Благодійна допомога від бізнесу: документи, облік і податки в Україні

Перед наданням благодійної допомоги визначте, хто виступає благодійником, кому й для чого він допомагає, що саме передає та яку систему оподаткування застосовує. Потім оформіть підставу передачі, підтвердьте фактичний платіж або прийняття майна чи послуг і розрахуйте податкові наслідки. Саме слово «благодійність» у призначенні платежу або акті не звільняє операцію від усіх податків.

Наведені правила стосуються бізнесу, який працює за законодавством України. Для власної допомоги компанії чи фізичної особи — підприємця (ФОП), збору пожертв покупців і ввезення гуманітарного вантажу потрібні різні документи. Практично зручно створювати окрему справу на кожну передачу: від перевірки отримувача до банківської виписки, підписаного акта та відповідної податкової звітності.

Визначте учасників, мету та форму допомоги

За статтями 1, 3–5 Закону України № 5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації» благодійником може бути дієздатна фізична особа або юридична особа приватного права. Отже, звичайна приватна компанія може допомагати без створення власного фонду. Допомога має бути добровільною, відповідати законним благодійним цілям і не передбачати прибутку, винагороди чи компенсації благодійнику від набувача. Підпункт 170.7.7 Податкового кодексу України забороняє надавати допомогу органам державної влади, органам місцевого самоврядування, створеним ними неприбутковим організаціям або третім особам за їхнім дорученням, якщо така допомога є умовою отримання дозволу, ліцензії, погодження, державної послуги чи іншого рішення на користь благодійника або прискорення відповідної процедури.

Набувачем допомоги може бути фізична особа, неприбуткова організація або територіальна громада. Для благодійних організацій закон додатково дозволяє надавати допомогу іншим юридичним особам для досягнення визначених законом цілей. Тому звичайній торговельній компанії перед передачею майна іншому комерційному підприємству потрібно окремо перевірити правову конструкцію операції.

1. Запишіть повне найменування благодійника. Якщо допомагає компанія, документи й платіж мають підтверджувати її операцію. Особистий переказ власника потребує окремого оформлення.
2. Визначте безпосереднього отримувача та кінцевих набувачів, якщо допомогу розподілятиме фонд чи інша організація.
3. Сформулюйте конкретну мету в межах статті 3 Закону № 5073-VI: наприклад, забезпечення продуктами людей у складних життєвих обставинах або сприяння обороноздатності.
4. Уточніть предмет: кошти, товари, роботи, послуги чи право користування майном. Для кожного предмета визначте спосіб підтвердження передачі.
5. До передачі повідомте бухгалтеру статус отримувача, суму або вартість допомоги, систему оподаткування благодійника та його реєстрацію платником податку на додану вартість (ПДВ).

Звичайна благодійна пожертва оформлюється за Законом № 5073-VI та цивільним законодавством. Гуманітарна допомога має спеціальний режим за Законом № 1192-XIV, який охоплює статус учасників, визнання допомоги, облік і контроль використання. Якщо магазин передає власні запаси українському фонду, назва «гуманітарна допомога» в накладній сама собою не створює цього режиму.

Перевірте отримувача на дату передачі

Для юридичної особи перевірте повне найменування, реєстраційний код, банківські реквізити та повноваження підписанта. Якщо податковий режим залежить від неприбутковості, збережіть підтвердження включення отримувача до Реєстру неприбуткових установ та організацій саме на дату перерахування коштів або передачі товарів, робіт чи послуг. Таку прив’язку прямо встановлюють підпункти 140.5.9, 166.3.2 та пункт 72 підрозділу 4 розділу XX Податкового кодексу України (ПКУ).

Практична рекомендація. Зберігайте реєстрове підтвердження разом із документами конкретної операції. Окремо зафіксуйте, чи є отримувач саме благодійною організацією: громадська організація з неприбутковим статусом і благодійний фонд можуть мати різне значення для податкового розрахунку.

Якщо товар забирає представник, перевірте документ, який дозволяє йому прийняти майно від імені отримувача. Пункт 2.4 Положення Міністерства фінансів України № 88 допускає підтвердження повноважень, зокрема договором, довіреністю або актом органу юридичної особи. Водій перевізника не завжди уповноважений підписати остаточний акт прийняття допомоги отримувачем.

Оформіть мету та домовленості без зайвих універсальних вимог

Стаття 6 Закону № 5073-VI визначає благодійну пожертву як безоплатну передачу коштів, майна або майнових прав для наперед обумовлених благодійних цілей. За статтею 729 Цивільного кодексу України договір пожертви вважається укладеним із моменту її прийняття. Тому підписана домовленість про майбутню передачу ще не підтверджує, що отримувач уже одержав допомогу.

Практична рекомендація. Для регулярної допомоги або передачі значної партії укладіть окремий письмовий договір. Зазначте сторони, предмет і кількість, мету, повну безоплатність, строки та місце передачі, уповноважених представників, порядок прийняття, звітування й повернення невикористаних коштів. Якщо фонд розподілятиме товари, погодьте форму звіту та перелік підтвердних документів. Закон дозволяє благодійнику контролювати цільове використання пожертви; зміну її мети потрібно оформлювати з урахуванням статті 6 Закону № 5073-VI та статті 730 Цивільного кодексу.

Лист-запит отримувача допомагає підтвердити потребу, а рішення керівника — дозволений обсяг допомоги та відповідальних працівників. Проте окремі лист-запит і наказ на кожну звичайну пожертву не встановлені як універсальна вимога для всіх випадків. Обов’язковість рішення певного органу управління потрібно перевіряти за його повноваженнями, установчими документами та правилами роботи підприємства. Для гуманітарної допомоги стаття 3 Закону № 1192-XIV прямо передбачає письмову пропозицію донора та письмову згоду отримувача.

