Як скасувати реєстрацію апаратного РРО: документи, строки та порядок дій

Щоб добровільно скасувати реєстрацію апаратного реєстратора розрахункових операцій (РРО), завершіть розрахунки й передавання звітних даних, організуйте розпломбування в центрі сервісного обслуговування (ЦСО) та подайте до податкової заяву № 4-РРО разом із реєстраційним посвідченням. Податкова проводить скасування протягом п’яти календарних днів із дня отримання заяви та посвідчення за наявності довідки про опломбування з відміткою про розпломбування, яку надіслав ЦСО. Результат підтверджує довідка № 6-РРО. Одночасно скасовують реєстрацію книги обліку розрахункових операцій (КОРО) на цей апарат і відповідних розрахункових книжок (РК), якщо вони були зареєстровані.

Інструкція стосується фізичних осіб — підприємців (ФОП) і юридичних осіб, які застосовують апаратні РРО в Україні для розрахунків за товари та послуги. Перед перенесенням апарата до іншого магазину перевірте можливість перереєстрації. Якщо переходите на програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), підготуйте його до наступних продажів та окремо завершіть процедуру щодо апарата. Вимкнення пристрою або зміна налаштувань Торгсофт не скасовують його реєстрацію в Державній податковій службі України (ДПС). Після скасування зберігайте книги, контрольні стрічки та звіти протягом установлених для них строків.

Визначте, чи потрібне скасування або перереєстрація РРО

Реєстрацію апаратних РРО для розрахунків за товари й послуги регулює Порядок, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547. Скасуванню присвячено главу 4 розділу II. На апарати для реєстрації операцій із торгівлі валютними цінностями в готівковій формі цей Порядок не поширюється.

Під час перереєстрації фіскальний номер апаратного РРО зберігається. Після скасування реєстрації номер закривається й надалі не використовується. Це встановлює пункт 3 глави 1 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО.

Якщо змінилися дані суб’єкта господарювання, зазначені в посвідченні, сфера застосування або версія внутрішнього програмного забезпечення РРО, у посвідченні виявлено помилки, його втрачено чи воно стало непридатним, подайте заяву про перереєстрацію протягом п’яти робочих днів, що настають за днем відповідної події. У заяві зазначте причину та надайте посвідчення, якщо воно є в наявності.

Окремий абзац пункту 2 глави 3 розділу II стосується змін через перейменування вулиць та інших об’єктів топоніміки за рішенням органів місцевого самоврядування. Він вимагає подати заяву з позначкою «Перереєстрація» та посвідчення, але не встановлює окремого строку подання. Попереднє посвідчення втрачає чинність із моменту видачі нового.

Для перенесення апарата до іншої господарської одиниці пункт 1 цієї глави також передбачає заяву з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. За належно оформлених документів і відсутності підстав для відмови податкова проводить перереєстрацію не пізніше двох робочих днів із дня подання заяви. До використання апарата в новому магазині перевірте, що саме цей магазин зазначений у посвідченні.

Якщо змінився контролюючий орган за основним місцем обліку платника, пункт 4 глави 3 передбачає перереєстрацію РРО засобами системи ДПС протягом двох робочих днів після переведення платника до нового органу. Видане раніше посвідчення залишається чинним до виникнення змін у зазначених у ньому даних суб’єкта господарювання.

Якщо разом із РРО ви використовуєте КОРО, перевірте її титульну сторінку. Зміна адреси чи назви господарської одиниці та інші обставини, зазначені в пункті 1 глави 2 розділу II Порядку для книг, потребують перереєстрації КОРО. Заяву № 1-КОРО з позначкою «Перереєстрація», зазначенням причини та книгу подають за місцем її реєстрації не пізніше п’яти робочих днів із дня виникнення підстав. Для перейменування об’єктів топоніміки за рішенням органів місцевого самоврядування цей пункт містить окремий абзац, який вимагає подати заяву та книгу, але окремого строку не встановлює. Податкова проводить перереєстрацію КОРО не пізніше двох робочих днів із дня подання заяви. Перереєстрацію РК у разі перереєстрації РРО передбачає пункт 8 глави 1 розділу III Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО.

Перевірте підставу для скасування реєстрації

Пункт 1 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО містить 14 підстав. Нумерація нижче відповідає підпунктам цієї норми:

1. Суб’єкт господарювання подав заяву № 4-РРО про скасування реєстрації.
2. Вичерпано строк служби, зазначений у реєстрі екземплярів РРО. Для апарата, який не включений до цього реєстру та зареєстрований до його створення, враховують строк у паспорті або формулярі.
3. Закінчилися визначені законодавством строки експлуатації РРО.
4. Апарат використовують поза сферою застосування, визначеною Державним реєстром РРО.
5. Виявлено невідповідність модифікації, конструкції та/або версії внутрішнього програмного забезпечення відомостям Державного реєстру РРО.
6. Установчі документи суб’єкта господарювання визнано недійсними за судовим рішенням.
7. Є судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання — банкрута.
8. Є судове рішення про припинення суб’єкта господарювання, не пов’язане з банкрутством.
9. ФОП помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім чи його цивільну дієздатність обмежено.
10. Податкова отримала з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань відомості про державну реєстрацію припинення суб’єкта господарювання.
11. РРО викрадено.
12. Змінився власник РРО.
13. Суб’єкт повідомив податкову про господарську одиницю, де використовується РРО, як про закриту або таку, що ним не експлуатується.
14. Суб’єкт вирішив відмовитися від апаратного РРО, строк служби якого ще не закінчився, у зв’язку із застосуванням ПРРО.

