Готівкові розрахунки ФОП: обмеження, документи та штрафи

В Україні фізична особа — підприємець (ФОП) може розраховуватися готівкою з іншим підприємцем або підприємством у межах 10 000 грн включно за день з одним контрагентом, а зі звичайною фізичною особою — у межах 50 000 грн включно за день з однією особою. Перед прийманням або видачею грошей визначте, у якому статусі діє друга сторона, підсумуйте вже проведені з нею готівкові розрахунки та перевірте, чи є підстава для винятку.

Якщо платіж перевищує дозволену суму, погодьте переказ між рахунками або внесення коштів до каси надавача платіжних послуг для подальшого переказу на рахунок отримувача. Окремо перевірте обов’язок видати фіскальний чек: дотримання готівкового обмеження та проведення операції через реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — самостійні вимоги.

Яку готівкову межу застосувати до платежу

Основні правила встановлюють пункти 6–8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Національного банку України (НБУ) від 29.12.2017 № 148. Вони стосуються розрахунків у гривні та поширюються як на оплату товарів, робіт і послуг, так і на інші готівкові платежі, якщо для них немає спеціального винятку.

Підстава: пункти 3, 6 і 7 Положення № 148. Загального обмеження 50 000 грн для всіх без винятку розрахунків між звичайними фізичними особами ці норми не встановлюють: відповідний підпункт стосується саме договорів купівлі-продажу, що підлягають нотаріальному посвідченню.

Для вибору межі важливий статус сторони в конкретній операції. Якщо покупець закуповує товар як ФОП, застосовується підприємницька межа 10 000 грн. Якщо людина купує товар для особистих потреб як споживач, застосовується межа 50 000 грн. Практично доцільно з’ясувати це до оформлення рахунку та оплати, щоб документи відповідали реальній операції.

Кількість контрагентів протягом дня не обмежена. ФОП може окремо розрахуватися з кількома постачальниками в межах 10 000 грн з кожним. Загальний денний обсяг готівки в магазині через це може перевищувати 10 000 або 50 000 грн.

Як рахувати денну суму: чеки, аванси та повернення

Пункт 6 Положення № 148 прямо охоплює один або кілька платіжних документів. Тому новий рахунок, інша накладна, другий касир або окрема покупка не створюють нового денного ліміту для тієї самої пари учасників. Для контролю підсумовуйте всі фактичні готівкові розрахунки між ними за день, які підпадають під обмеження.

Якщо гроші протягом дня рухаються в обох напрямках, не визначайте допустиму суму як різницю між надходженнями та виплатами. Приймання оплати та повернення грошей є окремими фактичними операціями; Положення № 148 не встановлює правила, за яким повернення відновлює використану частину готівкової межі. Для практичного контролю враховуйте обидва напрямки без взаємного віднімання. У роз’ясненні Державної податкової служби України підтверджено: якщо суб’єкт господарювання протягом одного дня приймає готівку від фізичної особи та видає готівку тій самій особі, загальна сума цих розрахунків не повинна перевищувати 50 000 грн.

Приклади перевірки перед платежем

• Умовний приклад із постачальником. ФОП сплатив іншому ФОП 6 500 грн готівкою, а згодом має доплатити 4 000 грн. Разом це 10 500 грн. Залишок доступної готівкової суми на цей день становить 3 500 грн: 10 000 − 6 500. Решту 500 грн можна переказати з рахунку на рахунок, належно відобразивши обидві частини оплати.
• Умовний приклад із покупцем. Споживач сплатив магазину 32 000 грн готівкою та хоче того самого дня придбати ще товар на 19 000 грн. Загальна сума становила б 51 000 грн. За відсутності інших готівкових розрахунків цього дня магазин може прийняти ще 18 000 грн готівкою, а 1 000 грн — безготівково.
• Умовний приклад із різними контрагентами. ФОП сплачує трьом різним постачальникам по 10 000 грн готівкою. Загалом виходить 30 000 грн, але межу для кожної пари контрагентів дотримано, якщо інших відповідних платежів між ними цього дня не було.
• Умовний приклад із поверненням. Покупець сплатив 40 000 грн готівкою та того самого дня повертає весь товар. Якщо магазин також видасть 40 000 грн готівкою, сукупний рух між цими сторонами становитиме 80 000 грн. Щоб провести повне повернення цього дня без перевищення готівкової межі, погодьте належно оформлене безготівкове повернення та видайте відповідний розрахунковий документ.

