Сезонні продажі в магазині: як спланувати асортимент, акції та роботу команди

Почніть підготовку до сезонних продажів зі списку товарів, які потрібні вашим покупцям, і дати, до якої вони мають отримати замовлення. Для кожної кампанії визначте обсяг закупівлі, допустимі витрати, останній день приймання замовлень і відповідальних працівників. Перевірте попит на невеликій партії. Збільшуйте закупівлю, коли результати продажів це виправдовують, а постачальник і команда можуть виконати замовлення вчасно.

Окремо складіть календар акцій і графік роботи продавців. Свято може бути приводом для пропозиції, проте саме по собі не підтверджує майбутній попит і не визначає вихідний для працівників. Для магазину в Україні враховуйте українське трудове законодавство та особливості, які застосовуються під час воєнного стану.

Як обрати сезонні події для свого магазину

Перегляньте продажі за попередні порівнювані періоди: які товари купували, скільки одиниць повернули, коли почалися замовлення та в які дні потрібних позицій уже бракувало. Окремо запишіть, які товари покупці запитували, але не могли придбати. Продажі за час відсутності товару не показують повного можливого попиту, тому враховуйте й такі звернення.

Якщо магазин ще не має історії продажів, запитайте покупців про бюджет, потрібний товар і строк отримання. Перевірте кілька пропозицій на невеликій партії. Оцінюйте оплачені покупки, витрати та виконані замовлення. Перегляди й реакції на дописи використовуйте як додатковий сигнал.

Для першого плану оберіть кілька подій, які відповідають вашому асортименту. Магазин канцтоварів може перевірити попит на набори до навчання, книгарня — на подарункові добірки, магазин одягу — на речі для зміни сезонного гардероба. У подарункових пропозиціях групуйте товари за інтересами, бюджетом і способом використання, щоб покупець міг обрати потрібну річ.

Річний план сезонної торгівлі

Використовуйте строки з таблиці як орієнтири для початку підготовки. Коригуйте їх відповідно до попиту та строків постачальника. Якщо виробництво, доставка або погодження зразків тривають довше, починайте раніше. Для кожної кампанії внесіть у власний план конкретну дату отримання товару покупцем.

Між кампаніями залишайте час на інвентаризацію — перерахунок фактичних залишків і звіряння їх з обліком, повернення та підготовку наступної закупівлі. Якщо два сезони потребують одночасної оплати постачальникам, порахуйте, чи вистачить коштів на обидва, а також на зарплату й поточні платежі.

Як розрахувати строки від отримання товару покупцем

Спочатку визначте останній прийнятний день отримання замовлення. Потім послідовно відніміть час доставки, резерв на затримки, пакування, приймання товару та строк постачання. Так ви отримаєте крайній строк закупівлі. Час на перевірку зразків і тестування пропозиції заплануйте перед ним.

Умовний приклад. До потрібного покупцеві дня залишилося 30 календарних днів. Магазин закладає 3 дні на доставку покупцеві, 2 дні резерву, 2 дні на перевірку й пакування та 10 днів на постачання. Разом потрібно 17 днів, тому замовлення постачальнику слід передати не пізніше ніж через 13 днів: 30 − 17 = 13. Фактичний строк узгодьте з постачальником і перевізником.

1. Підтвердьте в постачальника наявність товару, мінімальну партію, строк відправлення та можливість дозамовлення.
2. Визначте, хто перевіряє кількість і якість поставки та хто вирішує питання заміни відсутніх позицій.
3. Порахуйте, скільки замовлень команда може зібрати й передати перевізнику за день із резервом часу.
4. Встановіть окремі останні строки для доставки, самовивозу та товарів під замовлення.
5. Коли команда набере граничну кількість замовлень на день, запропонуйте наступному покупцеві реальний пізніший строк або доступний спосіб отримання.

Щоб оцінити можливості команди, зберіть кілька типових замовлень і заміряйте час. Врахуйте друк документів, пошук товару, пакування, консультації та виправлення помилок.

Окремо погодьте дії під час повітряної тривоги, перебоїв електроживлення чи затримки перевізника. Працівники мають знати порядок безпечного припинення роботи, а також хто і як повідомляє покупців про зміну строків.

