KPI роздрібного магазину: 12 показників, формули та план дій власника

Щоб оцінити роботу магазину, власнику варто щотижня перевіряти продажі, валовий прибуток, покупки та запаси разом. Зростання суми продажів саме по собі не показує, скільки магазин заробив: результат залежить від повернень, собівартості проданого товару, знижок і витрат. Почніть з однієї таблиці, визначте однакові правила розрахунку та призначте відповідального за кожне джерело даних.

Для невеликого магазину достатньо 12 ключових показників ефективності — KPI, від англійського Key Performance Indicators. Нижче наведено практичну систему управлінського аналізу для роздрібного магазину в Україні. Рекомендовані періоди, порядок перевірки та дії власника можна адаптувати до свого асортименту й організації роботи.

Як підготувати дані для розрахунку KPI

Перед першим розрахунком запишіть, що саме охоплює таблиця: одну торгову точку чи мережу, роздрібні чи також оптові продажі, фізичний магазин чи замовлення з інших каналів. Однакові межі мають діяти для продажів, чеків, повернень і собівартості. Інакше, наприклад, інтернет-замовлення в сумі продажів завищать конверсію фізичного магазину.

• Період. Визначте дати та години включення операцій. Щоденна таблиця допоможе знайти помилки, щотижнева — обрати дії, місячна — оцінити фінансовий результат.
• Податкова база. Для платника податку на додану вартість (ПДВ) у розрахунку маржі використовуйте чистий дохід без ПДВ і відповідну собівартість без відшкодовуваного ПДВ. Якщо податок не відшкодовується, враховуйте його у вартості відповідно до прийнятих правил обліку. Узгодьте склад показників із бухгалтером і не змінюйте його між періодами.
• Знижки та повернення. Беріть фактичну вартість продажів після знижок. Вартість повернень віднімайте один раз, а собівартість повернутих товарів відповідно вилучайте із собівартості продажів.
• Одиниці виміру. Рахуйте штуки, кілограми та метри окремо. Для показника товарів у чеку заздалегідь визначте, як враховуєте упаковки й комплекти.
• Повнота даних. Якщо трафік або історія покупця відсутні, залишайте відповідний показник порожнім. Нуль означав би виміряний результат.

Рекомендовано зберігати біля кожного результату період, торгову точку, формулу, джерело та короткий коментар про зміни. Якщо знаменник дорівнює нулю, коефіцієнт не розраховують.

Продажі, оборот і отримані гроші: що записувати окремо

Сума продажів показує вартість реалізованого товару за обраний період. У щоденній роботі її часто називають оборотом, але для таблиці цього слова недостатньо. Назвіть рядок точно: «Продажі після знижок до повернень» або «Чистий дохід від продажів після повернень». Додайте позначку про врахування ПДВ.

Чистий дохід від продажів для цієї системи KPI = продажі після знижок − вартість повернень. Обидві суми потрібно брати на однаковій податковій базі. Якщо звіт уже віднімає повернення, повторне віднімання занижуватиме результат.

Отримані гроші обліковуйте за фактичними надходженнями в касу та на рахунки. Передоплата може надійти раніше за продаж, погашення боргу — пізніше, а банк може зарахувати оплату карткою в інший день. Внесок власника збільшує кошти, але не продажі. Переміщення грошей між власними касами та рахунками не створює нового доходу.

Рекомендовано щодня звіряти продажі, повернення й оплати, а різниці пояснювати окремими операціями: передоплатами, боргами, строками зарахування та комісіями. Така звірка допомагає відрізнити помилку обліку від звичайної різниці в датах.

12 KPI магазину: формула, джерело та рішення

У таблиці наведено рекомендований розподіл роботи. У малому магазині власник може виконувати кілька ролей, але кожне число все одно повинне мати визначене джерело.

Як розрахувати прибуток, маржу та націнку без плутанини

Валовий прибуток показує різницю між чистим доходом від продажів і собівартістю проданого товару. Він ще має покрити витрати, які не ввійшли до собівартості: наприклад, оренду, оплату праці та банківські комісії. Чистий прибуток можна визначити лише після врахування всіх доходів, витрат і відповідних податків.

Маржа = валовий прибуток ÷ чистий дохід × 100%. Вона показує, яка частка доходу залишається після собівартості товару. Націнка = валовий прибуток ÷ собівартість проданого товару × 100%. У цих формул різні знаменники, тому однаковий продаж дає різні відсотки.

Умовний приклад: товар із собівартістю 600 грн продали за 1 000 грн на зіставній податковій базі. Валовий прибуток становить 400 грн, маржа — 400 ÷ 1 000 × 100% = 40%, націнка — 400 ÷ 600 × 100% ≈ 66,67%. Чистий прибуток із цих двох сум визначити неможливо, оскільки інші витрати ще невідомі.

Рекомендовано розраховувати маржу магазину з підсумкових сум. Просте середнє відсотків маржі окремих товарів викривлює результат, якщо товари мають різні обсяги продажів. Оплату закупленої партії також не варто повністю віднімати від доходу як собівартість продажів: частина партії може залишатися на складі.

