Національний кешбек у магазині: як підготувати касу, ПРРО та фіскальні чеки

Щоб покупка могла враховуватися в програмі «Національний кешбек», магазин має бути учасником програми, продавати зареєстрований у ній товар і правильно оформлювати карткову оплату та фіскальний чек. Власнику потрібно перевірити відомості про торгову точку, реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), банківський термінал і штрихкоди товарів. Покупець також повинен виконати умови участі та розрахуватися карткою з рахунка, операції за яким він дозволив аналізувати для програми.

Практичну перевірку варто завершити реальною покупкою: зіставити товар і його штрихкод із переліком програми, провести оплату, видати фіскальний чек і перевірити його в Державній податковій службі України (ДПС). Окремо підготуйте порядок повернення товарів і приймання вже накопиченого кешбеку: для витрачання цих коштів діють власні обмеження щодо асортименту та оплати.

Перевірте участь продавця, торгової точки та каси

Для магазинів, які працюють в Україні, умови участі визначає постанова Кабінету Міністрів України від 29 квітня 2026 року № 559. Експериментальний проєкт діє з 1 травня 2026 року протягом воєнного стану в Україні, але не пізніше 30 квітня 2028 року. При цьому пункт 17 затвердженого нею Порядку передбачає припинення нарахування кешбеку з 1 березня 2028 року.

За пунктом 11 Порядку продавець має бути зареєстрованим в Україні суб’єктом підприємницької діяльності, відповідати встановленим вимогам до учасників, передавати інформацію про розрахункові операції та відображати цифрове значення штрихкоду українського товару у фіскальному чеку. Продавці на спрощеній системі оподаткування не можуть брати участь у програмі. Наявність касового обладнання сама по собі не дає права приєднатися.

Продавцям, які вже приєдналися за попереднім порядком, пункт 3 Порядку № 559 передбачає автоматичне включення до переліку продавців. Однак власнику все одно варто звірити фактичні відомості про каси й торгові точки, особливо після переїзду магазину або заміни обладнання.

1. Перевірте включення продавця до переліку програми. Для нового приєднання підприємець або керівник юридичної особи подає заяву через Портал Дія та підписує її електронним підписом відповідно до пункту 12 Порядку.
2. Звірте адреси продажу. У заяві зазначають зареєстровані фактичні адреси провадження діяльності. Адреса магазину має узгоджуватися з його реєстраційними та касовими даними.
3. Звірте кожну касу з терміналом. Порядок передбачає зазначення комбінацій фіскального номера РРО або ПРРО та MerchantID і TerminalID — ідентифікаторів торгівця й банківського термінала. Дані термінала за потреби уточніть у банку, який обслуговує приймання карткових платежів.
4. Подайте зміни через Дію, якщо відомості змінилися. Такий обов’язок установлює пункт 14 Порядку. Практично цю перевірку доцільно включити до процедури відкриття нової каси або заміни термінала.

За пунктом 20 Порядку ДПС передає для програми чеки, створені починаючи з дня, що настає за датою включення продавця до переліку, і не пізніше дати його виключення. Тому покупку в день нового приєднання не слід представляти покупцеві як таку, що обов’язково буде врахована.

Зіставте товар, зареєстрований штрихкод і касову картку

Програма враховує товари, які відповідають визначенню українського товару в підпункті 15 пункту 4 Порядку та включені до відповідного переліку. Значення мають участь виробника, виробництво на території України й реєстрація конкретного товару. Початок штрихкоду 482 сам по собі не підтверджує право на кешбек. Порядок також допускає інші визначені ним коди за відповідних умов, тому відбирати асортимент лише за першими трьома цифрами неправильно.

Для перевірки конкретного товару можна скористатися скануванням штрихкоду в застосунку Дія: пункт 23 Порядку передбачає відображення інформації про включення товару до переліку. Якщо товар не знайдено, зверніться до постачальника або виробника для перевірки його реєстрації, перш ніж позначати його на полиці як учасника програми.

