Чому товар не потрапляє у «Формування замовлення постачальнику»: заборони, блокування, резерви та фільтри

Чому товар не потрапляє у «Формування замовлення постачальнику»: алгоритм пошуку причин та їх усунення

У процесі управління асортиментом роздрібної та гуртової торгівлі своєчасне поповнення запасів є ключовим бізнес-процесом. Режим «Формування замовлення постачальнику» в системі обліку призначений для автоматичного розрахунку потреби в товарі на основі поточних залишків, встановлених лімітів та історії продажів. Підприємці часто звертаються до фахівців технічної підтримки та відділу продажів з такими питаннями: «Чому певний товар не відображається у списку для замовлення, хоча його немає на складі?», «Чому при виборі конкретного постачальника програма показує порожній список або не всі товари?», «Як програма визначає, у кого саме замовляти товар?», та «Чому товар, який ми нещодавно замовляли, зник із вибірки?».

Цей матеріал створено як вичерпне покрокове керівництво для пошуку та усунення причин, через які товар не потрапляє до вибірки для замовлення.

Базові поняття режиму

Для коректної роботи з автоматичним замовленням важливо розуміти базові терміни:

• Формування замовлення постачальнику — це інструмент, який аналізує кількість товару на центрах обліку та автоматично розраховує кількість, яку необхідно замовити, спираючись на мінімальні залишки та історію руху товарів.

• Мінімальний залишок — ліміт кількості товару, при досягненні якого (або зменшенні нижче якого) товар потрапляє до категорії тих, що закінчуються.

• Спосіб визначення параметрів поставки — налаштування (наприклад, «Остання поставка» або «Поставка з мінімальною ціною»), за яким програма визначає, до якого саме постачальника прив'язати товар під час формування вибірки.

Нижче наведено покроковий алгоритм перевірки причин відсутності товару у вибірці.

1. Перевірка наявності заборон на замовлення товару

Програма дозволяє обмежувати закупівлю певних товарів. Якщо товар не з'являється у вибірці, перш за все необхідно перевірити налаштування заборон.

Загальна заборона замовлення товару. У картці товару існує спеціальне налаштування (перемикач) «Заборона замовлення у пост-ника» (або «Заборонено до замовлення у постачальника»). Якщо ця позначка встановлена, товар взагалі не буде відображатися на формі «Формування замовлення постачальнику», незалежно від його кількості на складі чи обраних фільтрів. Це використовується для товарів, які виводяться з асортименту.

Заборона замовлення у конкретного постачальника. Товар може бути дозволений до замовлення в цілому, але заборонений для конкретного контрагента (наприклад, якщо не влаштовує його ціна чи якість). При формуванні замовлення на цього постачальника такі товари будуть виключені з розрахунку і не відобразяться.

 Як перевірити? Перейдіть у меню «Склад» — «Товар, заборонений до замовлення у постачальника». У цьому вікні можна побачити перелік усіх заборон, з'ясувати, хто і коли їх встановив, та за потреби видалити запис, щоб товар знову став доступним для замовлення у цього контрагента.

2. Термін блокування раніше створеного замовлення

Часта ситуація: підприємець замовляє товар, зберігає замовлення, а наступного дня цей товар знову необхідний, але не з'являється у вибірці. Причина полягає у терміні блокування товару. При збереженні сформованого замовлення на формі «Замовлення постачальнику» заповнюється поле «Термін блокування товару» — це дата, до якої товар буде недоступний при наступних формуваннях замовлень. Цей механізм захищає від подвійного замовлення однієї і тієї ж позиції у різних постачальників до моменту її фактичного надходження на склад.

 Як вирішити? Необхідно знайти відкрите «Замовлення постачальнику» (в яке входить цей товар) та перевірити або скасувати строк блокування.

3. Фільтри форми та спосіб визначення параметрів поставки

Підприємці часто ставлять питання: «Я вказую постачальника А, у якого ми завжди беремо цей товар, але товар не з'являється у вибірці, хоча на складі його нуль».