За підставами 1, 11, 12 і 14 скасування здійснюють за заявою суб’єкта господарювання. За підставами 2–10 і 13 воно можливе як за заявою, так і примусово за рішенням контролюючого органу за місцем реєстрації РРО. Таке розмежування встановлює пункт 2 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО.

Підготуйте касу, звітність і дані до розпломбування

Практична рекомендація: визначте останній день роботи апарата та працівника, який перевірить розрахунки й документи. До передачі РРО сервісному центру виконайте такі дії:

1. Завершіть розпочаті розрахунки. Перевірте продажі й повернення та видайте покупцям належні розрахункові документи. Якщо магазин продовжує працювати, підготуйте зареєстрований пристрій для наступних операцій.
2. Звірте готівку. Якщо вилучаєте її з місця проведення розрахунків, зареєструйте фактичну суму операцією «службова видача». Пункт 6 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО вимагає оформлювати через апарат внесення і видачу готівки, не пов’язані з розрахунковими операціями.
3. Сформуйте фіскальний звітний чек — Z-звіт. За пунктом 9 статті 3 Закону № 265/95-ВР його створюють щоденно, якщо здійснювали розрахункові операції, за винятком автоматів із продажу товарів або послуг. Пункт 4 розділу III Порядку передбачає створення такого чека наприкінці робочого дня чи зміни.
4. Перевірте передавання звітних даних. Для звичайного торговельного РРО пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає передавання електронних копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків каналами зв’язку. Перевірте повідомлення апарата, а за помилки передавання зверніться до ЦСО до відключення пристрою.
5. Збережіть документи та доступ до даних. Зробіть робочі копії посвідчення, сервісних документів і звітів. Визначте, хто зберігатиме книги та електронні дані після завершення процедури.

Вимоги щодо розрахунків, звітних чеків, передавання інформації та контрольної стрічки встановлює стаття 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР. Завершення цих операцій не замінює подання документів для скасування реєстрації.

Якщо під час ремонту чи відключення електроенергії ви використовували КОРО та РК, перевірте виконання пункту 10 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО. Після встановлення відремонтованого або резервного апарата чи відновлення електропостачання потрібно провести через РРО суми розрахунків за час використання РК окремо за кожною ставкою податків, після чого виконати Z-звіт. За обнулення оперативної пам’яті враховують також дані контрольної стрічки за період до несправності чи відключення. За потреби виконують «службове внесення» на суму готівки, що залишається на місці розрахунків.

Для випадків, у яких пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає подання звітності замість передавання інформації каналами зв’язку, встановлено строк не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця. Практична рекомендація: перед завершенням роботи з РК перевірте з бухгалтером, чи залишилася звітність, яку потрібно подати за період її використання.

Як добровільно скасувати реєстрацію апаратного РРО

1. Організуйте розпломбування в ЦСО

Зверніться до ЦСО, з яким укладено договір про технічне обслуговування та ремонт конкретного РРО. Пункт 3 глави 4 розділу II Порядку вимагає розпломбувати апарат перед скасуванням реєстрації. Не знімайте пломби самостійно.

Практична рекомендація: у зверненні вкажіть модель, заводський і фіскальний номери та мету — скасування реєстрації. Погодьте дату передачі апарата й перевірте, що ЦСО надіслав до контролюючого органу за місцем його реєстрації довідку про опломбування з відміткою про розпломбування. Саме цей документ названий у пункті 4 глави 4. Довільний акт сервісного центру не можна автоматично вважати його заміною.

2. Подайте № 4-РРО та реєстраційне посвідчення

Заяву № 4-РРО подає суб’єкт господарювання або його представник до контролюючого органу за місцем реєстрації РРО. Разом із заявою надають реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО. Для викраденого апарата додатково потрібна копія відповідного документа органу поліції.

До подання звірте фіскальний номер і відомості про апарат із посвідченням, визначте підставу скасування та виберіть спосіб отримання результату. Пункт 3 глави 4 передбачає отримання довідки № 6-РРО поштою, безпосередньо в контролюючому органі, її копії електронною поштою або отримання в Електронному кабінеті.

