Контроль мінімальних і максимальних залишків під час розподілу товару між складами

Контроль мінімальних і максимальних залишків під час розподілу товару: правила перевірок та налаштування обмежень

Під час управління торговельною мережею підприємці регулярно стикаються з необхідністю точного розподілу товарів між центральним складом та роздрібними магазинами. Оптимальний розподіл означає, що на кожній точці є достатньо товару для задоволення попиту, але немає надлишків, які заморожують обігові кошти.

У зв'язку з цим виникають такі питання: «Як технічно заборонити товарознавцю відправляти на магазин товар понад встановлену норму?», «Чому програма дозволяє перемістити товар, якщо його залишок падає нижче мінімального?», «Чому не спрацьовує попередження про перевищення максимального ліміту під час розподілу?» та «Як налаштувати програму так, щоб вона сама контролювала ліміти відправника та одержувача?».

Цей матеріал детально пояснює логіку роботи системи контролю лімітів під час внутрішнього розподілу товарів.

Базові поняття та актуальний стан питання

Для коректної роботи системи контролю необхідно розуміти ключові терміни, якими оперує програма:

• Мінімальний залишок — визначена кількість товару, нижче якої запас на конкретному центрі обліку опускатися не повинен. Це страховий запас для безперебійної торгівлі.

• Максимальний залишок — верхня межа кількості товару на центрі обліку, перевищення якої вважається надлишком (затоваренням).

• Відправник — центр обліку (зазвичай центральний склад), з якого списується товар під час розподілу.

• Одержувач — центр обліку (роздрібний магазин), на який надходить товар.

• Умови розподілу — системні налаштування, які визначають, як програма реагує на порушення лімітів: видає інформаційне попередження чи повністю блокує створення накладної переміщення.

Наразі програма Торгсофт дозволяє здійснювати багатофакторний контроль залишків як на стороні відправника, так і на стороні одержувача. Проте цей контроль має жорстку логічну прив'язку до налаштувань видимості даних на робочій формі, що є ключовою особливістю алгоритму перевірки.

Обов'язкові умови для роботи максимальних лімітів

Якщо контроль мінімального залишку є базовою функцією, то для контролю максимального залишку під час розподілу необхідно виконати дві суворі умови. Без них перевірки пере ліміт не спрацюють:

1. У програмі має бути активована додаткова опція «Мінімальні та максимальні залишки за складами».

2. У налаштуваннях параметрів складу (Налаштування – Параметри – Склад) має бути встановлено правило «Вести облік мінімального залишку для кожного центру обліку». Лише після цього система починає розуміти динамічну характеристику максимального залишку в розрізі конкретних магазинів.

Головне правило: залежність перевірок від видимості колонок

Найчастіше питання підприємців щодо того, чому не працюють ліміти, має одну відповідь: умови розподілу, наявність значень у фільтрах та фонова підсвітка стану напряму залежать від видимості відповідних колонок у таблиці розподілу.

Це фундаментальний принцип роботи алгоритму розподілу в Торгсофт:

• Якщо колонка «Мінімальний залишок на поточному центрі обліку» прихована (через меню «Налаштування – Видимість колонок»), програма не буде перевіряти нестачу товару у відправника і не видасть попередження.

• Якщо до таблиці не додана динамічна характеристика «Максимальний залишок товару» для відправника або одержувача, програма не зможе попередити про надлишок товару і не заблокує переміщення понад норму.

• Відповідно, якщо колонка невидима, то в загальному фільтрі по товару зникнуть пункти для відбору (наприклад, зникне фільтр «Товар в надлишку (кіл > макс. залишку)»).

Налаштування реакції системи: попередження або заборона

У меню «Умови розподілу» на формі розподілу товарів підприємець може налаштувати жорсткість контролю. Програма розділяє перевірки для відправника та одержувача.

• Попереджати про нестачу / Забороняти формувати передачу з нестачею: спрацьовує, якщо після відправки товару на центральному складі залишиться менше його власного мінімального ліміту.

• Попереджати про надлишок / Забороняти формувати передачу з надлишком: спрацьовує, якщо поточний залишок відправника вже перевищує його максимальну норму.

• Попереджати про недостатню кількість / Забороняти формувати передачу з недостатньою кількістю: спрацьовує, якщо навіть після надходження розподіленого товару, залишок на магазині все одно не досягне мінімальної норми.

• Попереджати про надлишок / Забороняти формувати передачу з надлишком: спрацьовує, коли кількість, яку намагаються відправити на магазин, призведе до перевищення його максимального ліміту (пере затарювання).

Різниця між попередженням і забороною:

Якщо встановлено «Попереджати», перед створенням накладних внутрішнього переміщення система виведе список проблемних позицій, але залишить користувачеві можливість проігнорувати їх і натиснути «Продовжити». Якщо встановлено «Забороняти», створення передачі буде заблоковано доти, доки користувач не відкоригує кількість у таблиці розподілу так, щоб вона відповідала лімітам.

Алгоритм перевірок та візуальна індикація (Кольори)

Коли товарознавець натискає кнопку розподілу, програма проводить перевірки у чіткій послідовності. Спочатку завжди виконуються перевірки на максимальну та мінімальну кількість. Лише після того, як всі помилки щодо лімітів будуть виправлені, система перевірить товар на кратність упаковці (якщо це налаштовано).

Для швидкої візуальної ідентифікації проблемних позицій у таблиці розподілу використовується фонова підсвітка рядків:

1. Фіолетовий фон: кількість товару є меншою за встановлений мінімальний залишок.

2. Помаранчевий фон: кількість товару є більшою за встановлений максимальний залишок (надлишок).

3. Червоний фон: переміщувана кількість товару не є кратною кількості в упаковці (наприклад, намагаються перемістити 3 штуки, хоча в упаковці 5 штук).

Відповіді на часті питання підприємців

?Чому я налаштував максимальні залишки в картках товарів, але програма не реагує на них під час розподілу?

Переконайтеся, що виконано три умови: активована відповідна платна опція, у параметрах складу облік мінімальних залишків встановлено «Для кожного складу», а на самій формі розподілу через налаштування видимості колонок (блок динамічних характеристик) виведені стовпці максимального залишку для відправника та/або одержувача. Без видимості колонок перевірка не відбувається.

?Чи можна зробити так, щоб програма дозволяла центральному складу опускатися нижче мінімуму, але суворо забороняла відправляти на магазин більше його максимуму?

Так, логіка програми розділяє ці події. В «Умовах розподілу» ви можете встановити правило «Попереджати про нестачу товару на відправнику» (щоб можна було проігнорувати) і одночасно встановити правило «Забороняти формувати передачу з надлишком товару у одержувача». Тоді система заблокує лише ті переміщення, які призводять пере затарювання магазину.

?Зник фільтр «Товар в надлишку (кіл > макс. залишку)». Як його повернути?

Наявність цього фільтра прямо залежить від видимості колонки максимального залишку. Зайдіть у налаштування видимості колонок, додайте відображення максимального залишку, і після оновлення форми фільтр знову з'явиться в списку.