Складіть щоденний чеклист продавця за етапами зміни. Для кожної дії вкажіть, що перевірити, які дані використати, хто виконує завдання та коли записує результат. Почніть із наведеного шаблону й заповніть його відповідно до роботи вашого магазину.
Окремо залиште місце для незавершених справ і розбіжностей. У підсумку зміни записуйте конкретний стан: що зроблено, що залишилося перевірити та яку наступну дію потрібно визначити.
Заповніть умови кожного завдання
Чітке завдання містить відповідального, дію, строк і мету. Перед використанням чеклиста впишіть ці дані в кожен рядок. Наприклад, замість «перевірити товари» зазначте перелік товарів, потрібне маркування та результат, який працівник має записати.
Для обладнання складіть власний перелік перевірок. Якщо магазин використовує принтер чеків і сканер штрихкодів, додайте перевірку паперу та сканера. Для робочого місця передбачте перевірку чистоти й порядку. Конкретні пристрої та спосіб перевірки впишіть у шаблон.
Для товарів визначте, які позиції потрібно перевіряти. Включіть маркування розміром, ціною та спеціальною ціною, якщо вона застосовується. Власник має визначити джерело актуальних цін і умови чинних акцій. Продавець звіряє цінники вибраних товарів із цими даними. У результаті записує перелік перевірених позицій, джерело цін, збіг або конкретну невідповідність і відповідального за її усунення.
Шаблон щоденного чеклиста продавця
Скопіюйте таблицю в робочий документ. Позначення у квадратних дужках замініть даними магазину. У колонці «Хто виконує» впишіть працівника або роль; у колонці «Підсумок» — строк, очікуваний результат і місце для фактичного запису.
| Контроль | Потрібні вхідні дані | Хто виконує | Підсумок |
|---|---|---|---|
| Підготовка робочого місця | [Перелік обладнання, перевірки чистоти й порядку, спосіб перевірки пристроїв] | [Працівник або роль] | [Строк; очікуваний стан; результат перевірки] |
| Перевірка товарів і цін | [Перелік товарів; дані про розміри, ціни та спеціальні ціни, якщо застосовуються] | [Працівник або роль] | [Строк; перелік перевірених позицій; невідповідності] |
| Перевірка каси | [Каса; перелік перевірок перед початком роботи] | [Працівник або роль] | [Строк; очікуваний результат; виявлені проблеми] |
| З’ясування потреби покупця | [Приклади запитань для асортименту магазину] | [Працівник або роль] | [Коли виконувати; що потрібно з’ясувати] |
| Операція з покупцем | [Вид операції; потрібні дані; інструкція магазину; дозволені дії] | [Працівник або роль] | [Коли виконувати; очікуваний результат; фактичний стан] |
| Запис незавершених справ | [Позначення замовлення або справи; поточний стан; наступна дія] | [Хто робить запис; хто має виконати наступну дію] | [Строк наступної дії; очікуваний результат] |
| Підсумок зміни | [Дата; каса; чеки продажів; записи платежів для зіставлення] | [Хто звіряє; хто досліджує розбіжності] | [Строк; результат перерахунку й зіставлення; список розбіжностей] |
Додайте запитання для роботи з покупцем
Відкрите запитання заохочує змістовну відповідь. Підготуйте кілька запитань, які продавець зможе використати для вашого асортименту: «Для якого завдання ви обираєте товар?», «Які характеристики для вас важливі?», «Що потрібно врахувати під час вибору?».
У чеклисті сформулюйте дію: з’ясувати потребу й уточнити вимоги до товару. Не встановлюйте обов’язковий перелік однакових запитань для кожної розмови. Запропонуйте продавцю обирати доречне запитання відповідно до вже отриманої відповіді.
Для пункту про операцію впишіть посилання або назву робочої інструкції магазину. Окремо зазначте, до кого звертатися, коли потрібна дія виходить за межі визначених для працівника дозволів.
Залишайте короткий запис про незавершені справи
Додайте до завершення зміни короткий запис про стан справ або журнал передачі зміни. У журналі передбачте поля: позначення справи, що вже зроблено, що залишилося, наступна дія, відповідальний і строк.
Якщо наступного виконавця ще не визначено, залиште це поле незаповненим і запишіть, кому потрібно визначити відповідального. Не позначайте справу завершеною лише тому, що про неї зроблено запис.
Умовний приклад заповненого пункту
Припустімо, у навчальному прикладі покупець просить уточнити розмір товару А, а продавець ще не отримав відповіді. Для цього прикладу власник визначає наступну дію та виконавця. Це ілюстрація заповнення шаблону.
- Справа: уточнення розміру товару А.
- Поточний стан: запит покупця записано; відповідь ще не отримано.
- Наступна дія: перевірити дані про розмір і підготувати відповідь.
- Відповідальний: продавець наступної зміни.
- Строк: до 11:00 наступного робочого дня.
- Очікуваний результат: запис із відповіддю або описом того, що залишилося з’ясувати.
Підсумок зміни: готівка, платежі та розбіжності
Включіть до чеклиста звірку кожної каси. Для тієї самої каси й періоду запишіть початкову готівку та всі документовані готівкові надходження й видатки. Очікуваний залишок обчисліть як початкову готівку плюс надходження мінус видатки й порівняйте з фактично перерахованою сумою. Умовний приклад, усі суми якого є вигаданими: початкова готівка — 500 грн, надходження — 600 грн, видатки — 100 грн; інших рухів немає. Очікуваний залишок: 500 + 600 − 100 = 1000 грн. Якщо в цьому прикладі фактично перераховано 990 грн, запишіть розбіжність −10 грн і передайте її визначеному в чеклисті відповідальному для перевірки. Впишіть дату, касу, виконавця й строк виконання.
Для зіставлення платежів визначте період і два джерела: банківську виписку та записи платежів в обліковій системі. Порівняйте відповідні транзакції за датами, сумами й описами; відмінності, зокрема через різний час відображення платежу, запишіть для перевірки. Виявлені розбіжності заносьте до окремого списку для дослідження. Запропонуйте поля: які записи порівнювали, що саме не збігається, хто перевіряє далі та до якого строку.
Касовий звіт Торгсофт у чеклисті підсумку зміни
Якщо для підсумку дня використовуєте касовий звіт Торгсофт, додайте до шаблону поле з датою звіту. Для його формування потрібно вказати дату; також можна обрати конкретну касу. Звіт формується за діючим центром обліку: перед формуванням перевірте, чи це потрібний центр.
Власнику варто вписати дату й касу, потрібні для відповідного пункту чеклиста, та передбачити запис про використаний звіт. Перерахунок готівки, зіставлення платежів і перелік розбіжностей залиште окремими пунктами: вибір дати й каси у звіті не замінює цих дій.
Повернутися до попереднього кроку