Переміщення товару з серійними номерами: як уникнути помилок та втрати гарантійного обліку

У роздрібній торгівлі технікою, електронікою або дорогим обладнанням критично важливо відстежувати кожну одиницю товару індивідуально, щоб забезпечити виконання гарантійних зобов'язань. 

Для цього використовується режим суворого гарантійного обліку за серійними номерами. Проте під час масштабування бізнесу та частих переміщень техніки між магазинами чи складами у власників виникають труднощі. Зазвичай підприємці ставлять такі питання: 

Відповіді на ці питання криються у правильному використанні інструментів внутрішньої передачі та перевірки накладних.

Основні принципи переміщення гарантійного товару

Для переміщення техніки між точками використовується режим «Документ» — «Внутрішня передача». Якщо для виду товару встановлено налаштування «Вести суворий гарантійний облік», програма повністю бере під контроль рух кожної одиниці.

Якщо ви використовуєте нестрогий (звичайний) гарантійний облік і додаєте товар зі стану складу або скануванням штрих-коду чи артикулу, введення серійних номерів не запитуватиметься (щоб прискорити роботу, якщо товар лежить далеко). Але для дорогої техніки завжди рекомендується суворий облік, який унеможливлює помилки.

Як правильно відправити та прийняти товар (Режим «Товар у дорозі»)

Для безпечного переміщення між фізично віддаленими магазинами слід використовувати галочку «Товар у дорозі».

1. Відправка. На складі-відправнику створюється накладна внутрішньої передачі. Комірник сканує штрих-коди товарів, а програма видає вікно для введення серійного номера кожної одиниці.

2. Приймання. На магазині-одержувачі товар не з'являється на залишках миттєво. Одержувач повинен зайти в «Склад» — «Товар у дорозі», знайти цю накладну та виконати дію «Перевірити накладну» (Перевірка прибуткової накладної).

3. Звірка номерів. На формі перевірки доступна дія «Серійні номери», яка дозволяє переглянути перелік номерів. Одержувач сканує товар. Якщо перевірена кількість не збігається з кількістю серійних номерів, програма підсвітить такий товар і видасть попередження про невідповідність.

4. Завершення. Тільки після застосування результатів перевірки та натискання кнопки «Прийняти накладну» серійні номери переміщуються на баланс магазину-одержувача.

Чому виникають помилки і як на них відповідає програма

Підприємці часто стикаються з людським фактором під час цих операцій. Розглянемо найпоширеніші питання та причини системних повідомлень:

Це найчастіше питання від магазинів. Проблема виникає, якщо приймальник на формі «Перевірка прихідної накладної» вводить кількість товару просто скануючи звичайні штрих-коди або вписуючи кількість вручну (без звірки серійних номерів), а потім застосовує результати. 

Якщо в результаті такої неуважної перевірки серійні номери були видалені з документа, повернути їх просто так не вийде — програма видасть помилку, що номера немає на складі відправника. Тому для товарів суворого обліку звірка має відбуватися з обов'язковим контролем списку серійних номерів. 

Ця помилка є захисним механізмом програми та виникає з кількох причин:

• Помилка при введенні. Якщо комірник при формуванні переміщення зробив помилку (відсканував не той номер або ввів його з опечаткою), програма попередить, що такого номера немає на складі, і запропонує ввести серійний номер наново. Вікно з'являтиметься доти, доки не буде введено правильний номер, або поки користувач не відмовиться (тоді товар просто не потрапить у накладну).

• Товар ще в дорозі або повернувся відправнику. Якщо переміщення було відправлено як «Товар у дорозі», а магазин-одержувач під час перевірки вказав кількість «0» (відмовився від товару), товар повертається на склад відправника. У деяких старих версіях програми при цьому серійний номер міг «зависнути» на віртуальному складі в дорозі. (Ця поведінка алгоритмів була виправлена розробниками, тому важливо мати оновлену версію).

• Конфлікт відкладених накладних. Бувають ситуації, коли створюється відкладена внутрішня передача (товар при цьому фізично не списується зі складу). Потім цей же товар із цим же серійним номером відправляють іншою діючою накладною. Коли першу відкладену накладну намагаються перевести в статус «Діюча», виникає конфлікт або подвоєння, оскільки номера фактично вже немає на складі-відправнику.

• Спроба продати товар з іншого ЦО. Якщо налаштовано продаж з усіх торгових точок, і касир обирає в реалізацію серійний номер, який фактично лежить на іншому складі, система заблокує це, якщо номер відсутній на поточному складі.

Для прискорення процесу в програмі існує налаштування «Сканувати серійний номер в циклі». Якщо його увімкнути, вікно запиту серійного номера не буде закриватися після кожного сканування. Воно з'являтиметься стільки разів, скільки одиниць товару ви додали в накладну, дозволяючи «пропікати» всі серійні номери поспіль. Також для масових переміщень доцільно використовувати Термінал збору даних (ТЗД).

 Підприємці часто питають, як документально оформити заміну техніки. Якщо товар повернувся по гарантії та не підлягає ремонту, у модулі «Ремонт» доступна функція «Обмін товару». Ви вводите новий серійний номер (який є на складі). Програма автоматично оформить повернення від клієнта старого номера, повернення його постачальнику, і реалізацію клієнту нового серійного номера, зберігаючи правильний рух документів без зайвих рухів по касі.

Дотримання процедури перевірки накладних та використання суворого контролю гарантує, що жоден серійний номер не загубиться в базі, а підприємець зможе в будь-який момент відстежити історію кожної одиниці техніки від закупівлі до гарантійного обслуговування.