Відповідь криється у взаємодії фільтра «Постачальник» та налаштування «Спосіб визначення параметрів поставки». Фільтр «Постачальник» на цій формі не шукає всіх постачальників, у яких ви колись купували товар. Він фільтрує вже сформований масив даних за певним критерієм.

• Якщо обрано спосіб «Остання поставка», програма аналізує всі товари і закріплює за ними того постачальника, від якого була здійснена остання за часом прибуткова накладна. Якщо ви обрали у фільтрі постачальника «А», але остання поставка цього товару фізично була від постачальника «Б» (або товар переміщувався), товар не з'явиться у вибірці для постачальника «А».

• Якщо обрано «Постачання з мінімальною ціною», програма проаналізує прибуткові накладні (за вказаний період) і прив'яже товар до того постачальника, ціна якого була найнижчою.

Вплив системних постачальників. У списках постачальників при формуванні замовлення можуть з'являтися контрагенти «ПОЧАТКОВІ ЗАЛИШКИ» або «ПРИХІД ТОВАРІВ З ВИРОБНИЦТВА». Якщо остання партія товару була оприбуткована через внесення початкових залишків або випущена з виробництва, програма вважає саме їх «останнім постачальником». Щоб товар з'явився при виборі реального постачальника, необхідно змінити спосіб визначення поставки (наприклад, на пошук за мінімальною ціною) або скористатися функцією автоматичного розподілу товарів початкових залишків на реальних постачальників.

4. Налаштування Центрів обліку (ЦУ) та розрахунок потреб

Товар може не потрапити у замовлення через неправильно налаштований аналіз центрів обліку.

На формі наявне налаштування «Метод розрахунку "Треба замовити"», яке має два варіанти:

1. По торговельній мережі. Програма бере сумарний залишок на всіх обраних складах і порівнює його з загальним мінімальним залишком. Якщо в сумі товару достатньо, він не потрапить до списку на замовлення.

2. Для кожного центру обліку. Програма рахує потребу окремо для кожної точки (доступно при активації додаткової опції «Мінімальні та максимальні залишки за складами»). Якщо на одному складі товару не вистачає, а на іншому — надлишок, програма все одно запропонує замовити товар для першого складу.

Критичний нюанс щодо центрів обліку: щоб програма розрахувала потребу, користувач повинен вказати склади через дію «Вибір центрів обліку для замовлення». При методі розрахунку «Для кожного центру обліку» діє жорстке правило: якщо по товару ніколи не було руху (приходів, реалізацій чи переміщень) на обраному центрі обліку, цей центр обліку ігнорується у розрахунку, і необхідність замовлення по ньому не розраховується.

5. Резерви та їх вплив на фактичний залишок

Підприємці запитують: «Чи враховує програма товари, які вже відкладені для клієнтів?»

Якщо підприємство використовує резервування (наприклад, через «Замовлення клієнта на виріб» або рахунки-фактури), зарезервований товар переміщується на склади тимчасового зберігання (склади третього рівня). Оскільки такий товар фізично списується з основного залишку центру обліку, його кількість на основному складі зменшується. Якщо через резервування фактичний залишок на центрі обліку падає нижче встановленого мінімального залишку, цей товар автоматично потрапляє у вибірку фільтра «Закінчується товар» або «Товар, який треба замовити» у Формуванні замовлення постачальнику. Отже, система коректно бачить дефіцит і пропонує дозамовити позиції, які вже були зарезервовані клієнтами.

6. Значення додаткових фільтрів товару

Обов'язково перевірте стан випадаючого фільтра по товару у верхній частині вікна:

• Якщо обрано «Товар в наявності», то позиції з нульовим залишком не будуть відображатися взагалі.

• Якщо обрано «Товар з 0 кількістю, за яким був рух», у вибірку потраплять лише ті нульові товари, за якими попередньо були проведені документи (приходи, продажі) за вказаний період. Товари, які щойно створені в довіднику, але ніколи не прибуткувалися, сюди не потраплять.

• Якщо обрано «Закінчується товар» або «Товар, який треба замовити», але для товару не вказано значення в полі «Мінімальний залишок» (або воно дорівнює нулю і залишок теж нуль/додатній), програма не зможе розрахувати потребу і не покаже цей товар.