Як відкрити непродовольчий магазин: від розрахунку бюджету до першого продажу

Щоб відкрити невеликий магазин в Україні, спочатку визначте покупців, перевірте попит і порахуйте, скільки продажів потрібно для покриття витрат. Потім зареєструйте бізнес, оберіть систему оподаткування, оформте користування приміщенням, повідомте податкову про магазин, організуйте приймання оплат і облік товарів. До першої зміни оформте працівників, підготуйте інформацію для покупців і навчіть касира проводити продажі та повернення.

Цей план призначений для магазину звичайного одягу, канцелярії або товарів для дому на території України та пояснює вимоги українського законодавства. Він не охоплює торгівлю харчовими продуктами, лікарськими засобами, алкоголем, тютюном, пальним та іншими товарами, для яких діють спеціальні дозвільні чи ліцензійні вимоги. Якщо змінюєте асортимент, до закупівлі нової категорії з’ясуйте, які додаткові вимоги вона створює для бізнесу.

Перевірте попит до підписання оренди

Власнику варто почати з конкретної пропозиції: кому магазин продаватиме, що саме, за якою ціною і чому покупцеві буде зручно придбати товар у цьому місці. Наприклад, для канцелярської крамниці біля житлових будинків окремо оцініть повсякденні покупки мешканців і сезонні покупки до навчання. Для одягу визначте потрібні розміри, ціновий діапазон і ситуації, для яких покупці обирають речі.

1. Поспілкуйтеся з потенційними покупцями поруч із майбутнім магазином. Запитуйте про останні покупки, суму витрат, незручності й товари, яких їм бракує.
2. Порахуйте людей біля входу в різні години робочого та вихідного дня. Записуйте час, погоду й напрямок руху, щоб порівнювати місця за однакових умов.
3. Огляньте сусідні магазини: асортимент, ціни, графік, умови примірки, способи оплати. Зафіксуйте, яку конкретну потребу зможе задовольнити ваша крамниця.
4. Покажіть покупцям невелику добірку товарів із реальними цінами та характеристиками. Записуйте, які моделі, розміри або комплекти вони обирають.
5. Після реєстрації бізнесу й підготовки законного приймання оплат випробуйте невелику партію. Порівняйте фактичні покупки з початковими відповідями.

Така власна вибірка допоможе сформувати стартовий асортимент, але її результат не гарантує майбутніх продажів. Зберігайте окремо кількість розмов, зацікавлених людей і покупок. Якщо люди погоджуються, що магазин потрібен, але не готові купувати за запропонованою ціною, перегляньте закупівельну вартість, асортимент або місце.

Оберіть назву, яку покупцям легко прочитати й запам’ятати. Покажіть кілька варіантів тим самим людям і з’ясуйте, який асортимент вони очікують побачити за кожною назвою. Перед замовленням вивіски погодьте з орендодавцем місце та спосіб її встановлення.

Порахуйте бюджет відкриття та щомісячні витрати

Складіть кошторис за комерційними пропозиціями орендодавця, постачальників і підрядників. Для кожної витрати зазначте суму, строк оплати, відповідального та умови повернення коштів. Окремо позначте забезпечувальний платіж за оренду: ці гроші можуть залишатися недоступними до завершення договору.

Умовний приклад стартового бюджету. Перша оренда — 20 000 грн, депозит — 20 000 грн, товар — 120 000 грн, облаштування — 40 000 грн, обладнання — 35 000 грн, програми й налаштування — 10 000 грн, реклама — 10 000 грн, інші стартові витрати — 5 000 грн. Разом до резерву потрібно 260 000 грн. Якщо власник окремо закладає 100 000 грн резерву, загальна потреба становить 360 000 грн. Це навчальний розрахунок, а суми для свого магазину потрібно отримати від конкретних контрагентів.

Резерв визначайте за прогнозом надходжень і платежів. Складіть його щонайменше для двох сценаріїв: очікуваних продажів і повільнішого початку роботи. Зазначте, коли доведеться оплатити наступну партію товару, чи надає постачальник відстрочення та коли банк зараховує карткову виручку. Депозит і товарні залишки не замінюють коштів для виплати зарплати або оренди.

Визначте внесок продажу та точку беззбитковості

Внесок одного продажу в покриття постійних витрат — це ціна продажу мінус собівартість товару й витрати, які виникають саме через цей продаж. До таких змінних витрат можуть належати пакування, банківська комісія, доставка коштом магазину та платежі, що залежать від доходу. Постійні витрати магазин сплачує незалежно від кількості покупок. Точка беззбитковості — це обсяг продажів, за якого їхнього загального внеску вистачає на покриття цих постійних витрат.

Умовний приклад для магазину, який не є платником податку на додану вартість (ПДВ). Одна одиниця товару продається за 500 грн, її собівартість із доставкою до магазину становить 300 грн, а всі інші змінні витрати — умовно 25 грн. Внесок дорівнює 500 − 300 − 25 = 175 грн, або 35% виручки. Якщо постійні витрати становлять 50 000 грн на місяць, для їх покриття потрібно 50 000 ÷ 175 = 285,71, тобто щонайменше 286 таких продажів на 143 000 грн. За цих припущень вони дадуть 50 050 грн внеску.

Цей результат справедливий лише за незмінних ціни, собівартості та складу продажів. У прикладі 25 грн — умовна сума всіх змінних витрат, а постійні платежі мають бути повністю враховані в 50 000 грн. Якщо магазин продає різні товари, використовуйте середній внесок з урахуванням частки кожної категорії. Для платника ПДВ бухгалтер має окремо врахувати податкові зобов’язання та податковий кредит — суму ПДВ із придбань, на яку за законодавчими умовами можна зменшити зобов’язання.

Після розрахунку порівняйте необхідну кількість покупок із власними спостереженнями за місцем. Якщо план потребує надто великої кількості продажів, змініть витрати або пропозицію до підписання довгострокових зобов’язань.

Зареєструйте бізнес і визначте податкові умови

Для роботи одноосібно розгляньте реєстрацію фізичної особи — підприємця (ФОП). Якщо магазин запускають кілька учасників, порівняйте цей варіант із товариством з обмеженою відповідальністю (ТОВ) і заздалегідь погодьте внески, управління та розподіл результату. Організаційну форму й систему оподаткування обирайте разом із бухгалтером відповідно до запланованої роботи.

ФОП можна безоплатно зареєструвати через послугу Дії: авторизуватися, заповнити заяву та підписати її електронним підписом. Правила подання документів визначає стаття 18 Закону № 755-IV. У заяві можна зазначити обрання спрощеної системи оподаткування.

Оберіть види діяльності за Класифікацією видів економічної діяльності (КВЕД), які відповідають асортименту та способам продажу. Якщо плануєте і фізичний магазин, і онлайн-продажі, врахуйте обидва напрями. Перед початком роботи звірте відомості в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань і в реєстрі платників єдиного податку.