Коли потрібна письмова форма або нотаріус

Стаття 719 Цивільного кодексу встановлює різні правила залежно від предмета дарування. Дарування нерухомості потребує письмового договору й нотаріального посвідчення; дарування майнового права та договір з обов’язком передати дарунок у майбутньому — письмової форми. Для рухомих речей особливої цінності також передбачена письмова форма, із застереженням щодо правомірності фактичної передачі за усною домовленістю.

Частина п’ята статті 719 стосується дарування валютних цінностей фізичними особами між собою понад 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для цієї норми один мінімум становить 17 грн, отже поріг дорівнює 850 грн. Водночас частина перша статті 6 Закону № 5073-VI прямо звільняє договір благодійної пожертви валютних цінностей від обов’язкового нотаріального посвідчення. Тому поширювати вимогу про нотаріуса на кожну грошову благодійну пожертву понад 850 грн неправильно.

За статтею 208 Цивільного кодексу України правочин між юридичними особами потрібно оформити письмово. Для правочину між компанією та фізичною особою письмова форма також обов’язкова, крім дозволених частиною першою статті 206 випадків повного виконання сторонами в момент його вчинення. Окремо застосовуйте спеціальні вимоги до форми договору залежно від предмета пожертви. За статтею 207 письмову домовленість можна зафіксувати в одному або кількох документах, зокрема електронних, із належними підписами сторін. Тому окремий договір у двох паперових примірниках не є універсальною вимогою, але обов’язкову письмову форму потрібно забезпечити незалежно від суми допомоги. Факт передачі підтвердьте платіжними або іншими первинними документами. Стаття 720 Цивільного кодексу окремо передбачає, що статутне обмеження дарування між підприємницькими товариствами не поширюється на право юридичної особи укладати договір пожертви.

Підтвердьте фактичну передачу коштів, товарів і послуг

За статтею 9 Закону № 996-XIV про бухгалтерський облік підставою для обліку операції є первинні документи. Вони повинні містити назву документа, дату складання, найменування підприємства, від імені якого його складено, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, підписи або інші дані для ідентифікації учасників операції. Посади та прізвища відповідальних осіб також є обов’язковими, крім первинних документів, вимоги до яких установлює Національний банк України.

Практична рекомендація для платежу. Використайте змістовне призначення, наприклад: «Благодійна пожертва на придбання продуктових наборів для набувачів за договором № …». Створена, але невиконана платіжна інструкція не підтверджує перерахування грошей.

Практична рекомендація для товарів. В акті наведіть конкретні назви, артикули за потреби, кількість, одиниці виміру, вартість одиниці та загальну вартість. Для обладнання додайте серійні номери й стан. Поясніть, яку оцінку наведено: облікову вартість благодійника чи іншу погоджену оцінку. Внутрішнє списання запасів і прийняття їх отримувачем підтверджують різні етапи операції, тому збережіть обидва документи.

Для послуг укажіть результат, який можна перевірити: виконаний ремонт із переліком робіт, перевезення визначеного вантажу за маршрутом або надані години конкретних послуг. Витрати компанії підтверджуйте документами на матеріали, оплату праці, послуги підрядників та відповідною калькуляцією. Рекламна ціна аналогічної послуги не замінює фактичних витрат благодійника.

Документи можна оформляти на папері або в електронній формі з дотриманням вимог до електронного документообігу. За пунктом 1.4 Положення Міністерства фінансів України № 88 первинні документи та регістри бухгалтерського обліку складають українською мовою. Якщо документ від іноземного донора чи постачальника складено іншою мовою і підприємство використовує його для бухгалтерського запису, забезпечте впорядкований автентичний переклад українською. Скан використовуйте для оперативного обміну, а оригінал або належно підписаний електронний документ зберігайте. Передбачене статтею 9 Закону № 996-XIV спрощення щодо відсутності окремих реквізитів замовника в документах на послуги не поширюється на договори пожертви, благодійної чи гуманітарної допомоги.

Фото передачі, лист подяки або звіт про соціальний захід можна додати до справи. Для обліку потрібні документи про конкретну фактичну операцію: хто, коли, кому та що передав.

Розділіть власну допомогу та збір пожертв покупців

Коли компанія перераховує власні кошти, вона є благодійником. Коли магазин збирає пожертви невизначеного кола покупців, застосовується стаття 7 Закону № 5073-VI про публічний збір. До встановлення скриньки визначте, від чийого імені та на чию користь відбуватиметься збір.

• Для збору від імені благодійної організації потрібна нотаріально посвідчена довіреність її керівника.
• Для збору від власного імені на користь благодійної організації потрібен договір про благодійну діяльність із цією організацією.
• Для збору від імені або на користь іншого бенефіціара потрібен договір із ним або його законним представником.

Довіреність або договір мають визначати цілі, місце і строк збору та порядок використання пожертв. Для збору від імені благодійної організації або від власного імені на її користь обов’язково визначте порядок загального доступу до фінансових звітів цієї організації. У договірних моделях також установіть відповідальність сторін. Для збору від імені або на користь інших бенефіціарів договір має визначати порядок цільового використання, обліку та звітності, а також відповідальність збирача перед бенефіціаром і благодійниками за порушення договору або порядку використання пожертв. Збір підакцизних товарів заборонений; для публічного збору на забезпечення військових формувань закон додатково відсилає до порядку Кабінету Міністрів України.