Документи можна подавати в паперовій або електронній формі з дотриманням вимог до ідентифікації. При особистому зверненні потрібен документ, що посвідчує особу, а представникові — також підтвердження повноважень. Практична рекомендація: після електронного подання збережіть квитанції та перевірте результат опрацювання заяви й доданих документів.

3. Проконтролюйте строк та отримайте № 6-РРО

Пункт 4 глави 4 розділу II встановлює строк п’ять календарних днів із дня отримання заяви та реєстраційного посвідчення за наявності довідки про опломбування з відміткою про розпломбування, надісланої ЦСО. Подання лише № 4-РРО без інших потрібних документів не забезпечує виконання цих умов.

Податкова вносить реєстраційний запис до своєї інформаційно-телекомунікаційної системи та надає або надсилає довідку № 6-РРО. Примірник довідки розміщується в Електронному кабінеті. Перевірте в ній фіскальний номер і дату скасування та збережіть документ разом із матеріалами процедури.

Якщо результату немає, практично доцільно перевірити, чи прийнято заяву, чи отримано посвідчення та чи надійшла довідка ЦСО. У зверненні до податкової зазначте реквізити подання й фіскальний номер. Порядок дій та строк визначають пункти 3, 4 і 7 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО.

Додатково перевірити статус апарата можна за даними, які ДПС щоденно оприлюднює на своєму вебсайті відповідно до пункту 19 глави 2 розділу II. Для скасованих РРО ці дані містять фіскальний номер, дату, причину та підставу скасування. Збережіть довідку № 6-РРО як документ, що засвідчує результат процедури.

Як податкова скасовує реєстрацію примусово

Строк залежить від підстави. Для завершення строку служби чи законодавчо визначеного строку експлуатації діє окреме правило.

Рішення оформлюють за формою № 5-РРО. Його підписує керівник контролюючого органу за місцем реєстрації апарата або уповноважена особа. Скасування реєстрації для суб’єкта господарювання засвідчує довідка № 6-РРО.

За пунктом 4 глави 4 після прийняття рішення про примусове скасування податкова протягом п’яти календарних днів вносить запис про скасування та надає або надсилає довідку № 6-РРО. Для підстав 2 і 3 потрібно враховувати спеціальний строк із пункту 6 — не пізніше двох робочих днів від настання терміну виведення з експлуатації. Після скасування за рішенням податкової примірник довідки надсилають електронно до ЦСО, який обслуговував апарат. Розпломбування в ЦСО для примусового скасування проводиться за можливості.

Практична рекомендація: після попередження про завершення строку апарата визначте дату останньої зміни та підготуйте заміну. Строк оформлення податковою документів не продовжує дозволений строк експлуатації РРО. Правила встановлюють пункти 2–6 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО.

Що робити, якщо РРО викрадено, пошкоджено або він недоступний

Якщо апарат викрадено, зверніться до поліції та подайте № 4-РРО з копією відповідного документа органу поліції. Пункт 3 глави 4 прямо встановлює цю вимогу. Практична рекомендація: у зверненні до податкової опишіть обставини відсутності апарата та неможливості передати його ЦСО. Довільне пояснення не замінює документа поліції.

Якщо РРО несправний або пошкоджено пломби, повідомте ЦСО протягом робочого дня виявлення, а контролюючий орган, у якому ви зареєстровані платником податків, — протягом двох робочих днів після дня виявлення. Повідомлення подають письмово або засобами електронних комунікацій у довільній формі. Такий обов’язок установлює пункт 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Поломка сама по собі не є окремою підставою з переліку глави 4. Якщо ви вирішили остаточно відмовитися від апарата, можна подати заяву за підпунктом 1. До цього визначте з ЦСО, які завершальні операції технічно можливі.

Для продовження розрахунків під час ремонту стаття 5 Закону № 265/95-ВР передбачає зареєстрований резервний РРО або застосування КОРО та РК за встановленими правилами. Для тимчасового відключення електроенергії ця норма визначає межу сім робочих днів. Якщо ви обрали роботу без КОРО та РК із припиненням розрахунків на час несправності чи відключення електроенергії, дотримуйтеся цього рішення до належного підключення резервного апарата або відновлення електропостачання.

Якщо втрачено лише реєстраційне посвідчення, пункт 2 глави 3 розділу II Порядку передбачає перереєстрацію та видачу нового посвідчення. Подайте заяву № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація» і зазначте причину протягом п’яти робочих днів, що настають за днем втрати.

Якщо апарат знищено, втрачено або він залишився на недоступній території, практична рекомендація — зібрати наявні підтвердження події, зазначити ідентифікаційні дані РРО та письмово викласти обставини податковій і ЦСО. Вкажіть, які саме дії неможливо виконати: отримати посвідчення, сформувати звіт, передати дані чи розпломбувати апарат. Зверніться до контролюючого органу за місцем реєстрації щодо застосування процедури у вашій ситуації.

