Підготуйте замовлення до передачі перевізнику за послідовним планом: перевірте товари й дані покупця, погодьте відправлення, запакуйте посилку, виміряйте її та оформіть ТТН. Призначте відповідального за кожний етап і повідомте покупцеві інформацію для відстеження після передачі відправлення.
Перевірка замовлення, друк транспортних етикеток, пакування та передача перевізнику входять до часу виконання замовлення. Час перевезення не враховує обробку замовлення. Тому окремо погоджуйте з покупцем час, коли магазин передасть посилку перевізнику.
Звірте замовлення з фактичними товарами
Доручіть працівникові зібрати товари за складом замовлення. Перевірте найменування, кількість і замовлений варіант кожної позиції: наприклад, розмір або колір, якщо вони є. Звіряйте запис із товаром, який покладете в посилку.
До пакування огляньте товар і перевірте комплектність. Якщо знайшли розбіжність, зупиніть підготовку цього замовлення та погодьте подальші дії з покупцем. Поверніть його до пакування після уточнення складу.
Тримайте зібране замовлення разом із його номером або списком позицій. Якщо готуєте кілька посилок одночасно, виділіть для кожної окреме місце. Перед закриттям пакування повторно звірте вміст зі списком.
Погодьте дані отримання й час відправлення
Уточніть уже обраний покупцем спосіб отримання. Звірте ім’я одержувача, контактний номер і місце отримання відповідно до цього способу. Перед оформленням накладної узгодьте, кого зазначити платником доставки.
Визначте, коли працівник магазину зможе передати готову посилку перевізнику, та повідомте цей час покупцеві. Якщо план зміниться, надішліть оновлену інформацію. У повідомленні прямо зазначайте, що йдеться про відправлення з магазину.
Підготуйте місце пакування та виміряйте посилку
Виділіть робочу поверхню для перевіреного замовлення. Заздалегідь підготуйте пакувальні матеріали, засоби закриття пакування, ваги та інструмент для вимірювання габаритів. Окремо перевірте готовність принтера й матеріалів для друку накладної.
Пакуйте звичайну посилку за умовами вже обраної служби. Перед початком роботи звірте ці умови з товаром і матеріалами, які плануєте використати. Не встановлюйте одну інструкцію пакування для всього асортименту без такої перевірки.
Після завершення пакування зважте готове відправлення та виміряйте його габарити. Запишіть результати для оформлення ТТН — товарно-транспортної накладної. Якщо відправлення складається з кількох окремих пакунків, зафіксуйте дані кожного з них.
Оформіть ТТН і перевірте її перед друком
Зіставте дані накладної з погодженими даними покупця та готовою посилкою. Перевірте одержувача, контактний номер, місце отримання, кількість пакунків, їхні характеристики й зазначеного платника доставки.
Роздрукуйте накладну та звірте її з конкретним замовленням. Призначте працівника, який передасть посилку перевізнику й повідомить про виконання цього етапу. Після передачі надішліть покупцеві номер накладної та інформацію для відстеження.
Умовний приклад розподілу роботи
Припустімо, замовлення містить три товари, які магазин готує в одному пакунку. Працюють двоє працівників і власник.
| Виконавець | Дії | Результат для наступного етапу |
|---|---|---|
| Перший працівник | Збирає три товари та звіряє їх із замовленням | Перевірений склад замовлення |
| Власник | Погоджує дані отримання, платника та час відправлення | Уточнені дані для ТТН |
| Другий працівник | Пакує, зважує та вимірює посилку | Готовий пакунок і його характеристики |
| Власник | Оформлює, перевіряє та друкує ТТН | Накладна, звірена з посилкою |
| Перший працівник | Передає посилку перевізнику та повідомляє власника | Власник надсилає покупцеві інформацію для відстеження |
Адаптуйте розподіл до своєї команди. Якщо всі етапи виконує одна людина, залиште ту саму послідовність перевірок. Для передачі роботи між працівниками зазначайте номер замовлення, виконану дію та те, що потрібно зробити далі.
Додаткова функція Торгсофт «Синхронізація з Новою поштою»
Для оформлення відправлень Нової пошти в Торгсофт є додаткова функція «Синхронізація з Новою поштою». Вона дозволяє формувати ТТН, друкувати їх і відстежувати їхній стан. Використовуйте її після перевірки замовлення та підготовки даних відправлення.
Під час формування ТТН потрібно вибрати платника доставки: відправника або одержувача. Окреме поле «Платник зворотної доставки» також передбачає одержувача або відправника. Якщо місць більше одного, потрібно окремо вказати характеристики кожного місця — окремого пакунка у відправленні.
Перед друком звірте внесені дані з готовими пакунками й домовленостями з покупцем. Відстежуйте стан ТТН для контролю оформлених відправлень. Вибір платника в накладній не використовуйте як розрахунок вартості послуг, а формування ТТН — як позначку про фактичну передачу посилки: цей етап окремо має завершити відповідальний працівник.
Повернутися до попереднього кроку