Практична рекомендація для скриньки. У договорі визначте її власника, відповідальних за встановлення й відкриття, спосіб підрахунку та передачі коштів. Кожне вилучення оформлюйте актом із номером скриньки, датою, сумою та підписами відповідальних осіб. До акта додавайте документ про прийняття грошей організацією або банківський документ про їх переказ. Якщо гроші належать благодійній організації чи іншому бенефіціару, не зберігайте їх у касі магазину: пункт 38 Положення Національного банку України № 148 забороняє підприємству зберігати там чужу готівку, навіть окремо від власних коштів. У договорі визначте, хто приймає зібрані кошти, оформлює їх надходження та передає отримувачу. Суму власної пожертви магазину обліковуйте окремо.

За пунктами 11, 25, 26 і 39 Положення Національного банку України № 148 підприємство оприбутковує готівку в день надходження в повній сумі, оформлює касові документи та веде касову книгу. Строки здавання грошей і ліміт каси залежать від установленого порядку. Для ФОП касова книга, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюються. Обмеження готівкових розрахунків у 10 000 і 50 000 грн не стосуються добровільних пожертвувань та благодійної допомоги — це виняток пункту 8 цього Положення.

Зібрані на користь інших осіб кошти не можна автоматично вважати власною пожертвою або власним підприємницьким доходом ФОП лише через їх проходження через нього. Водночас напис «збір» не забезпечує податкового звільнення. Документи мають підтверджувати правову модель, повноваження збирача та передачу всієї зібраної суми. Для фізичних осіб, внесених до Реєстру волонтерів, підпункт 165.1.54 ПКУ передбачає окремі умови звільнення фактично використаних на визначені цілі коштів і документально підтверджених пов’язаних витрат.

Як компанії врахувати допомогу в податку на прибуток

Спочатку бухгалтер відображає фактичну операцію за застосовними стандартами обліку. За пунктами 5–7 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» витрати визнають при зменшенні активів або збільшенні зобов’язань, якщо їх можна достовірно оцінити. Витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображають у періоді їх здійснення. Суму товарної допомоги підтверджують обліковими даними та документами передачі.

Після цього визначають податкові різниці. За підпунктом 134.1.1 ПКУ платник, чий бухгалтерський дохід без непрямих податків за останній річний звітний період не перевищує 40 млн грн, може вирішити не застосовувати різниці, крім установлених Кодексом винятків. Таке рішення можна прийняти не більше одного разу протягом безперервної сукупності років, у кожному з яких виконується цей критерій, і зазначити в декларації за перший рік цієї сукупності. У наступні роки рішення продовжує діяти; якщо дохід перевищить 40 млн грн, платник застосовує всі відповідні різниці вже за рік перевищення. Обмеження підпункту 140.5.9 не застосовується до платника, який відповідає критерію доходу та правомірно обрав незастосування відповідних податкових різниць. Якщо компанія застосовує відповідні різниці, бухгалтерські витрати потрібно перевірити за правилами нижче.

Звичайний ліміт 4% і тимчасовий ліміт 8%

Підпункт 140.5.9 ПКУ вимагає збільшити фінансовий результат на суму безоплатної допомоги неприбутковим організаціям понад 4% оподатковуваного прибутку попереднього звітного року. Отримувач повинен перебувати в Реєстрі неприбуткових установ та організацій на дату передачі. Це сукупний річний розрахунок відповідних передач, тому перевіряти кожну пожертву ізольовано недостатньо.

Пункт 72 підрозділу 4 розділу XX ПКУ діє за звітні періоди з 2025 року до кінця календарного року, в якому буде припинено або скасовано воєнний стан. Він дозволяє не проводити це коригування в межах 8% прибутку попереднього року, якщо з відповідної суми більше 4% такого прибутку передано саме благодійним організаціям, внесеним до Реєстру. Рівно 4% не виконує цю умову.

І звичайне правило, і пункт 72 виключають об’єднання страховиків, участь у якому є законною умовою діяльності страховика, та спортивні неприбуткові організації, до яких застосовується підпункт 140.5.14 ПКУ. Останній установлює окремий ліміт 8% для дитячо-юнацьких спортивних шкіл, центрів олімпійської підготовки, шкіл вищої спортивної майстерності, центрів фізичної культури і спорту осіб з інвалідністю та спортивних федерацій з олімпійських видів спорту за наявності реєстрового статусу на дату передачі.

Умовні приклади. Припустімо, оподатковуваний прибуток компанії за попередній рік становить 1 000 000 грн. Межа 4% дорівнює 40 000 грн, а 8% — 80 000 грн. Компанія застосовує податкові різниці, отримувачі мають потрібний статус, усі наведені передачі належать до загального благодійного розрахунку.

Якщо прибуток попереднього року дорівнює нулю або задекларовано збиток, позитивної суми ліміту для таких звичайних передач немає. Сам факт благодійної мети не дозволяє зберегти їх повністю в податкових витратах платника, який застосовує відповідні різниці. Якщо отримувач не має потрібного неприбуткового статусу, платник, який застосовує різниці, перевіряє підпункт 140.5.10 ПКУ. За ним фінансовий результат збільшують на всю суму безповоротної фінансової допомоги або вартість безоплатно наданих товарів, робіт чи послуг особам, які не є платниками податку на прибуток, крім фізичних осіб — платників податку на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Коригування також передбачене для допомоги пов’язаному платнику податку на прибуток, який задекларував податковий збиток за попередній рік, якщо благодійник урахував допомогу в бухгалтерських витратах, та для визначених цією нормою платників зі ставкою 0%. Отже, відсутність неприбуткового статусу сама собою не означає однакове коригування для всіх отримувачів.