Яка група єдиного податку підходить магазину

За пунктом 291.4 Податкового кодексу України перша група передбачає, зокрема, роздрібний продаж із торговельних місць на ринках без найманих працівників. Для окремого звичайного магазину не слід обирати її лише через невелику площу або низьку виручку.

• Друга група: доступна ФОП, які продають товари та відповідають установленим умовам. Кількість працівників одночасно не повинна перевищувати 10 осіб. За пунктом 291.4.1 до цієї кількості не включають працівників у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною до встановленого законодавством віку, а також працівників, призваних на військову службу під час мобілізації на особливий період. Перед вибором другої групи бухгалтер має визначити кількість працівників з урахуванням цих винятків. Річний дохід обмежений 834 мінімальними заробітними платами, установленими на 1 січня відповідного року.
• Третя група: доступна ФОП і юридичним особам за дотримання законодавчих умов. Кількість працівників не обмежена, а річний дохід обмежений 1167 такими мінімальними заробітними платами.

Бухгалтер має порахувати грошовий ліміт для року відкриття, перевірити обмеження пункту 291.5, визначити статус щодо ПДВ і скласти календар податків, внесків та звітності. Заплануйте контроль накопиченого доходу щомісяця: перевищення ліміту або діяльність, якої немає в реєстрі платників єдиного податку, може вимагати зміни податкового режиму за статтею 298.

Узгодьте дату першого продажу з датою початку податкового режиму. За підпунктом 298.1.2 новозареєстрований ФОП, який до кінця місяця реєстрації подав заяву на другу групу, стає її платником із першого числа наступного місяця. Для новоствореного бізнесу, який обирає третю групу без ПДВ і подає заяву протягом 10 днів із дня державної реєстрації, статус платника діє з дня державної реєстрації. Продажі до початку обраного режиму потребують окремого податкового обліку.

За пунктом 296.1 ФОП першої та другої груп, а також третьої групи без ПДВ ведуть облік отриманих доходів помісячно в довільній формі. Для ФОП третьої групи з ПДВ передбачені типова форма й порядок обліку доходів та витрат. Узгодьте з бухгалтером, хто вносить дані, з яких документів і коли власник отримує підсумок доходу для контролю ліміту.

Для ТОВ на модельному статуті та поєднання кількох реєстраційних дій можна скористатися комплексною послугою «е-Підприємець». Вона також дозволяє обрати потрібні заяви щодо рахунку, каси, приміщення чи працівників. Обирайте лише потрібні послуги й переглядайте результат кожної заяви окремо.

Огляньте приміщення та погодьте умови оренди

До внесення депозиту власник магазину має отримати документи, які підтверджують право орендодавця передавати приміщення, і зіставити адресу, площу та план із фактичним об’єктом. З’ясуйте, чи можна використовувати приміщення для запланованої торгівлі та виконувати потрібні роботи. Якщо є сумніви щодо призначення, перепланування або стану будівлі, залучіть юриста й технічного фахівця до підписання договору.

У договорі практично важливо визначити повну орендну плату, додаткові платежі, порядок їх зміни, строк оренди, призначення депозиту й умови його повернення. Окремо погодьте ремонт, розміщення вивіски, доступ до приміщення, розвантаження, обслуговування інженерних систем і дострокове припинення оренди. Під час передачі зафіксуйте стан приміщення, показники лічильників та отримані ключі.

• Оцініть доступність входу для людей з інвалідністю та покупців із дитячими візками. Якщо потрібне переобладнання, отримайте технічне рішення до замовлення робіт.
• Перевірте електромережу з урахуванням освітлення, касового обладнання й опалення; випробуйте інтернет і запасний канал зв’язку.
• Розмістіть касу, склад і торговельні меблі так, щоб працівники могли приймати товар, а покупці — вільно оглядати його. Перевірте освітлення полиць, читабельність цінників і стійкість меблів.
• Для магазину одягу передбачте умови для примірки. Такий обов’язок установлює пункт 26 Порядку № 833.
• Обладнайте окреме приміщення для верхнього одягу та особистих речей працівників відповідно до пункту 32 Порядку № 833.

За пунктами 10, 32–34 Порядку № 833 власник має забезпечити належний санітарний і технічний стан магазину та складу, дотримання вимог охорони праці й пожежної безпеки. Призначте відповідальних за прибирання та зберігання товарів; поясніть працівникам, які проходи й виходи мають залишатися вільними.

Для захисту товару й обладнання оцініть замки, освітлення входу та потребу в охоронній сигналізації. Погодьте з підрядником, хто отримує сигнал і реагує на нього, а всередині магазину визначте порядок видачі ключів і закриття приміщення.

З’ясуйте, чи потрібна пожежна декларація

За статтею 57 Кодексу цивільного захисту України початок використання приміщення для господарської діяльності загалом здійснюється на підставі поданої декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства з питань пожежної безпеки. У ній підприємець заявляє про відповідність об’єкта цим вимогам. Для суб’єктів із високим ступенем ризику додатково потрібен позитивний висновок оцінки протипожежного стану, яку проводить суб’єкт із відповідною ліцензією.

Орендар не подає декларацію на об’єкт нерухомості, якщо її вже зареєстрував власник. Тому попросіть орендодавця надати копію та звірте, чи стосується вона саме орендованого об’єкта. Декларацію також не подають на використання торговельних місць, кіосків і контейнерів на ринку, якщо їх розміщено за схемою, погодженою з органом державного пожежного нагляду. Ще один виняток стосується об’єктів, які в установленому порядку приймаються в експлуатацію після будівництва, реконструкції, реставрації або капітального ремонту.

Якщо виняток не застосовується, організуйте подання декларації до початку використання об’єкта. Право на відповідні дії виникає з дня її надходження до дозвільного органу; реєстрація безоплатна й здійснюється протягом 10 робочих днів. Разом із відповідальним фахівцем огляньте виходи, електрику, засоби пожежогасіння та порядок утримання проходів. У договорі оренди визначте, хто обслуговує спільні системи будівлі.

Відкрийте рахунок і повідомте податкову про магазин

Відкрийте рахунок для підприємницької діяльності та погодьте з банком способи приймання оплат. Отримайте тарифи, строки зарахування коштів, умови повернення платежів і вимоги до обладнання. Ці дані потрібні для бюджету й щоденної звірки виручки.

Магазин і склад належать до об’єктів, через які провадиться діяльність. За пунктом 8.4 розділу VIII Порядку обліку платників податків № 1588 заяву за формою № 20-ОПП — про об’єкти оподаткування та об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність — подають до податкової за основним місцем обліку протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта. Це стосується й орендованих приміщень.

Передайте бухгалтеру договір оренди та документ про передачу приміщення одразу після оформлення. Він має визначити подію, від якої починається строк, заповнити адресу, тип об’єкта та право користування. Після подання перегляньте відомості в приватній частині Електронного кабінету. Якщо об’єкт розташований в адміністративно-територіальній одиниці, де бізнес ще не перебуває на обліку, бухгалтер має організувати взяття на облік за неосновним місцем відповідно до пункту 8.3.