Рекомендований порядок підготовки товарної бази:

• Візьміть фактичну одиницю товару з полиці та зчитайте її 13-значний європейський номер товару — штрихкод EAN-13.
• Зіставте всі цифри з кодом у переліку програми та з кодом, який потрапляє до фіскального чека. Внутрішній обліковий номер або довільно створений магазином штрихкод не замінює зареєстрованого коду товару.
• Перевірте назву, фасування, кількість і ціну. Особливо уважно перевіряйте товари зі схожими назвами, різною масою або кількома штрихкодами в одній картці.
• Після зміни упаковки чи штрихкоду повторіть перевірку. Реєстрацію одного коду не варто автоматично поширювати на інший.
• Перевірте продаж зі знижкою: у чеку мають бути правильні кількість, фактична вартість і загальна сума розрахунку.

Підакцизні товари загалом виключені з визначення товару українського виробництва для програми. Підпункт 15 пункту 4 містить виняток для визначених алкогольних напоїв, вироблених без додавання спирту: виноградних і плодово-ягідних вин та медових напоїв. Цей виняток не скасовує інших умов участі. Тимчасове нарахування кешбеку на пальне завершилося 31 травня 2026 року.

Підготуйте фіскальний чек і реквізити карткової оплати

Основні вимоги до проведення операції та видачі чека встановлюють пункти 1, 2 і 7 статті 3 Закону України № 265/95-ВР. Продавець проводить розрахунок на повну суму через належно зареєстрований реєстратор, видає покупцеві розрахунковий документ у паперовій та/або електронній формі й забезпечує передавання передбачених законом даних до ДПС.

Форму та зміст чека визначає Положення, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 21 січня 2016 року № 13. Для підготовки каси до програми перевірте такі групи реквізитів, не обмежуючись ними під час загальної перевірки чека.

З’єднаний термінал фактично обмінюється з касою командами, повідомленнями або даними через проводовий чи безпроводовий зв’язок. Поєднаний термінал працює з реєстратором в одному корпусі чи застосунку й також фактично обмінюється з ним командами, повідомленнями або даними. Ці визначення містить пункт 2 розділу I Положення. Вимогу щодо рядків 12–17 потрібно застосовувати з урахуванням такої взаємодії обладнання. Вона не встановлює для кожного продавця універсального обов’язку придбати конкретну платну інтеграцію.

Для внутрішньої перевірки зіставляйте термінальний документ із фіскальним чеком: сума, вид операції та доступні ідентифікатори мають відповідати фактичній оплаті. Документ термінала підтверджує платіж, а покупцеві необхідно також надати належний фіскальний чек.

Розділіть нарахування кешбеку та оплату накопиченими коштами

Коли покупець оплачує покупку для нарахування кешбеку

За пунктами 4 і 15 Порядку покупець має бути громадянином України віком від 18 років, приєднатися до програми через уповноважений банк, визначити рахунки для аналізу операцій і надати необхідні дозволи та згоди. Для отримання виплати він відкриває спеціальний рахунок і вибирає його в застосунку Дія. Товари мають бути придбані для потреб, безпосередньо не пов’язаних із підприємницькою діяльністю або виконанням обов’язків найманого працівника.

На касі покупець розраховується платіжною карткою з рахунка, підключеного до програми. Сам факт безготівкової оплати не підтверджує виконання всіх умов: звичайний переказ на рахунок продавця або картка з непідключеного рахунка не дають підстав обіцяти нарахування.

За пунктом 17 Порядку ставки становлять 5% або 15% залежно від категорії товару. Категорії та їх оновлення затверджує Міністерство економіки, довкілля та сільського господарства України; зміни нарахувань застосовують із першого числа наступного місяця після опублікування оновленого переліку. Для цінників і пояснень покупцям використовуйте ставку відповідної категорії, а не єдину ставку для всього асортименту.

Коли покупець витрачає вже зарахований кешбек

Із 1 серпня 2026 року пункт 16 Порядку дозволяє оплачувати зі спеціального рахунка визначені українські товари: продукти харчування, лікарські засоби, медичні вироби та книжки українського видавництва. Застосовуються також умови додатка щодо категорій діяльності продавця — Merchant Category Code (MCC). Продавець зобов’язаний перевіряти наявність оплачуваних товарів у переліку українських товарів відповідно до пункту 23.

