Мобілізовані працівники, тероборона, ВПО та працівники за кордоном: як оформлювати трудові відносини під час війни

Якщо працівник мобілізований, направлений для проходження базової військової служби, призваний як офіцер або резервіст чи прийнятий на військову службу за контрактом, роботодавець увільняє його від роботи та зберігає за ним місце роботи і посаду. Обов’язку виплачувати такому працівникові середній заробіток немає: ця гарантія припинила діяти з 19 липня 2022 року. Водночас для членів добровольчих формувань територіальних громад діє інше правило: за час фактичного виконання завдань територіальної оборони у робочий час зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток.

Виїзд працівника за кордон або набуття статусу ВПО самі по собі не припиняють трудовий договір і не створюють абсолютної заборони на звільнення. Відносини потрібно оформити відповідно до фактичної ситуації: дистанційною роботою, відпусткою без збереження зарплати, призупиненням трудового договору — якщо виконувати його об’єктивно не можуть обидві сторони — або іншою законною процедурою. Для мобілізованого ФОП передбачені значні податкові та ЄСВ-пільги, але мобілізація не скасовує автоматично ПДВ, РРО/ПРРО та обов’язки щодо найманих працівників, якщо бізнес продовжує працювати.

Працівника мобілізували, призвали або він уклав військовий контракт

Частина третя статті 119 КЗпП поширює трудові гарантії, зокрема, на працівників:

• направлених для проходження базової військової служби;

• призваних на військову службу за призовом осіб офіцерського складу;

• призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період;

• призваних на військову службу з числа резервістів в особливий період;

• прийнятих на військову службу за контрактом, у тому числі за новим контрактом у період дії особливого періоду.

За такими працівниками зберігаються місце роботи і посада до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення з військової служби. Грошове забезпечення військовослужбовець отримує за рахунок держави. Роботодавець не зобов’язаний паралельно виплачувати йому середню зарплату.

Роботодавець може передбачити додаткові виплати мобілізованим працівникам за власний рахунок у колективному договорі, положенні про оплату праці, іншому локальному акті або окремому рішенні. Однак така виплата є додатковою гарантією роботодавця, а не обов’язковою виплатою за частиною третьою статті 119 КЗпП.

Які документи потрібні роботодавцю

Тривалу відсутність працівника через військову службу слід підтвердити документом, з якого можна встановити факт і дату початку служби. Це може бути, залежно від ситуації, витяг із наказу, довідка військової частини, військово-обліковий документ із відповідними відомостями, копія контракту або інший офіційний документ.

Звичайна повістка про необхідність прибути до ТЦК та СП не завжди означає, що людина вже зарахована на військову службу. Вона може бути підставою для увільнення на час виконання вимог повістки, але для оформлення тривалого увільнення бажано отримати документ, який підтверджує саме початок військової служби. Держпраці допускає отримання копії або фотографії документа від працівника засобами електронного зв’язку.

Якщо роботодавець достовірно знає про мобілізацію, але підтвердного документа ще немає, не варто оформлювати прогул. До отримання підтвердження період можна відображати як неявку з нез’ясованих причин, а після отримання документа — оформити наказ від фактичної дати початку служби і скоригувати облік робочого часу. Такий підхід рекомендує Держпраці.

Наказ про увільнення від роботи

Йдеться саме про увільнення від роботи, а не про звільнення з роботи.

Включати до такого наказу формулювання «зі збереженням середнього заробітку» для звичайного випадку мобілізації не потрібно. Обов’язкова виплата середнього заробітку за частиною третьою статті 119 КЗпП припинилася 19 липня 2022 року.

Як табелювати мобілізованого працівника

Якщо підприємство використовує типову форму № П-5, період увільнення у зв’язку з виконанням державних і громадських обов’язків відображають кодом «ІН», цифровий код 22. До отримання документа, коли причина неявки ще не підтверджена, на практиці може застосовуватися «НЗ» із подальшим коригуванням.

Типова форма № П-5 затверджена наказом Держкомстату № 489. Підприємство може використовувати і власну форму табеля, якщо вона належно затверджена та забезпечує необхідний облік робочого часу.

