Як відкрити інтернет-магазин в Україні: від асортименту до першого замовлення

Щоб відкрити інтернет-магазин в Україні, визначте покупця й початковий асортимент, розрахуйте витрати на кожне замовлення та підготуйте бюджет запуску. До приймання оплат оформіть підприємницьку діяльність, оберіть систему оподаткування, налаштуйте розрахунки й документи для покупців. На сайті мають бути достовірні характеристики та залишки товарів, відомості про продавця, умови оплати, доставки й повернення.

Запускайте рекламу після того, як пройдете весь шлях покупця: від вибору конкретного розміру чи моделі до отримання товару та документа про покупку. Окремо випробуйте невдалу оплату, скасування й повернення. За кожним етапом закріпіть відповідального, а наприкінці звірте замовлення, гроші та складські залишки.

1. Визначте покупця та перевірте початковий асортимент

Сформулюйте, кому і для якої потреби ви продаватимете товар. Наприклад, для магазину домашнього текстилю робочий опис аудиторії може бути таким: покупці, які шукають постільну білизну певного розміру, хочуть знати склад тканини та потребують доставки до конкретної дати. Це гіпотеза для перевірки, яка допоможе вибрати товари, характеристики у фільтрах і зміст реклами.

Поговоріть із потенційними покупцями, порівняйте пропозиції конкурентів, зберіть типові запитання. З’ясуйте, за якими ознаками люди обирають товар, що заважає замовленню та яку повну суму з доставкою вони готові сплатити. Зафіксуйте ці відповіді в таблиці й використайте їх для підготовки першого каталогу.

Для початку оберіть асортимент, який зможете описати, обліковувати та своєчасно відправляти. Перед закупівлею отримайте зразки, перевірте комплектацію і пакування. З постачальником погодьте строки поповнення, порядок повідомлення про залишки, документи на товар, роботу з браком та поверненнями. Якщо постачальник відправлятиме замовлення безпосередньо покупцеві, письмово розподіліть ці обов’язки та визначте, хто повідомлятиме клієнта про затримки.

2. Порахуйте економіку товару та бюджет запуску

Для кожного артикула — коду конкретної товарної позиції — складіть розрахунок доходу й витрат. Різні розміри, кольори або комплектації можуть мати різну закупівельну ціну, вартість пакування та частоту повернень, тому їх варто аналізувати окремо.

Умовний приклад для замовлення з одним товаром. Усі суми нижче вигадані для пояснення розрахунку.

Розрахунок: 1 000 − 600 − 20 − 30 − 100 − 50 = 200 грн. Ці 200 грн є внеском замовлення в покриття постійних витрат. Якщо постійні витрати становлять умовні 20 000 грн на місяць, для їх покриття потрібно 20 000 ÷ 200 = 100 замовлень із такими самими показниками.

У цьому спрощеному прикладі податки окремо не розраховані. У власному фінансовому плані бухгалтер має додати податки, збори й обов’язкові внески відповідно до вашого статусу: платежі, що залежать від продажів, врахуйте у витратах замовлення, а регулярні фіксовані платежі — у постійних витратах. Так само додайте доставку коштом магазину, комісію майданчика, знижки та інші фактичні витрати. Після цього перерахуйте необхідну кількість замовлень.

Стартовий бюджет розділіть на закупівлю товару, підготовку сайту й каталогу, підключення оплат та обліку, пакування, рекламу і запас коштів для поточних платежів та повернень. Біля кожної витрати зазначте суму, строк оплати та відповідального. Окремо порахуйте, скільки грошей знадобиться до отримання оплат за вже відправлені замовлення.

3. Оберіть сайт або торговельну платформу за робочими завданнями

Власний сайт, орендовану платформу чи маркетплейс — торговельний майданчик із пропозиціями різних продавців — порівнюйте на своєму каталозі. Попросіть показати оформлення замовлення з потрібними варіантами товару, оплатою та доставкою. До договору з підрядником внесіть перелік функцій і критерії приймання роботи.

• Каталог. Перевірте категорії, пошук, фільтри, окремі залишки розмірів і кольорів, масове завантаження та редагування товарів.
• Оплата й доставка. З’ясуйте, які способи можна підключити, хто налаштовує повідомлення про платежі та як обробляються помилки й повернення.
• Обмін з обліком. Узгодьте формати даних, перелік полів, частоту оновлення та спосіб отримання замовлень.
• Повна вартість. Порахуйте запуск, регулярні платежі, комісії, додаткові модулі, підтримку й доопрацювання.
• Доступ і перенесення. Закріпіть за собою облікові записи власника. З’ясуйте, що можна вивантажити після завершення співпраці: товари, фотографії, замовлення та інші дані.
• Резервні копії. Домовтеся, хто їх створює, де зберігає та як відновлює роботу. Перевірте відновлення до запуску.

