Як експортувати податкові накладні у M.E.Doc та Арт-Звіт: налаштування, XML і перевірка помилок

Якщо підприємство є платником ПДВ, дані про продажі, повернення та підсумки роздрібних операцій можна підготувати в Торгсофт, а податкові накладні й розрахунки коригування передати у M.E.Doc або Арт-Звіт у форматі XML. На практиці важливо правильно налаштувати ставки ПДВ, обрати формат експорту, не переплутати фізичну та юридичну особу й розуміти, що перевіряти, якщо система звітності не приймає файл або знаходить розбіжність у сумах. Вставлений текст

Що потрібно знати перед експортом

Податкова накладна (ПН) складається платником ПДВ на дату виникнення податкових зобов'язань. Для звичайного постачання діє правило першої події: це дата, яка настала раніше — отримання оплати або відвантаження товару. tr.tax.gov.ua

Розрахунок коригування (РК) потрібен, коли після складання податкової накладної змінюється сума компенсації, зокрема через повернення товару або повернення передоплати. ЗІР

XML — файл зі структурованими даними податкової накладної або розрахунку коригування. Торгсофт формує документ і XML для передачі в систему електронної звітності. Реєстрація ПН та РК у ЄРПН виконується вже у відповідній системі, а не в Торгсофт.

Літери J і F в ідентифікаторі електронної форми вказують на тип платника: J — юридична особа, F — фізична особа. Станом на 1 жовтня 2026 року в реєстрі ДПС для звичайної податкової накладної використовуються форми J1201016 та F1201016. tax.gov.ua

Що перевірити в Торгсофт перед експортом

Коректний XML починається з правильних даних у самій програмі. У Товарознавство → Вид товару перевірте код ставки та відсоток ПДВ. Для коду ставки 7 має бути встановлено 7 %, для коду 14 — 14 %. Основна ставка з кодом 20 має відповідати 20 %. Далі в Налаштування → Параметри має бути ввімкнено «Враховувати ПДВ у виді товару», а в Налаштування → Параметри → Облік для основної ставки має бути встановлено 20 %. 

Це особливо важливо, якщо магазин продає товари з різними ставками ПДВ. Якщо в картці виду товару вказано неправильний код або відсоток, помилка потрапить і до сформованої податкової накладної.

Для операцій, звільнених від ПДВ, використовується код ставки 903. Торгсофт підтримує його у податкових накладних і передає ознаку «Без ПДВ». Водночас за правилами ДПС оподатковувані та звільнені від ПДВ операції не включаються до однієї податкової накладної — для них складаються окремі документи.

Як експортувати податкову накладну в M.E.Doc

Відкрийте Документ → Облік податкових накладних → Податкова накладна. У списку можна вибрати одну або кілька накладних для експорту.

Перед збереженням XML перевірте поле «Експортувати в M.E.Doc як». Для ФОП обирається фізична особа, для юридичної особи — юридична. Потім натисніть «Зберегти в форматі xml для програми M.E.Doc».

У M.E.Doc відкрийте імпорт документів, виберіть сформований XML та імпортуйте його. Після імпорту документ можна перевіряти, підписувати та реєструвати за звичайною процедурою M.E.Doc.

Якщо у вас кілька ФОП або підприємств, перед вивантаженням особливо уважно перевіряйте, від імені кого сформовано документ і який тип особи вибрано для експорту. Саме цей вибір визначає, який тип електронної форми буде створено.

Як експортувати податкову накладну в Арт-Звіт

Для Арт-Звіт використовується інший режим експорту — державний стандарт XML.

Спочатку відкрийте Налаштування → Підприємство та перевірте поля «ЄДРПОУ платника» і «Податкова інспекція». Потім перейдіть у Документ → Облік податкових накладних → Податкова накладна та виберіть потрібні документи.

Увімкніть «Експорт податкових накладних в державному стандарті». Після цього при створенні та редагуванні податкової накладної стають доступними додаткові параметри, необхідні для такого експорту. Коли документ підготовлено, натисніть «Зберегти в форматі xml в стандарті України».

Для окремих товарів можуть знадобитися додаткові реквізити: ознака імпортованого товару, код послуги за ДКПП або код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника. Вони налаштовуються через Товарознавство → Вид товару.

 Є важливий нюанс: якщо податкову накладну було створено до ввімкнення експорту в державному стандарті, коректність її вивантаження в цьому форматі не гарантується. Тому режим для Арт-Звіт краще налаштувати до створення документів, які планується передавати бухгалтеру. 

