Як оформити повернення, якщо клієнт втратив чек: пошук за клієнтом, дисконтною картою або товаром

Ситуація, коли покупець бажає повернути товар, але втратив чек — одна з найпоширеніших у роздрібній торгівлі. Для вирішення таких ситуацій у програмі Торгсофт передбачений спеціальний режим «Повернення без чека». 

Підприємці та касири часто звертаються з питаннями: як знайти потрібну транзакцію в базі, щоб не повернути зайві кошти, як уникнути махінацій з боку покупців та як правильно провести операцію, якщо товар купував неавторизований клієнт. 

Цей режим необхідний для того, щоб зберегти лояльність покупця, виконати вимоги законодавства щодо захисту прав споживачів і при цьому зберегти точність складського та фінансового обліку, жорстко прив'язуючи повернення до реальної минулої продажі у системі.

Нижче наведено вичерпну інструкцію, як оформити таке повернення різними способами.

Повернення товару за дисконтною картою або даними іменованого клієнта

Якщо покупець є у вашій базі клієнтів (має дисконтну картку), знайти його покупку дуже просто, навіть без паперового чека.

1. Зайдіть у пункт меню «Документ» — «Повернення».

2. Створіть новий документ повернення, натиснувши кнопку «Створити повернення» (або використайте комбінацію клавіш «Ctrl + F4»).

3. Відскануйте штрих-код дисконтної картки клієнта, попередньо встановивши курсор у поле «Штрих-код».

4. Якщо клієнту заведена дисконтна картка, але він не має її при собі, виберіть клієнта з довідника вручну за допомогою кнопки «Вибір клієнта».

5. Після введення клієнта інформація з його особистої картки відобразиться на панелі «Інформація про клієнта».

6. Для вибору товару натисніть кнопку «Вибрати з переліку реалізацій» (або клавішу «F11»).

7. У списку, що відкриється, для зазначеного клієнта відобразяться тільки ті товари, які були куплені саме ним.

8. Оберіть товар для повернення. У документі буде вказуватися така сама кількість товару, що і в реалізації. Якщо повертається не вся кількість, а лише частина, виділіть товар, викличте форму редагування кнопкою «Змінити» та вкажіть потрібну кількість.

9. Після вказівки товарів натисніть кнопку «Повернути гроші».

Повернення товару за штрих-кодом (для нейменованих покупців)

Якщо клієнт не був занесений до бази (купував як звичайний «Покупець») і втратив чек, знайти продаж можна безпосередньо відсканувавши сам товар.

1. На формі «Повернення» створіть документ повернення кнопкою «Створити повернення» (або «Ctrl + F4»).

2. Відскануйте штрих-код самого товару, який приніс клієнт.

3. Програма відкриє форму «Перелік реалізацій», де буде показано всі продажі саме цього товару.

4. Існує й інший спосіб (без сканування товару): натисніть кнопку «Вибрати з переліку реалізацій» («F11»). Щоб побачити товари, продані невідомим клієнтам, у вікні переліку обов'язково увімкніть перемикач «Продажі покупцеві».

5.   Знайдіть у списку потрібну реалізацію (орієнтуючись на дату та час, які може згадати покупець), виберіть товар та поверніть гроші клієнту за допомогою кнопки «Повернути гроші» (або клавіші «F6»).

Важливі умови та обмеження при оформленні повернень

• Контроль термінів повернення. Програма автоматично контролює час, що минув з моменту покупки. Повернення товару можливе лише протягом того періоду, який виставлений у налаштуваннях програми (Налаштування — Параметри — Загальні — Максимальний термін повернення). У разі, якщо кількість днів з дня покупки перевищує цей термін, програма повідомить про це і заблокує операцію. Згідно із законодавством України, 14 днів для повернення розраховуються не враховуючи дня самої купівлі.

• Фільтр по магазинах (Центр обліку). За замовчуванням у переліку реалізацій відображатимуться товари, придбані лише на поточному центрі обліку (у вашому магазині). Якщо покупець придбав товар в іншому магазині вашої торгової мережі, ви можете відобразити його, очистивши фільтр «Центр обліку» за допомогою кнопки «Видалити».

• Форма повернення коштів. При виплаті грошей за товар програма дозволяє обрати спосіб компенсації. Якщо клієнт розраховувався банківською карткою, рекомендується встановити позначку «Повернути в тій же формі, в якій була зроблена оплата за товар». Тоді гроші будуть повернуті безготівково через банківський термінал за тими ж реквізитами. Якщо оплата була на розрахунковий рахунок підприємства, слід обрати «Повернути все з розрахункового рахунку».