Невикористані відпустки перед військовою службою

Працівник, який належить до прямо перелічених у статті 83 КЗпП категорій військовослужбовців, має право за своєю заявою отримати грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток та відповідної додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей. Заяву треба подати не пізніше останнього дня місяця, в якому працівника увільнили від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Це право працівника, а не обов’язок автоматично виплачувати компенсацію без його заяви.

Поранення, полон або зникнення безвісти

Гарантія збереження місця роботи і посади не завжди припиняється в день, коли військовослужбовець формально мав би закінчити службу.

Стаття 119 КЗпП продовжує відповідні гарантії для працівників, які під час військової служби:

• отримали поранення або інше ушкодження здоров’я і перебувають на лікуванні;

• потрапили в полон;

• визнані безвісно відсутніми.

Гарантія діє до визначеного законом моменту після лікування, повернення з полону, появи особи після визнання безвісно відсутньою або до оголошення її судом померлою. Тому отримання інформації про поранення, полон чи зникнення безвісти не є підставою автоматично припиняти трудові відносини.

Коли працівник повертається після служби

Після фактичного звільнення з військової служби працівник має надати роботодавцю документ, який це підтверджує. На його підставі роботодавець припиняє період увільнення і оформлює повернення до виконання роботи.

Мобілізація не означає, що трудовий договір взагалі неможливо припинити до завершення служби. Працівник, наприклад, може звільнитися за власною ініціативою або сторони можуть припинити трудові відносини за угодою сторін. Важливо, щоб справжньою підставою припинення трудового договору була передбачена законом обставина, а не сам факт проходження військової служби.

Якщо мобілізували директора підприємства

Мобілізація директора не припиняє автоматично його корпоративних повноважень, але підприємству потрібно забезпечити безперервне управління: підписання договорів, банківських документів, кадрових наказів, податкової звітності, листування з державними органами.

Насамперед необхідно перевірити:

1. статут підприємства;

2. рішення учасників або іншого компетентного органу;

3. відомості в ЄДР про керівника та інших осіб, які мають право діяти від імені юридичної особи;

4. внутрішній розподіл посадових обов’язків;

5. банківські та електронні права підпису.

ЄДР містить відомості не тільки про керівника юридичної особи, а й про інших осіб, які можуть діяти від її імені, зокрема підписувати договори та подавати документи для державної реєстрації, а також про обмеження їхніх повноважень.

Якщо підприємство фактично змінює керівника або додає чи змінює особу, яка має право діяти від імені юридичної особи без довіреності, відповідні зміни потрібно зареєструвати в ЄДР. Тому універсальне правило «через мобілізацію директора зміни до ЄДР ніколи не потрібні» є неправильним.

Для представництва за конкретними питаннями може використовуватися довіреність, якщо це відповідає статуту та рішенням органів управління. Довіреність на представництво не означає автоматичної зміни керівника юридичної особи.

Не можна також встановити єдине правило щодо зарплати працівника, який заміщує директора. Якщо виконання обов’язків керівника вже входить до трудової функції працівника, ситуація відрізняється від покладення на нього нової додаткової роботи. Якщо працівник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, стаття 105 КЗпП передбачає доплату, а її розмір визначається відповідно до умов оплати праці та колективного договору.

Працівникові, який отримує право підписувати електронні документи, потрібно оформити власний електронний підпис та відповідні повноваження. Передавати іншій особі особистий КЕП мобілізованого директора не слід.

Працівник служить у Силах територіальної оборони або є добровольцем ДФТГ

Поняття «тероборона» охоплює різні правові статуси, тому для роботодавця принципово важливо з’ясувати, на якій саме підставі працівник бере участь у територіальній обороні.

Добровольче формування територіальної громади — це не те саме, що проходження військової служби за мобілізацією. Закон «Про основи національного спротиву» окремо визначає ДФТГ як воєнізований підрозділ, сформований на добровільній основі для підготовки та виконання завдань територіальної оборони.

З членом ДФТГ укладається контракт добровольця територіальної оборони. Типову форму контракту затверджено наказом Міністерства оборони № 84. Для трудових відносин застосовуються гарантії статті 119 КЗпП.