Допомога для оборони та інші спеціальні передачі

Тимчасово, до припинення або скасування воєнного стану, підпункт 69.6 підрозділу 10 розділу XX ПКУ передбачає незастосування коригування за підпунктом 140.5.9 до визначених ним передач. Цей строк відрізняється від строку застосування ліміту 8%, який діє до кінця календарного року припинення або скасування воєнного стану. Норма охоплює кошти, спеціальні засоби індивідуального захисту, технічні засоби спостереження, лікарські засоби й медичні вироби, засоби гігієни, продукти харчування, речове забезпечення, інші товари, роботи та послуги за встановлених нею умов.

Серед визначених отримувачів — Збройні Сили України, Національна гвардія України, Служба безпеки України, Служба зовнішньої розвідки України, Державна прикордонна служба України, Міністерство внутрішніх справ України, Управління державної охорони України, Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації України, інші законно утворені військові формування, їхні з’єднання, частини, підрозділи, установи й організації, які утримуються з державного бюджету. Норма також охоплює визначений орган у сфері цивільного захисту, сили цивільного захисту, державні й комунальні заклади охорони здоров’я та відповідні підрозділи охорони здоров’я державних адміністрацій. Для оборонних передач необхідно підтвердити передбачене нормою призначення; для гуманітарної допомоги — дотримання спеціального законодавства.

Окремо підпункт 69.6 охоплює кошти на відкриті Національним банком України рахунки державних органів для визначених оборонних, відновлювальних і гуманітарних цілей. Переказ на рахунок приватної особи або фонду потрібно оцінювати за статусом фактичного отримувача, навіть якщо збір оголошено для оборони.

Практична рекомендація. Ведіть окремий перелік операцій за підпунктом 69.6 із документами про отримувача, предмет і мету. Для передачі, яка відповідає цій спеціальній нормі, не розраховуйте паралельно збільшення за звичайним лімітом 4% або 8%.

Перевірте ПДВ до відпуску товару

Підпункт 197.1.15 ПКУ передбачає звільнення для безоплатного постачання товарів і послуг належно створеним та зареєстрованим благодійним організаціям, а також надання ними допомоги набувачам відповідно до законодавства. Умовою є відсутність будь-якої грошової, матеріальної чи іншої компенсації. Пряма передача звичайною компанією товару фізичній особі потребує окремої оцінки; сам благодійний характер передачі не підтверджує застосування цієї пільги.

Для товарів, що надходять від вітчизняних благодійників як благодійна допомога для цілей статті 3 Закону № 5073-VI, благодійник наносить напис «Благодійна допомога. Продаж заборонено» на етикетку, ярлик або упаковку. Напис має бути повністю й чітко видимим. Погодьте з отримувачем призначення та розподіл товарів: юридичні особи — набувачі мають вести облік їх надходження, зберігання, розподілу й використання. Продаж маркованої допомоги за компенсацію тягне передбачене законом вилучення та конфіскацію товарів або виручки.

Звільнення за підпунктом 197.1.15 не поширюється на підакцизні товари, цінні папери, крім передбачених нормою ендавментів, нематеріальні активи та товари чи послуги для використання в господарській діяльності. Пальне або інший підакцизний товар потрібно перевіряти за окремими застосовними правилами.

Навіть коли саме постачання звільнене від ПДВ, бухгалтер має перевірити компенсаційні зобов’язання за пунктом 198.5 щодо придбаних із ПДВ товарів, послуг і необоротних активів, які використовують у звільнених операціях. За звичайної оподатковуваної безоплатної передачі пункт 188.1 установлює мінімальну базу: ціну придбання для придбаних товарів і послуг, звичайну ціну для самостійно виготовлених, а для необоротних активів — балансову залишкову вартість на початок відповідного податкового періоду. Якщо облік необоротних активів відсутній, мінімальну базу визначають за звичайною ціною. Пункт 188.1 також передбачає винятки з правил мінімальної бази. Застосування пунктів 188.1 і 198.5 потрібно визначати за режимом конкретної операції.

Спеціальне правило ПДВ під час воєнного стану

Пункт 32-1 підрозділу 2 розділу XX ПКУ тимчасово, протягом воєнного або надзвичайного стану, передбачає спеціальні правила для оборонних та інших визначених передач. Зокрема, придбані в оподатковуваних операціях товари, передані в державну чи комунальну власність, у тому числі на користь добровольчих формувань територіальних громад, або іншим особам для потреб оборони України, не вважаються використаними в неоподатковуваних чи негосподарських операціях.

Цей пункт також не визнає постачанням повністю безоплатні передачі товарів і послуг прямо названим отримувачам: переліченим у ньому оборонним органам і військовим формуванням, Державній службі України з надзвичайних ситуацій, добровольчим формуванням територіальних громад, визначеним органам і силам цивільного захисту, державним та комунальним закладам охорони здоров’я й відповідним підрозділам охорони здоров’я державних адміністрацій. Для оборонної групи отримувачів норма встановлює призначення передачі для оборони, безпеки населення та інтересів держави. Виняток становлять операції, що оподатковуються за нульовою ставкою ПДВ. До операцій, охоплених пунктом 32-1, пункт 198.5 не застосовується.

Практична рекомендація. Перед відвантаженням додайте до справи короткий розрахунок: отримувач, предмет, мета, норма ПДВ, підстава для її застосування та документи прийняття. Умови пункту 32-1 і підпункту 69.6 для податку на прибуток перевіряйте окремо.