Як правильно рахувати чеки, товари та конверсію

Один чек може містити кілька одиниць одного товару або різні товари. Кількість рядків у документі тому не завжди дорівнює кількості одиниць. Один покупець також може зробити кілька покупок, тож за самими чеками неможливо встановити число унікальних клієнтів.

Для оперативної роботи продавців рекомендовано рахувати середній чек і товарів у чеку за завершеними продажами до повернень, але після знижок. Для оцінки фінансового результату можна додатково рахувати варіанти після повернень. Називайте їх окремо: повернення давньої покупки зменшить поточний чистий дохід, хоча не характеризуватиме сьогоднішні кошики.

Конверсія потребує незалежного підрахунку відвідувань — лічильником або за погодженою процедурою ручного обліку. Дані програми про продажі не дають кількості людей, які зайшли й нічого не придбали. Для підрахунку заздалегідь визначте, як виключаєте працівників, доставку та технічні проходи, а також як враховуєте повторні входи.

Якщо немає можливості визначити відвідування з покупкою, можна використовувати наближену формулу «чеки продажу ÷ відвідування × 100%». Позначте це в таблиці: кілька чеків за один візит впливатимуть на результат. Період, години та канал продажу в чисельнику й знаменнику мають збігатися.

Як враховувати повернення та повторні покупки

Для щотижневого контролю зручно ділити вартість повернень поточного періоду на продажі цього самого періоду до повернень. Це показує співвідношення поточних потоків, але не означає, що саме така частка сьогоднішніх продажів повернулася: покупці могли повернути товар із попереднього місяця. За малого обсягу нових продажів показник може навіть перевищити 100%.

Якщо власник перевіряє якість партії або результат акції, рекомендовано сформувати групу пов’язаних продажів і відстежувати повернення саме з неї протягом однакового строку спостереження. У чисельнику мають бути повернення з цієї групи, у знаменнику — її початкові продажі. Показники за сумою та за кількістю одиниць зберігайте окремо.

Частку повторних покупців також потрібно підписувати точно. Формула з таблиці показує, скільки ідентифікованих покупців зробили щонайменше дві покупки всередині вибраного періоду. Вона не охоплює анонімні покупки й не показує автоматично, скільки нових клієнтів згодом повернулися.

Для перевірки повернення нових клієнтів рекомендовано окремо відібрати покупців із першою покупкою за визначений місяць і дати кожному однаковий строк для повторної. Перевірте дублікати карток і пропущену ідентифікацію: зміна дисципліни обліку може змінити показник навіть без зміни поведінки покупців.

Як оцінювати оборотність запасів і дні обігу

Оборотність запасів = собівартість проданого товару ÷ середній запас за собівартістю. У чисельнику беруть собівартість продажів після коригування на повернення. Залишки в знаменнику оцінюють за сумісними правилами, без змішування собівартості та роздрібних цін.

Для початку середній запас можна визначати як суму залишків на початок і кінець періоду, поділену на два. Якщо великі поставки або сезонні закупівлі суттєво змінюють склад протягом місяця, рекомендовано використовувати середнє за щоденними залишками на однаковий момент часу. Два крайні значення можуть не відобразити фактичний обсяг запасу.

Дні обігу запасів = кількість календарних днів періоду ÷ оборотність за цей період. Для 30-денного періоду використовуйте 30 днів, для річного — фактичну кількість днів відповідного року. Результат є розрахунковою характеристикою швидкості обігу за минулий період; він не визначає точний строк продажу кожної одиниці.

Порівнюйте категорії з подібною сезонністю та строками постачання. Якщо оборотність зростає, одночасно перевіряйте відсутні позиції й незадоволені запити. Скорочення запасу може покращити коефіцієнт і водночас обмежити продажі.

Умовний приклад: розрахунок показників одного магазину

Усі наведені нижче дані вигадані для пояснення формул. Період становить 30 календарних днів. Магазин продає лише штучні товари; усі грошові суми наведено на єдиній базі без ПДВ. За умовою кожне відвідування з покупкою відповідає одному чеку продажу.

• Продажі після знижок до повернень — 120 000 грн, повернення — 6 000 грн.
• Магазин оформив 300 чеків продажу, продав 600 одиниць і прийняв назад 30 одиниць.
• Собівартість проданих товарів до коригування на повернення — 72 000 грн; собівартість повернутих товарів — 3 600 грн.
• Запас за собівартістю на початок і кінець періоду — по 136 800 грн. Для прикладу середній запас визначено за цими двома значеннями.
• Незалежний підрахунок зафіксував 1 200 відвідувань. Серед 80 ідентифікованих покупців 40 зробили щонайменше дві покупки за період.
• Інші витрати та податки, ще не враховані в собівартості, — 35 000 грн. Інших доходів немає.

Припустімо також, що магазин отримав усю оплату за поточні продажі, виплатив повернення та одержав 4 000 грн погашення боргу за попередній період. Тоді надходження від покупців за вирахуванням виплачених повернень становлять 120 000 − 6 000 + 4 000 = 118 000 грн. Ця сума відрізняється і від чистого доходу 114 000 грн, і від прибутку 10 600 грн. Для визначення залишку грошей потрібно додатково врахувати початкові кошти та всі виплати.

