіряйте окремо. Попросіть оператора пояснити, як оголошена цінність впливає на плату та відшкодування за міжнародним договором. Якщо вам пропонують окреме страхування, отримайте його умови, відомості про страховика, виключення й порядок звернення. Сам запис вартості в накладній не дає підстав обіцяти покупцю повне відшкодування за будь-яких обставин.

Як перевірити мито й податок у ЄС

Не закладайте в ціну автоматичне звільнення від мита для всіх посилок до 150 євро. Статті 1–2 Регламенту Ради (ЄС) 2026/382 скасовують загальну пільгу для маловартісних відправлень і встановлюють тимчасове мито 3 євро за товарну категорію для визначених цим актом відправлень вартістю до 150 євро включно. Зокрема, стаття 2 охоплює імпорт за схемою Import One Stop Shop (IOSS) — єдиним вікном для сплати податку на додану вартість під час дистанційного продажу імпортованих товарів — та поштові відправлення у визначенні законодавства ЄС. Для інших операторів поза цією схемою акт передбачає застосування звичайного митного тарифу.

Отже, для міжнародного експрес-відправлення Nova Post попросіть брокера визначити застосовну процедуру. Назва перевізника сама собою не визначає ставку. У роз’ясненні Європейської комісії пояснено, що для тимчасового мита товари у відправленні групують за тарифною підпозицією та нараховують 3 євро за кожну таку групу незалежно від кількості однакових одиниць у ній. Це також окремий платіж від податку на додану вартість (ПДВ) і плати за оброблення відправлення.

Якщо плануєте використати преференційне походження товару, погодьте необхідні докази та процедуру декларування з брокером. За роз’ясненням Комісії, виключення для товарів, які користуються торговельними преференціями, пов’язане, зокрема, з незастосуванням IOSS і поданням стандартної імпортної митної декларації H1. Самої заяви продавця про українське походження недостатньо для обіцянки покупцю відсутності мита.

Для кожної країни й категорії попросіть розрахувати ПДВ та визначити особу, яка його сплачує або стягує під час продажу. Не встановлюйте одну ставку для всього європейського асортименту. За роз’ясненням Комісії, відповідальність за сплату тимчасового мита зазвичай покладається на декларанта — продавця, імпортера або відповідного представника. Домовленість із покупцем про відшкодування витрат потрібно узгодити з фактичною схемою оформлення; вона не змінює встановлених законом обов’язків декларанта.

Умовний приклад внутрішнього розрахунку, а не тариф оператора: магазин отримує за замовлення 100 євро. Собівартість товару становить 40 євро, пакування — 3 євро, доставка — 15 євро, комісія платіжного сервісу — 3 євро, погоджені витрати продавця на імпорт — 9 євро. Після цих витрат залишається 100 − 40 − 3 − 15 − 3 − 9 = 30 євро. Із цієї суми ще потрібно покрити інші витрати бізнесу та податки продавця. Окремо порахуйте сценарій відмови, у якому виникнуть витрати на повернення, а частину вже сплачених послуг не відшкодують.

Підготуйте товар і його онлайн-картку до продажу в ЄС

Для споживчих товарів перевірте застосовність Регламенту ЄС про загальну безпечність продукції — General Product Safety Regulation (GPSR). За статтею 2 Регламенту (ЄС) 2023/988 його дія залежить від категорії товару та наявності спеціального регулювання ризиків. Зокрема, продукти харчування, лікарські засоби й низка інших категорій мають виключення. Тому спочатку визначте правила для конкретного виробу.

Якщо ви виробник товару, який підпадає під GPSR, стаття 9 вимагає аналізу ризиків і технічної документації, яку потрібно підтримувати актуальною та зберігати десять років. Виріб повинен мати ідентифікатор типу, партії чи серійний номер, дані виробника, а за потреби — інструкції та попередження зрозумілою для споживача мовою, визначеною країною призначення. Регламент передбачає умови, за яких частину відомостей можна розміщувати на пакуванні або в супровідному документі.

За статтею 16 товар у сфері дії GPSR не можна вводити в обіг без відповідального економічного оператора, заснованого в ЄС і наділеного передбаченою законом роллю. Це може бути відповідний виробник, імпортер, уповноважений представник або інший оператор за встановлених умов. Узгодьте цю роль до початку продажів і отримайте її документальне підтвердження. За статтею 16 назву відповідального оператора та його поштову й електронну адреси потрібно також зазначити на товарі, пакуванні, посилці або в супровідному документі. Перевірте ці відомості перед пакуванням першого замовлення. Контакт знайомого в Європі або адреса перевізника самі собою не виконують цієї вимоги.

