Як підготувати кафе чи ресторан до зміни сезону: план на чотири тижні

Підготовку кафе чи ресторану до зміни сезону почніть із власних продажів: визначте, які страви замовляють, коли приходять гості та скільки продуктів доводиться списувати. За чотири тижні власник разом із шеф-кухарем може скоригувати меню, погодити постачання, перерахувати запаси й підготувати команду до роботи під час відключень.

Перед запуском сезонних страв визначте їхній внесок у покриття витрат, час приготування та вимоги до зберігання. Одночасно актуалізуйте інформацію про алергени й процедури безпечності. Для закладу в Україні зміна меню або способу роботи, яка може вплинути на безпечність їжі, потребує перегляду відповідних процедур за статтею 21 Закону № 771/97-ВР.

План підготовки закладу на чотири тижні

Власник призначає відповідальних і щотижня приймає конкретний результат. У невеликому кафе кілька ролей може виконувати одна людина, але завдання варто записати окремо, щоб не пропустити закупівлі, навчання чи контроль холодильників.

Визначте сезонний попит за продажами свого закладу

Для робочого аналізу візьміть кілька останніх повних тижнів і порівнюйте однакові дні тижня. Якщо маєте історію попереднього сезону, використайте її як додатковий орієнтир, врахувавши зміни цін, годин роботи та доступності страв.

Адміністратору варто звести в одну таблицю кількість замовлень, продані порції, фактичну виручку після знижок, час видачі та списання. Окремо позначайте обслуговування в залі, замовлення із собою й доставку. Записуйте відключення, закриття тераси, акції та випадки, коли страва була недоступна: низькі продажі через відсутність інгредієнта не показують справжнього попиту.

• Якщо продажі певної страви скоротилися, шеф-кухар спочатку зменшує обсяг заготівель і з’ясовує причину, перш ніж прибирати її з меню.
• Якщо гості регулярно просять швидкий обід, заклад може протестувати невелику обідню пропозицію у визначені години.
• Якщо збільшилася доставка, оцініть витрати на пакування, комісію та стан страви після перевезення.
• Якщо зросли списання, зіставте закуплену кількість із фактично використаною та перевірте розмір партій приготування.

Нову пропозицію запускайте з конкретною умовою оцінювання: який обсяг продажів, час видачі та рівень списань заклад вважає прийнятними. Повідомляйте гостям фактичний склад, ціну, години доступності й умови замовлення. Так власник зможе оцінити попит без великої закупівлі наперед.

Скоротіть складність меню та порахуйте внесок кожної страви

Для кожної позиції шеф-кухар складає робочу картку: інгредієнти на порцію, вихід готової страви, послідовність приготування, потрібне обладнання, умови зберігання й алергени. Власник додає закупівельні ціни та інші витрати, які змінюються разом із кількістю замовлень. Окремо оцініть, чи не перевантажує страва працівника або обладнання в години найбільшого попиту.

Меню простіше підтримувати, коли кілька страв використовують спільні інгредієнти, а закупівлі відповідають фактичному споживанню. Водночас кожна страва повинна мати власні умови безпечного приготування та зберігання. Не збільшуйте партію заготівлі лише тому, що її можна використати в кількох позиціях.

Умовний приклад розрахунку на порцію

Наведені нижче числа — умовний управлінський приклад. Припустімо, після знижок і податкових коригувань, застосовних до закладу, для розрахунку залишається 180 грн доходу від порції. Інгредієнти з урахуванням фактичного виходу коштують 58 грн, пакування — 12 грн, комісії за замовлення й оплату — 18 грн, інші змінні витрати — 7 грн.

Загальні змінні витрати становлять 58 + 12 + 18 + 7 = 95 грн. Внесок порції в покриття постійних витрат дорівнює 180 − 95 = 85 грн. Для 40 таких порцій він становитиме 85 × 40 = 3 400 грн. Із цієї суми ще потрібно покрити оренду, постійну оплату праці та інші витрати, тому вона не дорівнює чистому прибутку.