Що врахувати ФОП і власнику, який жертвує особисті кошти

Для ФОП на єдиному податку витрачання власних коштів на звичайну благодійність не зменшує підприємницький дохід. Документи потрібні для підтвердження передачі та виконання інших обов’язків, зокрема щодо ПДВ або виплати доходу фізичній особі, якщо вони виникають.

ФОП на загальній системі визначає чистий оподатковуваний дохід за статтею 177 ПКУ. Пункт 177.4 містить перелік витрат, пов’язаних з отриманням підприємницького доходу, а підпункт 177.4.5 виключає витрати, не пов’язані з господарською діяльністю, та непідтверджені витрати. Звичайна благодійна пожертва не стає дозволеною підприємницькою витратою через наявність договору та платіжного документа.

Для особистої пожертви фізичної особи підпункт 166.3.2 ПКУ передбачає податкову знижку: фактично передані неприбутковим організаціям кошти або майно в межах 4% загального оподатковуваного доходу звітного року. Отримувач має відповідати умовам пункту 133.4 на дату передачі. Знижка за такими витратами застосовується в межах установлених статтею 166 обмежень до доходу у вигляді заробітної плати; підприємницький дохід вона не зменшує.

Податковою знижкою може скористатися лише фізична особа — резидент України, яка має реєстраційний номер облікової картки платника податків або офіційно відмовилася від нього через релігійні переконання, повідомила контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті. Збережіть документи, які ідентифікують особистого благодійника, отримувача, суму або вартість і факт передачі. Копії підтвердних документів подайте разом із декларацією; для електронного розрахункового документа зазначте його реквізити в декларації. Декларацію для знижки подають до 31 грудня включно року, наступного за звітним. Невикористане право на наступні роки не переноситься.

Допомога фізичній особі: оберіть підставу звільнення та подайте звітність

Пункт 170.7 ПКУ розрізняє цільову допомогу, для якої встановлено умови й напрями витрачання, та нецільову, яка таких умов не має. До виплати визначте конкретну податкову підставу, адже формулювання «на лікування» або «постраждалій особі» саме собою не виконує всіх умов звільнення.

Нецільова допомога: річна межа 4660 грн

За підпунктом 170.7.3 неоподатковувана межа звичайної нецільової допомоги від резидентів визначається сукупно за рік для отримувача. У 2026 році вона становить 4660 грн: прожитковий мінімум працездатної особи 3328 грн × 1,4 = 4659,20 грн, після округлення до найближчих 10 грн — 4660 грн. Підстави розрахунку — підпункт 169.4.1 ПКУ та стаття 7 Закону про Державний бюджет України на 2026 рік № 4695-IX.

Оподатковуване перевищення грошової допомоги за звичайних умов обкладається податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 5%. Якщо допомогу надають товарами, роботами чи послугами, бухгалтеру потрібно окремо визначити базу оподаткування негрошового доходу та порядок сплати податків. За підпунктом 1.3 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ ставка військового збору 5% застосовується до кінця третього календарного року, наступного за роком припинення або скасування воєнного стану; з 1 січня наступного року ставка становитиме 1,5%. Для допомоги, що відповідає умовам звільнення від ПДФО, застосовується звільнення від військового збору за підпунктом 1.7 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. Отже, нараховувати 5% на всю благодійну допомогу фізичним особам неправильно.

Умовний грошовий приклад. Компанія нарахувала фізичній особі 6000 грн нецільової допомоги. Припустімо, особа не отримувала іншої такої допомоги за рік і спеціальних звільнень немає. Перевищення становить 6000 − 4660 = 1340 грн. ПДФО — 1340 × 18% = 241,20 грн, військовий збір — 1340 × 5% = 67 грн. До виплати після утримання цих податків — 5691,80 грн. Отримувач зобов’язаний подати річну декларацію, якщо сукупна нецільова допомога за рік перевищила встановлену межу.

Цільова допомога на лікування та інші визначені потреби

Підпункт 170.7.4 передбачає звільнення цільової допомоги від благодійників — резидентів України за конкретними напрямами. Крім лікування, він охоплює оплату визначених реабілітаційних послуг і засобів; допомогу дітям через перелічені заклади та сім’ї; харчування й нічліг для людей без житла через визначених надавачів; поліпшення умов утримання осіб у пенітенціарних закладах; допомогу через визначені заклади для людей похилого віку, осіб з інвалідністю та інших підопічних. Окремі підстави передбачено для відкритих наукових досліджень, аматорського спорту, оплати навчальному закладу навчання визначених категорій дітей та осіб з інвалідністю, а також забезпечення засобами реабілітації за умовами підпункту «ж».

Перед виплатою перевірте відповідний підпункт: кому саме потрібно перерахувати допомогу, які витрати дозволено оплатити та які спеціальні умови має виконати набувач. Наприклад, благодійник може оплатити закладу охорони здоров’я лікування визначених у нормі осіб без загального грошового ліміту, дотримавшись установлених винятків щодо процедур і витрат. Підпункт «а» також обмежує звільнення витратами, які не покриваються виплатами з фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування; для реабілітаційних послуг і засобів враховують також покриття з бюджетів.

До запровадження цієї системи страхування звільнення поширюється на загальну суму допомоги на відповідні цілі з урахуванням інших установлених обмежень. Зокрема, норма виключає окремі косметичні процедури, певні види стоматологічного лікування та інші прямо зазначені витрати. Для допомоги визначеним сім’ям на потреби дітей установлено окрему сукупну річну межу 300 000 грн. Застосовуйте саме ту частину підпункту, яка відповідає отримувачу й потребі.