Глава 4 Порядку реєстрації та застосування РРО не встановлює загального способу замінити розпломбування для добровільного скасування. Сам факт воєнного стану чи недоступності території не названий у цій главі окремою підставою скасування. Спеціальні правила щодо втрачених первинних документів, наведені далі, також не скасовують реєстрацію апарата.

Як закрити торгову точку та врахувати форму № 20-ОПП

Якщо магазин закривається або змінюється стан об’єкта, подайте за основним місцем податкового обліку заяву про об’єкти оподаткування за формою № 20-ОПП з оновленою інформацією. Пункти 8.4 і 8.5 розділу VIII Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, передбачають для таких змін строк 10 робочих днів.

Відомості про господарську одиницю як про закриту або таку, що не експлуатується, є підставою для скасування апаратного РРО за підпунктом 13 пункту 1 глави 4. Для ПРРО відповідні відомості спричиняють автоматичне скасування фіскальним сервером. Тому практично доцільно до подання № 20-ОПП перевірити всі зареєстровані на цю точку каси та завершити передавання їхніх документів, якщо це можливо.

Умовний приклад. ФОП закриває один магазин, а його апарат планує використовувати в іншому. Практична рекомендація — завчасно організувати перереєстрацію РРО на нову господарську одиницю та перевірити її облікові дані, дотримуючись строку повідомлення про закриття попередньої точки. Якщо повідомити про закриття, коли РРО ще зареєстрований на старий магазин, виникне підстава для скасування його реєстрації.

Скасування одного апарата не означає закриття магазину. Якщо господарська одиниця продовжує працювати з іншим РРО або ПРРО, відомості у № 20-ОПП мають відображати її фактичний стан. Переглянути дані об’єктів можна в приватній частині Електронного кабінету відповідно до пункту 8.8 Порядку обліку платників податків і зборів № 1588.

Як завершити облік КОРО та розрахункових книжок

Реєстрацію КОРО на РРО скасовують одночасно зі скасуванням реєстрації самого апарата. Це передбачає пункт 1 глави 3 розділу II Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО, затвердженого наказом № 547. Для такого одночасного скасування окрема заява № 2-КОРО цією нормою не передбачена. За пунктом 9 глави 1 розділу III одночасно зі скасуванням реєстрації КОРО скасовують і відповідну РК.

Якщо податкова прийняла рішення про скасування реєстрації КОРО на РРО, посадова особа не пізніше наступного робочого дня з дня виникнення підстав вносить відповідні дані до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС. На титульній сторінці книги, якщо вона є в наявності, посадова особа робить запис про скасування та засвідчує його підписом і печаткою.

Окрему заяву № 2-КОРО застосовують, коли скасовують реєстрацію самої книги, зокрема через втрату, викрадення або непридатність. Якщо відмовляєтеся від книги через рішення припиняти розрахунки під час несправності РРО чи відключення електроенергії до належного підключення резервного апарата або відновлення живлення, спочатку оформіть це рішення власним розпорядчим документом.

За пунктом 3 глави 3 розділу II заяву № 2-КОРО подають за місцем реєстрації книги не пізніше двох робочих днів із дня виникнення підстави. При викраденні додають копію відповідного документа поліції. Податкова скасовує реєстрацію не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви.

КОРО, зареєстрована на окрему господарську одиницю для дозволених законом розрахунків без РРО, має власні підстави скасування. Зокрема, повідомлення про закриття або невикористання такої господарської одиниці є підставою за підпунктом 6 пункту 2 глави 3 розділу II. Під час закриття магазину перевірте, на що зареєстрована кожна книга: на конкретний апарат чи на господарську одиницю.

Практична рекомендація: складіть перелік номерів усіх пов’язаних КОРО та РК і перевірте завершення їх обліку. Після закінчення використання КОРО зазначте на її титульній сторінці дату закінчення відповідно до пункту 11 глави 4 розділу II. Якщо у суб’єкта немає бухгалтерії, цей пункт вимагає підклеювати до останньої сторінки книги акти про видачу коштів та скасування помилково проведеної суми розрахунку.

Якщо використано всі квитанції РК, на її реєстраційній сторінці зазначають дату закінчення та загальну суму розрахунків за всіма квитанціями. Якщо РК втрачено, повідомте контролюючий орган за місцем реєстрації КОРО не пізніше двох робочих днів із дня втрати. Ці вимоги містять пункти 9 і 10 глави 2 розділу III Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО.

Які документи й дані зберігати після скасування

До завершення роботи апарата на місці проведення розрахунків мають бути реєстраційне посвідчення та остання довідка про опломбування або їхні копії. Це передбачає пункт 4 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО. Після скасування практично доцільно сформувати окрему справу: копії поданих документів, квитанції, довідку № 6-РРО, сервісні документи та перелік місць зберігання електронних даних.