Домен, тобто адресу сайту, оформіть на власний обліковий запис або обліковий запис підприємства. Власник магазину повинен контролювати продовження домену, доступ до платформи, корпоративної пошти та платіжного кабінету. Підрядникам надавайте окремі доступи для виконання їхніх завдань.

4. Підготуйте каталог із правдивими характеристиками та залишками

Створіть єдину таблицю товарів: артикул, назва, варіант, постачальник, закупівельна й роздрібна ціни, фактична кількість, місце зберігання, характеристики та фотографії. Призначте працівника, який підтримуватиме ці дані. Перед публікацією він має звірити каталог із товаром і документами постачальника.

У картці товару покажіть саме той варіант, який отримає покупець. Зазначте розміри, матеріал, комплектацію, сумісність, правила використання та інші характеристики, потрібні для вибору. Додайте відомості про виробника, гарантію, строк придатності чи служби та умови зберігання, коли вони застосовні. Обов’язкову інформацію про продукцію визначає стаття 15 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII; для окремих категорій діють спеціальні вимоги.

Фотографії мають відповідати кольору, комплектації та стану товару. Якщо зображення містить предмети, які не входять у покупку, поясніть це поруч. Позначайте окремо товар на власному складі, у постачальника та доступний під замовлення, щоб покупець розумів строк відправлення.

Встановіть правило доступного залишку: враховуйте вже відкладені замовлення та товар, який тимчасово не можна продавати. Якщо залишки оновлюються періодично, визначте, як менеджер підтверджує останню одиницю перед обіцянкою відправлення.

5. Оформіть діяльність і визначте систему оподаткування

До початку продажів визначте продавця: фізичну особу — підприємця (ФОП) або юридичну особу. Підготуйте державну реєстрацію, види діяльності та підприємницький рахунок. Разом із бухгалтером оберіть систему оподаткування з урахуванням асортименту, очікуваного доходу й організації роботи.

Для звичайної інтернет-торгівлі товарами перша група єдиного податку не підходить: для продажу товарів вона передбачає роздрібну торгівлю з торговельних місць на ринках. За пунктом 291.4 Податкового кодексу України другу групу можуть обрати ФОП, які продають товари та дотримуються встановлених умов: дохід за календарний рік не перевищує 834 мінімальні заробітні плати, установлені на 1 січня цього року, а кількість працівників одночасно не перевищує 10 з урахуванням правил підпункту 291.4.1. Для торгівлі ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів і каміння друга група не підходить: такі ФОП можуть обрати лише третю групу, якщо відповідають її вимогам. Для звичайних платників третьої групи ліміт доходу становить 1167 таких мінімальних зарплат, а кількість працівників не обмежена.

Перед вибором групи бухгалтер має також зіставити асортимент з обмеженнями пункту 291.5 Кодексу. Якщо для продажу певного товару потрібна ліцензія або дозвіл, починати його реалізацію можна після отримання відповідного документа — це передбачає частина 4 статті 5 Закону України «Про електронну комерцію» № 675-VIII.

6. Розмістіть відомості про продавця й умови покупки

Підготуйте сторінки з реквізитами продавця, умовами договору, оплатою і доставкою, гарантією, обміном та поверненням. Посилання на них мають бути доступні до оформлення замовлення. Відомості про продавця повинні дозволяти покупцеві зрозуміти, з ким він укладає договір і куди звертатися з претензією.

За статтею 7 Закону «Про електронну комерцію» забезпечте постійний простий доступ до таких відомостей:

• повного найменування юридичної особи або прізвища, імені та по батькові ФОП;
• місцезнаходження юридичної особи або місця реєстрації та фактичного проживання ФОП;
• електронної пошти та/або адреси інтернет-магазину;
• ідентифікаційного коду юридичної особи або реєстраційного номера облікової картки платника податків ФОП; паспортні дані застосовуються лише у визначеному законом випадку відмови від цього номера;
• відомостей про ліцензію, якщо діяльність ліцензується;
• інформації про включення податків у вартість товару та про вартість доставки.