Для дистанційної пропозиції стаття 19 GPSR вимагає чітко й помітно показати:

• назву виробника, його поштову та електронну адресу;
• для виробника поза ЄС — назву, поштову й електронну адресу відповідальної особи в ЄС;
• зображення товару, його тип та інші дані для ідентифікації;
• необхідні попередження й інформацію про безпеку мовою, яку розуміють споживачі відповідної країни.

Рекомендуємо перевіряти ці поля в кожній картці сайту або маркетплейсу до її публікації. Маркування CE, яке підтверджує відповідність застосовним спеціальним вимогам ЄС, перевіряйте за категорією виробу: GPSR не встановлює обов’язку наносити його на всі споживчі товари. Для продукції, законно введеної в обіг до початку застосування GPSR, стаття 51 передбачає перехідне правило; підставу для його використання потрібно підтвердити документами.

Повідомте покупцю умови продажу й організуйте повернення

Коли магазин спрямовує продажі споживачам у певній країні ЄС, перевірте її обов’язкові правила захисту споживачів і національне впровадження Директиви 2011/83/ЄС. За статтею 6 до укладення договору покупець має отримати дані продавця й контакти для скарг, основні характеристики товару, повну ціну з податками, додаткові витрати або порядок їх визначення, умови оплати й доставки. Якщо покупець має право відмовитися від договору, продавець повинен заздалегідь надати порядок і строки відмови та типову форму повідомлення про неї. Покупець може скористатися цією формою або подати іншу однозначну заяву про відмову.

Для звичайного дистанційного продажу товару стаття 9 передбачає 14 днів для відмови від договору від моменту фізичного отримання товару споживачем або визначеною ним третьою особою, яка не є перевізником. Для одного замовлення, що надходить частинами, діють спеціальні правила відліку. Якщо продавець не надав належної інформації про право відмови, за статтею 10 строк закінчується через 12 місяців після завершення початкового періоду. Якщо протягом цих 12 місяців покупець отримає пропущену інформацію, він матиме 14 днів для відмови від дня її отримання.

За статтями 13–14 продавець повертає кошти, включно з вартістю стандартної початкової доставки, без невиправданої затримки й не пізніше ніж через 14 днів після повідомлення про відмову. Доплату за дорожчий спосіб доставки, який покупець сам вибрав замість найдешевшої стандартної доставки магазину, повертати не обов’язково. Використовуйте той самий спосіб оплати, якщо покупець прямо не погодив інший; повернення не повинно створювати для нього додаткових зборів. Якщо продавець не запропонував забрати товар сам, він може затримати відшкодування до отримання товару або доказу його відправлення назад — залежно від того, що відбудеться раніше.

Якщо продавець не запропонував забрати товар сам, споживач має відправити або передати товар назад без невиправданої затримки, але не пізніше ніж через 14 днів після повідомлення про відмову. Прямі витрати на повернення можна покласти на споживача, якщо його заздалегідь про це повідомили й продавець не погодився оплатити повернення сам. За статтею 14 споживач відповідає за зменшення вартості товару лише тоді, коли поводився з ним понад те, що потрібно для перевірки його характеру, характеристик і роботи.

Якщо продавець не повідомив про право відмови відповідно до статті 6, споживач не відповідає за таке зменшення вартості.

Стаття 16 передбачає винятки, зокрема для справді персоналізованих виробів, швидкопсувних товарів і певних запечатаних гігієнічних товарів після розпечатування. Сам факт ручного виготовлення або виробництва після замовлення не робить будь-який виріб персоналізованим. Виняток із права відмови також не скасовує прав покупця щодо дефектного товару.

Практично підготуйте інструкцію для покупця: куди надіслати повідомлення про відмову, яку адресу використати для повернення, хто оплачує перевезення та які дані замовлення вказати. Для договорів через онлайн-інтерфейс перевірте застосовність національних вимог до функції відмови за статтею 11a: вона має бути доступною протягом відповідного строку й надавати електронне підтвердження. До укладення договору повідомте покупцю про законну гарантію відповідності товару. За офіційним роз’ясненням ЄС, мінімальний строк становить два роки; перевірте, чи країна призначення встановлює довший строк. Умови добровільної гарантії магазину не замінюють цих прав покупця.