Наведені в таблиці трирічні строки не завжди достатні для знищення документів. Якщо контрольні стрічки, КОРО, РК або акти підтверджують показники податкової звітності чи виконання вимог законодавства, застосуйте також відповідний мінімальний строк за пунктом 44.3 Податкового кодексу України. Документи, пов’язані з перевіркою, оскарженням або судовим розглядом, зберігайте з урахуванням пункту 44.4. Перед знищенням визначте найдовший застосовний строк для кожної категорії документів.

Як визначити строк зберігання Z-звітів та інших документів

Пункт 6 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та ведення РК і КОРО відсилає щодо щоденних Z-звітів до пункту 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Кодекс установлює мінімальні строки для різних категорій документів:

• 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших передбачених законодавством документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, які складають особи, визначені підпунктом 44.3.2. До них належать, зокрема, юридичні особи на загальній та спрощеній системах оподаткування.
• 1095 днів — для інших документів, на які не поширюються підпункти 44.3.1 і 44.3.2, а також для документів щодо виконання вимог іншого законодавства, яке контролюють податкові органи. Для звичайних документів ФОП, що не належать до спеціальної категорії з довшим строком, застосовують відповідну норму про 1095 днів.
• 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для податкового контролю за статтями 39, 39-2 та пунктом 141.4 статті 141 Кодексу. Цей спеціальний строк не поширюється автоматично на всі документи магазину.

Для Z-звітів, які використовують для складання податкової звітності, строк рахують із дня її подання. Якщо звітність не подано — із передбаченого Кодексом граничного строку її подання. Для документів щодо виконання вимог іншого законодавства відлік починається з дня відповідної господарської операції, а для дозвільних документів — із дня завершення строку їх дії. Дата скасування РРО сама по собі не є загальною початковою датою зберігання звітів.

До яких раніше створених документів застосовують 1825 днів

Закон України від 20.03.2023 № 2970-IX запровадив нові вимоги щодо мінімального строку зберігання 1825 днів. Відповідні зміни набрали чинності 28 квітня 2023 року: пункт 1 розділу II визначає набрання чинності наступного дня після опублікування, а Закон опубліковано 27 квітня 2023 року.

Пункт 4 розділу II цього Закону поширює нові вимоги на документи, які:

• створено до набрання ним чинності, якщо строк їх зберігання ще не закінчився на 28 квітня 2023 року;
• створено починаючи з 28 квітня 2023 року;
• створено особою, стосовно якої на день набрання Законом чинності розпочато, але ще не завершено процедуру припинення або ліквідації;
• створено особою, рішення про ліквідацію якої прийнято після набрання Законом чинності.

Отже, для документів юридичної особи за попередні періоди спочатку встановіть, чи завершився строк їх зберігання до 28 квітня 2023 року. Врахуйте всі застосовні продовження та зупинення строків. Якщо строк тоді ще тривав і документ належить до категорії підпункту 44.3.2, застосовуйте мінімум 1825 днів. Відлік ведіть від подання відповідної звітності або іншої початкової події за пунктом 44.3; дата набрання Законом чинності не запускає для всіх документів новий відлік. Перехідне правило не переводить автоматично звичайні документи ФОП до категорії з п’ятирічним мінімумом.

Підстави визначають підпункт 3 пункту 7 розділу I та пункти 1, 4 розділу II Закону № 2970-IX.

Коли строк зберігання продовжується

Пункт 44.3 продовжує строки зберігання на період зупинення відліку строку давності за пунктом 102.3. Ця норма охоплює безперервне перебування платника за межами України щонайменше 183 дні; законодавчу або судову заборону проводити перевірку; зупинення, продовження чи перенесення перевірки у передбаченому порядку; визначені Кодексом випадки неможливості перевірки, недопуску та оскарження рішення про її проведення; адміністративне або судове оскарження нарахованого грошового зобов’язання. Для акта про неможливість перевірки та оскарженого рішення про її проведення враховують передбачені підпунктом 102.3.4 винятки щодо незаконності відповідних дій чи рішення.

Для документів попередніх періодів потрібно враховувати й тимчасові норми. Пункт 52-2 підрозділу 10 розділу XX Кодексу передбачав зупинення перебігу строків давності з 18 березня 2020 року на визначений ним карантинний період; дію цього пункту зупинено на період воєнного або надзвичайного стану відповідно до пункту 2 розділу II Закону № 2120-IX. Підпункт 69.9 пункту 69 цього підрозділу встановлює тимчасове зупинення перебігу строків до 1 серпня 2023 року з переліком винятків. Тому для давніх документів не можна визначати дату знищення лише додаванням базових 1095 або 1825 днів. Періоди одночасної дії кількох підстав зупинення не слід автоматично додавати кілька разів.

Якщо документи пов’язані з предметом перевірки, адміністративним оскарженням її результатів або судовим розглядом, пункт 44.4 вимагає зберігати їх до завершення відповідних процедур і передбаченого законом строку оскарження, але щонайменше протягом строку за пунктом 44.3. Окреме збільшення на 1095 днів стосується документів, які підтверджують повідомлені податковою за пунктом 86.14 обставини можливих операцій із метою надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави.