Обмеження за пунктами 6 і 7 не означають загальної заборони оплачувати одну покупку частинами в різні дні. Якщо договір передбачає реальні внески, кожен платіж фактично відбувається у свою дату, а денна сума з цим контрагентом не перевищує відповідну межу, сама наявність кількох внесків не порушує денного обмеження. Наприклад, умовну закупівлю між двома ФОП на 28 000 грн можна оплатити трьома фактичними внесками в різні дні: 10 000 + 10 000 + 8 000 грн.

Погоджуйте графік оплати з контрагентом і зазначайте його в документах. Якщо всю готівку передали сьогодні, оформлення кількох квитанцій із майбутніми датами не змінює фактичної дати розрахунку. Для нотаріально посвідчуваної купівлі-продажу між фізичними особами керуйтеся окремою нормою підпункту 2 пункту 7, а не наведеним прикладом підприємницьких щоденних платежів.

Як оплатити суму понад готівкове обмеження

Пункти 6 і 7 Положення № 148 передбачають два основні способи: переказ коштів із рахунку на рахунок або внесення коштів до каси надавача платіжних послуг для подальшого переказу на рахунок отримувача. Це може бути банк або належний небанківський надавач, який має право виконувати відповідну платіжну операцію.

1. Отримайте від контрагента реквізити рахунку та документ із підставою платежу: договір, рахунок або інший відповідний документ.
2. Погодьте спосіб оплати до передавання грошей. За змішаної оплати окремо визначте готівкову та безготівкову частини.
3. Для внесення через касу повідомте надавачу правильні дані платника й отримувача, реквізити рахунку та призначення платежу. Виконайте вимоги надавача щодо ідентифікації та підтвердних документів.
4. Збережіть квитанцію або підтвердження переказу, а отримання коштів звірте з випискою за рахунком.

Внесення готівки для переказу має різну класифікацію для сторін. За пунктом 10 Положення № 148, якщо платник без відкриття рахунку вносить готівку до каси надавача для переказу на рахунок іншої особи, для платника це готівковий розрахунок, а для отримувача — безготівковий. Водночас пункти 6 і 7 прямо дозволяють зазначений спосіб проведення платежів понад граничні суми. Тому підставою є саме належно оформлений переказ через касу на рахунок отримувача, передбачений цими пунктами.

Якщо продавець спочатку прийняв усю суму банкнотами у себе, а потім сам здав виручку на власний рахунок, це не перетворює попередній розрахунок із покупцем на безготівковий. Аналогічно будь-який термінал або сторонній посередник не стає автоматично дозволеним способом оплати понад межу: потрібно встановити, хто надає платіжну послугу та куди зараховуються кошти.

Карткова оплата та зняття готівки: що перевіряти окремо

Оплата особистою платіжною карткою через банківський термінал не є передаванням банкнот або монет. Готівкові межі 10 000 і 50 000 грн до такої карткової оплати не застосовуються. При цьому розрахункова операція з карткою може потребувати фіскального чека за Законом України від 06.07.1995 № 265/95-ВР.

Якщо власник картки спочатку зняв гроші, а потім передав їх продавцю готівкою, застосовується відповідна готівкова межа. Пункт 6 Положення № 148 окремо поширює обмеження на оплату товарів для виробничих або господарських потреб готівкою, отриманою за допомогою платіжного інструменту. Тому працівник, який купує товар від імені підприємця, має враховувати статус учасників закупівлі.

Обмеження на зняття грошей із рахунку та гранична сума розрахунку з продавцем регулюють різні операції. Перед великою виплатою уточніть у банку доступну суму видачі, необхідність замовити готівку та перелік документів. Пункт 6 також зобов’язує суб’єкта господарювання на запит надавача платіжних послуг надати підтвердні документи, якщо він знімає кошти для готівкових розрахунків із фізичними особами.

Усі винятки з готівкових обмежень

Пункт 8 Положення № 148 містить п’ять винятків із меж, установлених пунктами 6 і 7. Перед застосуванням винятку перевірте зміст операції та збережіть документи, що його підтверджують.

• Розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами. Наприклад, відповідний платіж до бюджету. Купівля товару в державного підприємства сама собою не є розрахунком із бюджетом.
• Добровільні пожертвування та благодійна допомога. Документи мають підтверджувати саме таку підставу передавання коштів. Звичайна оплата товару або позика не стає благодійністю через зміну назви платежу.
• Використання готівки, виданої на відрядження. Підтверджуйте відрядження та відповідні витрати, зокрема проїзд і проживання. Закупівля товару для магазину під час поїздки не стає витратою на відрядження лише тому, що її здійснив відряджений працівник: господарську закупівлю перевіряйте за загальними межами.
• Виплати, пов’язані з оплатою праці. Це поняття визначене підпунктом 1 пункту 3 Положення № 148 через Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом від 13.01.2004 № 5. Перед застосуванням винятку перевірте належність конкретної виплати до цієї категорії. Винагороду за цивільно-правовим договором не слід автоматично прирівнювати до зарплати.
• Використання коштів спеціальних фондів визначених органів. Йдеться виключно про фонди, створені на виконання частини третьої статті 24 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України», частини другої статті 32 Закону України «Про Бюро економічної безпеки України» та частини четвертої статті 17 Закону України «Про Державне бюро розслідувань». Звичайний резерв коштів підприємця під цей виняток не підпадає.

Ці винятки знімають відповідне обмеження суми готівкового розрахунку. Вони не скасовують вимог до підтвердних документів, податкового обліку або оформлення конкретної виплати.

Позика, фінансова допомога та поповнення власного рахунку

Визначення готівкових розрахунків у пункті 3 Положення № 148 охоплює також операції, безпосередньо не пов’язані з продажем. Тому надання або повернення позики, поворотної фінансової допомоги, внесення коштів засновником не мають автоматичного звільнення від меж. Для платежу між суб’єктами господарювання перевіряйте межу 10 000 грн, а між бізнесом і фізичною особою — 50 000 грн та наявність конкретного винятку.

Внесення ФОП власної готівки на свій підприємницький рахунок слід відрізняти від виконання зобов’язання перед іншою особою. Саме поповнення свого рахунку не є оплатою іншому контрагенту за пунктами 6 і 7. Збережіть документ про внесення та підтвердження походження коштів; податкову природу суми визначайте за реальною підставою її надходження. Якщо спочатку гроші передав інший учасник операції, подальше зарахування їх на власний рахунок не усуває потреби оцінити попередній розрахунок.

Які документи потрібні ФОП для роботи з готівкою

ФОП не веде касову книгу — це прямо передбачає пункт 39 Положення № 148. За пунктом 14 йому також не встановлюють ліміт залишку готівки в касі та строки здавання готівкової виручки. Отже, денна межа розрахунків із контрагентом не обмежує загальний залишок грошей у підприємця.

Водночас ФОП повинен належно обліковувати доходи та оформлювати розрахункові операції. Пункт 11 Положення № 148 містить загальне правило оприбуткування фактично отриманої готівки в повній сумі в день одержання та окремо визначає облік доходів підприємців відповідно до Податкового кодексу України.

За пунктом 296.1 статті 296 Податкового кодексу України, ФОП — платники єдиного податку першої та другої груп, а також третьої групи без реєстрації платником податку на додану вартість (ПДВ), ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Для третьої групи з ПДВ передбачена типова форма обліку доходів і витрат. Помісячний податковий облік не переносить строк видачі обов’язкового фіскального чека та не змінює фактичної дати отримання оплати.

ФОП на загальній системі оподаткування веде облік доходів і витрат за пунктом 177.10 статті 177 Податкового кодексу України та типовою формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261. Підприємець вносить записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримав дохід або поніс витрати. Тому на загальній системі потрібно дотримуватися цього щоденного порядку, а також мати документи, що підтверджують походження товару.

Практично доцільно зберігати разом документи про підставу платежу та його виконання: договір або рахунок, накладну чи акт, чек або квитанцію, підтвердження переказу. Для повернення додайте документи, які пов’язують виплату з початковою покупкою.

Якщо ФОП платить юридичній особі через її касу, підприємство оформлює приймання коштів за своїми правилами. Квитанція до прибуткового касового ордера підтверджує приймання готівки підприємством, але не замінює фіскального чека, коли закон вимагає провести продаж через РРО або ПРРО. Підстави: пункти 23–25 Положення № 148 та стаття 3 Закону № 265/95-ВР.

Коли потрібен РРО або ПРРО

За загальним правилом статей 2 і 3 Закону № 265/95-ВР, продавець проводить розрахункові операції при продажу товарів і наданні послуг через належно зареєстрований РРО або ПРРО та надає покупцю розрахунковий документ на повну суму проведеної операції. Це стосується як готівки, так і карткових розрахунків. За наявності розрахункових операцій продавець також щодня створює фіскальний звітний чек.