Рахуйте окремо замовлення в залі та доставку, якщо їхні витрати різняться. Після пробного запуску замініть планові показники фактичними: ціною закупівлі, витратою продуктів, кількістю проданих порцій і втратами. Якщо страва має прийнятний внесок, але затримує інші замовлення, змініть технологію, години доступності або обсяг пропозиції.

Підготуйте інформацію про склад та алергени до запуску меню

Для нефасованих страв заклад має надавати назву та інформацію про використані інгредієнти або допоміжні матеріали, які спричиняють алергічні реакції чи непереносимість і залишаються в готовому продукті. Спосіб надання визначає заклад. Вимоги встановлюють частини 9–10 статті 6 та стаття 15 Закону «Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів» № 2639-VIII. Обов’язкову інформацію надають українською мовою. За частиною 10 статті 6 заклад також має на вимогу гостя надати перелік інгредієнтів, кількість окремих інгредієнтів у передбачених законом випадках, термін придатності, умови зберігання й використання, відомості про відповідального оператора, країну або місце походження у передбачених законом випадках, інструкції з використання та інформацію про поживну цінність.

Обов’язок надавати інформацію про поживну цінність має винятки за частиною 7 статті 6 та додатком № 4 до Закону, зокрема для продуктів, які виробник у малих обсягах постачає безпосередньо кінцевому споживачеві. Адміністратор має визначити, які відомості потрібні для конкретних страв, і підготувати їх для персоналу до запуску меню.

Практичний варіант — таблиця для працівників із рядками за стравами та позначками відповідних алергенів. Шеф-кухар заповнює її за рецептурою та складом придбаних соусів, сумішей, бульйонів і декору. Перелік у додатку № 1 до Закону охоплює, зокрема, злаки з глютеном, молоко, яйця, рибу, горіхи, селеру, гірчицю, сою та кунжут; для окремих продуктів передбачені винятки й пороги. Орієнтуйтеся на повний законодавчий перелік.

Якщо перелік інгредієнтів не надається, інформація про алергени повинна містити слово «Містить» перед конкретними назвами відповідних речовин або продуктів із додатка № 1. Такий напис можна розмістити біля назви страви. Якщо заклад наводить перелік інгредієнтів, назви алергенів у ньому потрібно виділити, наприклад жирним шрифтом. Окремо зазначати певний алерген не потрібно, якщо назва страви чітко вказує на відповідну речовину або продукт. Для дистанційного продажу нефасованих страв інформація про алергени має бути доступна до придбання — це вимога статті 9. Тому адміністратор одночасно змінює друковане меню, сайт і сторінки замовлення.

Коли постачальник замінює вершки, соус або інший інгредієнт, кухар спочатку звіряє склад і передає зміни адміністратору. До оновлення інформації персонал не повинен описувати страву за попереднім складом. Окремо оцінюйте можливе потрапляння алергенів через спільний інвентар і поверхні.

Пункт 2 розділу VI Закону № 2639-VIII дозволяє протягом воєнного стану та шести місяців після його припинення чи скасування виробляти або вводити в обіг продукти, які відповідають вимогам щодо інформування споживачів, що діяли до введення цього Закону в дію. Такі продукти можуть перебувати в обігу до кінцевої дати споживання або закінчення строку придатності. Ця умова стосується саме продукції, яка відповідає попереднім вимогам; для сезонного меню організуйте повну й достовірну інформацію про фактичний склад.

Перерахуйте запаси та погодьте закупівлі з постачальниками

Перед підрахунком залишків відповідальний за склад визначає момент, на який фіксує кількість. Під час підрахунку рух продуктів потрібно призупинити або окремо записувати, щоб поставка чи видача на кухню не створила розбіжність. Зважуйте продукти без тари, використовуйте однакові одиниці вимірювання та розділяйте партії з різними строками придатності.

