Щоб взятися за відкладене завдання, визначте один конкретний результат і запишіть найближчу дію. Перевірте, чи маєте потрібну інформацію, навички та ресурси. Якщо робота залежить від відповіді постачальника або рішення іншого працівника, позначте цю залежність у списку завдань.
Далі заплануйте час для роботи й визначте, яку частину можна передати працівникові. Після завершення порівняйте отримане з початковим результатом і перегляньте порядок дій.
Визначте, що саме має бути готове
Оберіть одне відкладене завдання. Сформулюйте результат так, щоб його можна було перевірити. Наприклад: «Погодити графік замовлень із днями надсилання заявок і відповідальними працівниками».
Запишіть, за чим оцінюватимете завершення. Для графіка замовлень це може бути таблиця, у якій для кожного постачальника зазначено день замовлення, день поставки та відповідального. Такий опис використовуйте як критерій приймання роботи.
Перевірте, що заважає перейти до дії
З’ясуйте, чи є потрібні відомості, доступні ресурси та люди з відповідними навичками. Назвіть конкретну перешкоду: «Невідомі дні поставок» або «Потрібне погодження власника».
У єдиному списку завдань позначте роботу, яка очікує додаткової інформації. Поруч запишіть дію для її отримання. Наприклад: «Запросити в постачальника дні приймання замовлень і доставки». Поверніться до складання графіка, коли отримаєте відповідь.
Розбийте роботу й назвіть наступний крок
Велике завдання поділіть на менші частини. Починайте кожну назву з дієслова: «Запросити», «Зібрати», «Порівняти», «Погодити». Перевірте, чи зрозуміло виконавцеві, що зробити наступним.
Для підготовки графіка замовлень можна записати такі кроки:
- Запросити умови та дні поставок.
- Зібрати відповіді в одну таблицю.
- Погодити дні замовлень і відповідальних.
- Перевірити виконання після першого циклу.
Зберігайте ці кроки в одному списку завдань. Час роботи позначайте в одному календарі. Оберіть зручний для себе спосіб ведення цих записів.
Виділіть час для конкретної частини роботи
Заплануйте окремий часовий проміжок. Запишіть, що саме опрацюєте: наприклад, відповіді постачальників щодо графіка поставок. Об’єднайте схожі дії в цей проміжок.
Під час зосередженої роботи утримуйтеся від перевірки сповіщень і коротких дзвінків. Для умовного графіка магазину можна домовитися, хто в цей час відповідатиме на поточні звернення. Тривалість роботи визначайте під обраний крок; не встановлюйте однаковий час для всіх завдань.
Передайте працівникові визначену частину
Перед делегуванням оцініть важливість роботи й наслідки її передавання. Оберіть виконавця з урахуванням його знань, навичок, здібностей та інтересів.
Поясніть, який результат приймете і як оцінюватимете виконання. Узгодьте порядок винагородження. У прикладі з графіком можна доручити працівникові зібрати відповіді постачальників, а погодження графіка залишити власникові.
Умовний приклад: підготувати графік замовлень
Припустімо, власник магазину відкладає підготовку графіка для двох постачальників. Нижче — навчальний приклад розподілу роботи. Усі умови й тривалість вигадані для ілюстрації.
| Що визначити | Рішення в прикладі |
|---|---|
| Потрібний результат | Погоджений графік із днями замовлень, поставок і відповідальними. |
| Перешкода | Немає інформації про дні поставок. |
| Наступна дія | Працівник запитує графіки в обох постачальників. |
| Окремий час | Після отримання відповідей власник виділяє 30 хвилин на їх опрацювання. |
| Делегування | Працівник збирає інформацію в таблицю; власник погоджує графік. |
| Перегляд | Після першого циклу власник перевіряє виконання та записує потрібні зміни. |
Вказати кількість товару в замовленні Торгсофт
Коли за погодженим графіком настає час формувати замовлення, визначте потрібну кількість кожного товару. У Торгсофт під час формування замовлення її вказують у полі «Моє замовлення». Цей крок описано в матеріалі про замовлення постачальникам у Торгсофт.
У наведеному прикладі доручіть внесення кількості визначеному виконавцеві. Використовуйте цей крок для підготовки замовлення. Дні поставок, розподіл відповідальності та погодження графіка опрацюйте окремо.
Перевірте результат після робочого циклу
Порівняйте виконане з початковим описом результату. У прикладі перевірте, чи погоджено графік і чи виконано замовлення за ним. Оцініть, що спрацювало та що варто змінити.
Якщо завдання залишилося незавершеним, запишіть конкретну невиконану частину, перешкоду та наступну дію. Після цього призначте час для продовження або передайте відповідну частину виконавцеві.
Повернутися до попереднього кроку