Для роботи з постачальником підготуйте чіткий опис товару й кількості, збережіть погоджені умови та перевірте їх виконання під час приймання. Виявлені розбіжності запишіть і передайте постачальнику для уточнення.
Пов’язуйте листування з конкретним замовленням. Зберігайте ціни, домовленості та результати перевірки поставки разом з історією закупівель. За цими записами відстежуйте якість товару, строки та надійність постачальника.
Складіть запит із характеристиками товару
Перед зверненням визначте, який товар і в якій кількості потрібен магазину. Укажіть розміри, матеріал, дизайн, вимоги до якості та інші характеристики, доречні для закупівлі. Вибирайте лише ті параметри, які справді потрібно погодити.
Якщо замовляєте кілька варіантів товару, розпишіть кількість кожного. Замість загального опису «партія футболок» зазначте модель, колір, матеріал і розподіл за розмірами. Попросіть постачальника надати цінову пропозицію саме на цей перелік.
Умовний приклад запиту: «Просимо надати пропозицію на 30 бавовняних футболок моделі А чорного кольору: по 10 одиниць розмірів S, M і L. Укажіть ціну за одиницю, наявність і можливу дату поставки».
Запишіть погоджені умови після розмови
Після обговорення надішліть постачальнику письмовий підсумок. Перелічіть товар, кількість, ціну, погоджені умови оплати й доставки та строк поставки. Попросіть підтвердити запис або надіслати уточнення.
Для такого повідомлення можна використати шаблон: «Підсумовую розмову: товар — […], кількість — […], ціна — […], оплата — […], доставка — […], строк — […]. Просимо підтвердити ці умови або вказати, що потрібно змінити».
Зберігайте відповідь разом із замовленням. Якщо умови змінилися, окремо запишіть, що саме погодили повторно. Під час подальшої звірки звертайтеся до цих записів, цін і документів поставки.
Повідомляйте про відмову прямо
Коли вирішили не замовляти партію, повідомте рішення чітко. Наприклад: «Дякуємо за пропозицію. Цю партію не замовляємо». Така відповідь прямо передає відмову.
Перед додаванням обіцянки наступної закупівлі перевірте, чи зможете її виконати. Якщо впевненості немає, залиште відповідь без такого зобов’язання. Не додавайте обіцянку лише для пом’якшення відмови.
Звірте поставку й зафіксуйте розбіжності
Під час приймання порівняйте вміст поставки із замовленням або списком. Перевірте отримані позиції та кількість. Окремо зіставте кількості й ціни в документах та позначте невідповідності.
Продовжимо умовний приклад із футболками. Припустімо, що замовили по 10 одиниць кожного розміру, а отримали таку партію:
| Позиція | Замовлено | Отримано | Розбіжність |
|---|---|---|---|
| Розмір S | 10 | 10 | 0 |
| Розмір M | 10 | 8 | Бракує 2 |
| Розмір L | 10 | 10 | 0 |
| Разом | 30 | 28 | Бракує 2 |
У цьому прикладі всі числа умовні. Запишіть конкретну розбіжність і зверніться до постачальника: «За замовленням очікували 10 футболок розміру M, отримали 8. Загалом отримали 28 із 30 одиниць. Просимо перевірити розбіжність і повідомити, як пропонуєте її врегулювати».
Збережіть відповідь і погоджені подальші дії. Для наступних закупівель переглядайте історію: чи дотримано строків, які проблеми з якістю виникали, які розбіжності зафіксовано та як постачальник на них відповів.
Редагуйте сформоване замовлення постачальнику в Торгсофт
Якщо після уточнення закупівлі потрібно внести правки до сформованого замовлення, у Торгсофт можна повторно відкрити раніше створене замовлення та відредагувати його.
Використовуйте цю можливість, щоб внести потрібні зміни після обговорення з постачальником. Перед редагуванням звірте правки з письмовим підсумком домовленостей. Після редагування перевірте, чи внесли саме погоджені зміни.
Підтвердження умов постачальником і перевірку отриманої партії виконуйте окремо. Для цих дій використовуйте листування, замовлення та фактичний вміст поставки. Порядок роботи із замовленнями описано в матеріалі «Замовлення постачальникам у Торгсофт».
Повернутися до попереднього кроку