Гнучка робота із замовленнями: зміна кількості товару та часткове повернення авансу

У реальному житті процес торгівлі під замовлення рідко буває лінійним. Клієнти часто змінюють свої рішення: замовляють три речі, залишають завдаток, але в момент отримання вирішують забрати лише дві, або ж просять замінити розмір, який має іншу ціну. 

Підприємці регулярно питають: "Як видати лише половину замовлення?", "Як правильно розбити суму передоплати, якщо клієнт забирає товар частинами?" або "Як повернути частину авансу, якщо клієнт відмовився від однієї з позицій, щоб не збився фінансовий облік?". Режим роботи із замовленнями клієнтів створений саме для того, щоб не втрачати контроль над рухом товарів та фінансів у таких нестандартних ситуаціях, дозволяючи гнучко керувати резервами, авансами та поверненнями.

1. Зміна кількості в замовленні та часткова видача товару

Коли замовлення сформоване та клієнт вніс передоплату, воно переходить у стан «Активний». У цьому стані замовлення зафіксоване, а товар зазвичай переміщується на склад тимчасового зберігання (резерв). Проте часто виникає потреба змінити кількість товару. Програма Торгсофт передбачає два сценарії для таких випадків:

Сценарій А. Фізична зміна складу замовлення (редагування)

Якщо клієнт зателефонував і попросив зменшити кількість товару або додати інший, активне замовлення не можна просто так переписати. Його необхідно перевести в режим редагування. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Стан замовлення» і вибрати пункт «Зміна». Після того як ви додасте або видалите матеріали, послуги чи товари, замовлення потрібно знову перевести у стан «Активний».

Сценарій Б. Часткова видача замовлення (без зміни самого документа)

Якщо клієнт прийшов і хоче забрати лише частину замовленого товару, а решту залишає на потім, вам не потрібно переробляти саме замовлення. На формі «Видача замовлень» ви можете перемістити у праву частину вікна («Продаж товару») лише ті товари, які клієнт готовий забрати просто зараз. Решта товару безпечно залишиться на складі тимчасового зберігання (в резерві) до наступного візиту клієнта.

2. Часткове використання авансу (передоплати)

Найбільше запитань у підприємців викликає фінансовий аспект часткової видачі товару. Що робити з передоплатою, якщо клієнт забирає замовлення частинами?

Програма Торгсофт дозволяє продавцю гнучко керувати тим, яку частину авансу списати під час кожної транзакції. У вікні видачі товару є спеціальне поле «Використовувати», де відображається сума внесеної передоплати. Це поле є редагованим.

Як це працює на практиці? Уявімо, що клієнт замовив дві речі загальною вартістю 2000 грн і залишив передоплату в розмірі 500 грн. Прийшовши в магазин наступного разу, він хоче забрати лише одну річ. У цей момент продавець переносить у блок продажу лише один товар. Далі виникає вибір, що робити з передоплатою:

1. Списати аванс зараз. Продавець може залишити в полі «Використовувати» всю суму авансу (500 грн), і тоді клієнт доплатить менше за першу річ, або не доплатить нічого, якщо вартість речі менша за 500 грн.

2. Зберегти аванс на потім. Клієнт може вирішити повністю оплатити першу річ готівкою чи карткою просто зараз, а передоплату залишити для викупу другої речі в майбутньому. У такому разі продавець повинен вручну змінити суму в полі «Використовувати» на «0».

3. Часткове повернення коштів (авансу) та закриття замовлення

Часто трапляються ситуації, коли клієнт відмовляється від частини замовлення, і сума внесеного ним авансу перевищує вартість товару, який він фактично забирає. У такому випадку підприємцю необхідно зробити часткове повернення коштів.

Процедура повернення різниці

У програмі передбачена спеціальна кнопка «Повернення передоплати». Передоплата може бути повернута як у повній сумі (якщо клієнт повністю скасував замовлення), так і частково.

Сума часткового повернення розраховується за простою формулою:

Сума до повернення = Сума внесеної передоплати - Сума відвантажених товарів.

Примусове закриття недовиконаного замовлення

Якщо клієнт забрав частину товару і повідомив, що решту забирати не буде, таке замовлення не повинно "висіти" в системі безкінечно. На формі замовлень є спеціальна дія «Закрити». Коли ви застосовуєте цю дію до частково виданого замовлення, система виконує такі кроки:

1. Перевіряє, чи залишився невикористаний аванс. Якщо так — пропонує його повернути (від цього можна відмовитися, якщо гроші за домовленістю не повертаються).

2. Усі товари, які клієнт відмовився забирати і які зависли на складі тимчасового зберігання (в резерві), автоматично повертаються на основний склад магазину для вільного продажу.

3. Замовленню присвоюється безповоротний статус «Завершено».

Додатково (для опту та інтернет-магазинів)

Гнучке повернення передоплат також реалізовано в режимі «Торгівля з випискою рахунка». Якщо рахунок був переплачений або товар відвантажено не повністю, вільну суму передоплати можна розподілити на інші неоплачені накладні цього ж клієнта або повернути йому в тій формі, в якій вона була внесена. Те саме стосується режиму «Ремонт», де переплату за закритим ремонтом можна віднести до видаткової накладної або повернути як аванс.

Висновок

Завдяки такому функціоналу Торгсофт, підприємець захищений від облікового хаосу. Зміна кількості, "жонглювання" сумами авансу в процесі часткових відвантажень та справедливе повернення коштів відбуваються прозоро, залишки на складах завжди залишаються актуальними, а розрахунки з клієнтом сходяться до копійки.