Зміна адреси, типу, найменування, виду права або стану об’єкта потребує оновлення даних за формою № 20-ОПП у тому самому порядку та строки. Занесіть ці дії до переліку завдань на випадок переїзду чи закриття магазину.

Налаштуйте касу та безготівкові оплати

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) — це касовий пристрій або комплекс, який реєструє розрахунки та зберігає їхні підсумки у фіскальній пам’яті. Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) виконує фіскальні функції через сервер податкової. Фіскальний чек підтверджує зареєстрований розрахунок за продаж або повернення товару. Для звичайного магазину, який приймає готівку або платіжні картки, організуйте застосування зареєстрованого РРО чи ПРРО, якщо до конкретного формату не застосовується законний виняток.

Статті 2 і 3 Закону № 265/95-ВР поширюють правила розрахункових операцій і на карткові платежі. Касир має провести повну суму покупки та надати покупцеві фіскальний чек у паперовій або електронній формі. Квитанція платіжного термінала підтверджує банківську операцію й сама собою не замінює фіскальний чек.

Для переказу з рахунку покупця на рахунок продавця за міжнародним номером банківського рахунку IBAN оцінюйте фактичний механізм платежу: такий переказ відрізняється від приймання картки через еквайринг — банківську послугу оброблення карткових оплат. Наявність IBAN у реквізитах або використання платіжного посилання ще не визначає режим операції. Перед запуском кожного способу оплати отримайте від банку його опис і разом із бухгалтером визначте порядок оформлення продажу. Документ про придбання товару потрібен і тоді, коли реєстрація конкретної оплати через РРО чи ПРРО не вимагається.

Платники єдиного податку першої групи звільнені від застосування РРО та ПРРО за пунктом 296.10 Податкового кодексу. Для інших спеціальних форматів звіряйте підставу звільнення зі статтями 9–10 Закону № 265/95-ВР. Самого невеликого обороту магазину недостатньо, щоб відмовитися від каси.

До відкриття власник разом із бухгалтером і фахівцем із налаштування каси має завершити її реєстрацію, налаштувати дані продавця та магазину, назви товарів, ціни, податкові параметри й форми оплати. Для ПРРО підготуйте електронні підписи, які використовуватимуться під час роботи. Зіставте реквізити чека з даними бізнесу й навчіть касира передавати чек покупцеві обраним способом.

Коли магазин повинен забезпечити безготівковий розрахунок

За постановою Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 строки запровадження безготівкових розрахунків для звичайних стаціонарних магазинів уже настали в усіх категоріях населених пунктів: останній етап для населених пунктів із чисельністю менше 5 тисяч осіб розпочався 1 січня 2025 року. Вимога охоплює й дистанційні продажі.

Для ФОП — платників єдиного податку першої групи, торгівлі через автомати, виїзної та виносної торгівлі, продажу власноручно вирощеної або відгодованої продукції строк інший: через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану. Це спеціальне відтермінування не поширюється автоматично на окремий магазин другої групи.

Пункт 2 постанови № 894 передбачає територіальний виняток для торговців у громадах, розташованих у районі проведення воєнних (бойових) дій або в тимчасовій окупації, оточенні чи блокуванні. Виняток діє також протягом трьох місяців після припинення бойових дій та/або деокупації, звільнення від оточення чи блокування відповідної території. Щоб визначити, чи застосовується він до магазину, власник разом із бухгалтером має відкрити Перелік територій бойових дій і тимчасово окупованих територій, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376. Правила його формування та визначення періодів установлює постанова Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 № 1364.

1. Знайдіть територію магазину. На сторінці наказу № 376 відкрийте частину Переліку для своєї області. Зіставте область, район, громаду й населений пункт із фактичною адресою магазину. Звірте також код населеного пункту за Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ), щоб не сплутати однойменні населені пункти.
2. Зіставте статус і період. У відповідному рядку прочитайте категорію території, дату початку та дату завершення бойових дій, можливості бойових дій або тимчасової окупації. Порівняйте ці відомості з умовами пункту 2 постанови № 894 та датою, на яку визначаєте обов’язок магазину. За пунктом 1-1 постанови № 1364 території без визначеної дати завершення відповідних обставин вважаються такими, на яких вони тривають.
3. Визначте завершення винятку. Якщо відповідні обставини припинилися, врахуйте ще три місяці після їх припинення, деокупації або звільнення від оточення чи блокування за пунктом 2 постанови № 894. Збережіть відповідний рядок і розрахунок строку, а до його завершення організуйте приймання безготівкових оплат.

Самої наявності населеного пункту в Переліку недостатньо для звільнення: у ньому є записи про різні статуси та вже завершені періоди. Позначка про функціонування інформаційних і комунікаційних систем також сама собою не визначає право на виняток за постановою № 894. Власник має встановити відповідність саме територіальних обставин і строків умовам її пункту 2 та повторно зіставляти їх у разі зміни статусу території.

Погодьте з банком рішення, яке забезпечить покупцям передбачену законом можливість безготівкової оплати. До відкриття випробуйте приймання платежу, відмову в оплаті й повернення в навчальному середовищі або за погодженим із банком порядком. Касир повинен розуміти, де бачити підтвердження успішної операції та як не провести одну покупку двічі.

Підготуйте порядок дій у разі збою

Заздалегідь визначте, що робить касир за відсутності електрики, інтернету або несправності касової програми. Несправність ПРРО та відсутність зв’язку із сервером податкової потребують різних дій, тому працівник має вміти розпізнати причину зупинки й зв’язатися з відповідальним фахівцем.

• Якщо несправний ПРРО. За статтею 5 Закону № 265/95-ВР розрахункові операції через нього не проводять до усунення несправності. Власник має протягом дня виявлення несправності організувати повідомлення податкової, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування, якщо він є, засобами електронних комунікацій за формою, установленою Міністерством фінансів України. Таку вимогу передбачає пункт 16 статті 3.
• Якщо несправний апаратний РРО. Протягом робочого дня виявлення несправності повідомте центр сервісного обслуговування — організацію, яка обслуговує касовий пристрій. Податкову, в якій бізнес зареєстрований платником податків, повідомте протягом двох робочих днів після дня виявлення несправності. Пункт 16 статті 3 дозволяє письмове повідомлення або повідомлення засобами електронних комунікацій у довільній формі.
• Для роботи під час ремонту РРО або відключення електрики. Заздалегідь підготуйте належно зареєстрований резервний РРО або зареєстровані книгу обліку розрахункових операцій і розрахункову книжку. Книга містить щоденні звіти про розрахунки, а розрахункова книжка — номерні квитанції для покупців. Стаття 5 передбачає такий порядок на період виходу з ладу РРО та його ремонту або тимчасового відключення електрики. Обмеження в 7 робочих днів у цій нормі стосується відключення електрики.
• Якщо під час реєстрації РРО обрали припинення розрахунків без цих книг. Касир має зупинити розрахункові операції до належного підключення резервного РРО або відновлення електрики.
• Якщо ПРРО втратив зв’язок із сервером податкової. Робота офлайн, тобто без поточного зв’язку із сервером, потребує належного налаштування й заздалегідь отриманого діапазону фіскальних номерів для чеків. У чеку потрібно зазначати проведення операції офлайн.