За підпунктом 165.1.19 ПКУ роботодавець або благодійна організація може надати звільнену від оподаткування допомогу на лікування та медичне обслуговування фізичної особи, члена її сім’ї першого ступеня споріднення або дитини під її опікою чи піклуванням. Для роботодавця це стосується допомоги працівникові та зазначеним близьким особам. Якщо допомогу надають коштами, витрати потрібно документально підтвердити. Звільнення не охоплює витрати, які компенсуються виплатами з фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування. До оплати визначте, кого лікують, хто надає допомогу та якими документами підтверджено витрати.

Практична рекомендація. Для оплати лікування зафіксуйте набувача, передбачений законом зв’язок із ним, заклад, рахунок, дозволену потребу та суму. Після оплати збережіть платіж і документи про надані послуги або використання коштів. Для підтвердження пільги збирайте лише потрібні відомості: повна медична історія не повинна ставати стандартною вимогою до кожного звернення.

За підпунктом 170.7.5 строк використання цільової грошової допомоги встановлюють її умови, але загалом він не може перевищувати 12 календарних місяців, наступних за місяцем отримання. Для лікування передбачено до 24 таких місяців. Обмеження строку за підпунктом 170.7.5 не застосовується до допомоги у вигляді ендавменту — коштів або цінних паперів, внесених благодійником до фінансової установи, проценти чи дивіденди від яких використовує набувач. Основну суму ендавменту набувач не може витрачати або відчужувати без згоди благодійника. Якщо невикористану суму не повернено до закінчення строку, отримувач включає її до річного оподатковуваного доходу. Підпункт 170.7.6 дозволяє звернутися до контролюючого органу за продовженням строку з обґрунтуванням неможливості використати допомогу вчасно.

Спеціальна допомога під час воєнного стану

Підпункт 165.1.54 разом із підпунктом 170.7.8 ПКУ передбачає звільнення для визначених категорій захисників, членів їхніх сімей, залучених працівників і сил цивільного захисту, мешканців населених пунктів бойових дій та осіб, які вимушено залишили такі місця проживання. Для окремих категорій потрібно підтвердити безпосередню участь у відповідних заходах і перебування в районах їх здійснення. Членство в сім’ї також визначається умовами Кодексу.

Для передбачених підпунктом 170.7.8 категорій захисників допомога на визначені засоби захисту, спостереження, ліки, харчування, речове забезпечення, інші товари за урядовим переліком і відповідні лікувальні потреби звільняється в будь-якій сумі за дотримання її умов. Для інших указаних категорій допомога на лікування має власний перелік дозволених витрат. Допомога на відновлення майна, житлові, соціальні, побутові та інші потреби за урядовим переліком має сукупну річну межу 500 мінімальних зарплат на 1 січня року. У 2026 році це 500 × 8647 = 4 323 500 грн. Оподатковуване перевищення підлягає декларуванню.

Підпункт 170.7.2 ПКУ також передбачає звільнення цільової та нецільової допомоги постраждалим від екологічних, техногенних та інших катастроф у місцевостях, офіційно оголошених зонами надзвичайної екологічної ситуації, у межах сум, визначених Кабінетом Міністрів України. Для постраждалих від стихійного лиха, аварій, епідемій та епізоотій потрібне рішення Кабінету Міністрів України або органу місцевого самоврядування про залучення чи надання допомоги; застосовують граничні суми, визначені відповідним органом. Допомогу за цією нормою розподіляють через державний чи місцевий бюджет або через внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій благодійні організації чи Товариство Червоного Хреста України.

Для відновлення втраченого майна, житлових, соціальних, побутових та інших потреб за урядовим переліком допомогу надають у негрошовій формі. Перед застосуванням звільнення перевірте рішення, установлену межу та документи про обставини, від яких постраждав набувач.

Для осіб, які постраждали внаслідок збройної агресії під час воєнного або надзвичайного стану, підпункт 170.7.2 передбачає окрему підставу звільнення. Допомогу розподіляють через державний чи місцевий бюджет або через благодійні організації чи Товариство Червоного Хреста України, внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій. Допомогу на відновлення втраченого майна, житлові, соціальні, побутові та інші потреби за урядовим переліком у межах цієї норми надають у негрошовій формі. Перед прямою виплатою від магазину визначте, чи відповідає вона іншій конкретній підставі звільнення.

Передбачений підпунктом 165.1.54 період звільнення для відповідної допомоги охоплює строк до 31 грудня включно року, наступного за роком припинення або скасування воєнного чи надзвичайного стану та/або завершення визначених цією нормою заходів. Документи мають підтверджувати категорію набувача, дозволену потребу та фактичну передачу чи використання допомоги.

Як відобразити виплату в податковому розрахунку

Підпункт 170.7.9 ПКУ зобов’язує податкового агента відображати суму благодійної допомоги в податковому розрахунку, зокрема коли вона звільнена від оподаткування. Для персоніфікованих відомостей використовується додаток 4ДФ — відомості про нараховані доходи фізичних осіб та утримані податки. До виплати отримайте необхідні дані набувача та визначте ознаку доходу за характером допомоги.

За статтями 51 і 176 ПКУ юридичні особи — податкові агенти звітують щомісяця, а ФОП і особи, які провадять незалежну професійну діяльність, — щокварталу з розбивкою за місяцями кварталу. За підпунктами 49.18.1 і 49.18.2 ПКУ юридична особа подає розрахунок протягом 20 календарних днів після останнього календарного дня звітного місяця, а ФОП або особа, яка провадить незалежну професійну діяльність, — протягом 40 календарних днів після останнього календарного дня звітного кварталу. Якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, пункт 49.20 ПКУ переносить його на наступний операційний день. Розрахунок подається за наявності нарахування відповідних доходів у звітному періоді. Періодичність звітності не переносить строки утримання та сплати податків із виплати.