Участь товару в нарахуванні кешбеку не означає, що його дозволено оплатити накопиченим кешбеком. Для витрачання коштів потрібно одночасно враховувати дозволений асортимент і банківські обмеження. Самого відповідного коду категорії діяльності магазину недостатньо, щоб приймати таку оплату за будь-який товар. За пунктом 16 Порядку банк проводить такі платежі на території України за поєднанням дозволеного коду категорії діяльності продавця та коду країни банку-еквайра «Україна». Якщо встановлено використання коштів не за дозволеним напрямом, уповноважений банк або продавець протягом п’яти операційних днів із дати встановлення порушення відшкодовує відповідну суму Міністерству економіки, довкілля та сільського господарства України через розрахунковий банк із зазначенням причин повернення.

Практично доцільно відокремлювати дозволені для цієї оплати товари від решти кошика до проведення платежу. Це допоможе касиру правильно визначити суму списання зі спеціального рахунка. Підакцизні товари оплачувати такими коштами заборонено, зняття готівки зі спеціального рахунка також заборонене. Строк використання коштів обмежений останнім числом місяця припинення або скасування воєнного стану, але не пізніше 30 квітня 2028 року.

Як налаштувати штрихкоди та карткову оплату в ПРРО Торгсофт

У настільному Торгсофт для Windows додаткову функцію «Програмний РРО» активують на потрібну кількість робочих місць. За офіційною довідкою з додавання ПРРО, у програмі вибирають зареєстровану господарську одиницю та відповідний реєстратор. Далі в меню «Налаштування» → «Параметри» → «Чек» установлюють фіскальний тип чека, обов’язковий друк для кожної реалізації та вибирають потрібний програмний реєстратор для робочого місця. Довідка з друку чеків передбачає перезапуск програми після налаштувань. У меню «Товарознавство» → «Вид товару» перевірте, що товари для фіскального продажу належать до гілки з установленою ознакою «Фіскальний»: офіційна довідка визначає це як умову проведення товару через фіскальний реєстратор. Для реальних продажів перевірте, що режим тестування вимкнений: сформовані в ньому чеки не є фіскальними.

У налаштуваннях реєстратора параметр «Відображати штрих-код товару» має варіант «Для всіх товарів». Його варто вибрати, щоб перевіряти цифрові коди в чеках. Водночас офіційна довідка прямо зазначає, що для ПРРО штрихкод уже передавався до податкової: цей параметр керує його відображенням у чеку. Перед перевіркою продажу звірте код у товарній картці з упаковкою та переліком програми; правильність переданого коду перевірте за фактичним фіскальним документом.

Для інформації про картковий платіж довідка передбачає налаштування «Передавати оплату банківським терміналом». За підключеної додаткової інтеграції термінал має повертати платіжні дані на касу, що за потреби налаштовує обслуговуючий банк. Без інтеграції підтримується ручне введення: увімкніть також «Запитувати параметри оплати банківським терміналом», проведіть платіж, виберіть безготівковий розрахунок і перенесіть фактичні параметри з документа термінала. Перевірте засіб оплати: довідка розрізняє «Картка» для операцій через термінал і «Переказ з поточного рахунку» для інших безготівкових операцій. Обирайте значення, яке відповідає проведеному платежу.

Проведіть контрольну покупку та перевірте чек у ДПС

Рекомендовано перевіряти кожну відмінну комбінацію каси й термінала, а також повторювати перевірку після зміни їх налаштувань. Для цього використовуйте справжню покупку з фактичною оплатою.

1. Виберіть зареєстрований товар. Зіставте штрихкод на упаковці, у переліку програми та в товарній базі.
2. Перевірте ціну й кількість. Якщо магазин застосовує знижки, включіть до перевірки відповідну покупку.
3. Проведіть карткову оплату та фіскалізуйте продаж. Звірте суму термінальної операції із сумою чека.
4. Видайте чек покупцеві. Паперовий друк або електронне надання мають забезпечити покупцеві доступ до належного розрахункового документа.
5. Відкрийте документ у ДПС. Скористайтеся QR-кодом чека або сервісом перевірки чеків. Зіставте продавця, адресу, номер реєстратора, дату, час, товари, штрихкоди, суми й оплату.
6. Збережіть результат внутрішньої перевірки. Запишіть номер чека, касу, термінал і виявлені розбіжності, щоб відповідальний працівник міг перевірити їх виправлення.

