Якщо продажі в магазині зменшилися, спочатку визначте, що саме змінилося: кількість покупок, проданих одиниць, середній чек, повернення чи заробіток на товарі. Порівняйте однакові дні тижня, торгові точки й категорії, врахуйте години роботи та наявність товару. Так ви зможете обрати дію, яка відповідає виявленій проблемі.
Пропонуємо власнику магазину в Україні провести семиденну перевірку даних, а потім протягом 14 днів випробувати одну зміну на обмеженій групі товарів або в одній точці. Це рекомендований робочий графік: якщо покупок мало або цикл купівлі довгий, для висновку знадобиться більше спостережень. До початку тесту визначте відповідального, бюджет, показник результату та умови зупинки.
Визначте, який показник знизився
Для цієї перевірки використовуйте виторг після повернень: суму оформлених продажів за фактичними цінами з урахуванням знижок мінус вартість товарів, повернення яких оформлено за обраний період. Враховуйте повернення за цінами відповідних продажів незалежно від того, коли магазин виплатив гроші покупцям. Самі виплати відображайте окремо в грошовому потоці. Окремо збережіть обидві складові. Повернення покупки минулого тижня може зменшити сьогоднішній виторг, хоча сьогодні магазин продав стільки ж товару.
- Кількість чеків показує кількість завершених продажів. Не включайте скасовані документи та чеки повернення до кількості покупок.
- Кількість замовлень в інтернет-магазині рахуйте за статусами: отримані, підтверджені, виконані, скасовані. Заявка на сайті ще не означає завершений продаж. Установіть правило, за яким замовлення потрапляє до звіту, і застосовуйте його в обох періодах. Для порівняння частки виконаних замовлень окремо сформуйте групи за датою отримання замовлення й дайте кожній групі однаковий час на виконання. Поділіть кількість виконаних замовлень у групі на всі отримані замовлення цієї групи та помножте на 100%. Не діліть виконані за тиждень замовлення на отримані за цей самий тиждень, якщо серед виконаних є замовлення попередніх періодів.
- Кількість проданих одиниць показує фізичний обсяг продажу. Окремо рахуйте повернуті одиниці та кількість після повернень. Не підсумовуйте штуки, кілограми й метри в один показник.
- Середній чек розраховуйте як суму завершених продажів після знижок, але до віднімання повернень, поділену на кількість чеків продажу. Повернення аналізуйте поруч, щоб вони не приховували зміну розміру покупки.
- Потік відвідувачів — кількість відвідувань магазину. Для сайту оберіть один показник, наприклад сеанси, і не змішуйте його з кількістю користувачів.
- Конверсія показує, яка частка відвідувань завершилася покупкою. Для фізичного магазину це кількість відвідувань із покупкою, поділена на всі враховані відвідування та помножена на 100%. Якщо замість відвідувань із покупкою використовуєте чеки, врахуйте, що один покупець може отримати кілька чеків.
- Валовий прибуток для управлінського порівняння — виторг після повернень мінус собівартість проданого товару плюс собівартість повернутого товару. Перед розрахунком узгодьте з бухгалтером, які податки включено до цих сум, зокрема як враховано податок на додану вартість (ПДВ). Якщо з собівартості виключено ПДВ, який магазин може віднести до податкового кредиту, для такого порівняння використовуйте й виторг без ПДВ. Щоб отримати валову маржу у відсотках, поділіть валовий прибуток на виторг після повернень і помножте на 100%. Для такого порівняння виторг має бути додатним. Якщо він нульовий або від’ємний, аналізуйте окремо суми продажів, повернень і собівартості. Валовий прибуток ще не враховує всіх витрат магазину: щоб оцінити загальний фінансовий результат, окремо врахуйте оренду, оплату праці та інші витрати, які не включено до собівартості товару.
- Залишок грошей і грошовий потік перевіряйте окремо: скільки коштів надійшло, скільки сплачено й скільки залишилося. Закупівлі, погашення боргів та строки оплат впливають на гроші, тому прибуток за товаром не дорівнює сумі, доступній для платежів.
Як середній чек може зрости одночасно зі зменшенням виторгу
Умовний приклад, без повернень. За перший зіставний тиждень магазин мав 100 чеків із середнім чеком 500 грн: 100 × 500 = 50 000 грн виторгу. За другий — 80 чеків із середнім чеком 550 грн: 80 × 550 = 44 000 грн.
Середній чек зріс на 10%: (550 − 500) ÷ 500 × 100%. Кількість чеків зменшилася на 20%, а виторг — на 12%: (44 000 − 50 000) ÷ 50 000 × 100%. Власнику варто перевірити, чому стало менше покупок. Саме зростання середнього чека цього не пояснює. Якщо були повернення, від кожної суми продажів потрібно додатково відняти відповідну суму повернень.