Для роботодавця важливий ще один момент: середній заробіток члена ДФТГ не слід автоматично нараховувати за весь період дії контракту. Частина перша статті 119 КЗпП гарантує середній заробіток на час виконання державних або громадських обов’язків, якщо вони здійснюються у робочий час. Тому доцільно мати підтвердження командира або інший документ про конкретні дні чи години, коли працівник виконував завдання або брав участь у заходах підготовки ДФТГ у свій робочий час. Офіційна позиція Мінекономіки також виходить із збереження середнього заробітку саме за такий час.

Середню зарплату в такій ситуації розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати № 100.

Працівник виїхав за кордон або став ВПО

Сам факт виїзду за кордон, евакуації чи зміни місця проживання не є окремим режимом трудових відносин. Роботодавець і працівник мають оформити спосіб подальшої роботи або законну причину відсутності.

Найпоширеніші варіанти:

Обов’язкова 90-денна відпустка для працівника за кордоном або ВПО

Якщо працівник виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, роботодавець зобов’язаний за його заявою надати відпустку без збереження заробітної плати на строк, зазначений у заяві, але не більше 90 календарних днів. Період такої відпустки не зараховується до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.

Без заяви працівника роботодавець не може самостійно «відправити» його в таку відпустку.

Дистанційна робота з-за кордону

Якщо характер роботи дозволяє виконувати її дистанційно, сторони можуть оформити дистанційну роботу. Сам переїзд не означає припинення обов’язку працювати: після оформлення дистанційного режиму працівник повинен виконувати трудову функцію, а роботодавець — оплачувати виконану роботу.

Доцільно письмово визначити канали зв’язку, робочий час або періоди доступності, спосіб обміну документами, звітування, правила захисту інформації та використання обладнання.

Коли можна призупинити трудовий договір

Призупинення трудового договору не можна використовувати лише тому, що працівник перебуває за кордоном.

Стаття 13 Закону № 2136-IX вимагає, щоб унаслідок збройної агресії була виключена можливість обох сторін виконувати свої обов’язки: роботодавець не може надати роботу, а працівник — виконувати її.

За ініціативою однієї сторони призупинення може тривати сукупно не більше 90 календарних днів протягом воєнного стану. За згодою сторін строк можна продовжити понад 90 днів, але не довше ніж до припинення або скасування воєнного стану. Якщо роботодавець достроково відновлює дію договору, працівника потрібно повідомити про необхідність повернутися до роботи за 14 календарних днів. Призупинення не припиняє трудових відносин і не позбавляє сторони права припинити договір на іншій законній підставі.

Працівник і роботодавець повинні підтримувати зв’язок

Кожна сторона трудового договору повинна забезпечувати можливість комунікації та не пізніше ніж протягом 10 календарних днів повідомляти іншу сторону про зміну контактних даних: адреси, електронної пошти, номера телефону тощо.

Працівник може повідомляти роботодавця за адресою чи електронною поштою, зазначеними в ЄДР, а якщо це неможливо — текстовим повідомленням на офіційний номер телефону роботодавця. Якщо одна сторона не повідомила нові контакти, повідомлення за останніми відомими реквізитами за певних умов вважається належним.

Для роботодавця це означає, що листування з працівниками, які виїхали, слід зберігати. Воно може підтвердити причини відсутності та спроби роботодавця підтримувати зв’язок.

Чи можна звільнити працівника, який виїхав і не працює

Загальної норми, яка забороняє звільняти будь-якого працівника лише тому, що він виїхав за кордон або евакуювався, немає.

Пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП дозволяє припинити трудовий договір у разі одночасної наявності двох обставин протягом понад чотирьох місяців поспіль:

1. працівник відсутній на роботі;

2. роботодавець не має інформації про причини його відсутності.

Якщо роботодавець знає, чому працівник відсутній, використовувати цю підставу лише через чотиримісячну відсутність не можна.

Окремо існує звільнення за прогул без поважних причин за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП. Війна або перебування за кордоном не роблять будь-яку неявку автоматично поважною — фактичні обставини потрібно оцінювати і документувати.

Спеціальна гарантія встановлена для працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій: під час воєнного стану його не можна звільнити за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП через відсутність на роботі. Час такої відсутності не оплачується і не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки.

