Інвентаризація каси: правила, етапи та облік

Інвентаризація каси: як провести правильно і без ризиків для бізнесу

Інвентаризація каси — це обов’язкова перевірка фактичного залишку готівки та касових документів, яка потрібна, щоб підтвердити правильність обліку, виявити нестачу або надлишок і знизити ризики претензій під час перевірок. Для підприємств основні правила встановлюють Закон про бухгалтерський облік, Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань № 879 і Положення НБУ № 148 про ведення касових операцій. Прямий обов’язок проводити інвентаризацію каси ці акти покладають саме на підприємства та установи; для ФОП такої окремої прямої норми в цих актах немає, але якщо підприємець працює з готівкою та РРО/ПРРО, регулярна внутрішня звірка каси потрібна для контролю і для безпечного проходження перевірок. (Законодавство України)

Правильна інвентаризація каси складається з кількох обов’язкових етапів: наказ керівника, розписка матеріально відповідальної особи, покупюрний перерахунок готівки, звірка з касовими документами або даними РРО/ПРРО, складання акта та відображення результатів в обліку. Готівка, яка є в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком. Якщо ж розбіжність пов’язана не просто з помилкою в обліку, а з порушенням правил проведення розрахунків або роботи з РРО/ПРРО, можливі адміністративні штрафи за ст. 163-15 КУпАП і фінансові санкції за ст. 17 Закону про РРО. (Законодавство України)

Кому обов’язково проводити інвентаризацію каси

Для юридичних осіб інвентаризація каси є частиною загального обов’язку проводити інвентаризацію активів і зобов’язань для достовірності бухобліку та фінансової звітності. Саме тому каса перевіряється не “для порядку”, а як офіційна облікова процедура з оформленням первинних документів. (Законодавство України)

Для ФОП окремого прямого обов’язку проводити інвентаризацію каси за Положенням № 879 і п. 46 Положення № 148 немає, оскільки ці норми адресовані підприємствам та установам. Але якщо ФОП приймає готівку, використовує РРО/ПРРО, має найманий персонал або кілька торгових точок, без регулярної внутрішньої звірки залишку готівки важко контролювати касову дисципліну та доводити правильність розрахунків. (Законодавство України)

Коли інвентаризація каси є обов’язковою

Інвентаризацію каси обов’язково проводять, зокрема, у таких випадках:

Окремого універсального правила “інвентаризація каси проводиться раз на квартал” закон не встановлює. Додаткову періодичність планових або раптових перевірок керівник визначає у внутрішніх документах підприємства. Для бізнесу це корисно: що частіше перевіряється каса, то менший ризик накопичення помилок, нестач і претензій до касира чи продавця. (Законодавство України)

Хто проводить інвентаризацію каси

Інвентаризацію організовує керівник підприємства. Він видає наказ про проведення інвентаризації та затверджує склад інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальна особа не входить до складу комісії, але має бути присутньою під час перевірки й надати розписку перед початком інвентаризації. (Законодавство України)

На практиці до комісії зазвичай включають керівника або його заступника, бухгалтера та працівників, які знають порядок касових операцій. Для малого бізнесу склад може бути мінімальним, але наказ і належне документальне оформлення все одно потрібні. (Законодавство України)

Які документи потрібні

Перед інвентаризацією варто підготувати та зібрати такі документи:

Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, якщо вони містять обов’язкові реквізити, передбачені законом. Це означає, що сам факт інвентаризації повинен бути підтверджений документом, який можна показати бухгалтеру, аудитору або податковому органу. (Законодавство України)

Як провести інвентаризацію каси: покроковий порядок

1. Видати наказ

У наказі варто визначити дату, час перевірки, склад комісії, касу або місце проведення розрахунків, перелік документів, які подаються до перевірки, і відповідальних осіб. Без наказу інвентаризація виглядає як внутрішня звірка, але не як повноцінно оформлена облікова процедура. (Законодавство України)

2. Отримати від касира всі документи і розписку

До початку перерахунку касир або інша матеріально відповідальна особа має передати всі прибуткові та видаткові документи і дати розписку про те, що всі надходження оприбутковані, а всі видатки відображені. Форма такої розписки передбачена додатком 7 до Положення № 148. (Законодавство України)

3. Провести фактичний покупюрний перерахунок

Комісія перераховує готівку покупюрно, а також перевіряє наявні в касі грошові документи та інші цінності, якщо вони там зберігаються. Зберігати в касі готівку, яка не належить підприємству, заборонено. Якщо в касі є гроші, які не підтверджені касовими документами, вони вважаються надлишком. (Законодавство України)

4. Звірити фактичний залишок з обліком

Після перерахунку фактичний залишок звіряють із даними касової книги, касового звіту, прибуткових і видаткових касових ордерів, а якщо готівка приймається через РРО/ПРРО — також із розрахунковими документами та звітами РРО/ПРРО. Саме на цьому етапі виявляють нестачу, надлишок або помилки в оформленні касових операцій. (Законодавство України)

5. Оформити акт і протокол

За результатами перевірки складають акт про результати інвентаризації наявних коштів. Далі інвентаризаційна комісія оформлює протокол із висновками та пропозиціями, а керівник затверджує рішення щодо відображення результатів в обліку та подальших дій. (Законодавство України)

6. Відобразити результати в обліку

Результати інвентаризації потрібно відобразити в тому звітному періоді, в якому її завершено. Відкладати оформлення “на потім” не можна: якщо акт є, але в обліку нічого не проведено, це вже ризик для бухобліку і для податкової перевірки. (Законодавство України)

На що саме звіряти касу

Нижче — практична схема, що саме порівнювати під час інвентаризації.