На період воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили пункт 13 розділу II цього Закону дозволяє перевищувати загальні офлайн-обмеження 36 годин поспіль і 168 годин на місяць. Вимога мати діапазон фіскальних номерів зберігається.

Протягом години після відновлення зв’язку забезпечте передання офлайн-документів на фіскальний сервер податкової та повідомлення про час і дату початку й завершення офлайн-розрахунків за формою, установленою Міністерством фінансів України. Документи потрібно передати до передання фіскального звіту та фіскального звітного чека за відповідний день. Відповідальний за касу має переконатися, що сервер підтвердив доставку; до цього підтвердження документи повинні зберігатися в ПРРО. У дні, коли проводили розрахункові операції, створюйте щоденний фіскальний звітний чек — документ із підсумками розрахунків за день.

Укладіть домовленості з постачальниками та прийміть товар

Для кожного постачальника погодьте ціни, мінімальну партію, строки оплати, доставку, порядок приймання розбіжностей і роботу з браком. З’ясуйте, які документи супроводжуватимуть поставку та хто відповідатиме за гарантійні звернення, якщо вони актуальні для товару. Початкове замовлення формуйте за власною оцінкою попиту й можливістю поповнення запасів.

Працівник, який приймає поставку, має зіставити товар із накладною: назви, кількість, розміри, кольори, комплектність і стан. Пошкоджені або спірні одиниці відкладіть окремо, зафіксуйте розбіжності та погодьте їх із постачальником. До викладення внесіть прийняті товари в систему обліку, установіть ціни й визначте місце зберігання.

Стаття 44 Податкового кодексу вимагає документального підтвердження показників податкової звітності. Зберігайте договори, первинні документи та підтвердження оплат так, щоб бухгалтер міг пов’язати поставку, оплату й повернення постачальнику. Первинні документи фіксують господарську операцію, наприклад отримання конкретної партії товару. Бухгалтер має визначити строки їх зберігання з урахуванням пунктів 44.3–44.4.

Окремо визначте, чи поширюється на бізнес обов’язковий облік товарних запасів за пунктом 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Ця вимога не поширюється на ФОП — платників єдиного податку без ПДВ, крім продавців визначених законом категорій: технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, медичних виробів і зазначених у законі ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних матеріалів. Для магазину звичайного одягу або канцелярії врахуйте цей виняток, водночас ведіть управлінський облік кількості та вартості запасів.

Як ФОП організувати обов’язковий облік товарних запасів

Якщо обов’язковий облік запасів поширюється на бізнес, бухгалтер має організувати його, а працівники — продавати лише відображені в ньому товари. Для ФОП застосовуйте Порядок ведення обліку товарних запасів, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496. Він передбачає Форму ведення обліку товарних запасів, до якої постійно вносять відомості на підставі первинних документів. Ці документи є обов’язковими додатками до Форми. ФОП обирає паперове або електронне ведення; для кількох місць продажу облік ведуть також за кожним окремим об’єктом.

1. Підготуйте Форму обліку. Зазначте прізвище, ім’я та по батькові за наявності, реєстраційний номер облікової картки платника податків або передбачені Порядком паспортні дані, податкову адресу, назву й адресу магазину або місця зберігання. У паперовій Формі ці відомості розміщують на титульному аркуші. Бухгалтер має налаштувати графи за додатком до Порядку № 496.
2. Оформте початковий залишок. Якщо на дату виникнення обов’язку вже є товар, ФОП складає довільний опис із назвами, кількістю, одиницями виміру та самостійно визначеною вартістю. На його підставі роблять перший запис: у графі 1 ставлять «1», у графі 2 — дату запису, у графі 3 — «опис залишку товарів на початок обліку», у графі 4 — дату опису, у графі 5 — «1», у графі 7 — загальну вартість. Графи 6, 8 і 9 залишають порожніми. Якщо початкових залишків немає, такого запису не роблять.
3. Вносьте надходження до початку продажу. Відповідальний за облік записує порядковий номер і дату запису, вид і дату первинного документа, його номер за наявності та загальну вартість надходження. У графі 6 зазначає найменування постачальника та його реєстраційний номер облікової картки платника податків або код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України; для особи, яка через релігійні переконання офіційно відмовилася від податкового номера й має відповідну відмітку в паспорті, — номер ID-картки, тобто паспорта у формі картки, відповідно до підпункту 3 пункту 3 розділу II Порядку № 496. Первинний документ має дозволяти визначити постачальника й отримувача, дату операції, назви, кількість та вартість товарів. Касир може почати продаж лише після внесення відповідного запису та забезпечення доступу до документа в магазині.
4. Відображайте вибуття в хронологічному порядку. У графі 8 зазначайте загальну вартість за документами про внутрішнє переміщення, повернення постачальнику, знищення, втрату, використання на власні потреби та безготівковий продаж, який у законних випадках проводять без РРО чи ПРРО. Дані про продажі через РРО чи ПРРО до цієї графи не вносять. Для переміщення між власними магазинами або складами оформлюйте первинний документ на внутрішнє переміщення. У документах про знищення, втрату або використання товару на власні потреби відповідальний за облік має зазначати вартість за ціною придбання, підтвердженою обліком; реквізити постачальника й отримувача в цих документах не зазначають.
5. Зберігайте Форму й документи в місці продажу. Вони мають залишатися там до вибуття останньої одиниці товару, зазначеної у відповідному документі. Щомісяця групуйте документи за хронологією записів та/або підшивайте разом із Формою для подальшого зберігання. Подальші строки зберігання бухгалтер визначає також за статтею 44 Податкового кодексу.

Якщо запис потрібно скасувати, у графі «Примітки» зазначте «анульовано». Для виправлення залиште в початковому рядку позначку «анульовано — виправлено» з номером нового рядка, а в новому — «виправлено» з номером початкового. Так зберігається зв’язок між документом і виправленими відомостями.

Документи про облік і походження товару, який перебуває в місці продажу, мають бути доступні для надання податковій на початку відповідної перевірки. За Порядком № 496 їх надає ФОП або працівник, який фактично продає товари чи проводить розрахунки. Якщо оригіналів первинних документів у магазині немає, можна надати копії з подальшим пред’явленням оригіналів до завершення перевірки за потреби. Електронну Форму потрібно відкрити у форматі, який дозволяє перегляд та/або копіювання. До першої зміни власник має показати продавцеві, де зберігаються документи та як відкрити Форму.