Практична рекомендація: для кожного періоду звітів запишіть категорію документів, початок відліку та обставини, які впливають на його тривалість. Для документів попередніх періодів окремо перевірте застосування перехідного правила Закону № 2970-IX і тимчасового зупинення строків. До завершення такого розрахунку збережіть документи.

Звіти можна зберігати в паперовій та/або електронній формі способом, який забезпечує їх візуальний перегляд, зокрема під час перевірки. Дані мають збігатися з електронними копіями у фіскальній пам’яті РРО та/або на фіскальному сервері. Практична рекомендація: до передачі чи відчуження апарата перевірте з ЦСО, як забезпечити доступ до контрольної стрічки та звітів. Відкрийте збережені файли й перевірте читабельність реквізитів. Копії в обліковій програмі не можна автоматично прирівнювати до належно збереженої контрольної стрічки.

Правила зберігання встановлюють пункти 6, 11 і 14 глави 4 розділу II та пункт 11 глави 2 розділу III Порядку для РК і КОРО, а мінімальні строки, їх початок і продовження — пункти 44.3, 44.4 статті 44, пункт 102.3 статті 102, пункт 52-2 та підпункт 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України. Ці положення не встановлюють єдиного трирічного строку для всіх бухгалтерських документів, реєстраційних матеріалів або журналів програми.

Якщо скасування РРО відбувається у зв’язку з ліквідацією платника податків, пункт 44.3 Кодексу також вимагає передати до архіву в установленому законодавством порядку документи, визначені пунктом 44.1, щонайменше за 1825 днів діяльності перед ліквідацією. Для документів та інформації, потрібних для податкового контролю за статтями 39 і 39-2 та пунктом 141.4 статті 141, цей період становить щонайменше 2555 днів.

Що робити, якщо документи втрачено або пошкоджено

Загальне правило пункту 44.5 Кодексу передбачає: якщо втрачено, пошкоджено або достроково знищено документи, зазначені в пунктах 44.1 і 44.3, письмово повідомте контролюючий орган за місцем обліку в п’ятиденний строк із дня події. Повідомлення подають у порядку, встановленому для подання податкової звітності, разом з оформленими відповідно до законодавства документами, що підтверджують подію. Якщо втрата стосується документів митного оформлення, авторизацій або спеціальних спрощень, врахуйте також передбачене цим пунктом повідомлення відповідного митного органу.

За загальною процедурою втрачені документи потрібно відновити протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Якщо через втрату неможлива перевірка та повідомлення подано належно і вчасно, строки відповідної перевірки переносять у межах пункту 44.5, але не більше ніж на 120 днів; для перевірок за статтею 200 передбачено виняток. У разі невідновлення документів або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення після використання процедури відновлення документи вважають відсутніми на час складання відповідної звітності або виконання вимог законодавства.

Для втраченої КОРО чи РК окремо враховуйте спеціальні дводенні робочі строки, наведені вище. Практична рекомендація: у повідомленні розділіть перелік відсутнього обладнання та перелік відсутніх документів, оскільки для них застосовують різні процедури.

Як діяти з первинними документами на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Кодексу встановлює спеціальні правила як виняток зі статті 44 для платників податків і податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не можуть пред’явити первинні документи. Втрата має бути пов’язана з бойовими діями. Інша передбачена підстава — документи залишилися на визначених нормою територіях і їх неможливо вивезти, вивезення загрожує життю чи здоров’ю або йому перешкоджають установлені органами влади адміністративні обмеження.

У такій ситуації подайте до податкової повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення первинних документів. Зазначте обставини втрати та/або неможливості вивезення, податкові періоди й загальний перелік документів, за можливості — їх реквізити. Для підприємства норма прямо передбачає підписи керівника та головного бухгалтера. Практична рекомендація для ФОП: викладіть власні обставини й перелік документів у підписаному зверненні та отримайте відповідь щодо застосування спеціальної процедури саме до вас.

За належного застосування підпункту 69.28 відсутність первинних документів сама по собі не дозволяє ставити під сумнів показники звітності за зазначені в повідомленні періоди. Норма також передбачає збереження визначених нею витрат, від’ємних значень і податкового кредиту з податку на додану вартість. Після повідомлення про неможливість вивезення через перебування документів на відповідних територіях діє мораторій на документальні перевірки зазначених періодів.

Якщо після такого повідомлення стало відомо про втрату документів, потрібно подати повідомлення про втрату з описом обставин. Платники, які подали повідомлення про втрату відповідно до цієї норми, не підлягають перевірці щодо зазначених періодів, у тому числі після завершення воєнного стану. За охоплені повідомленням періоди підпункт 69.28 забороняє переглядати у бік збільшення задекларовані податкові зобов’язання, від’ємне значення об’єкта оподаткування податком на прибуток і заявлене бюджетне відшкодування податку на додану вартість.

