Контроль залишків та правильне формування замовлень постачальнику з урахуванням резервів

Чому резерви "ламають" закупівлі, якщо їх не контролювати? 

Уявіть ситуацію: клієнт замовляє товар, ви виставляєте йому рахунок і чекаєте на оплату. Фізично товар ще лежить на полиці, але фактично він вже "чужий". Якщо в цей момент інший продавець подивиться у програму, він побачить цей товар у залишках і може його продати. Або ж інша крайність: менеджер із закупівель формує замовлення постачальнику, програма показує, що товар є на складі, тому менеджер його не замовляє. Але коли доходить справа до відвантаження першому клієнту, виявляється, що товару не вистачає. 

Підприємці регулярно звертаються до технічної підтримки з питаннями: "Чому програма каже, що треба замовити товар, якщо він фізично є?", "Як зрозуміти, скільки товару нам реально не вистачає під виписані рахунки?" або "Як зняти товар з резерву, щоб він знову брав участь у вільному продажі?". 

Режим контролю резервів та замовлень створений саме для того, щоб відокремити вільний залишок від обіцяного клієнтам, і на основі цього дефіциту формувати точні закупівлі без заморожування зайвих коштів.

1. Як працює логіка резервування у Торгсофт

Основою правильного замовлення є розуміння того, як програма "бачить" зарезервований товар. У Торгсофт резервування найчастіше відбувається через режим «Торгівля з випискою рахунка» (ТВР) або при оформленні «Замовлення клієнта на виріб».

Існує дві принципові політики роботи з резервом:

1. Переміщення на склад тимчасового зберігання (Склад товару під заставою). При резервуванні товар автоматично переміщується з основного складу на спеціальний склад 3-го рівня. З точки зору комп'ютерного обліку, цього товару на основному складі більше немає. Він не бере участі у звичайному товарообігу, його неможливо випадково продати через звичайну реалізацію, і він не враховується під час стандартної інвентаризації основного складу.

2. Номінальний резерв на основному складі. Товар резервується лише номінально і залишається на балансі основного магазину. Він може бути проданий, якщо адміністрація допускає таку політику (головне — забезпечити його наявність до моменту відвантаження замовлення).

Як це впливає на замовлення постачальнику? Якщо ви використовуєте перший метод (переміщення на склад під заставою), залишок товару на основному центрі обліку зменшується. Якщо цей залишок падає нижче встановленого «Мінімального залишку», програма автоматично розпізнає це як дефіцит і при наступному використанні режиму «Формування замовлення постачальнику» запропонує дозамовити цю позицію.

2. Аналіз потреби в товарі під конкретні рахунки

Щоб менеджер міг чітко бачити, кому і скільки товару потрібно замовити під виписані рахунки, у Торгсофт у режимі «Торгівля з випискою рахунка» на вкладці «Рахунок» реалізовано спеціальну вкладку «Наявність товару на складах». Цей інструмент дозволяє відстежувати дефіцит на рівні кожного документа.

Тут програма здійснює точний математичний розрахунок за допомогою колонок:

• В резерві — відображає кількість товару, яка вже успішно зарезервована саме для цього конкретного рахунку.

• Замовити — показує, скільки ще одиниць товару критично не вистачає для виконання замовлення клієнта. Значення розраховується за формулою: "Кількість товару в рахунку мінус" "Кількість товару в резерві мінус" "Кількість на складі".

Якщо товару на складі недостатньо для повного резервування, і ви намагаєтесь його зарезервувати, частина наявного товару потрапить у резерв, а залишок отримає статус «Очікує резервування». Саме ця кількість і є прямим сигналом для менеджера із закупівель зв'язуватися з постачальником.

3. Масове формування замовлень з урахуванням дефіциту

Коли менеджеру потрібно сформувати загальне замовлення постачальнику на весь магазин, використовується режим «Документ» — «Формування замовлення постачальнику».

Як програма визначає, що саме треба замовляти?

1. Вона аналізує Мінімальний залишок, який може бути встановлений як єдиний для всієї мережі, так і окремо для кожного складу (за допомогою додаткової опції).

2. Програма генерує колонку «Треба замовити», яка розраховується як різниця між встановленим мінімальним залишком і поточним фактичним залишком на складі.

3. У фільтрі на цій формі можна обрати параметр «Товар, який треба замовити» (це об'єднання умов: товари з нульовою/від'ємною кількістю + товари, що закінчуються).

4. Врахування резервів у Виробництві (для виробничих компаній)

Якщо ваше підприємство використовує додаткову опцію «Виробництво: облік матеріалів і готової продукції», резерви відіграють ключову роль у закупівлі сировини. Матеріали можуть резервуватися під виробничі акти або маршрутні листи, щоб уникнути створення кількох актів на одні й ті ж залишки.

У режимі «Планування виробництва», де формуються замовлення постачальникам на сировину, програма відображає:

• Необхідна кількість — скільки всього матеріалу потрібно.

• Кількість в наявності — розраховується як поточний вільний склад + вже існуючий резерв за цим виробничим актом.

• Замовити — автоматично розраховується як різниця між необхідною кількістю і кількістю в наявності. Якщо показник від'ємний, система розуміє, що матеріалу вистачає. Після цього натисканням однієї кнопки «Створити замовлення постачальникам» генеруються готові документи на закупівлю.

Резюме: як налагодити процес?

1. Визначте політику резервів: вирішіть, чи буде товар фізично переміщуватись на склад "Під заставу", чи залишатиметься на основному складі. Для більшості ритейлерів надійніше використовувати тимчасові склади, щоб уникнути пересортиці та випадкових продажів.

2. Встановіть мінімальні залишки для ходових товарів. Тоді будь-яке переміщення товару в резерв автоматично провокуватиме програму нагадати вам про закупівлю.

3. Менеджерам з продажу слід регулярно моніторити вкладку «Наявність товару на складах» у ТВР і відстежувати товари зі статусом «Очікує резервування».

4. Менеджерам із закупівель — працювати з формою «Формування замовлення постачальнику» через фільтр «Товар, який треба замовити», враховуючи, що всі правильно оформлені резерви вже вплинули на поточний вільний баланс.