За пунктом 17 Порядку № 833 не можна продавати товари без належного маркування та документів, передбачених законодавством, зокрема щодо якості й безпеки. Перелік потрібних документів визначайте за конкретним товаром. Під час замовлення просіть постачальника одразу передати належні для цієї категорії документи, етикетки та інструкції.

Підготуйте ціни, інформацію для покупців і повернення

До відкриття розмістіть на фасаді найменування суб’єкта господарювання, а біля входу — режим роботи. У видному й доступному місці облаштуйте куточок покупця з інформацією про найменування власника або уповноваженого ним органу, адресами й телефонами органів захисту прав споживачів. Ці вимоги встановлюють пункти 10 і 12 Порядку № 833. Відповідальний працівник також повинен уміти надати покупцеві на вимогу цей Порядок, закон про захист прав споживачів, санітарні норми та правила продажу за спеціалізацією магазину.

Покупець має отримати інформацію про товар до придбання. Звірте назви, характеристики, правила використання, дані виробника чи продавця, необхідні застереження та гарантійні умови відповідно до статті 15 Закону «Про захист прав споживачів» № 1023-XII. За статтею 4 цього Закону забезпечте інформацію та обслуговування українською мовою; додаткові переклади інформації можуть розміщуватися поруч.

Правила обміну й претензій нижче застосовуйте відповідно до Закону № 1023-XII. Після припинення чи скасування воєнного стану відповідальний за правила магазину має врахувати перехід до Закону «Про захист прав споживачів» від 10.06.2023 № 3153-IX. За пунктом 1 його прикінцевих та перехідних положень він набирає чинності через рік після опублікування, але не раніше дня припинення чи скасування воєнного стану. Із набранням ним чинності Закон № 1023-XII втрачає чинність.

Установіть зрозумілі цінники й перевірте відповідність ціни на полиці та на касі. За частиною 3 статті 15 зазначайте ціну одиниці товару або категорії продукції та ціну стандартної одиниці. Для упакованого товару вкажіть ціну упаковки, а для неупакованого — ціну за одиницю вимірювання, яку звичайно застосовують до такого товару. Ціна для споживача повинна включати податки та обов’язкові платежі, які він сплачує під час придбання. Якщо оголошуєте знижку, установіть визначений і обмежений строк її дії та ціну, нижчу від звичайної. Знижка має стосуватися товарів, які безпосередньо продає ваш бізнес. Повідомте покупцям умови й обмеження, попередню та знижену ціну за правилами статті 15. Для розпродажу визначте місце або чітку групу товарів, обмежте його тривалість і застосовуйте ціни, нижчі від звичайних.

Як організувати обмін і приймання претензій

За статтею 9 Закону № 1023-XII покупець має право обміняти непродовольчий товар належної якості на аналогічний протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк. Це стосується товару, який не підійшов за формою, габаритами, фасоном, кольором, розміром або з інших причин не може бути використаний за призначенням. Товар має бути невикористаним, зі збереженими товарним виглядом, споживчими властивостями, пломбами, ярликами та розрахунковим документом, зокрема електронним.

Перед відкриттям власник має зіставити асортимент із додатком 3 до постанови Кабінету Міністрів України від 19.03.1994 № 172. У переліку товарів належної якості, які не підлягають обміну чи поверненню, є, зокрема, натільна й постільна білизна, панчішно-шкарпеткові вироби, рукавички та друковані видання. Поясніть касиру, до яких саме позицій магазину застосовується цей виняток. Звернення щодо недоліків цих товарів розглядайте за правилами про неналежну якість.

Якщо аналогічного товару на момент обміну немає, покупець може обрати інший із перерахунком вартості, розірвати договір і отримати гроші або дочекатися надходження аналогічного товару. В останньому випадку продавець зобов’язаний повідомити покупця в день надходження товару. У разі розірвання договору за статтею 9 розрахунок здійснюють за вартістю на час купівлі, а кошти повертають у день розірвання. Якщо це неможливо, погодьте інший строк, але не пізніше семи днів.

Звернення щодо недоліків розглядайте за статтею 8 цього Закону. Якщо недолік виявлено протягом гарантійного строку, покупець може вимагати пропорційного зменшення ціни, безоплатного усунення недоліку або відшкодування витрат на його усунення. За істотного недоліку з вини виробника, продавця чи виконавця або фальсифікації товару, підтверджених за потреби експертизою, покупець може обрати розірвання договору з поверненням коштів або заміну товару.

Істотний недолік визначають за сукупністю умов пункту 12 статті 1: він унеможливлює або робить недопустимим використання товару за призначенням, виник із вини виробника, продавця чи виконавця, після усунення проявляється знову з незалежних від покупця причин і має хоча б одну додаткову ознаку. Такою ознакою є неможливість усунення, потреба понад 14 календарних днів для усунення або суттєва відмінність товару від передбаченого договором. Відповідальний працівник має зафіксувати прояви недоліку й обрану вимогу покупця, щоб визначити належний порядок її виконання.

Продавець зобов’язаний прийняти товар неналежної якості. Доставку великогабаритного товару й товару вагою понад п’ять кілограмів для розгляду такої вимоги та його повернення покупцеві організуйте коштом продавця або виробника за частиною 5 статті 8. Вимоги розглядають після пред’явлення розрахункового документа, а для товару з гарантійним строком — також технічного паспорта чи документа, який його замінює, з датою продажу. Якщо гарантійний строк або строк придатності не встановлено, частина 5 статті 7 дозволяє пред’являти відповідні вимоги щодо недоліків, виявлених протягом двох років від передачі товару.

Закінчення гарантійного строку не завжди припиняє право покупця на усунення недоліків. За частиною 10 статті 8 покупець може вимагати безоплатного усунення недоліків, допущених із вини виробника, протягом установленого строку служби, а якщо його не встановлено — протягом десяти років. Якщо таку вимогу не виконано у строки частини 9 статті 8, покупець може заявити інші вимоги за частиною 1 цієї статті. Відповідальний працівник має зафіксувати звернення та передати його для визначення причини недоліку й належного способу виконання вимоги.

Спрямування покупця до виробника не замінює обов’язків продавця. За частиною 14 статті 8 покупець має право брати участь у перевірці якості особисто або через представника. Відмовити в задоволенні вимог через порушення правил користування чи зберігання можна, якщо продавець або виробник доведе, що саме це спричинило недоліки. Відповідальний працівник має зберегти документи, які підтверджують причину недоліку, та повідомити покупцеві підставу рішення.

• Безоплатне усунення недоліків. За частиною 9 статті 8 недоліки потрібно усунути протягом 14 днів із дати пред’явлення товару для ремонту, якщо сторони не погодили інший строк. Відповідальний працівник має зафіксувати дату отримання товару. Запишіть погоджений строк і передайте його покупцеві. Контролюйте дату завершення ремонту: частина 9 статті 8 передбачає виплату покупцеві неустойки — грошової виплати за порушення зобов’язання — у розмірі 1% вартості товару за кожний день затримки усунення недоліків понад установлений строк.