Податкова має довести відсутність підстав для застосування спеціальних правил. У разі відмови вона повинна не пізніше одного місяця з дня отримання повідомлення видати вмотивоване рішення з підставами та доказами. Рішення можна оскаржити адміністративно або в суді. До остаточного рішення у справі діють передбачені підпунктом 69.28 обмеження щодо сумнівів у показниках звітності та ініціювання перевірок відповідних періодів. Безпідставне застосування цього підпункту тягне передбачену законом відповідальність.

Спеціальні правила стосуються підтвердження податкової звітності первинними документами. Їх не можна автоматично поширювати на будь-який втрачений файл, реєстраційне посвідчення або сам РРО. Вони також не замінюють заяву № 4-РРО й довідку № 6-РРО. Підстави та наслідки визначає підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України.

Як перейти з апаратного РРО на ПРРО

Якщо ви відмовляєтеся від апарата, строк служби якого ще не закінчився, через застосування ПРРО, його реєстрацію потрібно скасувати з поданням передбачених законом звітних документів. Такий обов’язок установлюють пункт 10 розділу II «Прикінцеві положення» Закону № 265/95-ВР та пункт 8 глави 4 розділу II Порядку реєстрації та застосування РРО.

Практична рекомендація: спочатку підготуйте заміну. Перевірте реєстрацію ПРРО на потрібну господарську одиницю, внесення даних сертифікатів електронних підписів або печаток до реєстру та чинність відповідних сертифікатів. Потім визначте останню зміну апарата, завершіть звітні операції та організуйте розпломбування. Наступні розрахунки проводьте через підготовлений зареєстрований пристрій.

Якщо плануєте зберегти апарат як резервний, перевірте його реєстраційний статус і перелік господарських одиниць у посвідченні. Для резервного використання потрібен належним чином зареєстрований РРО; у посвідченні передбачена позначка «Резервний», місце зберігання та господарські одиниці, де його можна застосовувати. Щодо цих одиниць потрібно завчасно повідомити податкову як про об’єкти оподаткування. Закритий фіскальний номер використовувати не можна. Правила містять пункт 20 глави 2 розділу II та пункт 12 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО.

Окремо врахуйте обмеження пункту 1 статті 3 Закону № 265/95-ВР: ПРРО заборонено використовувати під час оптової та роздрібної торгівлі пальним.

Як окремо скасувати реєстрацію ПРРО

Для ПРРО діє Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317. Форму № 4-РРО та процедуру розпломбування до нього не застосовують.

1. Передайте накопичені документи та завершіть зміну. До подання заяви потрібно забезпечити передавання всіх копій розрахункових документів із номерами, присвоєними офлайн, електронних фіскальних звітних чеків і передбачених Порядком повідомлень. За статтею 5 Закону № 265/95-ВР копії розрахункових документів, створених офлайн, передають протягом години після відновлення зв’язку та до передавання електронного фіскального звіту чи фіскального звітного чека за відповідний день. Зберігайте документи до підтвердження сервера про їх доставку.
2. Подайте електронну заяву № 1-ПРРО з позначкою «Скасування реєстрації» через Електронний кабінет або засобами телекомунікацій.
3. Перевірте повідомлення про скасування в Електронному кабінеті та збережіть його. У повідомленні зазначають підставу скасування.

За несправності ПРРО, його викрадення чи компрометації особистого ключа пункт 12 розділу II передбачає подання повідомлення № 2-ПРРО протягом дня виявлення події до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або ЦСО за наявності. Компрометація означає порушення захищеності особистого ключа. Повідомлення з позначкою «крадіжка пристрою чи компрометація ключа» є підставою для скасування реєстрації.

Якщо повідомлено про несправність, до реєстру вносять відповідну відмітку. На період несправності припиніть розрахункові операції до її усунення або підключення належно зареєстрованого резервного апаратного РРО. Після усунення несправності для відновлення роботи ПРРО подайте № 1-ПРРО з позначкою «Відновлення роботи». Якщо ця заява не надходить протягом місяця, до реєстру вносять запис про скасування. Повідомлення № 2-ПРРО не є обов’язковим додатком до кожної добровільної заяви про скасування.

Фіскальний сервер автоматично скасовує реєстрацію також у випадках, перелічених у пункті 3 розділу III: державна реєстрація припинення суб’єкта; повідомлення про закриту або неексплуатовану господарську одиницю; визначені цією нормою судові рішення; дані про смерть чи відповідний правовий статус ФОП; зняття суб’єкта з податкового обліку в інших передбачених нормою випадках. ПРРО виключають із реєстру, його фіскальний номер закривають без подальшого використання. Підстави та результат регулюють пункт 12 розділу II та розділ III Порядку для ПРРО № 317.