Підготуйте зіставні дані
Створіть таблицю, де один рядок відповідає одному дню в конкретному магазині. Запишіть години фактичної роботи, суму продажів після знижок, повернення, кількість чеків та одиниць, собівартість, відвідування й обставини, які могли вплинути на результат. Для інтернет-магазину додайте статуси замовлень і час відповіді на звернення.
- Порівняйте однаковий склад днів. Візьміть повні тижні з понеділка до неділі. Позначте святкові дні, акції та незвичні замовлення. За потреби додайте кілька попередніх зіставних тижнів, щоб побачити, чи спад повторюється.
- Залиште однаковий набір торгових точок. Спочатку порівняйте магазини, які працювали в обох періодах. Внесок відкритих або закритих точок покажіть окремо.
- Врахуйте тривалість роботи. Поруч із загальною сумою порахуйте виторг і чеки на торговий день та годину. Додатково зіставте однакові години: скорочення вечірньої роботи не можна повністю пояснити середнім показником за годину.
- Перевірте категорії та конкретні товари. Зміна частки дорогих і дешевих товарів впливає на середній чек. Порівняйте однакові артикули, фактичні ціни, кількість одиниць у чеку й валову маржу категорій.
- Позначте доступність товару. Запишіть, скільки часу потрібного товару, розміру чи кольору не було у продажу. Перевірте і склад, і полицю. Продажі за день із повним асортиментом та за день без популярних позицій потребують різного пояснення.
Сезонність перевіряйте за власною історією відповідних категорій: порівнюйте схожі етапи сезону, наявність і умови торгівлі. Якщо історії недостатньо, залиште сезонність робочим припущенням. Одночасне зменшення продажів і зміна погоди, реклами чи графіка роботи ще не доводять причинного зв’язку.
Ілюстрація відмінностей між товарами.
Зіставте симптом із перевіркою та невеликою дією
У таблиці наведено можливі пояснення та запропоновані перевірки. Обирайте рядок за фактичними даними магазину; кожне пояснення потребує підтвердження.
| Симптом | Які дані перевірити | Можливі причини | Невелика дія | Що вимірювати |
|---|---|---|---|---|
| Менше чеків і відвідувань | Потік за однаковими годинами, фактичний графік, доступність входу, актуальність адреси та годин роботи | Магазин працював менше; покупцям складніше знайти його або потрапити всередину; змінився попит | Виправити виявлену помилку в інформації про магазин або навігації до входу | Відвідування та чеки за зіставними годинами |
| Потік стабільний, покупок менше | Відвідування з покупкою, черги, запити без покупки, наявність потрібних позицій | Покупці не знаходять товар; довго чекають; не отримують потрібного пояснення | Перевірити одну причину: наприклад, змінити розподіл роботи працівників у години черг | Конверсія, час очікування, валовий прибуток за зіставні години |
| Чеків стільки ж, середній чек нижчий | Одиниці в чеку, ціни однакових товарів, знижки, частки категорій | Купують менше одиниць; обирають дешевші товари; збільшилася частка продажів зі знижкою | Для однієї категорії запропонувати доречний супутній товар із поясненням його користі | Одиниці в чеку, середній чек і валовий прибуток на чек |
| Категорія продається гірше, потрібні позиції відсутні | Дати відсутності, залишки за розмірами, строки замовлення й отримання поставок | Запізніле замовлення; затримка постачальника; товар є на складі, але не викладений | Відновити викладку або зробити обмежене поповнення перевірених позицій | Час відсутності, незадоволені запити, продажі після поповнення |
| Виторг стабільний, валовий прибуток зменшився | Фактичні ціни, знижки, собівартість одиниці, склад проданих товарів | Зросла собівартість; частіше застосовують знижки; збільшилася частка товарів із нижчою маржею | Перевірити налаштування однієї акції та економіку товарів, які до неї входять | Сума валового прибутку, валова маржа, продані одиниці |
| Продажі до повернень стабільні, виторг після повернень нижчий | Суми й причини повернень, товари, партії та початкові продажі | Проблема конкретного товару; неточний опис; помилка підбору; повернення великих попередніх покупок | Перевірити товари з повторюваною причиною повернення та виправити опис або консультацію | Кількість і сума повернень за причиною, виторг після повернень |
| Замовлень онлайн стільки ж, виконаних менше | Статуси, час відповіді, причини скасування, відповідність заявленої наявності фактичній | Повільне підтвердження; відсутній товар; покупець не погоджується з умовами отримання | Призначити відповідального за підтвердження в обрані години та перевірку наявності | Частка виконаних замовлень, час відповіді, скасування за причинами |
| Товарний результат прийнятний, грошей для платежів бракує | Надходження й оплати, закупівлі, борги покупців, строки платежів постачальникам | Кошти витрачено на запас; оплати надходять пізніше; наблизилися великі платежі | Скласти календар надходжень і платежів, переглянути одну необов’язкову закупівлю | Залишок коштів на дати платежів, сума прострочених оплат |
Записуйте незадоволені запити та перевіряйте строки постачання
Рекомендуємо продавцям фіксувати конкретні звернення, які не завершилися покупкою через відсутність товару. Такий журнал допоможе відрізнити відсутній попит від ситуації, коли покупець хотів придбати товар, але магазин не міг його запропонувати. Записаний запит не гарантує майбутньої покупки, тому його грошову оцінку ведіть окремо від фактичного виторгу.