Як спрогнозувати закупівлю в одиницях

Рахуйте потребу за окремими товарами, розмірами й кольорами. За основу візьміть продажі порівнюваного періоду та скоригуйте їх відповідно до результатів невеликого тесту, доступного бюджету й часу до завершення сезону. Для кожної позиції підготуйте обережний прогноз із меншим обсягом продажів та основний — з обсягом, на який плануєте орієнтуватися. Визначте, за якої кількості продажів і залишку замовите товар повторно.

Планова закупівля = очікувані відвантаження + страховий запас − придатний вільний залишок − підтверджені надходження до потрібного строку. Відвантаження — це передача товарів для виконання замовлень. Страховий запас — додаткова кількість на випадок непередбаченого попиту чи затримки поставки. Придатний вільний залишок — товар, який можна продати й ще не обіцяно іншим покупцям.

Якщо результат від’ємний, додаткова закупівля за цим розрахунком не потрібна. Після розрахунку врахуйте мінімальну партію постачальника та оцініть, чи виправдане придбання зайвих одиниць.

Умовний приклад. Магазин очікує відвантажити 100 одиниць і залишає резерв 10 одиниць. У вільному залишку є 20, ще 30 постачальник підтвердив до початку продажів. Потреба в додатковій закупівлі становить 100 + 10 − 20 − 30 = 60 одиниць. Якщо частину наявного товару вже обіцяно іншим покупцям, спочатку виключіть її з вільного залишку.

Повернення враховуйте окремо для грошей і запасів. Якщо зі 100 відвантажених одиниць умовно очікуєте повернення 10, прогноз продажів після повернень становитиме 90 одиниць. Для початкового виконання замовлень потрібні всі 100. Включайте повернений товар у доступний запас лише після фактичного отримання та перевірки його стану.

Перед повторною закупівлею порівняйте доступний залишок із прогнозом відвантажень на весь строк поповнення та резервом. Якщо нова партія надійде після потрібного покупцям дня, оцініть, чи зможете продати її надалі без значного зниження ціни.

Як перевірити, чи виправдана знижка

До запуску акції запишіть ціну продажу, собівартість, витрати на пакування, приймання оплати й доставку коштом магазину, рекламу, додаткову роботу команди та можливі втрати товару. Повернення зменшують дохід, а частина витрат на виконання замовлення може залишитися навіть після повернення грошей покупцеві.

Окремий умовний приклад. Магазин придбав і відвантажив 100 одиниць. Ціна продажу — 500 грн, собівартість — 300 грн. Покупці повернули 10 одиниць з повним відшкодуванням ціни; 8 із них придатні для подальшого продажу, 2 повністю втратили товарну вартість. Податки, постійні витрати, які магазин несе незалежно від цієї кампанії, та додаткову зарплату в цьому прикладі не враховано.

За цих припущень частка залишку після перелічених витрат становить приблизно 23,1% доходу: 10 400 ÷ 45 000 × 100%. Щоб визначити чистий прибуток, потрібно врахувати також податки, постійні витрати й додаткову зарплату. Вісім придатних повернених одиниць мають собівартість 2 400 грн і залишаються в запасах; дохід від їх майбутнього продажу в розрахунок не включено.

Окремо порахуйте, скільки грошей залишиться після виплат. Якщо магазин оплатив усю закупівлю, він витратив 30 000 грн. Після повернень покупцям та інших наведених витрат різниця надходжень і виплат становитиме 45 000 − 30 000 − 3 000 − 4 000 = 8 000 грн. Ще 2 400 грн залишаються вкладеними в придатний товар.

Перед затвердженням знижки перерахуйте приклад із власними витратами та меншим обсягом продажів. Якщо пропозиція залишає замало коштів для роботи магазину, змініть закупівельну ціну, склад набору, рекламний бюджет або розмір знижки.

Як перевірити пропозицію та підготувати зрозумілі умови

Запустіть невелику партію з обмеженим бюджетом і наперед визначеним строком перевірки попиту. Запишіть, що саме тестуєте: ціну, склад набору або спосіб подання товару. Перш ніж розширювати кампанію, порівняйте кількість оплачених замовлень, витрати на їх залучення, суму після віднімання змінних витрат і здатність команди виконати обіцяне.

• Покажіть покупцеві точний товар або склад набору, кінцеву ціну та доступні варіанти.
• Зазначте період пропозиції, фактичні обмеження кількості, способи отримання та вартість доставки.
• Перевірте, що ціна на сторінці, ціннику й касі збігається, а продавці розуміють правила поєднання знижок.
• Зберігайте історію цін і затверджені умови кампанії; не створюйте штучної попередньої ціни для показу більшої знижки.
• Використовуйте справжні відгуки та фактичні дані про наявність товару.

