Щоб продавати на Prom.ua або Rozetka, потрібно зареєструвати кабінет продавця, підготувати каталог, налаштувати оплату й доставку та організувати обробку замовлень. Після запуску важливо контролювати кожне відхилення: затримку оплати, помилку в ТТН, незабрану посилку, повернення, строк обробки, фіскальний чек і фактичний прибуток.
Коротко: як почати продавати на Prom.ua та Rozetka
Умови підключення, тарифи, комісії та вимоги до товарів встановлює маркетплейс. Перед запуском перевірте чинні правила у кабінеті продавця. Загальна послідовність роботи така.
| Етап | Prom.ua | Rozetka | Що підготувати в Торгсофт |
|---|---|---|---|
| 1. Реєстрація | Створіть кабінет компанії, заповніть дані продавця та виконайте умови обраного тарифу. | Подайте заявку, надайте документи та підпишіть договір електронним підписом. | Визначте юридичну особу, склад, касу та розрахунковий рахунок для онлайн-продажів. |
| 2. Каталог | Додайте товари вручну, імпортом або через API. Заповніть назви, категорії, характеристики, ціни, залишки, описи та фото. | Підготуйте прайс-лист за вимогами маркетплейсу. Перевірте категорії, бренди, характеристики, назви та фото. | Заповніть картки товарів і визначте, які групи, ціни та залишки потрібно передавати на кожну платформу. |
| 3. Синхронізація | Отримайте API-ключ у кабінеті Prom.ua та налаштуйте передавання товарів і завантаження замовлень. | Підключіть обліковий запис Rozetka та налаштуйте обмін товарами, замовленнями і статусами. | Створіть окремий об’єкт синхронізації для кожного маркетплейсу та перевірте обмін на тестових товарах. |
| 4. Оплата і доставка | Увімкніть доступні способи оплати й доставки та перевірте їхні умови. | Налаштуйте способи оплати, доставки та точки відвантаження у кабінеті продавця. | Зіставте способи оплати з касами й рахунками, підключіть потрібних перевізників і задайте платника доставки. |
| 5. Обробка замовлення | Підтвердьте наявність, оплату, строк відправлення та передайте ТТН. | Опрацюйте замовлення у встановлений строк, сформуйте відправлення та оновлюйте статус. | Завантажте замовлення, створіть рахунок, зарезервуйте товар, сформуйте ТТН, проведіть оплату та продаж. |
| 6. Завершення | Підтвердьте виконання або скасування, перевірте оплату, комісію та можливе повернення. | Завершіть замовлення за правилами платформи та звірте його зі звітом про продажі. | Звірте надходження грошей, оформіть чек, внесіть витрати й повернення та перевірте фінансовий результат. |
Перевірте на кількох позиціях назву, категорію, ціну, залишок, фото і характеристики. Потім створіть тестове замовлення та пройдіть повний процес до оплати, ТТН і зміни статусу. Так можна виявити помилки в налаштуваннях до початку регулярних продажів.
Для контролю потрібні дані з трьох джерел. Маркетплейс визначає умови замовлення та правила рейтингу. Перевізник відповідає за ТТН і рух посилки. Продавець веде товарний, фінансовий та фіскальний облік. Торгсофт пов’язує ці операції з конкретним замовленням, клієнтом, оплатою і товарною накладною.
| Що потрібно перевірити | Основне джерело даних | Що фіксує Торгсофт |
|---|---|---|
| Стан замовлення й обраний спосіб оплати | Prom.ua або Rozetka | Замовлення, рахунок, спосіб оплати, оплата і борг |
| Номер ТТН і рух посилки | Перевізник | ТТН, стан доставки, одержувач і події відправлення |
| Надходження грошей | Банк або платіжний сервіс | Оплату за рахунком і рух коштів |
| Фіскалізація | Закон і фактичний спосіб розрахунку | Фіскальний чек, форму та засіб оплати |
| Прибуток замовлення | Облікові документи продавця | Собівартість, отримані оплати, витрати й повернення |
1. Спосіб і стан оплати
Проблема продавця
Статуси «оплачено», «прийнято», «відправлено» й «отримано» описують різні події. Покупець може оформити замовлення з онлайн-оплатою. Платіж інколи завершується помилкою. Посилка може бути отримана до надходження переказу післяплати продавцю. За окремими платіжними сценаріями маркетплейс також може надати покупцеві строк для оплати після отримання товару.