В оферті — пропозиції укласти договір — поясніть, якою дією покупець приймає умови, як виправляє помилки в замовленні, коли й у який спосіб платить, як отримує товар та подає звернення. Назва кнопки й пояснення поруч мають відповідати цій процедурі. Перед остаточною дією покупець повинен мати змогу змінити введені дані.

За частинами 2–3 статті 13 Закону № 1023-XII до укладення дистанційного договору повідомте основні характеристики, ціну з доставкою, умови оплати й поставки, гарантію, порядок прийняття претензій та розірвання договору, строк дії пропозиції. Для регулярних поставок зазначте мінімальну тривалість договору. Підтвердьте цю інформацію письмово або електронним повідомленням; підтверджені умови продавець не може змінювати односторонньо.

Налаштуйте оперативне підтвердження отримання замовлення та надсилання покупцеві його складу й погоджених умов. В оферті або електронному договорі зазначте, як покупець може отримати їх у формі, що унеможливлює зміну змісту, наприклад окремим файлом у повідомленні. Зберігайте редакцію оферти, яку прийняв покупець, і повідомлення щодо замовлення. Підтвердження правочину має містити відомості про повернення, претензії та гарантійні зобов’язання відповідно до статті 11 Закону «Про електронну комерцію».

Для зареєстрованого в Україні магазину, який продає в Україні, підготуйте повну українську версію сайту, що завантажується за замовчуванням для користувачів в Україні. Українською мають бути картки товарів, оформлення замовлення та обслуговування. Інші мовні версії можуть існувати поряд; на прохання клієнта персональне обслуговування можливе іншою прийнятною для сторін мовою. Ці правила встановлюють статті 27 і 30 Закону № 2704-VIII.

7. Налаштуйте оплату та видачу документів

Для кожного способу оплати складіть окрему схему: хто приймає гроші покупця, на якій підставі, коли магазин бачить оплату та який документ отримує покупець. Реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) застосовують залежно від фактичної операції та законних винятків.

Загальну вимогу проводити розрахункові операції на повну суму та надавати розрахунковий документ установлює стаття 3 Закону № 265/95-ВР. Звільнення першої групи за пунктом 296.10 Податкового кодексу не розширює дозволені для неї види торгівлі. Виняток пункту 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР щодо певних дистанційних розрахунків за послуги не можна переносити на продаж товарів.

Для кожного замовлення зберігайте зв’язок між його номером, платежем, документом продажу та поверненням коштів. Статус «Оплачено» встановлюйте за підтвердженням банку або платіжного сервісу. Банківську квитанцію, підтвердження замовлення та фіскальний чек перевіряйте окремо, адже вони підтверджують різні дії.

8. Підготуйте доставку, обмін і повернення

До замовлення повідомте покупцеві доступні способи доставки, її вартість, платника та строк відправлення. Працівник складу має отримувати точний перелік товарів і варіантів, перевіряти комплектність та передавати менеджерові номер відправлення. Якщо дистанційний договір не встановлює іншого строку, продавець повинен поставити товар у прийнятний строк, але не пізніше 30 днів від отримання згоди покупця на укладення договору — за частиною 6 статті 13 Закону № 1023-XII. Якщо виконати договір неможливо через відсутність замовленого товару, менеджер має повідомити покупця негайно, але не пізніше тих самих 30 днів.

Відмова від дистанційного договору

За статтею 13 Закону № 1023-XII споживач може повідомити про розірвання дистанційного договору протягом 14 днів від підтвердження інформації або отримання товару чи його першої поставки. Для матеріальних речей повернення також свідчить про розірвання договору. Якщо підтвердження інформації не відповідає вимогам частини 3 статті 13, строк для розірвання договору становить 90 днів від отримання такої інформації, а для матеріальних речей — від отримання товару або його першої поставки. Якщо протягом цього строку продавець виправив підтвердження, покупець має 14 днів від отримання виправленого підтвердження.

Для такого розірвання застосовуються частини 5–9 статті 12 цього Закону: витрати на повернення покладаються на продавця, а споживач повинен зберігати продукцію в незміненому стані. Відкриття упаковки, огляд або перевірка самі собою не позбавляють права розірвати договір. Це право зберігається також у разі знищення, пошкодження або псування товару, якщо це сталося не з вини споживача.

