Чітке доручення називає результат, відповідального, строк і ресурси. Працівник має розуміти, коли показати проміжний результат і до кого звернутися, якщо виникне перешкода. Перевіряйте виконання за домовленими результатами, а не лише за тим, чи працівник був зайнятий.
Після розмови попросіть працівника своїми словами підсумувати завдання. Так можна виявити різне розуміння строку або очікуваного результату до початку роботи.
Що має містити доручення
- Результат. Назвіть конкретну роботу й те, що потрібно передати або показати після її виконання.
- Відповідальний і строк. Визначте працівника або команду та узгодьте розумний час завершення.
- Ресурси й повноваження. Перевірте, чи є доступ до потрібних документів, обладнання та людей і чи може працівник ухвалювати необхідні рішення.
- Зв’язок. Домовтеся, коли переглянете проміжний результат і як повідомляти про перешкоди.
Підсумуйте домовленість і попросіть працівника теж її підсумувати. Обговоріть запитання, перш ніж він почне роботу.
Умовний приклад для приймання поставки
«До 15:00 перевір, чи відповідають товари замовленню, і підготуй список розбіжностей. За поставку відповідаєш ти; список замовлення й місце для огляду доступні. О 14:30 покажи, що вже перевірено. Якщо не вистачає часу або потрібна допомога, повідом мені одразу».
Години, доступні ресурси та спосіб звітування тут умовні. Їх визначає конкретний магазин. Приклад показує структуру доручення, а не обов’язковий порядок приймання товару.
Як перевіряти виконання і давати зворотний зв’язок
На проміжній перевірці зіставте фактичний результат із домовленим. Запитайте про перешкоди й уточніть подальші дії. Між перевірками працівник повинен мати можливість поставити запитання.
Описуйте конкретну ситуацію, дії, які ви спостерігали, та їхній вплив. Наприклад: «У списку розбіжностей не було двох позицій, тому ми повторно звіряли цю частину поставки. Додай ці позиції й покажи оновлений список». Після обговорення узгодьте наступний крок.
Для повторюваних операцій запишіть процедуру
Якщо команда регулярно виконує однакову операцію, запишіть її кроки в робочій інструкції. Такий документ можна використовувати повторно. Інструкція допомагає пояснити послідовність роботи, але не замінює чіткого доручення з відповідальним, результатом і строком для конкретного випадку.
Контроль прихідної накладної в Торгсофт
Після перевірки прихідної накладної в Торгсофт можна встановити статус «Контроль виконано». Після встановлення цього статусу накладна блокується для редагування кількості, ціни та видалення товару. Сам статус не перевіряє документ за працівника.
Ця функція стосується накладної, а не керування дорученнями працівників. Докладніше про контроль документа — у матеріалі «Закупівлі як система контролю грошей: що має бачити власник».
Повернутися до попереднього кроку