Перед підтвердженням онлайн-замовлення перевірте конкретну товарну позицію: фізичну кількість, залишок в обліку та зобов’язання перед іншими покупцями. Окремо врахуйте товар, який уже комплектують, але ще не передали. Зіставте результат із наявністю на сайті. Розбіжність з’ясуйте до нового погодження.
Організуйте щоденну звірку та оновлюйте записи після передачі, скасування й повернення. Для домовленостей із покупцями ведіть власну робочу таблицю замовлень. Програмний резерв перевіряйте окремо від цієї таблиці.
Призначте відповідальних за кількість і замовлення
Власник визначає порядок звірки та приймає рішення щодо розбіжностей. Працівник складу рахує товар, перевіряє підготовлені одиниці й фіксує передачу. Менеджер записує погоджену кількість і зміни замовлень. Якщо працюєте самостійно, виконуйте ці дії послідовно.
Зберіть невидані замовлення з усіх каналів приймання в одній робочій таблиці. Для кожної позиції записуйте:
- номер замовлення та відповідального;
- код, назву й потрібні характеристики товару;
- погоджену кількість, комплектування якої ще не почали;
- кількість у комплектуванні, яку фізично ще не передали;
- фактично передану кількість, час і підтвердження передачі;
- скасовану кількість та отримані повернення;
- джерело останньої зміни й наступну дію.
Коли починаєте комплектування, переносіть кількість із групи «погоджено» до групи «комплектують». Не залишайте ті самі одиниці в обох групах. Якщо передали частину замовлення, запишіть видану кількість і решту зобов’язання окремо.
Звірте одну позицію на складі, в обліку та на сайті
SKU — внутрішній код для відстеження запасів і звітування про продажі. Використовуйте його разом із назвою та характеристиками. Якщо покупець замовив певний розмір чи колір, зіставляйте саме цей товар у всіх записах.
- Визначте місце зберігання та час підрахунку вибраної позиції.
- Порахуйте фізично наявні одиниці, включно з відкладеними й упакованими.
- Зіставте підрахунок із записами системи обліку запасів.
- Перегляньте зобов’язання за невиданими замовленнями. Перевірте, чи немає повторних записів.
- Відкрийте відповідну картку на сайті та запишіть показану наявність.
На час підрахунку призупиніть рух вибраної позиції або фіксуйте кожне надходження й передачу. Порівнюйте кількості на один момент. Якщо після підрахунку товар видали, врахуйте це перед відповіддю новому покупцю.
За розбіжності повторіть підрахунок і перевірте код та характеристики. Перегляньте документи руху й записи передачі. Окремо знайдіть одиниці, які вже списані в обліку, але фізично ще залишаються в магазині. Запишіть причину різниці, відповідального та потрібне виправлення.
Умовний приклад: скільки можна погодити новим покупцям
Припустімо, для одного SKU фізично є 10 одиниць. Із них 3 обіцяні за окремими невиданими замовленнями, ще 2 комплектують для відвантаження. Ці групи не перекриваються. Усі одиниці придатні для продажу, інших зобов’язань немає. Це умовні дані для розрахунку у власній робочій таблиці.
| Що врахувати | Кількість, шт. | Звідки взяти дані |
|---|---|---|
| Фізично наявний товар, включно з упакованим | 10 | Підрахунок працівника складу |
| Обіцяно, комплектування ще не почали | 3 | Записи за невиданими замовленнями |
| Комплектують, фізично ще не передали | 2 | Запис відповідального за комплектування |
| Можна погодити новим покупцям | 5 | 10 − 3 − 2 |
Після фактичної передачі 2 одиниць залишиться 8. Приберіть передану кількість із групи комплектування: для нових погоджень залишиться 8 − 3 = 5 одиниць. Якщо потім скасують замовлення на одну з трьох обіцяних одиниць, а товар залишиться придатним для продажу, результат буде 8 − 2 = 6.
Перед кожним перерахунком перевіряйте джерело кількості. Передачу підтверджує запис про фактичну видачу, скасування — зміна домовленості за конкретним замовленням. Не віднімайте одну й ту саму одиницю двічі.
Зіставте списання в Торгсофт із фактичною передачею
Перед видачею звірте підготовлений товар із замовленням: код, характеристики та кількість. Після передачі покупцю або перевізнику зафіксуйте фактично видану кількість, час і підтвердження. За часткового виконання залиште запис про невидану частину.
У Торгсофт видаткова накладна, створена на основі рахунку, списує товар зі складу. Під час звірки зіставте це списання із записом про фактичну передачу.
Якщо накладну вже створено, а товар ще в магазині, позначте такі одиниці окремо. Врахуйте їх, коли пояснюєте різницю між фізичною кількістю та обліком. Перевірте, з якої кількості починаєте розрахунок: ці одиниці вже списані з облікового залишку.
Перерахуйте наявність після скасування й повернення
Після скасування менеджер змінює зобов’язання за замовленням, а працівник складу перевіряє місцезнаходження товару. Перед новим погодженням переконайтеся, що одиниці фізично залишаються в магазині. Якщо їх уже передали, дочекайтеся отримання повернення.
Повернений товар отримайте й огляньте. Запишіть замовлення, позицію, кількість, місце зберігання та результат огляду. До кількості для нових продажів додавайте товар, який можна знову продати. Непридатні одиниці тримайте окремо до рішення щодо їхнього стану.
Зіставте отримане повернення з документами обліку. Порядок повернення оплати погодьте окремо за договором і відповідним банківським сценарієм.
Синхронізація складських залишків із сайтом у Торгсофт
Для передавання складської наявності на сайт у Торгсофт є платна опція «Синхронізація з інтернет-магазином». Вона передає товари, їхні характеристики й залишки. У налаштуваннях обирають центри обліку, залишки яких вивантажуватимуться. Для підключення обміну на стороні сайту потрібна допомога його розробника.
Автоматична синхронізація виконується лише тоді, коли Торгсофт запущено на зазначеному комп’ютері під зазначеним користувачем. Інтервал встановлюють не частіше одного разу на 10 хвилин, враховуючи інші об’єкти синхронізації. Призначте відповідального за перевірку цих умов. Перед погодженням наявності враховуйте зміни після останнього обміну.
Після обміну вручну зіставте конкретну позицію на сайті із залишком обраних центрів обліку. Помилки можна відстежувати на вкладці «Журнал синхронізації». За розбіжності перевірте відповідність позиції, обрані центри та журнал за інструкцією синхронізації. Кількість для нового погодження визначайте також із урахуванням фізичного підрахунку та невиданих замовлень.
Завершіть щоденну звірку конкретними рішеннями
Наприкінці дня перегляньте невидані замовлення, списаний, але ще не переданий товар, скасування й отримані повернення. Для кожної розбіжності запишіть відповідального, наступну дію та строк повторної перевірки. Перед передачею роботи іншому працівнику зафіксуйте кількість для нових погоджень і позиції, наявність яких ще потрібно з’ясувати.
Повернутися до попереднього кроку