Приклад із судової практики

Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у постанові від 9 липня 2025 року у справі № 635/12429/23 визнав незаконним звільнення за пунктом 8-3 частини першої статті 36 КЗпП працівника, якому роботодавець раніше за його заявою оформив відпустку без збереження зарплати на період воєнного стану. Роботодавцю була відома причина відсутності, тому необхідної для цієї підстави умови — відсутності інформації про причини — не було.

Для бізнесу практичний висновок полягає в необхідності зберігати заяви, накази, електронне листування та інші документи, які пояснюють статус працівника.

Мобілізований ФОП: єдиний податок, ПДФО, військовий збір, ЄСВ, ПДВ та РРО

Для мобілізованих ФОП правила суттєво змінилися. Пункт 25 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу передбачає звільнення самозайнятих осіб, у тому числі ФОП із найманими працівниками або без них, які мобілізовані, залучені до виконання мобілізаційних обов’язків за відповідними штатами або проходять військову службу за контрактом, від частини податкових обов’язків.

Пільговий період визначається з першого числа місяця призову або укладення контракту, але не раніше 24 лютого 2022 року, до останнього дня місяця демобілізації або звільнення з військової служби.

Податкова пільга застосовується автоматично за даними реєстру

Основною підставою для звільнення від ПДФО, єдиного податку та військового збору є інформація про мобілізацію, контракт і демобілізацію, яку ДПС отримує з Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Якщо відповідних відомостей немає, закон передбачає можливість подати заяву та підтвердні документи.

Податкова служба також роз’яснює, що пільга поширюється на тих осіб, які були зареєстровані самозайнятими до дати мобілізації або укладення військового контракту. Якщо особа зареєструвала ФОП уже після призову чи укладення контракту, пункт 25 на неї не поширюється. Наявність доходу від бізнесу під час проходження служби сама по собі не позбавляє вже зареєстрованого ФОП цієї пільги.

Якщо у мобілізованого ФОП є наймані працівники

ФОП може уповноважити іншу особу виплачувати працівникам зарплату та інші доходи. Така уповноважена особа нараховує й утримує ПДФО та військовий збір із виплат працівникам.

Податковий кодекс встановлює спеціальні строки виконання частини обов’язків після демобілізації: для передбачених законом податків — сплату утриманих сум протягом 180 календарних днів, а подання відповідної звітності — протягом 150 календарних днів після демобілізації, за умов, визначених пунктом 25 підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

Тому мобілізація самого ФОП не означає, що зарплата працівників стає неоподатковуваною.

ЄСВ мобілізованого ФОП

ЄСВ регулюється не Податковим кодексом, а Законом № 2464.

Для ФОП, який не є роботодавцем, спеціальна норма звільняє мобілізованих або контрактних військовослужбовців від відповідних обов’язків з ЄСВ за себе на час служби. За чинним механізмом звільнення застосовується на підставі відомостей Єдиного реєстру призовників; якщо даних немає, ФОП може подати заяву та підтвердний військовий документ.

З 1 жовтня 2025 року змінилися й правила для ФОП, який є роботодавцем. Такий мобілізований або контрактний ФОП не має обов’язку сплачувати ЄСВ і подавати обов’язкову звітність за себе, якщо інший роботодавець — зокрема підрозділ сил безпеки й оборони, де особа проходить службу, — сплатив за нього страховий внесок у розмірі не менше мінімального страхового внеску.

Це правило стосується ЄСВ самого підприємця і не скасовує обов’язків страхувальника щодо його найманих працівників.

ПДВ мобілізованого ФОП

Окремого звільнення мобілізованого ФОП від ПДВ законодавство не встановлює. Якщо ФОП залишається платником ПДВ і має операції чи інші показники, що підлягають декларуванню, він виконує відповідні ПДВ-обов’язки за загальними правилами.

Якщо за звітний період немає операцій з постачання або придбання та інших показників, які потрібно декларувати, декларація з ПДВ не подається відповідно до загального правила пункту 49.2 ПКУ, а не через сам факт мобілізації.

Чи може бізнес мобілізованого ФОП продовжувати працювати

Мобілізація не припиняє державну реєстрацію ФОП. Підприємець може організувати роботу через працівників або уповноважених осіб у межах законодавства.