Якщо ПРРО створив чек у режимі офлайн, після відновлення зв’язку перевірте передавання документа до ДПС. До передавання зберігайте електронну контрольну стрічку відповідно до пункту 10 статті 3 Закону № 265/95-ВР. За пунктом 16 цієї статті протягом години після відновлення зв’язку потрібно повідомити ДПС засобами електронних комунікацій за встановленою формою про дату й час початку та завершення розрахунків без зв’язку. Перевірте виконання цього повідомлення вашим ПРРО. Паперовий примірник чека не підтверджує його надходження до ДПС.

Оформлюйте повернення з правильними товарами та даними продажу

Під час фактичного повернення товару й коштів продавець формує фіскальний касовий чек видачі коштів. Його реквізити визначає розділ III Положення № 13. Пункт 20 Порядку № 559 передбачає передавання до інформаційної системи програми також електронних копій чеків повернення, а пункт 21 — аналіз отриманих від ДПС і банків відомостей для розрахунку кешбеку.

Рекомендований порядок для касира:

1. Знайдіть первинний продаж і визначте, які саме товари, у якій кількості та за якою фактичною ціною повертає покупець.
2. Оформіть повернення на відповідні позиції. За часткового повернення перевірте, що документ охоплює лише повернений товар.
3. Збережіть правильний зв’язок із первинним продажем у касовій системі; якщо застосований порядок або програмне забезпечення передбачає зазначення фіскального номера первинного чека, внесіть саме цей номер.
4. Проведіть повернення коштів із правильним зазначенням форми виплати та платіжних даних, видайте покупцеві видатковий чек.
5. Перевірте надходження видаткового чека до ДПС і відповідність його суми фактичній виплаті.

Поясніть покупцеві, що дані про повернення надходять для обробки в межах програми, тому остаточний розрахунок кешбеку має враховувати фактичні покупки й повернення. Магазин не повинен самостійно обіцяти суму або дату такого коригування. Якщо покупку оплачували зі спеціального рахунка, пункт 16 Порядку допускає повернення оплати на цей рахунок за правилами платіжних систем.

Окремо перевіряйте електронні дані та друковану форму повернення. Відсутність номера первинного продажу на паперовому примірнику сама по собі не підтверджує, що всі вимоги до конкретної операції виконано: потрібно перевірити застосовний порядок, обов’язкові реквізити й передані дані.

Що перевіряти, якщо покупець не бачить кешбек

Продавець може підтвердити проведення покупки та передавання фіскального чека. Дату зарахування державного кешбеку він не визначає: пункти 17 і 21–22 Порядку передбачають обробку даних, формування переліку отримувачів і банківські перерахування. Тому касиру варто повідомляти покупцеві перевірені відомості про операцію та утримуватися від обіцянки конкретної дати виплати.

Офіційні джерела та документація Торгсофт

• Постанова Кабінету Міністрів України від 29.04.2026 № 559 «Про стимулювання розвитку виробництва українських товарів та послуг»: пункт 1 постанови; пункти 3–4, 11–17, 20–23 та додаток до затвердженого нею Порядку реалізації експериментального проєкту «Національний кешбек» щодо стимулювання розвитку виробництва українських товарів та послуг шляхом надання державної грошової компенсації покупцям товарів та послуг українського виробництва в рамках Всеукраїнської економічної платформи «Зроблено в Україні».
• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)»: пункти 2–3 розділу I, пункти 1–7 розділу II та розділ III Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів.
• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: стаття 2, пункти 1–2, 7, 10 і 16 статті 3.
• Офіційна довідка Торгсофт: «Додавання ПРРО в Торгсофт», «Налаштування друку чеків», «Інтеграція з фіскальним реєстратором».