Перед публікацією реклами знижок окремо з’ясуйте, які вимоги українського законодавства до реклами та зазначення цін застосовуються до вашої пропозиції, і врахуйте їх у тексті й оформленні.

Для суспільно важливих дат обирайте стримане повідомлення, яке відповідає реальній потребі покупців. Не використовуйте втрату близьких, переживання війни чи оцінку патріотизму людини як аргумент для покупки. Якщо повідомляєте про благодійну складову, поясніть, як саме передаватимете кошти, і підготуйте підтвердження виконання обіцянки.

Як скласти графік продавців і врахувати оплату праці

Якщо ви наймаєте працівників в Україні, враховуйте спеціальні трудові правила на період воєнного стану. Вони поширюються, зокрема, на осіб, які працюють за трудовими договорами з фізичними особами — підприємцями, відповідно до статті 1 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Маркетингова подія або професійне свято самі по собі не встановлюють вихідного. Перелік святкових і неробочих днів містить стаття 73 Кодексу законів про працю України (КЗпП). У період дії воєнного стану її норми не застосовуються відповідно до частини шостої статті 6 Закону № 2136-IX. У цей період також не застосовуються передбачені частинами третьою — п’ятою статті 67 КЗпП правила перенесення вихідних.

Під час дії цих спеціальних правил дата зі статті 73 сама по собі не створює обов’язку подвійної оплати за святковий день. Працівник може мати звичайну зміну за встановленим графіком. Враховуйте умови трудового й колективного договорів, а також окремі підстави оплати надурочної роботи — понад установлену тривалість робочого часу, нічної роботи чи роботи у визначений працівникові вихідний.

Коли норми статті 73 застосовуються, робота у відповідні святкові й неробочі дні допускається у визначених нею випадках, зокрема для обслуговування населення. Оплату визначає стаття 107 КЗпП: для відрядників, яким платять за обсяг виконаної роботи, — подвійні розцінки; для працівників із годинною або денною ставкою — подвійна ставка.

За місячного окладу доплата залежить від того, чи виконувалася робота в межах місячної норми робочого часу: одинарна ставка понад оклад у межах норми або подвійна ставка понад оклад за роботу понад норму. Розрахунок проводять за фактично відпрацьовані години. За бажанням працівника, який працював у святковий або неробочий день, йому також може бути наданий інший день відпочинку.

Підготуйте графік і розрахунок оплати в такій послідовності:

1. Розподіліть зміни відповідно до очікуваного потоку покупців і часу відправлень. Передбачте перерви та підміну.
2. Визначте відповідальних за касу, консультації, складання замовлень і приймання товару.
3. Передайте працівникові, який веде кадровий і зарплатний облік, проєкт графіка та умови трудових і колективного договорів. Попросіть визначити години нічної, надурочної роботи й роботи у встановлений працівникові вихідний та належну оплату.
4. Перед призначенням нічних змін врахуйте статтю 8 Закону № 2136-IX: під час воєнного стану без їхньої згоди не залучають до нічної роботи вагітних жінок, жінок із дитиною віком до одного року та осіб з інвалідністю, яким така робота протипоказана за медичними рекомендаціями. Завчасно повідомте команді затверджений графік і умови оплати.
5. Якщо змінюєте істотні умови праці або умови оплати праці, оформіть зміни та повідомте працівника. Під час воєнного стану за частиною другою статті 3 Закону № 2136-IX роботодавець має повідомити працівника до запровадження таких умов.
6. Погодьте спосіб оперативного обміну повідомленнями та фіксуйте фактично відпрацьований час для розрахунку зарплати.

Не встановлюйте для звичайного магазину 60-годинний робочий тиждень лише через сезонний попит. Частина перша статті 6 Закону № 2136-IX передбачає таке збільшення для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Для відповідних працівників зі скороченою тривалістю робочого часу межа становить 40 годин, а збільшення норми потребує пропорційного збільшення оплати. Передбачені частинами першою та другою статті 6 спеціальні норми тривалості робочого часу не застосовуються до праці неповнолітніх.

