Гарантійний облік за серійними номерами: налаштування і ключові перевірки

Гарантійний облік у програмі Торгсофт — це інструмент для відстеження одиниць товару (наприклад, електроніки, побутової техніки, запчастин), які потребують індивідуальної ідентифікації та сервісного обслуговування. Цей функціонал стає доступним після активації платної додаткової опції «Облік гарантійного товару за серійними номерами».

Нижче наведено детальний посібник з налаштування та ключових перевірок цього режиму.

1. Налаштування гарантійного обліку

Налаштування виконується через довідник видів товару. Це дозволяє гнучко визначати, які саме групи товарів потребують обліку серійних номерів (СН).

Кроки налаштування:

1. Зайдіть у меню Товарознавство — Вид товару.

2. Виберіть потрібну гілку (групу) товару та натисніть Змінити.

3. У полі Облік за серійними номерами оберіть один із трьох режимів:

•    Не вести гарантійний облік (Без серійних номерів). Для звичайних товарів. При цьому можна вказати гарантійний термін у картці товару, але система не вимагатиме введення СН.

•    Вести гарантійний облік. Дозволяє вводити СН, але не блокує операції при розбіжностях.

•    Вести суворий гарантійний облік (Рекомендовано). Забезпечує жорсткий контроль руху кожного унікального номера.

Налаштування шаблонів друку. Ви можете налаштувати індивідуальний шаблон гарантійного талона для кожного виду товару. Це робиться у картці виду товару через кнопку «Налаштування шаблону гарантійного талона». Якщо індивідуальний шаблон не обрано, використовується загальний шаблон з налаштувань програми.

2. Ключові перевірки та логіка роботи (Суворий облік)

Найважливіші перевірки здійснює сама програма, якщо обрано режим «Суворий гарантійний облік». Це дозволяє уникнути пересортиці та помилок персоналу.

Основні системні перевірки:

• Прихід. Програма не дозволить оприбуткувати товар із серійним номером, який вже є на складі (запобігання дублікатам).

• Реалізація. Програма не дозволить продати товар, серійний номер якого відсутній на залишках у програмі.

• Повернення від клієнта. Програма заборонить повернути товар, серійний номер якого вже числиться на складі (тобто він нібито не продавався).

• Собівартість. Товари суворого гарантійного обліку не підпадають під метод списання FIFO. При продажу списується собівартість конкретного серійного номера, за якою він був закуплений.

3. Операційні процеси

Прихід товару

При додаванні товару в прихідну накладну відкривається вікно для введення серійних номерів.

• Кількість введених номерів повинна точно відповідати кількості товару в накладній.

• СН можна вводити вручну або сканувати сканером штрих-кодів.

• У таблиці накладної СН не відображаються, але їх можна переглянути/редагувати через кнопку Облік серійних номерів.

Реалізація та друк гарантійних талонів

Під час продажу при скануванні товару програма вимагає ввести або відсканувати його серійний номер. Якщо номер є в програмі серед залишків цього товару, програма формує гарантійний талон.

• Якщо в реалізацію потрібно додати одразу кілька одиниць товару, то для прискорення можна увімкнути опцію «Сканувати серійний номер в циклі».

• Налаштування друку гарантійного талона (друкувати автоматично, пропонувати або не друкувати) встановлюються в меню Налаштування — Параметри — Чек.

Інвентаризація

Інвентаризація гарантійного товару дозволяє виявити пересорт (коли фізично є один номер, а в базі — інший).

• При створенні відомості інвентаризації в полі Категорія оберіть За серійними номерами.

• Якщо виявлено невідповідність (один номер в надлишку, інший в нестачі), використовуйте функцію «Заміна серійного номера при пересорті». Це дозволить автоматично виправити останній видатковий документ, замінивши помилковий номер на фактично знайдений.

4. Звітність та контроль

Для аналізу використовується меню Склад — Гарантійний облік. Звіт складається з двох основних вкладок:

1. Залишки гарантійного товару. Показує всі наявні на складі товари з їх серійними номерами. Звідси можна надрукувати етикетки з унікальними штрих-кодами для кожного СН.

2. Гарантійний облік. Показує історію проданих товарів. Тут можна побачити дату продажу, термін гарантії та скільки днів гарантії залишилося. Товари з діючою гарантією підсвічуються зеленим.

3. Пошук історії товару. Ви можете знайти повну історію руху конкретного пристрою (коли куплений, кому проданий, чи був у ремонті), просто відсканувавши його серійний номер у полі пошуку на формі Гарантійного обліку.

Додаткові можливості

• Комплекти. Ви можете створювати комплекти, що складаються з товарів із серійними номерами. При продажу такого комплекту програма автоматично спише складові частини з відповідними номерами.

• Ремонт. Якщо використовується опція «Ремонт та гарантійне обслуговування», серійний номер є ключовим ідентифікатором для приймання товару в сервіс та перевірки терміну гарантії.