Винятки визначає частина 5 статті 13. Для товарного магазину це, зокрема, виготовлення чи переробка під індивідуальне замовлення, коли товар неможливо продати іншій особі або це спричинить істотні фінансові втрати; відкриті запечатані носії програмного забезпечення чи аудіо- та відеокасети; доставка періодичних видань. Визначайте застосовний виняток за конкретним товаром та умовами договору. Якщо договір надає покупцеві право розірвати його і в такому випадку, виконуйте погоджені умови.

Обмін якісного товару та звернення через недоліки

Окремий порядок передбачає стаття 9 Закону № 1023-XII: непродовольчий товар належної якості можна обміняти протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк. Товар не повинен бути використаним; мають зберегтися його вигляд, властивості, пломби, ярлики та розрахунковий документ. Закон передбачає урядовий перелік товарів, які не підлягають обміну з цих підстав. Якщо аналога немає, покупець може обрати інший товар, чекати надходження або розірвати договір і отримати кошти. За цим порядком гроші повертають у день розірвання, а якщо це неможливо — за домовленістю, не пізніше семи днів.

Якщо покупець повідомляє про недолік, менеджер має прийняти звернення та визначити вимогу за статтею 8 Закону № 1023-XII. Протягом гарантійного строку це може бути зменшення ціни, безоплатне усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення. Для істотних недоліків із вини виробника чи продавця або фальсифікації передбачені розірвання договору чи заміна за встановлених законом умов.

Заведіть реєстр повернень: номер замовлення, дата звернення, причина й вимога покупця, отриманий товар, рішення та платіж. Працівник складу перевіряє стан і комплектність, бухгалтер оформлює фінансові документи, менеджер повідомляє покупця. Повертайте товар у доступний продаж лише після оцінювання його стану.

Для правил магазину застосовуйте Закон № 1023-XII. Закон України «Про захист прав споживачів» № 3153-IX передбачає набрання чинності не раніше припинення або скасування воєнного стану; для окремих положень установлено додаткові строки. Під час переходу на нього потрібно буде переглянути умови магазину відповідно до розділу IX цього Закону.

9. Обмежте збирання даних і налаштуйте безпечний доступ

У формі замовлення залиште відомості, потрібні для його виконання: ім’я отримувача, контакт для зв’язку, адресу чи відділення доставки. Не робіть обов’язковими дату народження або інші дані, без яких можете продати й доставити товар. Вимогу ненадмірності встановлює стаття 6 Закону України «Про захист персональних даних».

Біля форми дайте доступ до повідомлення про обробку даних: хто відповідає за них, що збирається, навіщо, кому передається та як покупець реалізує свої права. Укажіть фактичних одержувачів, зокрема залученого перевізника. Підставою обробки необхідних для замовлення даних може бути укладення й виконання договору за статтею 11 Закону № 2297-VI; повідомлення під час збирання передбачає стаття 12.

Для рекламної розсилки запровадьте окрему добровільну згоду без попередньо встановленої позначки. Зберігайте факт її надання та додайте просту відмову від наступних повідомлень. Так покупець зможе замовити товар без підписки на рекламу, а менеджер матиме окремий список адресатів розсилки. Порядок комерційних повідомлень регулює стаття 10 Закону «Про електронну комерцію».

Працівникам створіть особисті облікові записи з доступом до їхніх завдань. Увімкніть двофакторний вхід там, де він доступний, змініть початкові паролі та визначте порядок закриття доступу після завершення співпраці. Платіжні дані вводьте через налаштовану платіжну сторінку сервісу; не просіть покупців надсилати реквізити картки в листуванні. Призначте відповідального за резервні копії сайту, каталогу й облікової бази та перевірку їх відновлення.

10. Налаштуйте облік товарів і синхронізацію інтернет-магазину з Торгсофт

Для обміну із сайтом потрібні ліцензія Торгсофт Ультра або Термінал та платна опція «Синхронізація з інтернет-магазином». Опція безстрокова; умови ліцензування залежать від організації робочих місць. Старт її не підтримує. Налаштування фахівцем і доопрацювання сайту оплачуються окремо. До покупки погодьте з розробником сайту приймання каталогу й передавання замовлень, а в бюджет внесіть роботи та супровід за чинними комерційними умовами.

Основний облік ведіть у Торгсофт. В об’єкті синхронізації виберіть центри обліку — магазини або склади в програмі, джерело цін і місце списання товару. За налаштуваннями синхронізації обмін за розкладом працює, коли програма запущена на зазначеному комп’ютері під визначеним користувачем; інтервал установлюйте не частіше ніж раз на 10 хвилин з урахуванням інших об’єктів. Між обмінами можливе відставання залишків, тому призначте менеджера для підтвердження останніх одиниць.