Як використовувати Торгсофт для залишків, замовлень і рахунків

Перед підтвердженням міжнародного замовлення перевірте конкретний артикул, розмір, кількість і собівартість у режимі «Стан складу». У картці товару можна зберігати код УКТ ЗЕД, але правильність класифікації для експорту погоджуйте з брокером. Рекомендуємо закріпити один номер замовлення для зв’язку складського документа, інвойсу й міжнародного відправлення. Якщо плануєте автоматично отримувати замовлення із сайту, перевірте сумісність ліцензії та активуйте платну додаткову опцію «Синхронізація з інтернет-магазином». Для обміну потрібне сумісне підключення з боку сайту; сторонній адаптер налаштовує й супроводжує його розробник. Разом з інтегратором погодьте джерело ціни, валюту, резервування та захист від повторного імпорту відповідно до документації обміну.

У режимі «Реалізація» можна друкувати видаткову накладну й рахунок-фактуру та прикріплювати файли документа. Використайте ці можливості для внутрішнього обліку продажу, а погоджений комерційний інвойс перевірте за вимогами міжнародного перевезення. Для роботи з режимом «Торгівля з випискою рахунка» врахуйте обмеження ліцензій: ця можливість доступна в «Ультра» й термінальній версії та недоступна у «Старт».

Платна додаткова інтеграція з Новою поштою дозволяє створювати, друкувати й відстежувати товарно-транспортні накладні (ТТН) у задокументованому сценарії внутрішньої доставки. Для неї потрібні інтернет, чинний ключ прикладного програмного інтерфейсу (API), налаштовані відправник та адреси. Цю ТТН не використовуйте як підтвердження міжнародного митного оформлення: міжнародну заявку, інвойс і митні документи оформлюйте за погодженим із Nova Post порядком, а їхні номери та файли пов’язуйте з відповідним продажем.

Перевірте перше замовлення від оплати до фінансової звірки

Рекомендуємо провести перше замовлення під контролем одного відповідального менеджера. Він має перевірити не лише вручення посилки, а й документи оформлення та фактичні витрати.

1. Підтвердьте готовність товару до продажу. Збережіть погодження маршруту, перелік необхідних документів, перевірку маркування й картки товару для країни покупця.
2. Зафіксуйте умови замовлення. Збережіть склад, фактичні ціни, валюту, адресу, платника доставки й імпортних витрат, погоджений строк та надані покупцю умови повернення.
3. Перевірте оплату. Зіставте номер замовлення, суму й валюту з підтвердженням платіжного сервісу. Не вважайте повідомлення покупця або відкриту сторінку успішної оплати достатнім доказом надходження коштів.
4. Звірте комплектацію. Перевірте артикули й кількість за замовленням та інвойсом. Після пакування запишіть вагу й габарити, зробіть фотографії товару, захисного пакування та закритої коробки.
5. Завершіть погодження відправки. Отримайте верифікацію Nova Post, надрукуйте погоджені транспортні документи та збережіть підтвердження передавання перевізнику.
6. Надішліть покупцю номер відстеження й документи для імпорту. Перевірте, що міжнародний номер належить саме його замовленню. Визначте, хто щодня перевіряє запити митниці й повідомлення про невдале вручення.
7. Збережіть підтвердження вручення. Зафіксуйте кінцевий статус, дату й доступний доказ отримання. За потреби попросіть оператора надати документальне підтвердження. Окремо збережіть документи про митне оформлення та вивезення.
8. Звірте гроші й витрати. Порівняйте суму продажу, оплату покупця, комісію сервісу, фактичну виплату на рахунок, рахунок перевізника, брокерські послуги та імпортні платежі продавця. Для повернення окремо перевірте надходження товару на склад і відшкодування покупцю.

Для українського платника ПДВ важливо погодити податкове підтвердження експорту ще під час вибору способу оформлення. Підпункт 195.1.1 Податкового кодексу України пов’язує нульову ставку експорту з належним підтвердженням вивезення митною декларацією. Водночас за підпунктом 196.1.16 вивезення товарів митною вартістю не більше 150 євро не є об’єктом оподаткування українським ПДВ незалежно від обраного митного режиму. Це інший податковий порядок, ніж застосування нульової ставки. Передайте бухгалтеру інвойс і погоджену схему декларування, щоб він визначив застосовний порядок. Транспортний статус «доставлено» не містить усіх даних для такого податкового рішення.

Після першого повного циклу внесіть у робочу інструкцію фактичні витрати, документи, які запитував брокер, і порядок дій при затримці чи поверненні. Наступну країну або нову категорію товару додавайте після окремої перевірки маршруту, вимог до продукції та розрахунків.