Автоматичне сповіщення комітентів про продаж їхнього товару

Підприємці, які працюють за договорами комісії або беруть товар під реалізацію, щодня стикаються з серйозною операційною проблемою — необхідністю своєчасно звітувати перед постачальниками. 

Коли асортимент налічує тисячі позицій, а продажі йдуть безперервно, ручне відстеження того, чий саме товар було продано, стає вкрай неефективним. Власники бізнесу зазвичай звертаються із запитом: як автоматизувати цей процес, щоб не зводити звіти вручну, не забувати про взаєморозрахунки та вчасно сигналізувати партнерам про необхідність поповнення запасів. 

Саме для зняття цього навантаження з персоналу та забезпечення прозорих відносин з постачальниками в Торгсофт існує спеціальний режим автоматичного інформування.

Цей інструмент реалізовано у вигляді додаткової платної опції «Інформування комітента». Вона дозволяє налаштувати систему так, щоб програма самостійно, в момент проведення реалізації, відправляла постачальнику повідомлення про те, що його товар був щойно проданий.

Як налаштувати автоматичне сповіщення

Після придбання та активації опції, налаштування здійснюється у кілька кроків:

1. Активація функції. Перейдіть у пункт меню Налаштування — Параметри — Додаткові функції та знайдіть розділ Інформування комітента.

2. Увімкнення розсилки. У цьому розділі необхідно активувати перемикач Відправляти повідомлення комітенту при продажу товару.

3. Вибір каналу зв'язку. Ви можете обрати, куди саме надсилатимуться сповіщення — на Електронну пошту або через SMS-розсилку.

•    Для електронної пошти: необхідно налаштувати поштовий клієнт (наприклад, Microsoft Outlook) або використовувати методи відправки через SMTP чи сервіс SendGrid.

•    Для SMS: потрібно бути зареєстрованим клієнтом одного з підтримуваних сервісів розсилки (наприклад, TurboSms, Epochta, AlphaSMS, SMS Club) та обрати його у відповідному полі Смс сервіс.

Створення шаблону повідомлення

Щоб постачальник отримував чітку та зрозумілу інформацію, у програмі налаштовується спеціальний шаблон. У полі Зміст шаблону вводиться текст повідомлення, в який можна вставляти динамічні змінні.

Окрім стандартних змінних, для цього режиму доступні спеціальні:

• <Найменування товару>

• <Артикул товару>

• <Сума постачальника проданого товару>

• <Кількість проданого товару>.

Приклад використання. Якщо ви створите шаблон із текстом: "Ваш товар <Найменування товару> було продано в кількості <Кількість проданого товару> шт.", то комітент отримає готове повідомлення такого вигляду: "Ваш товар Баскетбольний м'яч Mikasa BX712 було продано в кількості 10.00 шт.".

Для електронних листів також передбачено поле Інтервал відправки листів в сек.. Воно дозволяє задати паузу між відправленнями (наприклад, кілька секунд), щоб поштові сервери не розцінили ваші автоматичні звіти як спам.

Винятки: як відключити сповіщення для окремих постачальників

За замовчуванням, після увімкнення функції, програма відправлятиме сповіщення всім комітентам. Проте, якщо з певним постачальником ви працюєте за іншою схемою (наприклад, по повній передоплаті) і йому не потрібні ці сповіщення, ви можете легко його виключити з розсилки.

Для цього:

1. Зайдіть у картку постачальника Налаштування — Постачальник — Додати/Змінити.

2. Перейдіть на вкладку Додатково.

3. Вимкніть перемикач Відправляти повідомлення комітенту.

Після цього при продажі товарів від цього конкретного постачальника програма не буде його турбувати повідомленнями.

Контроль відправлених сповіщень

Усі сформовані та відправлені програмою повідомлення не зникають безслідно. Підприємець завжди може проконтролювати їх статус. Щоб переглянути історію відправлених сповіщень, достатньо зайти в меню Маркетинг — Масова розсилка та відкрити вкладку Масові розсилки. Це дає повний контроль над тим, яка інформація і коли була надіслана партнерам.

Використання опції «Інформування комітента» дозволяє вибудувати максимально прозорі та довірчі відносини з постачальниками товарів під реалізацію, повністю виключаючи людський фактор при звітуванні за продажі.