Перевіряйте право працювати без реєстратора за конкретною нормою:

• Перша група єдиного податку. Звільнення передбачає пункт 296.10 статті 296 Податкового кодексу України у зв’язку з пунктом 6 статті 9 Закону № 265/95-ВР. Сам статус платника єдиного податку другої або третьої групи такого загального звільнення не дає.
• Спеціальні випадки статті 9. Стаття містить окремі звільнення з умовами щодо діяльності, товарів та способу розрахунків. Зокрема, пункт 14 стосується послуг, оплата яких здійснюється виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Застосовувати цю норму до будь-якого продажу товарів не можна.
• Розрахункові книжки замість реєстратора. Стаття 10 передбачає окремі форми та умови діяльності, за яких дозволені розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій. Потрібно виконувати умови відповідного урядового переліку та враховувати граничний річний обсяг операцій.

Переказ між рахунками за банківськими реквізитами та оплата карткою через еквайринг потребують окремої оцінки. Саме зарахування коштів на рахунок продавця ще не означає, що кожну таку оплату обов’язково проводять через РРО, або що вона завжди звільнена від нього. Встановіть фактичний спосіб платежу та перевірте його за визначенням розрахункової операції і відповідними винятками.

Під час відсутності зв’язку ПРРО з фіскальним сервером пункт 13 розділу II «Прикінцеві положення» Закону № 265/95-ВР дозволяє на період воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили перевищувати звичайні строки офлайн-роботи — 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця. Для цього потрібен заздалегідь отриманий від фіскального сервера діапазон номерів. У розрахункових документах потрібно зазначати, що операції проведено офлайн. За статтею 5 та пунктом 16 статті 3 цього Закону, протягом години після відновлення зв’язку продавець має передати на фіскальний сервер копії створених офлайн розрахункових документів і повідомлення про час та дату початку й завершення таких розрахунків.

Документи потрібно передати до передавання фіскального звіту та фіскального звітного чека за відповідний день і зберігати в ПРРО до отримання підтвердження їх доставки. Ці правила не змінюють готівкових меж 10 000 і 50 000 грн.

Як організувати щоденний контроль у магазині

Наведений порядок є практичною рекомендацією для контролю платежів. Він допомагає врахувати операції кількох касирів і не пропустити перевищення перед черговою оплатою.

1. Визначте учасника операції. З’ясуйте, чи покупець діє як споживач, ФОП або представник юридичної особи. Для підприємницької закупівлі використовуйте реквізити фактичного контрагента.
2. Перевірте всі його платежі за день. Врахуйте попередні аванси, доплати, інші договори та повернення в усіх торгових точках того самого продавця. Зміна каси або працівника не змінює сторони розрахунку.
3. Окремо перевірте виняток. Якщо платіж належить до пункту 8 Положення № 148, додайте документи, що підтверджують його підставу.
4. Погодьте допустимий спосіб оплати. До передавання грошей визначте готівкову частину, безготівкову частину або реальний графік внесків у різні дні.
5. Зафіксуйте фактичну операцію. Збережіть дату, суму, напрямок руху коштів, спосіб оплати, контрагента та номер підтвердного документа. Видайте фіскальний чек, якщо він обов’язковий.
6. Наприкінці дня звірте дані. Порівняйте готівку, розрахункові документи та підтверджені надходження на рахунок. З’ясуйте розбіжності до наступного розрахунку з цим контрагентом.

Для контролю можна вести просту таблицю з цими полями. Не запроваджуйте обов’язкове копіювання паспорта кожного роздрібного покупця лише заради такого обліку. Для конкретних операцій дотримуйтеся встановлених правил ідентифікації: наприклад, пункт 27 Положення № 148 визначає перевірку документа, запис його реквізитів і підпис одержувача при видачі готівки підприємством за видатковим касовим ордером або відомістю.

Облік готівкових платежів і повернень у Торгсофт

У Торгсофт режим «Фінансовий документ» дає змогу переглядати готівкові операції та відбирати їх за періодом, контрагентом, касою, торговою точкою, підприємством і видом документа. Для щоденного контролю оберіть потрібну дату й контрагента, перевірте надходження та виплати в усіх відповідних касах і підсумуйте операції, на які поширюється межа. Така перевірка потребує повного внесення платежів і правильного зазначення сторін; сам управлінський запис не засвідчує дотримання закону.