Для резервування ввімкніть «Резервувати товари рахунка» та задайте строк: використовується дата із замовлення або кількість днів у налаштуваннях. Перед запуском зіставте товар, ціну й кількість у замовленні та створеному рахунку. До запуску на вкладці «Оплати» налаштуйте для валюти замовлення форму оплати та відповідний рахунок або касу. Після обміну менеджер має переглянути журнал синхронізації та перевірити оплату створеного рахунка. Якщо під час автоматичного завантаження оплату провести неможливо, рахунок створюється без неї, а повідомлення записується в журнал помилок програми. Перевірте налаштування оплати, чинність рахунку та стан касового дня. Для скасування окремо перевірте зняття резерву та дії на сайті.

11. Закріпіть відповідальних за замовлення

Для невеликого магазину кілька ролей може виконувати власник. Однак для кожного етапу визначте дію, строк і результат, який дозволяє перейти далі. Статус замовлення, підтвердження оплати та факт відправлення ведіть окремо.

12. Проведіть контрольне замовлення та запустіть обмежену рекламу

До відкриття продажів власник разом із менеджером, бухгалтером і розробником має пройти контрольні сценарії. Спочатку використайте тестове середовище, якщо воно доступне, а робочі платежі й повернення проводьте з належним оформленням документів.

1. Виберіть товар із телефона. Знайдіть його через пошук і фільтри, змініть розмір або колір. Перевірте фотографію, ціну та доступну кількість саме цього варіанта.
2. Оформіть замовлення. Виправте контакт і доставку перед підтвердженням. Переконайтеся, що повна вартість та умови доступні, а повідомлення покупцеві й менеджерові надійшли.
3. Проведіть оплату. Звірте суму, платника, замовлення та документ. Повторне повідомлення платіжного сервісу не повинно створювати другий продаж.
4. Випробуйте невдалу оплату. Перевірте, що замовлення не отримало помилкової позначки про оплату, а покупець може повторити спробу без дублювання.
5. Скомплектуйте й відправте. Зіставте товар із замовленням, перевірте зміну залишку, документи та повідомлення про доставку.
6. Скасуйте окреме замовлення. Перевірте повідомлення покупцеві, зняття резерву й повернення передоплати, якщо вона була.
7. Оформіть повернення. Зафіксуйте звернення, рух товару, повернення коштів і потрібні документи. Переконайтеся, що товар із недоліком не став автоматично доступним для продажу.
8. Звірте підсумки. Порівняйте замовлення сайту, облікові документи, банківські надходження, комісії та залишки. Для кожної розбіжності знайдіть причину.

Після проходження цих сценаріїв оберіть один рекламний канал і встановіть бюджет, який готові витратити на перевірку попиту. Вимірюйте витрати на отримані та виконані замовлення, відмови, повернення й фактичний внесок у покриття постійних витрат. Порівнюйте ці показники з фінансовим планом перед збільшенням витрат.

Для аналізу шляху покупця доручіть розробникові налаштувати перегляд товару, додавання до кошика, початок оформлення, покупку та повернення за документацією електронної торгівлі Google Analytics 4. Перевірте номер транзакції, товари, кількість, суму й валюту та зіставте події з обліком магазину. Тоді буде зрозуміло, на якому етапі покупці припиняють оформлення і яку ділянку потрібно виправити.

Офіційні нормативні акти для організації продажів

• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — статті 5, 7, 10–15: дозвільні умови, інформація про продавця, повідомлення, електронний договір, розрахунки, захист даних і зберігання документів.
• Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — статті 8, 9, частини 5–9 статті 12, статті 13 і 15: недоліки, обмін, дистанційна торгівля та інформація про продукцію.
• Закон України «Про захист прав споживачів» від 10.06.2023 № 3153-IX — розділ IX, пункти 1 і 3: умови набрання чинності та заміни Закону № 1023-XII.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — пункти 291.4–291.6 і 296.10: умови спрощеної системи, обмеження та звільнення першої групи від РРО і ПРРО.
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3 і 9: розрахункові операції, документи та винятки.
• Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI — статті 6, 8, 11, 12 і 14: мета, обсяг, підстави обробки, права покупця та передавання даних.
• Закон України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 № 2704-VIII — статті 27 і 30: мова сайту, інформації про товари й обслуговування.