Працівнику потрібно бачити окремо стан замовлення, спосіб оплати, суму фактично отриманих коштів і залишок боргу. Статус маркетплейсу самостійно не підтверджує рух грошей на рахунку продавця.
Хто визначає результат
Маркетплейс передає спосіб і стан оплати через API. Банк або платіжний сервіс підтверджує зарахування коштів. Якщо дані відрізняються, продавець перевіряє операцію в кабінеті маркетплейсу та у виписці банку.
Як організувати облік у Торгсофт
Інтеграція з Prom.ua передає до Торгсофт замовлення, дані покупця та обраний спосіб оплати. Для кожного способу оплати потрібно вказати відповідну касу або розрахунковий рахунок і визначити, чи є він післяплатою.
Інтеграція з Rozetka.ua також дозволяє зіставити способи оплати маркетплейсу з касами та розрахунковими рахунками Торгсофт. Замовлення переходить у рахунок, а працівник фіксує оплату після підтвердження фактичного надходження коштів.
- Завантажте або оновіть перелік способів оплати для кожного об’єкта синхронізації.
- Прив’яжіть кожен спосіб до конкретної каси або розрахункового рахунку.
- Позначте способи, за якими покупець платить під час отримання.
- Звіряйте оплачені рахунки з фактичними надходженнями. Опція Банківські виписки завантажує операції з підтримуваних банків і допомагає пов’язати невизначену оплату з рахунком.
- Залишайте борг відкритим, доки гроші фактично не надійшли.
Якщо маркетплейс показує оплату, а банк не підтверджує надходження, не закривайте борг вручну. Спочатку перевірте платіж у кабінеті маркетплейсу та платіжного сервісу.
2. Перевізник і статус ТТН
Проблема продавця
Одна накладна може бути створена в кабінеті маркетплейсу, друга в кабінеті перевізника, третя в обліковій програмі. Через це працівник друкує неправильний ярлик, відправляє посилку без післяплати або не бачить актуального стану доставки.
Хто відповідає за дані
Перевізник присвоює номер ТТН і веде події доставки. Маркетплейс отримує частину цих даних через власний модуль доставки. Торгсофт надсилає й отримує інформацію в межах можливостей API відповідного сервісу.
Як організувати роботу в Торгсофт
Опція Інтеграція з Новою поштою створює і друкує ТТН з видаткової накладної. У ТТН зберігаються одержувач, адреса або відділення, платник, параметри вантажу, оголошена вартість і зворотна доставка. Торгсофт показує стан відправлення та рух післяплати.
Опція Інтеграція з Укрпоштою формує відправлення, друкує ярлик і відстежує події доставки. Для обох перевізників можна налаштувати масове оновлення статусів за розкладом.
У замовленнях Prom.ua Торгсофт може передати номер ТТН Нової пошти на маркетплейс або завантажити вже створену ТТН. Для завантаження потрібно налаштувати в Торгсофт того самого відправника, якого використали під час створення накладної.
У замовленнях Rozetka номер декларації бере участь в автоматичній зміні стану замовлення. Деякі дії з Rozetka Delivery виконуються у кабінеті продавця. Якщо друк ТТН або оновлення статусу не працює на стороні сервісу, продавець перевіряє замовлення в кабінеті Rozetka та звертається до підтримки платформи.
- номер замовлення і пов’язаний рахунок;
- ПІБ та телефон одержувача;
- перевізник, місто, відділення або адреса;
- наявність післяплати та її сума;
- платник основної та зворотної доставки;
- номер ТТН у Торгсофт і на маркетплейсі.
3. Хто оплачує доставку
Проблема продавця
Умови, які бачить покупець під час оформлення, можуть відрізнятися від фактичного тарифу перевізника. Причиною бувають параметри посилки, переадресація, додаткове пакування, післяплата або правила програми лояльності маркетплейсу.