| Поле журналу | Що записує працівник | Як власник використовує запис |
|---|---|---|
| Дата, час, точка | Коли й де звернувся покупець | Зіставляє запити з годинами роботи та наявністю |
| Потрібний товар | Артикул, розмір, колір, кількість | Визначає конкретну позицію для перевірки |
| Що завадило покупці | Немає фізично; не знайшли на полиці; невідповідна ціна; інша названа покупцем причина | Відокремлює нестачу запасу від інших причин відмови |
| Результат звернення | Купив заміну; погодився чекати; пішов без покупки | Не зараховує придбану заміну як повністю втрачений продаж |
| Період відсутності | Коли товар закінчився та коли знову став доступним для продажу | Оцінює продажі з урахуванням часу доступності |
| Замовлення постачальнику | Дата замовлення, обіцяна дата, фактична дата отримання та готовності до продажу | Перевіряє реальний строк поповнення, включно з прийманням і викладкою |
| Наступна дія | Що потрібно зробити, відповідальний і строк | Контролює поповнення, переміщення або виправлення обліку |
Щодня звіряйте повторювані запити з фізичними залишками. Якщо товар є в обліку, але його не знаходять, перевірте приймання, переміщення, продажі та повернення. Для позицій, яких справді немає, перегляньте кілька останніх поставок: обіцяний строк може відрізнятися від фактичного.
Для пробного планування поповнення можна використати середній денний продаж у зіставні дні, коли товар був доступний, помножений на очікувану кількість торгових днів до готовності наступної поставки. Окремо визначте резерв на затримку та врахуйте придатний до продажу залишок і вже підтверджені поставки. Це орієнтир для перевірки: сезонність, зміна ціни та нерегулярні великі покупки можуть змінити потребу.
Приклад подання комплекту товарів; зображена ціна не є актуальною пропозицією.
Перевірте економіку знижки до її запуску
Зростання середнього чека може пояснюватися більшою часткою дорогих товарів, а зниження маржі — зміною асортименту продажів. Тому спочатку зіставте ціну й собівартість однакових позицій, а потім окремо оцініть, як змінилися частки категорій. Якщо популярного недорогого товару немає, середній чек може зрости одночасно зі зменшенням кількості покупок.
Умовний приклад знижки. Товар продається за 500 грн, його собівартість становить 350 грн. Валовий прибуток з одиниці — 150 грн. Знижка 10% зменшує ціну до 450 грн, а валовий прибуток — до 100 грн. Отже, прибуток з одиниці скорочується на 50 грн, або на 33,3% після округлення.
За незмінної собівартості та без повернень 100 одиниць за початковою ціною дадуть 15 000 грн валового прибутку. Щоб отримати таку саму суму після знижки, потрібно продати 150 одиниць: 150 × 100 = 15 000 грн, тобто на 50% більше. Цей розрахунок не враховує додаткових витрат акції та не прогнозує попит. Перед тестом порахуйте, чи дозволяють запас, бюджет і очікувана кількість покупок перевірити таку пропозицію.
Проведіть аудит за сім днів
Наведений порядок — практична пропозиція для власника. На час перевірки фіксуйте зміни цін, реклами, асортименту та графіка роботи, щоб згодом врахувати їх у висновках.
- День 1: перевірте облік. Звірте вибрані продажі та повернення з документами, перевірте собівартість і статуси замовлень. Зафіксуйте формули показників, якими користуватиметеся.
- День 2: підготуйте порівняння. Зберіть зіставні тижні за однаковими точками. Позначте торгові дні, години роботи, акції та незвичні події.
- День 3: знайдіть найбільший внесок у спад. Порахуйте різницю виторгу після повернень у гривнях за точками та категоріями. Перевірте кількість чеків, середній чек і продані одиниці там, де сума зменшилася найбільше.