1. Відокремте доступні запаси. Продукти з ознаками псування, невідомим походженням або порушеними умовами зберігання не включайте до кількості, запланованої для приготування.
2. Зіставте залишки з новим меню. Визначте інгредієнти для страв, які залишаються, та продукти, регулярне постачання яких потрібно скоротити або припинити.
3. Розрахуйте потребу до наступної поставки. Використайте очікувані продажі, витрату на порцію й фактичний вихід після обробки.
4. Врахуйте вже погоджені поставки. Від потреби відніміть придатний залишок і підтверджені надходження. Резерв визначайте за мінливістю попиту, строком доставки та можливостями безпечного зберігання.
5. Погодьте умови заміни. Постачальник має повідомляти про інший продукт до відвантаження, щоб шеф-кухар міг оцінити склад, алергени, вихід і ціну.

Не закуповуйте більше лише через знижку, якщо заклад не встигне використати продукти в межах їхньої придатності або не має достатнього охолодження. Для роботи зі складом запровадьте правило: першими використовують придатні партії з найближчим кінцевим строком, дотримуючись умов після відкриття упаковки.

Що контролювати під час приймання

Працівник, який приймає поставку, звіряє продукт, кількість, цілісність упаковки, строки та умови перевезення з замовленням і супровідною інформацією. Для продуктів, що потребують охолодження, він контролює температуру відповідно до вимог конкретного продукту та процедур закладу. Виявлені невідповідності записує до використання поставки на кухні.

Простежуваність — це можливість установити походження продукту та відстежити його рух. За статтею 22 Закону № 771/97-ВР заклад повинен ідентифікувати постачальників і суб’єктів господарювання, яким він постачає продукти. Для практичної роботи зберігайте зв’язок між накладною, поставкою та позначенням партії, а після перекладання продукту в робочу тару переносьте потрібні відомості на її етикетку.

Для продуктів тваринного походження стаття 22 встановлює спеціальний склад інформації: ідентифікацію продукту й партії, кількість, відомості про постачальника та потужності відправлення й отримання, відповідні реєстраційні номери та дату відправлення. Цю інформацію оновлюють щоденно і зберігають до завершення граничного терміну споживання або мінімального терміну придатності; на запит компетентного органу її надають невідкладно.

Підготуйте холодильники, кухню та пакування

Власник забезпечує виконання процедур, заснованих на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках — НАССР. Вони мають визначати небезпеки, способи контролю, відповідальних працівників і дії у разі відхилень. За статтею 21 Закону № 771/97-ВР зміни інгредієнтів або процесів, які можуть вплинути на безпечність, потребують перегляду цих процедур. Їхня сертифікація не є обов’язковою. Спрощений підхід допускається за умови однакового рівня захисту здоров’я споживачів.

Перед сезонним запуском відповідальний працівник разом із шеф-кухарем оглядає холодильне обладнання, перевіряє засоби вимірювання температури, розміщення сирих і готових продуктів, можливість миття інвентарю та доступ до питної води. Для кожного продукту й процесу визначте належні режими з урахуванням маркування, технології та процедур закладу. Єдиного режиму зберігання для всього меню встановлювати не можна.

Стаття 49 Закону № 771/97-ВР вимагає підтримувати температурний режим, який запобігає розмноженню мікроорганізмів і формуванню токсинів. Виняток можливий протягом обмеженого часу підготовки продукту до перевезення, зберігання, продажу чи сервірування, лише якщо це не спричиняє ризику для здоров’я споживачів. Охолодження після приготування та розморожування також потрібно організувати безпечно.

Для доставки підбирайте тару під конкретну страву та умови використання. Пакувальні матеріали не повинні забруднювати їжу, а їх зберігання й пакування мають захищати продукт — це вимоги статті 50. Попросіть постачальника тари надати інформацію про її призначення й допустиме використання. Відповідальний за доставку організовує чисте перевезення та розділення продуктів відповідно до статті 44.