Така звірка випливає з правил ведення касових операцій та оформлення розрахунків через РРО/ПРРО. (Законодавство України)

Що робити, якщо виявлено надлишок або нестачу

Надлишок

Якщо гроші є фактично, але їх немає в касових документах, це надлишок. Його потрібно зафіксувати в акті, з’ясувати причину виникнення та відобразити в обліку. Залишати “зайві” гроші в касі без оформлення не можна. (Законодавство України)

Нестача

Нестача також фіксується в акті. Після цього комісія встановлює причину, бере пояснення відповідальної особи та передає матеріали керівнику для рішення. Сам акт інвентаризації лише фіксує факт розбіжності; окремо потрібно оформити її відображення в обліку та подальші управлінські дії. (Законодавство України)

Інвентаризація каси і РРО/ПРРО

Інвентаризація каси не замінює правил роботи з РРО/ПРРО. Вона допомагає виявити проблему, але якщо перевірка покаже, що розрахунки проводилися без РРО/ПРРО, не на повну суму або без видачі розрахункового документа, застосовуються фінансові санкції за ст. 17 Закону № 265/95-ВР. Для розрахункових операцій це один із найнебезпечніших ризиків, бо штраф прив’язаний до вартості товарів, робіт або послуг, реалізованих із порушенням. (Законодавство України)

Штрафи і відповідальність

За порушення порядку проведення готівкових розрахунків та розрахунків з використанням електронних платіжних засобів ст. 163-15 КУпАП передбачає адміністративний штраф для ФОП і посадових осіб юридичних осіб — від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за повторне протягом року порушення — від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів. (Законодавство України)

Якщо ж під час перевірки виявлено порушення Закону про РРО, зокрема проведення розрахункових операцій без РРО/ПРРО або без видачі чека, застосовуються фінансові санкції за ст. 17 цього Закону: за перше порушення — 100% вартості проданих із порушенням товарів, робіт або послуг, за кожне наступне — 150%. (Законодавство України)

Бухгалтерський і податковий облік результатів

Результати інвентаризації каси мають бути оформлені первинними документами і відображені в обліку в тому періоді, коли інвентаризацію завершено. Це базова вимога і для бухгалтерського, і для податкового обліку: дані звітності повинні підтверджуватися документами. (Законодавство України)

Податкові наслідки виникають не від самого факту складання акта, а від тієї господарської операції, якою оформлюється результат: оприбуткування надлишку, відшкодування нестачі, списання втрат тощо. Тому акт інвентаризації не можна залишати лише “для внутрішнього користування” — його результати треба провести через облік і належно документально підтвердити. (Законодавство України)

Найчастіші помилки бізнесу

Найпоширеніші проблеми під час інвентаризації каси такі:

Практичний чеклист для підприємця

Щоб інвентаризація каси була юридично коректною і корисною для бізнесу, дійте так:

Як провести покупюрну перевірку та звірити гроші в касі в програмі Торгсофт?

У програмі Торгсофт передбачено спеціальний функціонал для проведення інвентаризації каси. Цей процес реалізований через механізм "Покупюрна перевірка каси", який дозволяє точно перерахувати готівку, звірити її з обліковими даними та зафіксувати розбіжності. Крім того, програма дозволяє чітко контролювати фіскальні залишки через інтеграцію з ПРРО/РРО, що усуває ризики штрафів, про які ви згадали.

Ось детальний алгоритм, як правильно налаштувати та провести інвентаризацію каси в Торгсофт:

Етап 1: налаштування програми (Підготовка)

Щоб інвентаризація каси була точною та прозорою, програму потрібно попередньо налаштувати:

Етап 2: проведення інвентаризації (Покупюрна перевірка)

Саму перевірку найзручніше робити в кінці робочої зміни або під час раптової ревізії:

Етап 3: відображення результатів та врегулювання розбіжностей

Власник або адміністратор може переглянути історію всіх інвентаризацій готівки у меню Оплата - Підсумки каси у таблиці "Покупюрна перевірка" та "Перелік покупюрної перевірки". Там зберігається час перевірки, сума, деталізація по купюрах та ПІБ співробітника, який її проводив.

Що робити, якщо виявлено надлишок або нестачу?
Обліковий та фактичний залишок необхідно вирівняти фінансовими документами:

Етап 4: безпека під час перевірок та робота з ПРРО

Оскільки ви згадали Законодавство щодо роботи з готівкою та ПРРО, дуже важливо, щоб сума в грошовій скриньці відповідала не лише управлінській програмі Торгсофт, а й фіскальним даним, переданим у ДПС.

Таким чином, комбінація покупюрної перевірки в Торгсофт та чіткого використання службових внесень/вилучень через ПРРО повністю страхує ваш бізнес від касових розривів та претензій з боку контролюючих органів.

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва