Реквізити підприємств у видаткових накладних і документах переміщення: налаштування шаблону та порожні поля

Сучасна торгівля вимагає точного документального супроводу кожної операції, чи то відвантаження товару покупцеві, чи внутрішнє переміщення між магазинами. Режим друку супровідних документів необхідний для фіксації переходу права власності або відповідальності за товар, а також для дотримання податкових і бухгалтерських вимог. З яких саме карток підтягуються дані в накладні, як налаштувати автоматичне підставлення реквізитів сторін у бланки, та з яких причин певні рядки у роздрукованому документі залишаються незаповненими.

Базові поняття

• Видаткова накладна — це первинний документ, що фіксує факт відпуску (відвантаження) товару клієнту з відповідного складу або магазину.

• Документ внутрішньої передачі — це накладна, яка супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей між різними центрами обліку (магазинами чи складами) в межах однієї торгової мережі.

• Шаблон друку — це налаштовуваний макет документа у вбудованому редакторі FastReport, який визначає зовнішній вигляд надрукованого бланка.

• Змінна шаблону — це спеціальний тег у макеті, замість якого програма автоматично підставляє фактичні дані з бази (наприклад, назву підприємства, адресу чи ЄДРПОУ).

Джерела реквізитів: звідки програма бере дані для накладних

Одне з найчастіших запитань від ритейлерів — звідки саме тягнуться дані відправника та одержувача в шаблоні видаткової чи податкової накладної.

Для видаткових накладних (у режимах "Реалізація" та "Торгівля з випискою рахунка") діє чітка ієрархія збору даних відправника. Програма в першу чергу перевіряє картку Підприємства, що вказане у документі. Звідти беруться такі змінні як "ЄДРПОУ платника", "Юридична адреса", "Фактична адреса" та "Власник підприємства".

Якщо для документа Підприємство не обрано, або відповідні поля там не заповнені, система спускається на рівень нижче і підтягує ці дані з налаштувань Центру обліку, з якого відбувається продаж. Реквізити одержувача (покупця) беруться з картки клієнта. Зокрема, ідентифікаційний код чи ЄДРПОУ підтягується з вкладки "Інше", а адреса та телефон — з вкладки "Загальні".

Для документів внутрішньої передачі логіка дещо інша, оскільки сторонами виступають власні магазини. У шаблони друку внутрішніх передач додано дві цільові групи змінних: Постачальник (відправник) та Одержувач. Кожна група містить вичерпний перелік змінних: Адреса, ІПН, Телефон, Фактична адреса, Електронна адреса, ЄДРПОУ, Підприємець. Усі ці дані автоматично генеруються з форми редагування відповідного Центру обліку.

Налаштування друкованого шаблону

Щоб вивести необхідні реквізити у документ, потрібно налаштувати його зовнішній вигляд:

1. Перейдіть до меню Налаштування — Налаштування шаблонів друку.

2. Оберіть потрібний документ (наприклад, "Видаткова роздрібна накладна") і натисніть кнопку "Налаштування".

3. У правій частині вікна FastReport, у вкладці "Поля БД", знайдіть необхідні змінні.

4. Перетягніть їх лівою кнопкою миші у відповідні області макета (зазвичай це верхня частина документа для реквізитів).

5. Збережіть шаблон.

Причини порожніх полів у документах

Ситуації, коли після друку замість реквізитів виводяться порожні рядки, виникають з кількох системних або користувацьких причин:

• Незаповнені базові довідники. Це найпоширеніша ситуація. Наприклад, якщо змінна шаблону налаштована на відображення юридичної адреси підприємства, але в налаштуваннях самого Підприємства або Центру обліку це поле залишилося порожнім, програмі просто нічого виводити на друк.

• Специфіка модулів створення документів. Підприємці стикаються з тим, що видаткові накладні, автоматично згенеровані через модуль "Ремонт", формуються з порожнім полем Підприємство. Навіть якщо обрати підприємство в рахунку, оновлення статусу ремонту може очищати це поле, через що документ залишається без прив'язки і реквізити не друкуються (потребує ручного призначення підприємства у сформованій накладній).

• Втрата зв'язку між рахунком і накладною при зміні підприємства. Якщо в режимі "Торгівля з випискою рахунка" створити рахунок і накладну, а потім змінити Підприємство в рахунку, ця зміна автоматично не перенесеться у видаткову накладну. Як наслідок, накладна залишиться прив'язаною до попереднього (або порожнього) підприємства, і реквізити будуть некоректними чи відсутніми.

• Мовні невідповідності та системні імена змінних. При зміні мови інтерфейсу або використанні старих шаблонів змінні можуть не розпізнаватися. Класичний приклад: використання російськомовної змінної [счет] замість української [рахунок] у шаблонах призводить до помилки ідентифікатора, через що блок реквізитів не формується. Також іноді у редакторі через особливості перекладу змінні можуть візуально дублюватися в списку, проте це не впливає на їхню роботу, якщо обрати коректний пункт.

• Відсутність даних у зв'язаних сутностях. Наприклад, змінні розрахункового рахунку платника можуть залишатися порожніми, якщо при створенні контрагента рахунок був доданий з помилками або не прив'язаний до правильного банку.