Хто визначає вартість
Маркетплейс визначає умови безкоштовної, пільгової або фіксованої доставки для покупця. Перевізник розраховує фактичну вартість за тарифом і параметрами відправлення. Продавець відповідає за правильні дані про вагу, габарити, платника та додаткові послуги.
Для Rozetka можливі безкоштовна доставка, оплата покупцем за тарифом перевізника та фіксована вартість. За фіксованої вартості покупець сплачує суму доставки разом із товаром, а продавець розраховується з перевізником.
Як врахувати доставку в Торгсофт
Під час створення ТТН Нової пошти працівник обирає платника основної та зворотної доставки. Якщо платить відправник, Торгсофт може автоматично створити витрату за накладною. Для цього в параметрах інтеграції потрібно вказати статтю фінансового аналізу доставки і контрагента поштових витрат.
В інтеграції з Укрпоштою діє така сама облікова логіка. Витрата створюється за фактичною вартістю доставки, коли продавець активує відповідне налаштування під час формування відправлення.
Витрати за іншими схемами доставки можна додати до рахунка або видаткової накладної вручну. Це потрібно для розрахунку результату конкретного замовлення.
У картці замовлення зберігайте дві окремі суми: скільки за доставку сплатив покупець і скільки фактично сплатив продавець перевізнику.
4. Завислі, втрачені та незабрані відправлення
Проблема продавця
Посилка може залишатися в дорозі довше очікуваного строку, прибути без оновлення статусу, загубитися або чекати покупця у відділенні. Окремо потрібно контролювати післяплату: отримання посилки покупцем і надходження грошей продавцю відбуваються у різний час.
Хто вирішує проблему
Перевізник розшукує відправлення та підтверджує його фактичний стан. Маркетплейс визначає правила компенсації доставки, повернення коштів і вплив події на рейтинг. Продавець повинен вчасно виявити відхилення та подати звернення до відповідної сторони.
Що можна контролювати в Торгсофт
Торгсофт показує номер декларації та стан доставки у видаткових накладних. Для Нової пошти програма окремо відображає ситуації «гроші повинні прийти», «гроші прийшли» та «гроші отримані». Фільтр за післяплатою допомагає зібрати такі відправлення в один список.
За розкладом Торгсофт масово оновлює статуси ТТН Нової пошти й Укрпошти. Програма веде журнал виконання завдань і може показувати повідомлення про помилки оновлення.
- Щодня перевіряйте накладні без номера декларації.
- Переглядайте посилки, які довго залишаються у стані «відправлено».
- Окремо контролюйте відправлення, за якими післяплата повинна надійти.
- Звіряйте статус Торгсофт з кабінетом перевізника перед зверненням.
- Фіксуйте номер звернення, дату, відповідального працівника та очікуваний строк відповіді у коментарі до рахунка або контакті з клієнтом.
Торгсофт показує відхилення за даними сервісів. Розшук посилки та рішення про компенсацію виконує перевізник або маркетплейс.
5. Повернення товару і претензія
Проблема продавця
Відмова у відділенні, повернення після отримання, пошкодження і втрата посилки мають різні наслідки. В одному випадку товар повертається на склад без оплати. В іншому продавець повертає покупцеві гроші. За пошкодження або втрату може відповідати перевізник.
Хто що робить
- Продавець перевіряє товар, оформлює повернення в обліку та повертає кошти за наявності відповідної підстави.
- Маркетплейс обробляє повернення платежу, якщо гроші проходили через його платіжний сервіс.
- Перевізник приймає претензію щодо втрати, пошкодження або порушення умов доставки.
- Покупець надає товар і документи за процедурою повернення.
Як провести операцію в Торгсофт
Після фактичного отримання товару працівник створює документ «Повернення» і знаходить початковий продаж за чеком, накладною, штрихкодом або даними клієнта. Торгсофт повертає товар до облікового залишку та зберігає зв’язок із первинною операцією.
Повернення коштів потрібно зафіксувати у відповідній касі або на розрахунковому рахунку. Якщо продавець сплатив зворотну доставку, зберігання чи інші послуги, ці суми вносять як витрати. Претензія до перевізника подається поза Торгсофт. У програмі зберігають облікові наслідки та дані, потрібні для звірки.