Як сформувати та вивантажити зведену податкову накладну

Для зведених документів використовується Аналіз → Аналіз продажів фіскального товару. Встановіть потрібний період і центр обліку, а для створення документа оберіть Центр обліку та Вид документа.

Натисніть «Створити зведену податкову накладну». Якщо обрано «Реалізація», Торгсофт створить зведену податкову накладну. Якщо обрано «Повернення», буде створено коригування; для нього вже має існувати відповідна зведена накладна за реалізацією. 

Торгсофт також дозволяє формувати такі документи за передоплатами рахунків і замовлень, за якими було сформовано фіскальні чеки, а також коригування при поверненні цих передоплат. 

Готовий документ відкривається через Документ → Облік податкових накладних на вкладці зі зведеними податковими накладними. Звідси його можна переглянути, перевірити склад і зберегти у форматі XML. У різних версіях Торгсофт назва вкладки зустрічається як «Зведені податкові накладні» або «Зведена податкова накладна».

Якщо йдеться про податкову накладну за щоденними підсумками операцій, для неї законодавством передбачено тип причини 11. Якщо протягом дня були як оподатковувані, так і звільнені від ПДВ операції, вони мають потрапляти до окремих податкових накладних. ЗІР

Що робити при поверненні товару

Спочатку оформіть саме повернення через Документ → Повернення та проведіть повернення коштів покупцеві.

Після цього розрахунок коригування можна сформувати одним із двох способів:

1. Відкрийте Склад → Перелік приходів, знайдіть потрібне повернення та виберіть «Друк коригувального розрахунку до податкової накладної».

2. Або відкрийте Документ → Торгівля з випискою рахунка → Повернення, виберіть повернення та виконайте ту саму дію.

Після цього відкриється форма «Розрахунок коригування до податкової накладної», де заповнюються реквізити документа. 

Чому M.E.Doc може показати розбіжність між розділами А і Б

На великих зведених накладних може накопичуватися похибка округлення: підсумкове значення розділу А вже не збігається із сумою великої кількості рядків розділу Б. У практиці Торгсофт такий випадок був відтворений на документі з багатьма тисячами товарних позицій.

Важливо не намагатися виправляти таку накладну довільним округленням кількості або ПДВ. ДПС не встановлює фіксованої кількості знаків після коми для кількості товару в графі 6 — їх має бути достатньо для правильного розрахунку вартості. Для суми ПДВ у графі 11 допускається арифметичне округлення до шести знаків після коми. ЗІР

Для Торгсофт ця конкретна ситуація вже локалізована. До версії 2026.0.8 включено виправлення №211355: під час формування XML програма коригує накопичену похибку округлення, щоб сума позицій розділу Б відповідала підсумкам розділу А.

Тому, якщо M.E.Doc показує саме таку розбіжність, перевірте встановлену версію Торгсофт і доступність оновлення. Не варто вручну змінювати суми всередині XML-файлу.

Для великих документів у 2026.0.8 також заявлено індикатор виконання експорту та оптимізацію формування XML: у тестовому сценарії файл обсягом 11 МБ формувався близько хвилини замість понад години. Це орієнтир для нової версії, а не гарантований час для будь-якого комп'ютера чи попередніх версій Торгсофт.

Якщо XML не імпортується або дані виглядають неправильно

M.E.Doc не приймає документ. Спочатку перевірте поле «Експортувати в M.E.Doc як»: фізична чи юридична особа. Потім перевірте реквізити підприємства і сформуйте XML повторно штатною кнопкою Торгсофт.

Арт-Звіт не приймає документ. Перевірте, чи ввімкнено «Експорт податкових накладних в державному стандарті», чи заповнені ЄДРПОУ платника та податкова інспекція і чи внесені додаткові реквізити для товарів, якщо вони потрібні.

Суми ПДВ або обсяги постачання неправильні ще до експорту. Перевірте код і відсоток ПДВ у Товарознавство → Вид товару, налаштування «Враховувати ПДВ у виді товару» та основну ставку в Налаштування → Параметри → Облік. 

M.E.Doc повідомляє, що підсумок розділу А не дорівнює сумі рядків розділу Б. Для великої зведеної накладної це може бути відома похибка округлення, виправлення якої входить до 2026.0.8. Перевірте версію програми перед тим, як змінювати сам документ.

В одній накладній опинилися оподатковувані та звільнені від ПДВ операції. Їх потрібно розділити на окремі податкові накладні — це вимога порядку заповнення ПН. ЗІР

Короткий алгоритм