Щоб скласти план продажів магазину, визначте суму виручки та період. Розкладіть ціль на робочі дні, кількість чеків і середній чек. Окремо перевірте собівартість, інші витрати та товари, на продаж яких розраховуєте.
Для виконання плану призначте конкретні завдання, відповідальних і строки. Щодня записуйте фактичні показники та відхилення. Якщо результат нижчий за план, перевірте дані й оберіть дію з датою повторної перевірки. Сам розрахунок не доводить, що ціль досяжна.
Зберіть вихідні дані та погодьте правила розрахунку
Власнику варто підготувати одну робочу таблицю для планування й контролю. Внесіть у неї:
- плановий період, ціль виручки та кількість робочих днів;
- фактичну виручку й кількість завершених оплачених чеків за попередній зіставний період;
- середній чек за цей період;
- собівартість проданих товарів та інші витрати;
- фактичні залишки потрібних товарів, строки постачання й платежів.
Перед розрахунком письмово зафіксуйте, як враховуєте знижки, повернення та податки в сумах. Визначте, які продажі включаєте до виручки й кількості чеків, а які вважаєте незавершеними. Застосовуйте однакові правила до плану та факту. Це порядок управлінського розрахунку.
Середній чек розраховуйте як виручку, поділену на кількість чеків за той самий період. Для загального показника за місяць діліть місячну виручку на місячну кількість чеків. Не підміняйте цей розрахунок простим середнім денних показників.
Розкладіть місячну ціль на дні та чеки
Умовний приклад. Власник планує виручку 390 000 грн за 26 робочих днів. Для розрахунку припускає середній чек 500 грн. Усі суми наведено за однаковими правилами; повернень у прикладі немає.
| Що розраховуємо | Розрахунок | Результат |
|---|---|---|
| Середній денний план виручки | 390 000 ÷ 26 | 15 000 грн |
| Середня потрібна кількість чеків на день | 15 000 ÷ 500 | 30 чеків |
| Потрібна кількість чеків за місяць | 30 × 26 | 780 чеків |
Це середні планові величини. Розподіліть місячну ціль між конкретними датами за власними даними про продажі та графіком роботи. Перевірте, що сума всіх денних планів дорівнює 390 000 грн. Не призначайте однакові суми кожному дню без перевірки попередніх результатів.
Перерахуйте потребу в чеках для іншого середнього чека. За 450 грн для виручки 15 000 грн потрібно в середньому 33,333… чека. Для окремого дня 34 чеки по 450 грн дадуть 15 300 грн. Використайте цей сценарій для перевірки плану, не трактуйте його як прогноз кількості покупок.
Перевірте валовий прибуток, витрати та закупівлі
Валовий прибуток — сума продажів мінус собівартість проданих товарів. Валова маржа враховує собівартість, а чиста маржа — всі витрати бізнесу, включно з поточними витратами, відсотками та податками.
Продовжимо умовний приклад. Припустімо, валова маржа становить 40% виручки. Тоді від 390 000 грн валовий прибуток дорівнює 156 000 грн, а собівартість проданих товарів — 234 000 грн. Якщо умовний бюджет інших витрат становить 100 000 грн, залишок дорівнює 56 000 грн до неврахованих витрат і податків. Цю суму не можна називати чистим прибутком.
Перед затвердженням плану перерахуйте його з фактичною собівартістю та повним переліком витрат. Для закупівель окремо складіть перелік позицій: фактичний залишок, потрібне поповнення, строк отримання, сума й дата платежу. Не використовуйте умовну собівартість проданого як готовий бюджет закупівель.
Призначте завдання з конкретним результатом
Запропонований розподіл роботи адаптуйте до команди. Якщо власник виконує кілька ролей, залиште для кожного завдання окремий строк і результат.
| Відповідальний | Завдання | Результат і строк |
|---|---|---|
| Власник | Затвердити ціль, денні плани та бюджет | Погоджена таблиця до початку планового періоду |
| Відповідальний за закупівлі | Звірити потрібні позиції із залишками та строками постачання | Перелік поповнення й погоджене замовлення до початку періоду |
| Адміністратор | Призначити виконавців, строки та порядок щоденного контролю | Заповнений перелік завдань до початку періоду |
| Продавці | Записувати запитані відсутні товари та фактичний час пакування | Журнал спостережень за погоджений тестовий тиждень |
Для кожного завдання визначте, що саме перевірятимете: заповнений перелік, погоджене замовлення або журнал. Загальне доручення «продавати більше» замініть дією, виконання якої можна оцінити.
Щодня фіксуйте відхилення та наступну дію
Адміністратору варто після кожного робочого дня заповнювати рядок таблиці: дата, план і факт виручки, кількість чеків, середній чек, відхилення, дія, відповідальний, строк.
У нашому прикладі 25 чеків із середньою сумою 500 грн дають 12 500 грн. Відхилення від денного плану 15 000 грн становить мінус 2 500 грн. Для цього дня перевірте:
- Чи правильно внесені суми й кількість чеків.
- Якими були ціни, товарний склад продажів і повернення.
- Яких запитаних товарів не було та скільки годин фактично працював магазин.
- Яку дію виконати, хто відповідає та коли перевірити результат.
Наприклад, якщо журнал містить запити на відсутню позицію, доручіть відповідальному за закупівлі перевірити можливість і строк поповнення. Зафіксуйте рішення та дату контролю. Не називайте відсутність цієї позиції причиною всього відхилення без додаткової перевірки.
Власнику варто щотижня переглядати накопичений план і факт, собівартість, валовий прибуток, витрати та наявність товарів. За потреби перегляньте завдання або план. Виконання доручень і досягнення цілі оцінюйте окремо; одночасна зміна показників сама по собі не доводить ефекту певної дії.
Аналіз кількості чеків і середньої суми покупки в Торгсофт
Для роботи з планом потрібні дані про чеки та середню суму покупки. У Торгсофт режим «Аналіз кількості чеків за сумами» дозволяє аналізувати кількість чеків за сумами й обчислювати середню суму покупки в магазині.
У таблиці наведено середню суму чека для певного інтервалу сум за обраний період. Запишіть вибраний період та інтервал; середнє окремого інтервалу не підставляйте замість загального середнього чека магазину. Загальний показник для плану порахуйте за всією включеною виручкою та кількістю чеків за той самий період.
Використайте результат для перевірки припущення про середній чек і розрахунку потрібної кількості чеків. Перш ніж переносити дані до робочої таблиці, звірте їх зі своїми правилами врахування продажів і повернень.
Денні цілі, бюджет, відповідальних і строки внесіть до окремого робочого плану. Результат аналізу чеків не доводить досяжності цілі та не встановлює причини зміни продажів.
Повернутися до попереднього кроку