Якщо покупець не забрав посилку, продавець не отримав оплату і не формував власний фіскальний чек продажу, підстави для чека повернення відсутні. Якщо чек продажу вже сформований, порядок повернення залежить від початкового способу розрахунку.
Збережіть ТТН, документ відправлення, опис вкладення за наявності, фото пакування, підтвердження вартості товару, листування з покупцем і документи про повернення на склад.
6. Ризик порушення строку обробки замовлення
Проблема продавця
Маркетплейс оцінює швидкість підтвердження, відправлення, частку скасувань та інші показники за власними правилами. Працівник може вчасно зібрати посилку й залишити старий статус. Маркетплейс сприйме це як затримку.
Хто розраховує рейтинг
Prom.ua та Rozetka самостійно визначають показники якості, допустимі строки й наслідки скасування. Торгсофт не розраховує рейтинг маркетплейсу. Програма допомагає своєчасно виконувати й документувати операції, від яких залежить статус замовлення.
Як зменшити кількість помилок у Торгсофт
Замовлення можна завантажувати автоматично за розкладом. Після завантаження нового замовлення Prom.ua отримує стан прийняття. Подальша оплата, відвантаження або скасування змінюють пов’язаний статус згідно з налаштованою інтеграцією.
Для Rozetka Торгсофт змінює статус під час послідовної обробки: завантаження замовлення, виписування рахунка, створення видаткової накладної, передавання до служби доставки та отримання посилки. Причину скасування працівник обирає зі списку і за потреби додає коментар.
- налаштуйте регулярне отримання замовлень;
- призначте відповідального за нові та неопрацьовані замовлення;
- проводьте відвантаження і скасування через пов’язаний рахунок;
- вказуйте фактичну причину скасування;
- перевіряйте журнал синхронізації та повідомлення про помилки;
- не встановлюйте остаточний стан «Посилку отримано» до підтвердження факту.
Редагування одного замовлення одночасно в кабінеті маркетплейсу і в Торгсофт може спричинити повторну синхронізацію станів. Для кожної операції варто визначити основне робоче місце. Обмеження API та тимчасові збої сервісу потребують перевірки в кабінеті маркетплейсу.
7. Коли і на яку суму сформувати фіскальний чек
Проблема продавця
Дата оформлення замовлення, дата оплати, дата відправлення і дата отримання товару можуть не збігатися. Порядок фіскалізації залежить від фактичного способу розрахунку, ролі маркетплейсу або поштового оператора та умов договору з платіжним сервісом.
Що визначає закон
Закон України № 265/95-ВР зобов’язує продавця проводити розрахункові операції через РРО або ПРРО у випадках, на які поширюється закон, і надавати покупцеві розрахунковий документ. Для дистанційного продажу потрібно встановити, хто приймає гроші від покупця, від чийого імені діє платіжний або поштовий оператор та який документ він видає.
| Сценарій | Що потрібно визначити до налаштування ПРРО |
|---|---|
| Онлайн-оплата карткою | Момент успішної розрахункової операції, суму оплати та спосіб передавання електронного чека покупцеві |
| Часткова передоплата | Суму першої оплати, залишок боргу та порядок оформлення остаточного розрахунку |
| Післяплата | Хто приймає кошти, який розрахунковий документ видає оператор і чи повинен продавець формувати власний чек |
| Переказ на IBAN | Чи є платіж звичайним переказом з рахунку на рахунок або розрахунком із застосуванням платіжного інструменту |
| Повернення коштів | Початковий чек, сума фактичного повернення та спосіб виплати покупцеві |
Єдиний час для формування чека за всіма онлайн-замовленнями встановити неможливо. Продавцю потрібен письмовий порядок для кожного способу оплати. Його варто погодити з бухгалтером з урахуванням договорів із маркетплейсом, банком і перевізником.
Як провести чек у Торгсофт
Опція Програмний РРО формує електронні фіскальні чеки й передає їх до ДПС. У режимі «Торгівля з випискою рахунка» можна формувати чеки за передоплатами, оплатами рахунків і видатковими накладними. Працівник вказує форму та засіб оплати, а електронний чек можна надіслати покупцеві за контактними даними.