Якщо отримувач допомоги зобов’язаний подати річну декларацію через перевищення неоподатковуваної межі або невикористану й неповернену цільову допомогу, він подає її до 1 травня року, наступного за звітним, за підпунктом 49.18.4 ПКУ. Якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий день, застосовується перенесення за пунктом 49.20 ПКУ. Цей обов’язок отримувача виконується окремо від подання благодійником розрахунку з додатком 4ДФ.

Гуманітарний вантаж: оформлення та календар звітування

Якщо бізнес бере участь у ввезенні гуманітарної допомоги, спочатку визначте донора, отримувача, який працює із системою та звітністю, і набувача, якому допомогу фактично передадуть. Категорії отримувачів і набувачів установлені статтею 1 Закону № 1192-XIV. Пункт 3-1 його статті 15 на період воєнного стану та три місяці після припинення чи скасування дозволяє визначеним законом особам мати статус отримувача незалежно від включення до Єдиного реєстру. Водночас для ввезення за процедурою № 953 потрібні реєстраційні дані та дії в автоматизованій системі.

Якщо отримувач сам придбав допомогу за кордоном, застосовується також пункт 3-7 статті 15 Закону № 1192-XIV: протягом воєнного стану та трьох місяців після його припинення чи скасування придбані товари, роботи або послуги належать до гуманітарної допомоги за умови їх декларування під час ввезення та безоплатної передачі набувачам, визначеним статтею 1 цього Закону, протягом шести місяців. Для такого вантажу заплануйте строк передачі окремо від строків щомісячного звітування.

Загальний порядок ввезення під час воєнного стану визначає постанова Кабінету Міністрів України від 05.09.2023 № 953. Для звичайного вантажу, який оформлюється за цим Порядком, організуйте таку послідовність:

1. Оформіть письмову пропозицію донора та згоду отримувача, визначте склад і цільове призначення допомоги.
2. Забезпечте реєстрацію отримувача в Єдиному реєстрі через автоматизовану систему та отримання його номера.
3. До декларування внесіть перелік товарів у систему й отримайте унікальний код гуманітарної допомоги.
4. Сформуйте та подайте декларацію. Її можна подати електронно або на папері в передбаченому порядку, але без унікального коду подання не дозволяється. Звірте назви, категорії, кількість місць, штук і вагу чи об’єм із даними системи.
5. Після одержання звірте фактичний вантаж, оформіть його облік та інвентаризаційний опис, а кожну передачу набувачам підтверджуйте первинними документами.
6. Подайте звіт за відповідний місяць і повторюйте звітування до повного розподілу допомоги.

Якщо останній день подання звіту припадає на вихідний або святковий день, пункт 12 Порядку переносить його на наступний робочий день. Для закладів, уповноважених Міністерством охорони здоров’я України на отримання визначеної медичної гуманітарної допомоги, передбачений спеціальний порядок: інвентаризаційний опис подають не пізніше 60 календарних днів із відповідної дати внесення інформації про митне оформлення через систему MedData; звіти також передаються через неї шляхом автоматичного обміну даними.

90 днів не є дозволом відкласти щомісячну звітність. За пунктом 13 задекларована допомога, щодо якої не подано звіт протягом 90 календарних днів із дати внесення інформації про митне оформлення, вважається такою, щодо якої немає обліку отримання та цільового використання, і використаною не за призначенням.

Пункт 14 передбачає блокування облікового запису та втрату статусу за неподання звіту протягом 90 днів із дати митного оформлення або відсутність актуального звіту про залишки протягом 90 днів поспіль. Це правило має виняток для бюджетних підприємств, установ і організацій, уповноважених ними державних установ та органів місцевого самоврядування. За першого порушення статус втрачається на три місяці; якщо подати звіт протягом місяця після блокування, адміністратор здійснює розблокування протягом десяти календарних днів. За повторного порушення повторна реєстрація можлива не раніше ніж через шість місяців.

Практична рекомендація. До відправлення вантажу призначте відповідального за систему та окремо — за документи складу й передачі. Ведіть таблицю за кожною декларацією: код, дата митного оформлення, дата внесення інформації, фактична кількість, передано, залишок, наступний звіт. Порядок № 953 має окремі правила для транспортних засобів та спеціальних категорій товарів, тому звичайний порядок вантажу не замінює перевірки цих умов.

Перевірка складських залишків і облік благодійних платежів у Торгсофт

Перед передачею запасів у Торгсофт можна перевірити назви, кількість, одиниці виміру та собівартість у режимі «Склад → Стан складу». Фільтр «Стан на дату» дозволяє переглянути кількість на визначену дату, а рух товару допомагає звірити складські операції. Практично доцільно порівняти ці дані з відпуском або списанням і підписаним актом допомоги. Значення собівартості потрібно перевіряти з урахуванням налаштованого методу її розрахунку та облікових документів.

У режимі «Фінансовий документ» передбачено облік касових і банківських операцій, вибір контрагента, підприємства, статті фінансового аналізу та призначення платежу. Для контролю власної допомоги можна використовувати окрему статтю аналізу й звіряти операції з банківськими виписками та актами. Окрема вкладка «Платіжне доручення» доступна за активованої опції «Банківські виписки за рахунками». Податкову підставу звільнення, коригування прибутку та обов’язкову звітність бухгалтер визначає за документами й законом; обліковий запис у програмі сам собою їх не підтверджує.

