Комерційна пропозиція на постачання товару: зразок для магазину та гуртових продажів

Комерційна пропозиція на постачання товару має допомогти покупцеві погодити закупівлю: визначити товари, кількість, повну вартість, умови оплати та доставки. Почніть із розмови із закупівельником або власником магазину: уточніть, що йому потрібно, у якій кількості та до якої дати. Потім перевірте залишки й ціни та підготуйте розрахунок.

Одразу визначте, як ви укладатимете угоду: через окремий договір чи прийняття пропозиції на наведених умовах. Для угод між підприємцями в Україні юридичне значення документа залежить від його змісту та дій сторін. Нижче — порядок підготовки пропозиції та зразок, який можна скопіювати й заповнити.

Що з’ясувати у покупця перед складанням пропозиції

Під час розмови із закупівельником або власником магазину погодьте вимоги до закупівлі. За ними ви доберете товари та розрахуєте вартість постачання.

• Призначення закупівлі. Уточніть, чи покупець поповнює асортимент, відкриває торгову точку або перевіряє попит на нову категорію. Для пробної закупівлі окремо обговоріть мінімальну партію.
• Точний склад замовлення. Уточніть артикули — коди товарів, а також моделі, кольори, розміри, кількість і допустимі заміни. Якщо покупець називає коробки, запишіть кількість одиниць у кожній.
• Бюджет. З’ясуйте, яку суму покупець планує витратити та чи включає вона доставку. Окремо уточніть вимоги до відображення податку на додану вартість (ПДВ).
• Строк і місце отримання. Запитайте адресу, бажану дату прибуття товару та можливість прийняти замовлення кількома партіями.
• Порядок погодження. Дізнайтеся, хто затверджує закупівлю, які документи потрібні та коли покупець планує ухвалити рішення.

Завершіть розмову коротким підтвердженням: «Правильно розумію, що вам потрібні [товари] у кількості [кількість] для [потреба], з отриманням до [дата], у межах [бюджет] разом із доставкою?» Так ви зможете виправити розбіжності до розрахунку ціни.

Як описати товари, ціну та умови постачання

Відведіть кожному артикулу окремий рядок таблиці. Запишіть назву та характеристики, за якими працівник складу й покупець однозначно визначать товар. Для набору зазначте його склад, для упаковки — кількість одиниць усередині. Ціна та кількість мають стосуватися однієї одиниці виміру.

Статус ПДВ пояснюйте поруч із ціною. Перед надсиланням пропозиції з’ясуйте з бухгалтером, чи є продавець платником ПДВ та як оподатковується конкретне постачання. Якщо ціна включає ПДВ, зазначте застосовну ставку й суму податку. Якщо ПДВ додається до ціни, покажіть також остаточну суму до сплати. Формулювання для продавця, який не є платником ПДВ, наведено в умовному зразку нижче. Використовуйте його лише після того, як з’ясуєте, що воно відповідає вашій угоді.

Доставку розрахуйте окремо. Зазначте, хто організовує перевезення, хто платить і чи включена його вартість у загальний підсумок. Коли тариф ще невідомий, прямо напишіть, що остаточні витрати на доставку потребують погодження.

Окремо вкажіть, коли продавець передасть товар перевізнику та коли перевізник має доставити його покупцеві. Так покупець зможе спланувати приймання.

Для оплати вкажіть розмір передоплати, подію, від якої відраховується строк платежу, і строк внесення решти коштів, якщо вона передбачена. Для строку дії пропозиції зазначте конкретну дату й час.

Наявність товару та його резервування опишіть окремо. Резервування означає, що товар відкладають для конкретного покупця. Підтверджена наявність на складі сама собою цього не означає.

Готовий зразок комерційної пропозиції на товар

Умовний приклад. Назва товару, артикул, кількість, ціни й строки нижче наведені для демонстрації. Приклад передбачає продавця, який не є платником ПДВ, та окреме підписання договору перед оплатою. Замініть дані у квадратних дужках і погодьте всі умови відповідно до своєї угоди.

Розрахунок в умовному прикладі: 10 × 800,00 = 8 000,00 грн за товар; 8 000,00 + 300,00 = 8 300,00 грн разом із доставкою. Якщо покупець сам оплачує перевізника, змініть рядок доставки та підсумок: до сплати продавцю за товар буде 8 000,00 грн, а вартість перевезення потрібно погодити окремо.

Коли комерційна пропозиція або рахунок можуть стати договором

Якщо до вашої угоди застосовується законодавство України, врахуйте статті 638, 641 і 642 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV. За статтею 638 сторони повинні погодити всі істотні умови договору. До них належать предмет договору, умови, визначені законом як істотні або необхідні для відповідного виду договору, а також умови, погодження яких вимагає хоча б одна сторона.

• Комерційна пропозиція може містити розрахунок для переговорів або бути офертою — пропозицією укласти договір. За статтею 641 для оферти потрібні істотні умови та намір продавця вважати себе зобов’язаним у разі її прийняття.
• Рахунок на оплату дає покупцеві дані для платежу. Якщо його зміст разом із пов’язаними умовами відповідає ознакам оферти, він також може мати значення пропозиції укласти договір.
• Прийняття оферти, або акцепт, має бути повним і безумовним. За статтею 642 дія на виконання запропонованих умов, зокрема своєчасна оплата, може бути акцептом, якщо інше не зазначено в оферті або не встановлено законом.