- День 4: перевірте наявність. Фізично перерахуйте ключові позиції обраної категорії, огляньте викладку, звірте строки поставок і журнал незадоволених запитів.
- День 5: поспостерігайте за купівлею. В однакові часові проміжки рахуйте відвідування, покупки й очікування. Для онлайн-продажів перевірте шлях від звернення до виконання замовлення та причини відмов.
- День 6: перевірте прибуток і гроші. Оцініть фактичні знижки, собівартість та валовий прибуток обраних товарів. Окремо складіть календар найближчих платежів.
- День 7: оберіть одну перевірку. Запишіть припущення, підтверджувальні спостереження та дію. Наприклад: «Покупці запитують конкретні розміри, яких немає; поповнюємо лише ці позиції й перевіряємо результат».
Заплануйте тест на чотирнадцять днів і визначте умови зупинки
До початку тесту заповніть коротку картку. Передайте її працівнику, який відповідає за виконання, щоб усі учасники однаково розуміли умови.
- Припущення та дія: яку причину перевіряєте і що саме змінюєте.
- Межі: одна точка, категорія, група товарів або визначені години; дати початку й завершення.
- Відповідальний: хто виконує дію, щодня перевіряє дані та повідомляє про відхилення.
- Основний показник: наприклад, валовий прибуток категорії за зіставні торгові години.
- Додаткові показники: чеки, одиниці, повернення, час відсутності товару та витрати тесту.
- База порівняння: зіставний попередній період; за можливості — подібна точка або група товарів без зміни.
- Межі витрат і зупинки: максимальна сума закупівлі чи витрат акції, мінімально допустимий заробіток з одиниці, неприйнятне погіршення повернень або обслуговування.
Під час тесту щодня перевіряйте виконання умов і достовірність записів. Якщо витрати перевищили встановлену межу, валовий прибуток з одиниці став нижчим за погоджений мінімум або дані про наявність виявилися неправильними, призупиніть тест і з’ясуйте причину. Наприкінці зіставте результат із базою, враховуючи години роботи, потік, наявність і зовнішні обставини.
Поліпшення після зміни підтримує припущення, але саме по собі не доводить, що результат спричинила лише ця дія. Якщо даних мало або умови суттєво відрізнялися, не поширюйте зміну одразу на весь магазин. Визначте новий строк спостереження й бюджет або перевірте інше пояснення.
Як перевірити падіння продажів у Торгсофт
У Торгсофт звіт «Аналіз інтенсивності продажів» дозволяє обрати період, центр обліку й товари, відфільтрувати дні тижня та переглянути кількість товару, чеків або суму товару з групуванням за годинами, днями чи тижнями. Використайте його, щоб знайти години й категорії, де змінилися продажі. Середнє значення доступне лише для групування за годиною, днями тижня, місяцем і кварталом. Перш ніж використовувати показник «Сума товару» як виторг після повернень, звірте його з документами продажу та повернення за той самий період. Для оцінки конверсії окремо зберіть дані про відвідування, а для перевірки реклами — дані про джерела звернень.
У звіті «Прибутковість реалізацій за період» перевірте кількість проданих одиниць за вирахуванням повернутих, суму продажів за вирахуванням повернень, собівартість та розподіл продажів і прибутку за відсотками знижок. Перед порівнянням оберіть однакове значення поля «Джерело собівартості». У режимі «Складські документи» програма бере собівартість лише з документів, а в режимі «Стан складу на дату документа» — лише зі стану складу на відповідну дату. У комбінованому режимі програма використовує собівартість із документа, а якщо її там немає — зі стану складу на дату документа.
Перевірте товари без записаної собівартості, оскільки вибір джерела впливає на розрахований результат. Перевірте собівартість одиниць і фактично оформлені повернення. Читайте формули колонок: «Виручка продажів» у цьому звіті означає різницю суми реалізацій і собівартості реалізованого товару, а «Прибуток» враховує собівартість приходу, тому на нього впливає й непроданий товар. Ці показники потребують окремого зіставлення з витратами та рухом грошей.
Перед рішенням про поповнення звірте облікові залишки з фізичними. У формі «Стан складу» можна переглянути кількість, розмір, ціну, собівартість, рух товару та встановити мінімальний залишок для відбору товарів, що закінчуються. Для роботи з кількома точками врахуйте обмеження ліцензій: «Старт» передбачає один центр обліку й не підтримує замовлення постачальникам та переміщення між складами; ці можливості входять до «Ультра» й термінальної версії. Одночасна робота віддалених точок через інтернет з єдиною серверною базою передбачена термінальною версією.
Повернутися до попереднього кроку