За цими числами власнику доцільно перевірити причини повернень, склад запасу й витрати. Самі 40% маржі або 60 днів обігу не дають підстав назвати роботу доброю чи поганою без порівняння з попередніми зіставними періодами та умовами конкретного магазину.

Як порівнювати KPI та перевіряти причини змін

Рекомендовано порівнювати ту саму торгову точку, однакові канали та схожий набір днів тижня. Позначайте свята, акції, сезонні зміни, закриття й скорочення роботи. Якщо магазин працював менше годин, додатково порахуйте продажі та валовий прибуток на годину роботи. Підсумок мережі перевіряйте також за магазинами, які працювали в обох порівнюваних періодах.

• Дохід зріс, кількість одиниць майже не змінилася. Перевірте ціни, знижки та частку дорожчих товарів. Ці дані ще не доводять падіння попиту або завищення цін.
• Чеків стало більше, середній чек зменшився. Порівняйте товарів у чеку, середню ціну одиниці та повернення. Потім перевірте наявність потрібних товарів і склад нових покупок.
• Дохід зріс, валовий прибуток знизився. Перевірте собівартість, знижки та частку категорій із нижчою маржею. Якщо валовий прибуток зріс, а чистий зменшився, перевірте інші витрати.
• Конверсія знизилася. Спочатку перевірте справність підрахунку трафіку та відповідність годин. Далі зіставте результат із чергами, відсутніми позиціями та запитами відвідувачів.
• Частка повторних покупців зросла. Перевірте кількість нових ідентифікованих клієнтів і повноту реєстрації покупок. Частка може зрости через скорочення припливу нових покупців.

Встановлюйте цілі на основі власної історії, запланованих витрат, закупівель і доступного персоналу. Зміна одного коефіцієнта потребує перевірки пов’язаних показників: підвищення середнього чека має сенс оцінювати разом із кількістю покупок і валовим прибутком.

Як зібрати дані для KPI магазину в Торгсофт

Для щоденної перевірки продажів використовуйте описаний у довідці Торгсофт про реалізацію повний звіт за день: він окремо показує кількість реалізацій, кількість повернень, суми готівкових і безготівкових реалізацій та загальну суму повернень. Загальна кількість операцій у цьому звіті включає реалізації й повернення, тому для знаменника середнього чека вибирайте саме кількість реалізацій. Товарний звіт за період дозволяє задати інтервал, вид торгівлі та формат; для порівняння годин роботи у звітах можна вказати час продажів.

Для запасів відкрийте «Склад → Стан складу». За офіційним описом режиму, форма містить кількість, ціну та собівартість товару, фільтр «Стан на дату» відображає кількість на вибрану дату, а відібрані товари можна додати до аналізу оборотності запасів. Практично це дає змогу перевірити повільні позиції, нульові й від’ємні залишки та товари, ціна зі знижкою яких нижча за собівартість. Для власного розрахунку середнього запасу зберігайте зіставні дані кількості та собівартості; одного поточного залишку недостатньо.

Повторні покупки перевіряйте через «Аналіз → Аналіз активності покупців»: довідка режиму описує вибір періоду й центру обліку, кількість чеків та відбір клієнтів за кількістю покупок. Спочатку забезпечте прив’язку продажу до потрібного клієнта через вибір картки або сканування дисконтної картки, як описано в режимі реалізації. В аналізі активності поля «Виручка реалізацій» і «Виручка в процентах» зазначені без урахування повернень, тому їх не слід автоматично переносити до рядка чистого доходу. Висновки про повторні покупки поширюйте на ідентифікованих клієнтів, а трафік для конверсії вимірюйте окремо.

Щотижневий план роботи власника з показниками

1. На початку тижня перевірте дані. Адміністратор звіряє продажі, повернення та оплати, перевіряє незавершені документи й помилки залишків. Власник уточнює собівартість і перелік витрат, які ще не внесені.
2. Порівняйте зіставні періоди. Виберіть попередній тиждень із подібними днями та годинами роботи. Позначте акції, перебої роботи й зміни асортименту, які могли вплинути на результат.
3. Оберіть одну проблему для перевірки. Наприклад, якщо впала кількість товарів у чеку, перегляньте конкретні чеки, наявність супутніх позицій і запити покупців. Зафіксуйте перевірену причину окремо від припущення.
4. Призначте конкретну дію. Закупівельник поповнює визначені позиції, адміністратор змінює викладку або власник переглядає умови знижки. Запишіть відповідального, строк і показник, за яким оцінюватимете зміну.
5. Через тиждень оцініть результат разом із пов’язаними KPI. Після зміни викладки перевірте продажі відповідних товарів, товарів у чеку та валовий прибуток. Врахуйте інші зміни умов, перш ніж пов’язувати результат лише з цією дією.
6. Після завершення місяця уточніть прибуток і закупівлі. Додайте всі витрати та податки, перевірте середній запас і оборотність за категоріями. На цих даних визначте наступні замовлення та доступний бюджет.