Збережіть документи та перевірте завершення операції

За пунктом 44.3 ПКУ для первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності та інших податкових документів визначених цим пунктом юридичних осіб, зокрема юридичних осіб на спрощеній системі, мінімальний строк переважно становить 1825 днів. Для інших документів, які не охоплені спеціальними категоріями, передбачено 1095 днів. Документи спеціального податкового контролю можуть мати довший строк.

Для документів, використаних у звітності, строк рахують із дня її подання, а якщо звітність не подано — з граничного строку подання. Потрібно також враховувати продовження строків у передбачених Кодексом випадках. Документи щодо перевірки або спору зберігають до завершення відповідних процедур, щонайменше протягом установленого мінімального строку.

Компанія також повинна зберігати первинні документи про благодійну допомогу щонайменше п’ять календарних років за Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5. Через високосні дні п’ять років і 1825 днів можуть закінчуватися в різні дати, тому компанія має дотриматися обох застосовних строків, урахувавши їх продовження. Для документів щодо перевірки або оскарження діють також примітки Переліку: їх зберігають щонайменше протягом установленого мінімуму та одного року після закінчення строку судового оскарження рішення; якщо рішення оскаржено — протягом одного року після набрання законної сили судовим рішенням, яким завершено розгляд справи, а за подальшого оскарження — протягом трьох місяців після набрання законної сили остаточним судовим рішенням.

Ці вимоги однакові для паперових та електронних документів. Для податкових документів ФОП пункт 1.4 Переліку окремо відсилає до ПКУ, тому строк визначайте за відповідними податковими нормами з урахуванням продовжень і спорів.

Пункт 121.1 ПКУ передбачає штраф 1020 грн за незабезпечення зберігання документів протягом установлених строків та/або ненадання оригіналів чи копій під час податкового контролю у випадках, передбачених Кодексом. За ті самі дії платника, до якого протягом року вже застосували штраф за таке саме порушення, — 2040 грн. Окремо від штрафу відсутність підтвердних документів може вплинути на визнання показників звітності.

За втрати, пошкодження або дострокового знищення документів пункт 44.5 установлює обов’язок письмово повідомити відповідний контролюючий орган у п’ятиденний строк із підтвердженням події та відновити документи протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу. Якщо документи стосуються митного оформлення, повідомляють також відповідний митний орган. У разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів чи звітності керівник підприємства також письмово повідомляє правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і причин події. За пунктом 6.10 Положення Міністерства фінансів України № 88 результати комісія оформлює актом, який затверджує керівник; копію акта підприємство надсилає визначеним цим пунктом органам у десятиденний строк.

Практична перевірка перед закриттям справи:

• Мета, предмет, отримувач і його статус відповідають застосованій правовій та податковій нормі.
• Банк виконав переказ або уповноважений отримувач підтвердив прийняття готівки, товарів, робіт чи послуг.
• Складські кількості та вартість узгоджені з документами передачі й обліком витрат.
• Бухгалтер окремо перевірив податок на прибуток, ПДВ та обов’язки податкового агента щодо фізичних осіб.
• Для цільової допомоги визначено строк використання й отримання звіту; для гуманітарної — подано належну звітність про розподіл і залишки.
• У справі є оригінали або належні електронні документи, реєстрові підтвердження та розрахунки застосованих податкових умов.

Офіційні джерела для оформлення та перевірки операції

• Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів» — пункти 1.4, 1.7, 1.8, 2.10, 2.11 Переліку та рядок «Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах»: сфера застосування, мінімальні строки, електронні документи, початок відліку та умови продовження зберігання.
• Закон України від 05.07.2012 № 5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації» — статті 1, 3–7, 17: учасники, цілі, пожертви, публічний збір і звіти благодійникам.
• Цивільний кодекс України № 435-IV — статті 206–208, 719, 720, 729, 730: усна й письмова форма правочинів, форма договору дарування, сторони, прийняття пожертви та контроль використання.
• Закон України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — стаття 9: первинні документи та їхні реквізити.
• Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» — пункти 1.4, 2.4, розділи 2, 5, 6: документування, повноваження отримувачів, документообіг і зберігання.
• Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», наказ № 318 — пункти 5–9, 20, 29: визнання та склад витрат.
• Податковий кодекс України № 2755-VI — статті 44, 49, 51, 121; підпункти 134.1.1, 140.5.9, 140.5.10, 140.5.14, 165.1.19, 165.1.54, 166.3.2, 169.4.1; пункт 170.7; статті 176, 177; пункти 188.1, 198.5; підпункт 197.1.15; пункт 32-1 підрозділу 2, пункт 72 підрозділу 4, пункти 16-1 і 69.6 підрозділу 10, пункт 5 підрозділу 1 розділу XX.
• Закон України № 4695-IX «Про Державний бюджет України на 2026 рік» — статті 7, 8: показники для розрахунку річних меж допомоги.
• Постанова Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» — пункти 8, 11, 14, 23–29, 38, 39, 48–50: готівкові пожертви, касові документи та строки здавання коштів.
• Закон України від 22.10.1999 № 1192-XIV «Про гуманітарну допомогу» — статті 1, 3, 6, 8, 11, 12, 15: учасники, спеціальний режим, облік і тимчасові умови.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 05.09.2023 № 953 «Деякі питання пропуску та обліку гуманітарної допомоги в умовах воєнного стану» — пункти 1–14 Порядку: реєстрація, декларація, інвентаризаційний опис, звітування та наслідки порушення строків.