Як вести облік сезонних залишків, знижок і замовлень у Торгсофт

Перед закупівлею перевірте залишки та ціни в режимі «Склад → Стан складу»:

1. Перегляньте кількість товару, розміри, собівартість і ціну.
2. Відберіть позиції за сезоном і складіть список для розрахунку закупівлі.
3. Перегляньте історію змін ціни й знижки, щоб підготувати акційну ціну.
4. За потреби встановіть у цьому режимі товарну знижку — знижку на конкретний товар.
5. Проведіть пробний продаж і перевірте кінцеву ціну. Знижка клієнта не змінює встановлену товарну знижку.

Для замовлень із доставкою призначте працівника, який веде торгівлю з випискою рахунка:

1. Внесіть погоджену дату в поле «Дата доставки».
2. Відберіть рахунки фільтрами «Стан оплати» та «Стан відвантаження». Останній показує розподіл товарів за накладними. Відповідальний за доставку окремо звіряє фактичну передачу посилок перевізнику.
3. Відкрийте «Налаштування → Параметри → Облік».
4. У полі «Виписувати накладні за рахунком» виберіть «Тільки за перевіреними рахунками». Після цього працівник зможе створити видаткову накладну — документ на передачу товару — лише за перевіреним рахунком.
5. Працівник, який збирає замовлення, на вкладці «Товар рахунка» натискає «Перевірити товари рахунка».
6. Він сканує штрихкоди зібраних товарів або вводить артикули — коди товарних позицій.
7. Якщо з’явиться повідомлення про невідповідність, він звіряє замовлення з рахунком і виправляє помилку.
8. Для відправлення частинами увімкніть «Часткове відвантаження».
9. Натисніть «Створити видаткову накладну».
10. За часткового відвантаження у вікні «Відвантаження товару за рахунком» виберіть товари й кількість для посилки. Натисніть «Відвантажити товар».
11. Підтвердьте створення накладної кнопкою «Так».
12. У вікні «Накладна» заповніть потрібні параметри й натисніть «Записати».
13. Дочекайтеся повідомлення про створення накладної за рахунком.
14. Перед передачею посилки відповідальний працівник звіряє її вміст із товарами й кількістю в накладній.

Перед налаштуванням оберіть відповідну платну ліцензію: складський облік і знижки доступні у Старт та Ультра, а торгівля з випискою рахунка — в Ультра й термінальній версії. Старт підтримує один центр обліку — магазин або склад у Торгсофт; Ультра й термінальна версія підтримують кілька. У локальній мережі кожен комп’ютер потребує окремої ліцензії. Для віддаленої роботи з єдиною базою на сервері передбачена термінальна конфігурація: базова ліцензія включає три клієнтські підключення, додаткові оплачуються окремо. Перед придбанням або зміною ліцензії перегляньте порівняння можливостей та чинні комерційні умови. Додаткові опції оплачуються окремо; їхні можливості, умови налаштування та обмеження уточнюйте для обраної опції в каталозі опцій.

Що перевіряти під час кампанії та після її завершення

Щодня зіставляйте оплачені замовлення, доступний товар і можливості відправлення. Призначте працівника, який може зупинити рекламу відсутньої позиції, скоригувати строк доставки та погодити заміну з покупцем. Під час тривалої кампанії регулярно перераховуйте потребу в закупівлі з урахуванням часу до завершення попиту.

Після закінчення пропозиції приберіть рекламні повідомлення, перевірте ціни на касі та з’ясуйте стан кожного невиконаного замовлення. Узгодьте з покупцями подальші дії, щоб завершити ці замовлення. Розподіліть залишки на товари для звичайного продажу, зберігання до наступного сезону, уцінки та списання — вилучення з обліку запасів. Перед зберіганням оцініть стан товару, строк придатності, витрати на місце й суму коштів, які залишаться вкладеними в нього.

Остаточний результат порахуйте з урахуванням повернень і витрат. Запишіть кількість проданих одиниць, дохід після повернень, витрати кампанії, втрати запасів і залишок товару. До плану наступного сезону внесіть конкретні рішення: які позиції замовити раніше, які скоротити, коли припинити поповнення та скільки замовлень команда може виконати за день.

Почніть із найближчої сезонної події: випишіть товари для пробної партії та дату, до якої покупці мають їх отримати. Зіставте цей список із залишками, строками постачальника й можливостями команди, щоб визначити обсяг першої закупівлі та останній день приймання замовлень.