Як завершити роботу фіскального реєстратора в Торгсофт

Для апаратного реєстратора потрібна активована платна опція «Інтеграція з фіскальним реєстратором», підтримувана модель і налаштований драйвер. У «Документ → Реалізація → Фіскальний реєстратор» доступні «Вилучення готівки» та «Друк Z-звіту». Налаштування залежать від обладнання: звірте їх з інструкцією інтеграції. Практична рекомендація: перевірте виконання завершальних операцій до передачі апарата ЦСО.

Для звірки сформуйте у «Фінансовому документі» звіт «Касові операції», задавши касу, валюту та обидві дати періоду. Доступні друк і експорт в Excel; видалення фінансового документа фіксує «Протокол дій користувачів»: довідка фінансових документів. Практична рекомендація: збережіть вибірку для перевірки залишків.

«Програмний РРО» — також платна опція. Потрібні активація на робочих місцях і налаштування через «Налаштування → Програмний РРО». Статус «Не діє» блокує операції та дії; редагування офлайн заборонене. Дія «Надрукувати Z-звіт» призначена для адміністраторів: довідка ПРРО. Практична рекомендація: перед зміною статусу перевірте доставку документів і завершення зміни. Обидві опції оплачують щороку на кожен пристрій окремо; актуальні ціни й умови перевірте перед оплатою. Скасування реєстрації в ДПС оформлюють окремо.

Яка відповідальність за розрахунки після скасування

Пункт 1 статті 3 Закону № 265/95-ВР вимагає проводити розрахунки, для яких застосування РРО чи ПРРО обов’язкове, через зареєстрований, належно опломбований апарат у фіскальному режимі або зареєстрований ПРРО. Після скасування пристрій не можна використовувати для виконання цього обов’язку.

Якщо перевірка встановить непроведення операцій через РРО чи ПРРО з фіскальним режимом або невидачу відповідного розрахункового документа, пункт 1 статті 17 передбачає санкцію 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% за кожне наступне. Відповідальність залежить від установленого порушення порядку розрахунків. Зберігання вимкненого апарата після скасування не є описаним у цьому пункті порушенням.

Пункт 14 розділу II «Прикінцеві положення» передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення, вчинені з 1 жовтня 2023 року під час продажу товарів і надання послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій. Воно діє до відповідних дат завершення окупації, бойових дій чи припинення їх можливості за офіційним переліком територій і не охоплює порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Для застосування звільнення потрібно встановити статус конкретної території та дату операції.

Зменшені санкції 25% і 50%, передбачені пунктом 15 для визначених ФОП, застосовувалися з 1 серпня 2023 року по 31 липня 2025 року, але не пізніше припинення або скасування воєнного стану. До операцій після 31 липня 2025 року ці ставки не застосовують. Скасування реєстрації також не означає автоматичної недійсності чеків, належно сформованих до нього. Для оцінки відповідальності враховують конкретну операцію та умови статті 17 і пунктів 14, 15 розділу II Закону № 265/95-ВР.

Офіційні нормативні джерела

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2; пункти 1, 2, 6, 7, 9, 10, 16 статті 3; стаття 5; пункт 1 статті 17; пункти 10, 14, 15 розділу II «Прикінцеві положення».
• Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» від 14.06.2016 № 547; затверджений ним Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги): пункт 1 розділу I; пункт 3 глави 1, пункти 19, 20 глави 2, глави 3 і 4 розділу II; пункти 2–6, 8, 10, 12 розділу III; додатки 1, 3–6.
• Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547, зареєстрований за № 920/29050: глава 2, пункти 1–3 глави 3, пункти 6, 11, 14 глави 4 розділу II; пункти 8, 9 глави 1, пункти 9–11 глави 2 розділу III; додатки 3, 4.
• Наказ Міністерства фінансів України «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547» від 23.06.2020 № 317; затверджений ним Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій: пункти 3, 7, 12 розділу II; розділ III; пункти 1, 2, 5 розділу IV; пункти 4, 8 розділу V; додатки 1, 2, 5.
• Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» від 09.12.2011 № 1588; затверджений ним Порядок обліку платників податків і зборів: пункти 8.1, 8.4, 8.5, 8.8 розділу VIII; додаток 10 — форма № 20-ОПП.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункти 44.1, 44.3–44.5 статті 44, зокрема підпункти 44.3.1–44.3.4 щодо мінімальних строків зберігання; пункт 102.3 статті 102 щодо зупинення відліку строку давності; пункт 52-2, підпункти 69.9 та 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX щодо тимчасових строків і спеціальних правил для первинних документів.
• Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» від 15.03.2022 № 2120-IX: пункт 2 розділу II щодо зупинення дії пункту 52-2 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України.
• Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 № 2970-IX: підпункт 3 пункту 7 розділу I — зміни до пункту 44.3 Податкового кодексу України; пункти 1 і 4 розділу II — набрання чинності та застосування нових вимог щодо мінімального строку зберігання 1825 днів до раніше створених документів і документів осіб, які припиняються або ліквідуються.