Напис «це не оферта» сам собою не усуває юридичного значення решти документа. Якщо ви плануєте окремий договір, узгодьте з цим порядок роботи: запросіть покупця погодити умови, підготуйте договір і надайте рахунок у визначеній послідовності. Якщо хочете продавати через прийняття оферти, чітко опишіть умови та спосіб її прийняття.

Строк відповіді також має наслідки. За частиною третьою статті 641 отриману адресатом оферту загалом не можна відкликати протягом строку для відповіді, якщо інше не зазначено в ній або не випливає з її суті чи обставин. Тому встановлюйте строк дії пропозиції з урахуванням того, чи зможете забезпечити товар. Застереження про відсутність резерву не скасовує вже взятих зобов’язань.

Для укладення електронного договору за законодавством України дотримуйтеся статті 11 Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII. Покупець може прийняти пропозицію електронним повідомленням або заповненням електронної форми, підписаними в порядку, передбаченому статтею 12 цього Закону. Прийняттям можуть бути й дії покупця, якщо їхній зміст чітко роз’яснено в інформаційній системі, де розміщена пропозиція, а роз’яснення логічно пов’язані з нею. Електронний договір вважається укладеним, коли продавець, який надіслав пропозицію, отримав її прийняття в установленому порядку.

Не вважайте будь-яке коротке повідомлення покупця достатнім оформленням електронного договору. Збережіть погоджену редакцію умов і підтвердження їх прийняття.

Як перевірити пропозицію та продовжити переговори

1. Звірте товари й арифметику. Перевірте артикули, характеристики, одиниці виміру, кількість, ціни після знижок, підсумок і доставку. За потреби попросіть працівника складу звірити склад партії та кількість, а бухгалтера — суми й відображення ПДВ.
2. Перевірте, чи зможете дотриматися строків. Підтвердьте залишок, час підготовки замовлення та можливість передати партію перевізнику. Якщо частина товару очікується, покажіть її окремо із власним строком.
3. Узгодьте документи. Порівняйте пропозицію, проєкт договору й рахунок: ціни та умови в них мають збігатися. Після змін надішліть повну оновлену редакцію та вкажіть, що саме змінилося.
4. Домовтеся про наступний контакт. Запишіть, коли закупівельник розгляне документ і яку інформацію очікує від вас, щоб підготувати її до наступної розмови.

Приклад повторного листа: «Добрий день, [ім’я]! Пишу щодо пропозиції № [номер] на [товар]. Ви планували погодити закупівлю до [дата]. Чи підходять кількість і доставка? Якщо потрібна менша пробна партія, підготую окремий розрахунок».

Якщо покупець просить зменшити бюджет, перерахуйте конкретний варіант: іншу кількість, склад партії або спосіб доставки. Надішліть новий підсумок і повторно перевірте строки. Коли покупець відмовився або переніс закупівлю, запишіть домовленість і погодьте час наступного звернення.

Як оформити комерційну пропозицію та рахунок у Торгсофт

Відкрийте Документ → Торгівля з випискою рахунка та створіть пропозицію за наведеними нижче кроками. Опис полів доступний у довідці цього режиму.

1. На вкладці Комерційна пропозиція натисніть Додати.
2. Виберіть стан пропозиції Підготовка та одержувача. Натисніть Записати, щоб зберегти документ.
3. У нижній частині вікна відкрийте вкладку Товар комерційної пропозиції та натисніть Додати. Виберіть товар, зазначте кількість і погоджену ціну. Внесіть решту позицій.
4. Відкрийте Склад → Стан складу. Звірте кількість товарів у пропозиції із залишками обраного центру обліку — магазину або складу в Торгсофт.

Коли за погодженим порядком оформлення угоди настане час виставити рахунок, поверніться до пропозиції та виконайте наступні кроки. Режим також підтримує резервування оплаченого товару; створення видаткової накладної передбачає його списання зі складу. Докладні налаштування описано в інструкції до рахунка.

1. Виберіть потрібну комерційну пропозицію та натисніть Створити рахунок, щоб перенести її дані.
2. Звірте товари, кількість, ціни та підсумок рахунка з погодженою угодою.
3. Для друку виберіть Друк рахунка → Надрукувати рахунок.
4. Для відвантаження всієї партії виберіть рахунок і натисніть Створити видаткову накладну. Підтверджуйте списання товару лише під час оформлення його передачі.
5. Якщо відвантажуєте товар кількома партіями, перед створенням накладної увімкніть Часткове відвантаження. Після натискання Створити видаткову накладну виберіть товари й кількість для поточної партії та натисніть Відвантажити товар.

Для цього процесу потрібна платна ліцензія: торгівля з випискою рахунка входить до Ультра й термінальної версії, а у Старт недоступна. Ультра призначена для роботи в локальній мережі; кожне робоче місце ліцензують окремо. Для одночасної роботи віддалених точок через інтернет з єдиною базою на сервері оберіть Торгсофт-Термінал або Торгсофт-Онлайн, який передбачає оренду програми та серверної інфраструктури. Перед придбанням зіставте потрібні функції й кількість робочих місць із можливостями ліцензій та перегляньте актуальні комерційні умови.

Щоб підготувати першу пропозицію, зв’яжіться з покупцем і погодьте перелік товарів, кількість, бюджет та дату отримання. Запишіть ці вимоги: за ними ви перевірите залишки й складете розрахунок для погодження закупівлі.