- Створіть окремий спосіб оплати для кожної фактичної платіжної схеми.
- Визначте подію, після якої працівник або автоматизований процес формує чек.
- Зіставте спосіб оплати з касою або розрахунковим рахунком.
- Для передоплати зафіксуйте отриману суму та залишок боргу.
- Після повернення проведіть документ повернення та відповідний фіскальний чек, якщо початкова операція була фіскалізована продавцем.
Назва способу оплати в кабінеті маркетплейсу не визначає податковий порядок. Перед запуском нової платіжної функції перевірте договір, рух коштів і документ, який отримує покупець.
8. Фактичний прибуток після комісій, доставки і повернень
Проблема продавця
Сума замовлення показує продаж. На рахунок продавця може надійти менше через комісію маркетплейсу, еквайринг, післяплату, доставку або утримання за повернення. Якщо ці витрати не пов’язані з накладною, звіт показує завищений результат.
Які дані потрібні
| Складова | Як врахувати |
|---|---|
| Оплата покупця | Оплата рахунка за фактом надходження коштів |
| Собівартість товару | Собівартість реалізації за обраним у Торгсофт методом |
| Комісія маркетплейсу | Витрата за окремою статтею фінансового аналізу |
| Доставка продавця | Витрата, пов’язана з рахунком або видатковою накладною |
| Еквайринг і переказ післяплати | Фінансова витрата за даними виписки або звіту сервісу |
| Повернення, зберігання і зворотна доставка | Документ повернення та окремі витрати за накладною |
У режимі «Торгівля з випискою рахунка» Торгсофт показує суму відвантаження, оплату, борг, собівартість і витрати за накладною. Показник фактичної виручки з урахуванням витрат розраховується як отримані оплати мінус собівартість реалізації та витрати за накладною.
Товарний прибуток за відвантаженням і фактичний рух грошей відповідають на різні управлінські питання. Перший показує результат продажу товару. Другий враховує надходження оплати й проведені витрати. Для замовлень із післяплатою та відстроченням ці показники можуть належати до різних дат.
Для управлінського аналізу створіть окремі статті: «Комісія Prom.ua», «Комісія Rozetka», «Доставка Новою поштою», «Доставка Укрпоштою», «Зворотна доставка», «Еквайринг» і «Пакування». Якщо сервіс утримав комісію до переказу коштів, внесіть до обліку повну суму оплати та комісію окремою витратою. Така схема зберігає зрозумілий дохід і показує вартість кожного каналу продажу.
Звіт «Виписка за період» допомагає порівняти рух грошей у Торгсофт із банківськими даними. «Баланс за статтями фінансового аналізу» показує отримані й витрачені кошти за вибраними статтями. Повернення потрібно проводити окремим документом, щоб товар, гроші та фінансовий результат змінилися узгоджено.
Фактичний результат замовлення потрібен власнику для оцінки каналу продажу. Сума доходу для податкової звітності визначається правилами обраної системи оподаткування. Комісія маркетплейсу може зменшувати управлінський прибуток і водночас не зменшувати суму доходу, яку ФОП повинен показати в декларації.
Одне замовлення пов’язує клієнта, товари, рахунок, оплату, видаткову накладну, ТТН, витрати, фіскальний чек і повернення. Власник бачить, де знаходиться товар, чи надійшли гроші, які витрати виникли та який результат дав продаж.
Фахівець Торгсофт допоможе підібрати інтеграції з маркетплейсами, поштовими сервісами, банківськими виписками та ПРРО під фактичний порядок роботи магазину.
Джерела
- Закон України № 265/95-ВР про застосування РРО та ПРРО.
- Роз’яснення ДПС щодо продажу товарів через інтернет із поштовою доставкою.
- Нова пошта: отримання післяплати відправником.
- Нова пошта: строки й умови зберігання відправлень.
- Довідка Prom.ua: реєстрація продавця.
- Rozetka: реєстрація продавця.
- Довідковий центр продавця Rozetka.
Повернутися до попереднього кроку