Якщо магазин, інтернет-магазин, заклад або інший бізнес фактично продовжує приймати від покупців готівку, оплату платіжними картками чи здійснювати інші операції, що є розрахунковими в розумінні Закону про РРО, мобілізація власника не створює окремого звільнення від застосування РРО/ПРРО. Застосовуються звичайні правила та передбачені законом загальні винятки.

Отже, не можна переносити податкову пільгу мобілізованого підприємця на ті обов’язки бізнесу, щодо яких закон окремої пільги не встановив.

Облік співробітників і робочого часу в Торгсофт

У Торгсофт передбачено окремі інструменти для ведення даних про співробітників і фактичний облік їхнього робочого часу. У режимі «Реєстрація робочого часу» можна фіксувати початок та закінчення робочого дня: співробітник ідентифікується за бейджем або номером, а до запису можна додати коментар. Програма також веде журнал, де відображаються працівник, місце роботи та час початку і закінчення роботи.

У журналі роботи співробітників можна переглядати зафіксовані приходи та виходи, а за необхідності — створити запис про початок або закінчення роботи вручну, якщо працівник не зареєстрував його самостійно. Для користувачів можна налаштувати фіксацію робочого часу за бейджем або за входом і виходом із програми. У мобільному додатку Торгсофт також доступний режим реєстрації робочого часу; частина функцій, пов’язаних із зарплатою, потребує відповідної додаткової функції.

Ці можливості зручні для контролю фактичної присутності та роботи персоналу, зокрема коли частина команди працює, а частина тимчасово відсутня. Водночас кадрове оформлення мобілізації, статусу члена ДФТГ, відпустки, призупинення трудового договору та законні позначення в кадровому табелі мають підтверджуватися наказами й документами роботодавця відповідно до трудового законодавства. Дані про фактичний прихід або відсутність у Торгсофт не замінюють таких кадрових документів.

Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України № 322-VIII — статті 36, 40, 83, 105, 119, 119-1.
   КЗпП України — zakon.rada.gov.ua/go/322-08

2. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX — статті 5, 7, 12, 13.
   Закон № 2136-IX — zakon.rada.gov.ua/go/2136-20

3. Закон України № 4412-IX про обмін контактною інформацією та призупинення трудового договору — зміни до статей 5, 7 і 13 Закону № 2136-IX.
   Закон № 4412-IX — zakon.rada.gov.ua/go/4412-20

4. Закон України «Про основи національного спротиву» № 1702-IX — правовий статус добровольчих формувань територіальних громад.
   Закон № 1702-IX — zakon.rada.gov.ua/go/1702-20

5. Наказ Міністерства оборони України від 07.03.2022 № 84 — форма контракту добровольця територіальної оборони.
   Наказ Міноборони № 84 — zakon.rada.gov.ua/go/z0307-22

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати.
   Порядок № 100 — zakon.rada.gov.ua/go/100-95-п

7. Наказ Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 — типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».
   Наказ № 489 — zakon.rada.gov.ua/go/v0489202-08

8. Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» № 755-IV — стаття 9 щодо відомостей про керівника та інших осіб, уповноважених діяти від імені юридичної особи.
   Закон № 755-IV — zakon.rada.gov.ua/go/755-15

9. Цивільний кодекс України № 435-IV — норми про представництво та довіреність.
   Цивільний кодекс України — zakon.rada.gov.ua/go/435-15

10. Податковий кодекс України № 2755-VI — пункт 25 підрозділу 10 розділу XX, пункт 49.2 статті 49.
    Податковий кодекс України — zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

11. Закон України № 4505-IX від 18.06.2025 — чинна редакція спеціальних податкових правил для мобілізованих та контрактних самозайнятих осіб.
    Закон № 4505-IX — zakon.rada.gov.ua/go/4505-20

12. Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI — стаття 4 та спеціальні норми розділу VIII щодо мобілізованих ФОП.
    Закон № 2464-VI — zakon.rada.gov.ua/go/2464-17

13. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР — статті 2, 3 та загальні правила застосування РРО/ПРРО.
    Закон про РРО № 265/95-ВР — zakon.rada.gov.ua/go/265/95-вр

14. Верховний Суд, постанова КЦС ВС від 09.07.2025 у справі № 635/12429/23 — застосування пункту 8-3 частини першої статті 36 КЗпП, коли роботодавцю відома причина тривалої відсутності працівника.