  За частиною 6 статті 7 гарантійний строк збільшується на час перебування товару в ремонті, який обчислюють від дня звернення з вимогою усунути недоліки. Зберігайте дати звернення та видачі товару після ремонту, щоб правильно визначити залишок гарантії. Якщо продаєте товари з додатка 2 до постанови № 172, наприклад електропраски чи електрочайники, власник має організувати обмінний фонд — запас товарів для тимчасового користування покупцями під час гарантійного ремонту.

  За письмовою вимогою покупця надайте відповідний аналогічний товар із доставкою. За кожний день затримки виконання цієї вимоги частина 9 статті 8 передбачає неустойку в розмірі 1% вартості товару.

• Заміна товару з недоліками. Якщо товар є, вимогу виконують негайно; якщо потрібна перевірка якості — протягом 14 днів або за домовленістю сторін. Якщо товару немає, вимогу про заміну потрібно виконати протягом двох місяців із моменту подання заяви. Якщо виконати її в цей строк неможливо, покупець має право обрати іншу передбачену законом вимогу. Відповідальний працівник має зафіксувати вибір покупця й організувати її виконання. За частиною 7 статті 8 під час заміни на товар аналогічної марки, моделі чи артикулу зміну ціни не враховують.

  Для заміни на товар іншої марки, моделі чи артикулу вартість поверненого товару визначають за ціною на час обміну, якщо вона зросла, або на час купівлі, якщо вона знизилася. Відповідальний працівник має перевірити перерахунок і зазначити дату обміну: за частиною 7 статті 7 гарантійний строк на замінений товар починається заново від цього дня.

• Повернення коштів через недоліки. За частиною 7 статті 8 у разі підвищення ціни розрахунок здійснюють за вартістю на час пред’явлення вимоги, а в разі зниження — за вартістю на час купівлі. Гроші повертають у день розірвання договору або в погоджений строк, не пізніше семи днів.
• Визначення причини втрати якості. Якщо під час гарантійного строку потрібна експертиза, за частиною 4 статті 17 продавець має організувати її протягом трьох днів після отримання письмової згоди покупця та спочатку оплатити її. Якщо експертиза доведе порушення покупцем правил використання, зберігання чи транспортування або дії третіх осіб, закон передбачає відмову в задоволенні вимог і відшкодування покупцем витрат на експертизу. Покупець і продавець можуть оскаржити висновки експертизи в суді.

Якщо на товар установлено гарантійний строк, під час продажу передайте належний гарантійний документ із датою продажу й поясніть, хто приймає претензії. Для онлайн-замовлень відповідальний працівник має також зберігати підтвердження дати передачі товару покупцеві: за частиною 4 статті 7, якщо укладення договору й передача товару не збігаються в часі, гарантійний строк обчислюють від дня передачі. Якщо товар потребує спеціальної установки, підключення чи складення, строк обчислюють від дня їх виконання.

Якщо дату передачі, установки, підключення чи складення встановити неможливо або товар перебував у покупця до укладення договору, за частиною 4 статті 7 гарантійний строк обчислюють від дня укладення договору. Відповідальний за звернення має встановити, яка з цих обставин застосовується, перш ніж визначати дату закінчення гарантії. Для сезонного одягу врахуйте початок гарантійного строку за статтею 7 і додатком 1 до постанови № 172: для весняно-літнього асортименту — з 1 квітня, для осінньо-зимового — з 1 жовтня.

Для роботи магазину призначте відповідального за звернення. Касир має зафіксувати товар, дату покупки, опис проблеми та вимогу покупця, передати звернення відповідальному й пояснити подальші дії. Після повернення коштів перевірте розрахунковий документ, рух грошей і залишок товару. Товар із заявленим недоліком зберігайте окремо до визначення подальших дій.

Що підготувати для онлайн-продажів

Якщо прийматимете замовлення через сайт або соціальні мережі, до запуску складіть окремий порядок роботи. Власник має забезпечити прямий, простий і стабільний доступ до відомостей про продавця за статтею 7 Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII. Розмістіть повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові ФОП; місцезнаходження юридичної особи або місце реєстрації та фактичного проживання ФОП; електронну пошту та/або адресу інтернет-магазину; ідентифікаційний код юридичної особи або реєстраційний номер облікової картки платника податків ФОП. Для підприємця, який офіційно відмовився від такого номера через релігійні переконання й має відповідну відмітку в паспорті, зазначають серію та номер паспорта. Також поясніть включення податків у ціну та вартість доставки. Відомості про ліцензію потрібні, якщо обрана діяльність підлягає ліцензуванню.

За частинами 2–3 статті 13 Закону № 1023-XII до укладення дистанційного договору покупець має отримати найменування й місцезнаходження продавця, порядок прийняття претензій, основні характеристики товару, ціну з доставкою, умови оплати й поставки, гарантійні умови, період прийняття пропозиції та порядок розірвання договору. Якщо договір передбачає періодичні поставки, зазначте його мінімальну тривалість. Якщо для замовлення застосовується вартість електронних комунікаційних послуг, відмінна від граничного тарифу, повідомте й про неї. Факт надання інформації підтвердьте письмово або електронним повідомленням, яке покупець може зберегти. Підтверджені умови продавець не може змінювати односторонньо.

Разом із юристом підготуйте оферту — пропозицію укласти договір з істотними умовами продажу — та визначте, як покупець її приймає. За статтею 11 Закону № 675-VIII договір укладається через пропозицію однієї сторони та її прийняття іншою, яке називають акцептом. Продавець має отримати відповідь про прийняття в передбаченому законом порядку. Якщо прийняттям вважається певна дія покупця, чітко поясніть її зміст у системі поруч із пропозицією. Для прийняття через електронне повідомлення або форму налаштуйте підписання за статтею 12 цього Закону. Посилання на окремі умови договору повинні відкриватися без перешкод.

Фахівець, який налаштовує сайт, має забезпечити покупцеві можливість виправити введені дані до прийняття пропозиції та ідентифікуватися в системі для укладення договору. В оферті або договорі зазначте, як отримати його у формі, що унеможливлює зміну змісту. Текст оферти, електронного договору й повідомлень готуйте українською мовою; за бажанням покупця та згодою сторін договір може бути іншою мовою. Запитуйте лише ті відомості, без яких неможливо укласти й виконати договір.

За частинами 7 і 11 статті 11 Закону № 675-VIII продавець повинен оперативно підтверджувати отримання замовлення та надати покупцеві підтвердження електронного правочину в момент його вчинення або передачі товару. Налаштуйте повідомлення чи документ із найменуванням і місцезнаходженням продавця, порядком прийняття претензій, умовами обміну й повернення, гарантійними зобов’язаннями та відомостями про пов’язані послуги. Для договору без визначеного строку дії зазначте порядок його розірвання. Відповідальний працівник має зберігати погоджені умови й підтвердження так, щоб можна було відтворити зміст конкретного замовлення.