Якщо на робочому місці використовується та налаштований фіскальний реєстратор, перемикач «Провести операцію через фіскальний реєстратор» у фінансовому документі проводить внесення або вилучення готівки й друкує відповідний чек. Ця службова операція має інше призначення, ніж фіскальний чек продажу або повернення. Тому перед оформленням визначте, що саме відбулося: оплата покупцем, повернення коштів, внесення розмінної готівки чи її вилучення.

Для використання ПРРО в Торгсофт потрібно активувати додаткову функцію «Програмний РРО» на відповідну кількість робочих місць, налаштувати ключ касира та вибрати господарську одиницю. Офіційна інструкція з додавання ПРРО також передбачає налаштування засобів оплати для продажів і повернень. Перед роботою перевірте їх відповідність фактичному способу оплати та вимкнення тестового режиму: тестові чеки не є фіскальними навіть за наявності номера.

Які штрафи передбачені та що робити після помилки

За статтею 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення порушення порядку готівкових розрахунків за товари або послуги, зокрема перевищення граничних сум, тягне штраф для ФОП або посадової особи юридичної особи:

• від 1 700 до 3 400 грн — за частиною першою статті;
• від 8 500 до 17 000 грн — якщо таку саму дію вчинила особа, яку протягом року вже було піддано адміністративному стягненню за таке саме порушення.

Для підвищеного штрафу потрібна саме зазначена умова повторності. Стаття називає ФОП і посадових осіб юридичних осіб, тому твердження про автоматичний штраф кожному звичайному покупцю за цією статтею є неправильним. Якщо в порушенні беруть участь два суб’єкти господарювання, дії відповідальних осіб кожного з них оцінюють окремо.

За непроведення обов’язкової розрахункової операції через РРО або ПРРО, проведення її на неповну суму чи невидачу належного розрахункового документа пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає іншу відповідальність: 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне.

Пункт 14 розділу II «Прикінцеві положення» цього Закону встановлює спеціальне звільнення від відповідальності за порушення при продажу товарів і наданні послуг, учинені починаючи з 1 жовтня 2023 року на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій. Воно діє до відповідної дати завершення окупації, бойових дій або припинення їх можливості включно за офіційним переліком і не охоплює порушень порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Перед застосуванням звільнення перевіряйте територію, дату операції та вид товару. Ця норма не скасовує готівкових обмежень Положення № 148.

Якщо перевищення вже сталося, зафіксуйте фактичні суми, дати, учасників і документи та передайте їх бухгалтеру для оцінки наслідків. Повернення отриманої готівки не анулює автоматично попереднє порушення, а сама виплата також потребує перевірки межі й належного оформлення. Подальше внесення виручки на рахунок не змінює способу вже проведеного розрахунку.

Офіційні норми для перевірки конкретної операції

• Постанова НБУ від 29.12.2017 № 148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» та затверджене нею Положення: пункт 3 — визначення; пункти 6–7 — граничні суми та способи платежів понад них; пункт 8 — винятки; пункт 10 — класифікація внесення готівки для переказу; пункт 11 — облік надходжень; пункт 14 — відсутність ліміту каси для ФОП; пункти 23–29 — документи; пункт 39 — відсутність касової книги у ФОП.
• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: статті 2–3 — розрахункові операції та обов’язки продавця; статті 9–10 — випадки роботи без реєстраторів; пункт 1 статті 17 — санкції; пункти 13–14 розділу II «Прикінцеві положення» — особливості офлайн-роботи та територіальне звільнення від відповідальності.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункт 177.10 — облік доходів і витрат підприємців на загальній системі та документи щодо походження товару; пункт 296.1 — облік доходів підприємців на єдиному податку; пункт 296.10 — незастосування РРО та ПРРО першою групою; пункт 5 підрозділу 1 розділу XX — неоподатковуваний мінімум доходів громадян у розмірі 17 грн для розрахунку штрафів. За статтею 163-15 штраф становить 100–200 таких мінімумів, тобто 1 700–3 400 грн, а за передбаченої нею повторності — 500–1 000 мінімумів, тобто 8 500–17 000 грн.
• Наказ Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення»: типова форма обліку доходів і витрат; пункт 1 розділу I затвердженого Порядку — записи на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід або понесено витрати.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X, стаття 163-15: склад порушення, коло відповідальних осіб і умова підвищеного штрафу.