Складіть порядок роботи під час відключень

Резервне живлення плануйте за переліком обладнання, потрібного для безпечної роботи. Власник залучає фахівця, щоб визначити, чи може обране рішення забезпечити роботу холодильників, освітлення, вентиляції та іншого необхідного обладнання. Шеф-кухар складає скорочене меню з урахуванням фактично доступних умов.

1. До відключення: призначте відповідального за холодильники й записи, підготуйте засоби контролю температури, визначте можливе місце безпечного переміщення продуктів. Переконайтеся, що резерв питної води дозволяє виконувати заплановані операції та підтримувати гігієну.
2. На початку відключення: працівник фіксує час і показники температури. Адміністратор зупиняє приймання замовлень на страви, для яких уже немає належних умов приготування або зберігання, та повідомляє гостям про доступне меню.
3. Під час відключення: команда обмежує відкривання холодильників і контролює умови за планом закладу. Переміщення продуктів допускайте лише туди, де можна підтримати потрібний режим і зберегти ідентифікацію партій.
4. Якщо умови вийшли за встановлені межі: відокремте відповідні продукти, позначте заборону використання та передайте відповідальному за безпечність відомості про час, температуру й партії.
5. Після відновлення живлення: відповідальний оцінює записи та стан обладнання, визначає долю продуктів за процедурами закладу й дозволяє відновлення відповідних операцій після відновлення належних умов.

Якщо немає достатньої інформації про умови зберігання, продукт не слід повертати у приготування до з’ясування його безпечності. Не використовуйте дегустацію, запах чи повторне нагрівання як єдину підставу такого рішення. Якщо заклад не може забезпечити охолодження, питну воду, миття та інші необхідні гігієнічні умови, відповідні операції потрібно припинити.

Як поводитися з небезпечними запасами

Обіг небезпечних, непридатних продуктів і продуктів із простроченою датою «вжити до» або мінімальним терміном придатності заборонений статтею 37 Закону № 771/97-ВР. Працівник відокремлює їх від придатних запасів, записує назву, партію, кількість і причину вилучення. Власник організовує подальше поводження відповідно до закону. Списання в обліку саме по собі не вирішує питання фізичного вилучення та утилізації. Якщо небезпечний продукт є частиною партії або вантажу, за частиною 6 статті 37 подальший обіг усіх продуктів цього найменування в цій партії або вантажі заборонений, доки детальна оцінка не доведе безпечність решти. Відповідальний працівник має відокремити й заблокувати використання відповідних запасів.

Якщо є підстави вважати, що продукти не відповідають вимогам безпечності, оператор ринку — підприємець або компанія, що управляє закладом, — негайно розпочинає вилучення з обігу та письмово повідомляє компетентний орган у строк не більше двох робочих днів. Якщо оператор має підстави вважати, що вже введені ним в обіг продукти можуть бути шкідливими для здоров’я, він письмово повідомляє компетентний орган про це та про вжиті заходи для запобігання ризикам протягом не більше одного робочого дня. Якщо продукти могли потрапити до споживачів, оператор повідомляє їм причини вилучення. Він також організовує відкликання — повернення небезпечних продуктів від споживачів, — якщо інших заходів недостатньо для досягнення прийнятного рівня захисту їхнього здоров’я. Ці обов’язки встановлює стаття 20.

Харчові відходи прибирайте з приміщень із продуктами якнайшвидше та зберігайте в закритих контейнерах відповідно до статті 46. Передавання вилученої продукції для інших цілей потребує дотримання законного порядку; не включайте автоматичне передавання залишків із тарілок до щоденної роботи персоналу.

Розрахуйте навантаження команди та навчіть працівників

Адміністратор складає графік за очікуваними замовленнями та фактичним часом виконання робіт. У розрахунок включайте приймання поставок, заготівлі, прибирання, пакування доставки, контроль холодильників і закриття зміни. Якщо кілька операцій припадають на один час, визначте, хто їх виконає, або перенесіть частину робіт.

Власник погоджує доступність працівників та оформлює графік у встановленому законодавством порядку з дотриманням застосовних норм робочого часу й відпочинку. Взаємозаміни погоджує відповідальна особа, яка також забезпечує належний облік фактично відпрацьованого часу. Не залишайте зміну графіка лише на усній домовленості колег.

До запуску меню проведіть практичне навчання: як працівник знаходить інформацію про алергени, приймає поставку, фіксує температуру та діє під час відключення. Стаття 48 Закону № 771/97-ВР передбачає навчання персоналу з гігієни із відповідними записами; періодичність установлює оператор ринку. Після навчання попросіть кожного показати свої дії на конкретній ситуації.

Облік закуплених продуктів і звіряння залишків у Торгсофт

Для контролю закуплених товарів та інгредієнтів відкрийте «Склад → Стан складу» у Торгсофт. Тут відображаються прийняті на склад товари, їхня кількість і собівартість. Виберіть потрібний центр обліку — магазин або склад у програмі, який відповідає місцю обліку ваших запасів. Для кількох місць використовуйте «Усі склади» та «Вибрати склади», а для перегляду кількості на певну дату — фільтр «Стан на дату». Відповідальний працівник зіставляє фактичну кількість із даними програми та, за потреби, переглядає рух конкретного товару.

Перед формуванням відомості інвентаризації вимкніть «Усі склади» й виберіть один конкретний центр обліку. Переконайтеся, що перелік стосується саме того складу, де працівники фізично рахуватимуть запаси. Якщо потрібно звірити кілька місць зберігання, організуйте підрахунок і документи окремо для кожного.

Перед сезонною закупівлею встановіть мінімальні залишки для потрібних позицій і використайте фільтр «Закінчується товар». Пороги визначайте з урахуванням попиту, поставок і можливостей зберігання. Для фізичного звіряння виділіть продукти та скористайтеся дією «Додати товар в відомість інвентаризації», після чого відкрийте відомість. Розбіжності спочатку зіставте з документами надходження та іншого руху. Безпечність продуктів, строки після відкриття й рішення щодо вилучення відповідальні працівники контролюють за процедурами закладу.

Що власник має прийняти перед повним запуском

Наприкінці пробного тижня власник разом із шеф-кухарем приймає рішення щодо кожної новинки: залишити, змінити або прибрати. Підставами мають бути фактичні продажі, внесок у покриття витрат, час видачі та списання. Після цього відповідальний за закупівлі коригує наступне замовлення.

• У меню й каналах доставки зазначені актуальні назви, ціни, склад та алергени.
• Кількість доступних запасів узгоджена з фізичним підрахунком, а походження партій можна встановити.
• Для нових страв визначені належні процеси приготування та зберігання, потрібні зміни внесені до процедур безпечності.
• Команда знає свої завдання, погоджений графік і порядок дій під час відключення.
• Визначено, які операції та замовлення заклад припиняє, коли не може забезпечити безпечні умови.

Офіційні акти для організації роботи закладу

• Закон України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» від 23.12.1997 № 771/97-ВР: статті 20–22 — обов’язки оператора, процедури НАССР і простежуваність; стаття 37 — заборона обігу та поводження з вилученими продуктами; статті 41–42, 44–50 — приміщення, перевезення, обладнання, відходи, вода, персонал, продукти й пакування.
• Закон України «Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів» від 06.12.2018 № 2639-VIII: статті 4–6, 8–10 і 15 — достовірність, доступність інформації, нефасовані продукти, дистанційний продаж, мова та алергени; додаток № 1 — перелік речовин і продуктів, які спричиняють алергічні реакції або непереносимість; пункт 2 розділу VI — спеціальна перехідна умова на період воєнного стану та шість місяців після його припинення чи скасування.