У картках товарів зазначайте реальні характеристики, наявність і ціну. Призначте працівника, який резервуватиме замовлений товар, щоб його одночасно не продали в магазині. Для кожного замовлення зберігайте склад покупки, погоджені умови, підтвердження оплати та відправлення. За частиною 11 статті 8 Закону № 1023-XII розрахунковий документ має бути виданий або створений в електронній формі не пізніше передачі товару. Момент оформлення фіскального чека визначайте також за правилами обраного способу розрахунку. За статтею 13 Закону № 675-VIII способи, строки й порядок оплати визначають у договорі, а особа, яка отримала кошти, повинна надати документ про їх отримання з датою розрахунку.

Якщо сторони не погодили іншого, частина 6 статті 13 Закону № 1023-XII вимагає поставити товар у прийнятний строк, але не пізніше 30 днів після отримання згоди покупця на укладення договору. Якщо замовленого товару немає й виконати договір неможливо, продавець повинен повідомити покупця негайно, у будь-якому разі не пізніше цього строку. Тому працівник має звіряти наявність до підтвердження замовлення.

За частиною 4 статті 13 покупець має право повідомити про розірвання дистанційного договору протягом 14 днів із моменту підтвердження інформації або отримання товару чи першої поставки. Повернення матеріального товару також свідчить про розірвання договору. Якщо підтвердження інформації не відповідає вимогам частини 3 статті 13, для матеріального товару строк розірвання становить 90 днів із моменту одержання товару або першої поставки. Якщо протягом цього строку продавець виправить підтвердження, покупець матиме 14 днів із моменту одержання виправленого підтвердження. Належне повідомлення про умови замовлення потрібне продавцеві й для правильного визначення цих строків.

Передбачте винятки частини 5 статті 13 лише для тих замовлень, які їм відповідають. Наприклад, якщо договір не передбачає іншого, право на таке розірвання не діє для товару, виготовленого чи переробленого на замовлення, який неможливо продати іншій особі або можна продати лише з істотними фінансовими втратами. Для інших категорій зіставляйте умови з повним переліком цієї частини.

Організуйте приймання дистанційних повернень за частиною 7 статті 13 та частинами 5–9 статті 12. Покупець повідомляє місце повернення товару; витрати, пов’язані з поверненням, покладаються на продавця. Покупець повинен зберігати товар у незміненому стані. Відкриття упаковки, огляд чи перевірка товару самі собою не позбавляють його права розірвати договір. Так само це право зберігається, якщо товар знищено, пошкоджено або зіпсовано не з вини покупця. Під час приймання повернення відповідальний працівник має зафіксувати стан товару та пояснення покупця щодо пошкоджень, якщо вони є.

Відповідальний працівник має своєчасно узгодити отримання поверненого товару: якщо продавець не вживає заходів для повернення протягом 60 днів після одержання товару покупцем, закон передбачає перехід товару у власність покупця без обов’язку оплати. Відсутність належного документа чи підтвердження інформації також має наслідки за частиною 6 статті 12: після повідомлення покупця про недійсність договору продавець повинен протягом 30 днів повернути отримані кошти та відшкодувати витрати на повернення товару.

Для повернення грошей за дистанційним договором організуйте виплату без затримки, не пізніше 30 днів із моменту повідомлення про розірвання. Покупець має право утримувати товар до повернення сплаченої суми, тому відповідальний працівник не повинен ставити виплату в залежність від попереднього отримання товару магазином. Порядок виплати й повернення товару можна звірити з роз’ясненням Держпродспоживслужби щодо онлайн-покупок. За прострочення повернення коштів частина 9 статті 12, яка застосовується через частину 7 статті 13, передбачає неустойку в розмірі 1% вартості товару за кожний день затримки. Перед запуском юрист має узгодити умови дистанційного договору та повернення для вашого асортименту, а працівник — уміти знайти підтвердження замовлення, прийняти повідомлення покупця й визначити строк виконання вимоги.

Оформте працівників до першої робочої зміни

Визначте, хто прийматиме товар, продаватиме, оформлюватиме повернення, замовлятиме поповнення й вестиме облік. Для невеликої крамниці одна людина може виконувати кілька функцій, але в графіку мають залишатися час на приймання поставок і заміна на період відсутності продавця. На співбесіді оцініть знання товару, точність роботи з оплатами та вміння пояснити покупцеві умови придбання.

За статтею 24 Кодексу законів про працю України працівника не можна допускати до роботи без трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення податкового органу про прийняття. Роботодавець або уповноважений ним бухгалтер має подати повідомлення до початку роботи і зберегти підтвердження подання. Це потрібно виконати й до навчання, під час якого новий працівник уже виконує робочі обов’язки.

Загалом стаття 24 передбачає обов’язкову письмову форму договору з роботодавцем — фізичною особою. Під час воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору за статтею 2 Закону № 2136-IX. Для практичної організації роботи доцільно письмово зафіксувати посаду, оплату, графік, дату початку та обов’язки. Спеціальне правило про форму не скасовує наказу й повідомлення до допуску працівника.

Після оформлення навчіть продавця знаходити товар, застосовувати погоджену ціну, приймати оплату, видавати чек, оформлювати повернення та закривати зміну. Окремо поясніть дії під час тривоги, пожежі, збою обладнання й конфліктного звернення покупця. Працівник має знати, кому телефонувати та які рішення може ухвалювати самостійно.

Облік залишків, цінників і продажів у Торгсофт

Перед відкриттям внесіть прийнятий товар у Торгсофт і звірте кількість із фактичною наявністю. У режимі «Стан складу» можна переглядати залишки, розміри, ціни та собівартість, друкувати етикетки й відстежувати рух товару після надходження, продажу або повернення. Центр обліку в Торгсофт — це магазин або склад, для якого ведуть облік. Власник може використовувати ці дані, щоб знаходити розбіжності та планувати закупівлю.

Ліцензія Торгсофт є платною; її формат обирають за кількістю робочих місць і потрібними процесами. «Старт» передбачає один магазин та одну або дві каси, але не підтримує кілька центрів обліку, переміщення між складами, гурт, бонусну систему та інтернет-магазин. Перед оплатою узгодьте конфігурацію, строк користування, налаштування й обслуговування. Програму використовуйте разом із належним оформленням первинних, кадрових і податкових документів.

Для фіскалізації продажів, тобто реєстрації розрахунків із формуванням фіскальних чеків, у Торгсофт передбачена окрема платна опція «Програмний РРО», код 084, зі щорічною оплатою на кожен пристрій. До роботи потрібно зареєструвати ПРРО, налаштувати касу й електронні підписи та випробувати видачу чека. Опція підтримує онлайн- й офлайн-режими; офлайн-робота потребує отриманого діапазону фіскальних номерів і виконання законодавчих умов. Чинну вартість і комерційні умови перегляньте на сторінках ліцензій та опцій і погодьте для свого комплекту обладнання.

Проведіть перевірку магазину перед відкриттям

Власник має пройти весь шлях покупки разом із продавцем: від пошуку товару на полиці до звірки коштів. Навчальні операції виконуйте в призначеному для цього середовищі, узгодженому з фахівцем із налаштування каси. Першу реальну покупку та можливе повернення оформлюйте за фактичними обставинами.

1. Реєстрація й податки. Звірте дані бізнесу, види діяльності, дату початку обраного податкового режиму та календар платежів.
2. Приміщення. Підготуйте договір і документ про передачу, визначте підставу щодо пожежної декларації, звірте відомості за формою № 20-ОПП.
3. Товар. Виберіть кілька позицій різних розмірів або видів і порівняйте їх із накладними, етикетками та залишками в програмі. Якщо ФОП зобов’язаний вести облік за Порядком № 496, звірте також записи у Формі обліку й доступність відповідних первинних документів у магазині.
4. Ціна. Проскануйте товар і зіставте ціну в касі з цінником. Окремо випробуйте знижку, якщо вона запланована.
5. Продаж. Перевірте реквізити продавця й магазину, назву товару, кількість, суму, форму оплати та спосіб отримання чека покупцем.
6. Повернення. Продавець має пояснити підставу, знайти покупку й показати порядок оформлення. Звірте, як зміняться залишок і кошти.
7. Готівка. Підготуйте розмін, порядок обліку внесення та вилучення коштів. Особисті гроші й речі працівників зберігайте поза місцем розрахунків.
8. Безготівкова оплата. Випробуйте підтвердження успішного платежу, дії після відмови й порядок повернення через банк.
9. Працівники й покупці. Переконайтеся, що працівники оформлені до роботи, а графік, цінники, інформація про продавця й порядок звернень доступні покупцям.
10. Онлайн-замовлення. Якщо запускаєте дистанційні продажі, перевірте доступність відомостей про продавця й умов договору, виправлення даних перед замовленням, підтвердження його отримання та передання покупцеві погоджених умов.
11. Збій каси. Попросіть продавця пояснити дії при поломці, втраті зв’язку й відключенні електрики та показати контакти відповідальних.
12. Завершення дня. Призначте відповідального за фіскальний звітний чек, звірку грошей, залишків і збереження даних.

Після першого дня зіставте продажі мінус повернення з рухом товарів і коштів. Очікувана готівка дорівнює початковому розміну плюс готівкові надходження мінус повернення, виплачені готівкою, та оформлені вилучення, з урахуванням інших зафіксованих рухів готівки. Карткові продажі звіряйте з даними банку, враховуючи комісії та строки зарахування. Повну суму продажу, фактичне зарахування на рахунок і конкретну суму банківської комісії обліковуйте окремо, щоб було зрозуміло, чому вони відрізняються. Кожну різницю має пояснювати конкретна операція.

У перші тижні власнику варто щодня записувати кількість покупок, середній чек, внесок продажів у покриття витрат, повернення та відсутні товари. Середній чек визначайте як суму продажів, поділену на кількість покупок за однаковий період. Поповнюйте асортимент за фактичним попитом і строками постачання. Для реклами почніть з одного-двох каналів із визначеним бюджетом і запитуйте покупців, звідки вони дізналися про магазин: це допоможе оцінити витрати на залучення покупця.

Офіційні акти для оформлення та роботи магазину

• Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV — стаття 18: документи для реєстрації ФОП.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — стаття 44: підтвердження даних документами та їх зберігання; статті 291–292: умови спрощеної системи та дохід; стаття 296: облік, звітність і звільнення першої групи від РРО; стаття 298: обрання та зміна податкового режиму.
• Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» від 09.12.2011 № 1588 — розділ VIII, пункти 8.1–8.8: об’єкти оподаткування та форма № 20-ОПП.
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2–3: розрахунки, чеки, товарні запаси й повідомлення про несправності; стаття 5: збої та офлайн-робота; статті 9–10: винятки; пункт 13 розділу II: спеціальні строки офлайн-роботи.
• Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку» від 03.09.2021 № 496 — розділ I: сфера застосування та первинні документи; розділ II, пункти 1–11: Форма обліку, початкові залишки, надходження й вибуття, реквізити постачальника, виправлення, зберігання та надання документів; додаток: Форма ведення обліку товарних запасів.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 про строки забезпечення можливості безготівкових розрахунків — пункти 1–2: строки, спеціальне відтермінування й територіальний виняток.
• Наказ Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376 про затвердження Переліку територій бойових дій і тимчасово окупованих територій — пункт 1 та затверджений Перелік: території, їхні категорії, коди населених пунктів і дати відповідних періодів.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 № 1364 щодо формування переліку територій бойових дій і тимчасово окупованих територій — пункти 1, 1-1, 1-6–1-7 та додаток: затвердження Переліку, визначення періодів, територіальні коди, оновлення та форма відомостей.
• Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів» від 15.06.2006 № 833 — пункти 5, 10–12, 17, 20–23, 26, 32–34: початок торгівлі, приміщення, інформація, ціни, розрахунки, примірка та зберігання.
• Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — статті 1 і 4: визначення та мовні права покупців; статті 7–9: гарантія, недоліки, обмін і повернення; статті 12–13: дистанційні договори та повернення; стаття 15: інформація та ціни; стаття 17: права покупців і експертиза.
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — стаття 7: відомості про продавця й дані для договору; стаття 11: пропозиція, прийняття, виправлення даних і підтвердження замовлення та правочину; стаття 12: підписання; стаття 13: оплата й підтвердження отримання коштів.
• Постанова Кабінету Міністрів України «Про реалізацію окремих положень Закону України “Про захист прав споживачів”» від 19.03.1994 № 172 — додаток 1: початок сезонів для гарантійних строків; додаток 2: товари, для яких створюють обмінний фонд на час гарантійного ремонту; додаток 3: товари належної якості, які не підлягають обміну чи поверненню.
• Закон України «Про захист прав споживачів» від 10.06.2023 № 3153-IX — пункти 1 і 3 прикінцевих та перехідних положень: умови набрання чинності та припинення дії Закону № 1023-XII.
• Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII — статті 21 і 24: трудовий договір та умови допуску до роботи.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX — статті 1–2: застосування спеціальних правил і форма трудового договору.
• Кодекс цивільного захисту України від 02.10.2012 № 5403-VI — стаття 57: пожежна декларація, винятки й початок використання приміщення.
• Дія: автоматична реєстрація ФОП — подання заяви та отримання результату.
• Дія: «е-Підприємець» — реєстрація бізнесу та пов’язані електронні послуги.
• Держпродспоживслужба: «Все, що вам варто знати про покупки онлайн» — оформлення покупки, дистанційне повернення та розрахунки з покупцем.