Дитячі новорічні подарунки від ФОП: документи та звітність без оподаткування

ФОП на єдиному податку, який не є платником ПДВ, може придбати власним коштом звичайні матеріальні подарунки та безоплатно передати їх дорослим працівникам для їхніх дітей до Нового року. Якщо сукупна звичайна вартість усіх негрошових дарунків цього ФОП одному працівнику протягом місяця у 2026 році не перевищує 2161,75 грн, ПДФО та військовий збір із них не нараховують і не сплачують. На святкові подарунки для дітей працівників, придбані коштом роботодавця, ЄСВ не нараховують.

Перед закупівлею розрахуйте залишок ліміту кожного працівника. Оформіть дитяче призначення товарів, збережіть документи закупівлі та зафіксуйте прийняття подарунків. Обдаровуваним у цьому сценарії є працівник. Саме його подарунковий дохід відображають у ФІЗ-4ДФ з ознакою «160» у складі квартального Розрахунку ФОП/НПД.

Розрахуйте доступну суму до закупівлі

Підпункт 165.1.39 Податкового кодексу України звільняє негрошові подарунки від ПДФО в межах 25% мінімальної зарплати на 1 січня звітного року, у розрахунку на місяць. Для 2026 року: 8647 × 25% = 2161,75 грн. Ця частина доходу також звільняється від військового збору.

Оберіть звичайні товари особистого користування або побутового призначення. Гроші під це звільнення не підпадають. Подарункові сертифікати до описаної процедури не включайте.

У бюджетному списку зазначте для кожного працівника вартість попередніх негрошових дарунків цього ФОП за місяць. Відніміть її від 2161,75 грн. Якщо працівнику передаєте кілька комплектів для його дітей, порівняйте з залишком ліміту їхню сукупну звичайну вартість.

Збережіть документи про ціни товарів і власний розрахунок вартості комплекту. Для податкової оцінки використовуйте звичайні ціни; складську собівартість обліковуйте окремо. Якщо запланований подарунок перевищує доступний залишок, змініть склад або вартість комплекту до закупівлі. Перевищення оподатковується як додаткове благо.

Визначте працівника обдаровуваним

Дарування передбачає безоплатну передачу майна у власність обдаровуваному. У цій процедурі майно приймає працівник, і право власності виникає з моменту прийняття. Призначення подарунка для дітей зазначайте окремо. У персоніфікованій звітності це дохід працівника.

Для рішення ФОП використайте формулювання: «Безоплатно передати у власність працівникам за списком новорічні подарунки для їхніх дітей». Повторіть призначення у відомості видачі. Працівник підписує її як обдаровуваний.

Договір дарування предметів особистого користування та побутового призначення може бути усним. Водночас показники податкової звітності мають спиратися на документи: пункт 44.1 ПКУ забороняє формувати їх за документально не підтвердженими даними.

Оформіть закупівлю та видачу

Організуйте процес за таким планом. Назви та склад власних документів нижче — практична рекомендація для документування операції.

1. Складіть рішення ФОП. Зазначте свято, дитяче призначення, критерії участі, обраний вік дітей, товари, бюджет, строк видачі та виконавця.
2. Підготуйте бюджетний список. Вкажіть працівників, кількість комплектів, відомості для застосування обраних критеріїв, попередні подарунки за місяць і доступний залишок ліміту.
3. Придбайте товари. Збережіть документи постачальника з назвами, кількістю та вартістю товарів і підтвердження оплати. Звірте отриману кількість із закупівлею.
4. Складіть власний акт або відомість видачі. Зазначте назву й дату документа, дані ФОП, ПІБ працівника, товари, кількість, вартість, призначення для дітей до свята, дату прийняття та підписи одержувача й виконавця.
5. Звірте підсумки. Порівняйте закуплені та видані товари. Зафіксуйте невидані комплекти. Передайте документи й розрахунок доходу кожного працівника особі, яка готує звітність.

Збережіть підставу для ненарахування ЄСВ

Пункт 8 розділу II Переліку № 1170 виключає з нарахування ЄСВ вартість подарунків до свят для дітей працівників. Пункт 3.23 Інструкції № 5 відносить такі подарунки до виплат поза фондом оплати праці. ДПС також пояснює ненарахування ЄСВ на подарунки, які надають працівникам для їхніх дітей до Нового року.

У рішенні, списку й документі видачі прямо зазначте дитяче святкове призначення. Збережіть відомості, які його обґрунтовують. Підстава ненарахування ЄСВ стосується саме подарунків для дітей працівників, придбаних коштом роботодавця.

Спеціальна пільга статті 3 Закону № 2117-III передбачена для подарунків, отриманих дітьми від установ та організацій, визначених статтею 1 цього Закону. Звичайний ФОП, який самостійно купує товари й дарує їх працівникам, не застосовує її автоматично. Для описаної операції використовуйте підпункт 165.1.39 ПКУ.

Збирайте лише потрібні персональні дані

Визначте в документах ФОП мету обробки даних: організація подарунків, документування видачі та виконання податкових обов’язків. Для кожної мети оберіть відповідну правову підставу. Закон допускає, зокрема, згоду, виконання правочину та виконання встановленого законом обов’язку.

Збирайте дані в обсязі, потрібному для цих цілей. Не долучайте автоматично копії свідоцтв про народження: вимога ненадмірності даних не встановлює такого обов’язку. Для звітності використовуйте РНОКПП працівника. Паспортні дані допускаються для особи, яка офіційно відмовилася від номера через релігійні переконання та має відповідну відмітку.

При зборі даних безпосередньо у працівника повідомте його про володільця, склад і зміст даних, мету, права й осіб, яким передаються дані. Якщо від працівника отримуєте персональні дані його дитини, повідомте дитину через її законного представника про ці самі відомості протягом 30 робочих днів від збору, крім установлених законом винятків. Обмежте доступ до документів виконавцями відповідних завдань. ФОП особисто забезпечує захист персональних даних.

Відобразіть подарунок у ФІЗ-4ДФ

Неоподатковуваний подарунок відображайте з ознакою доходу «160». У графі 3а зазначайте нарахований дохід незалежно від видачі, у графі 3 — фактично наданий. Якщо нарахування й видача відбулися в одному місяці, суми в цих графах збігаються. Подарунковий дохід відокремте від доходів з іншими ознаками.

Розрахунок ФОП/НПД із ФІЗ-4ДФ подавайте за основним місцем обліку за квартал із розбивкою по місяцях, протягом 40 календарних днів після останнього дня кварталу. Якщо граничний день припадає на вихідний або святковий день, строк переноситься на наступний операційний день. Для грудня зазначайте IV квартал і номер місяця в кварталі «3».

Умовний приклад: десять комплектів по 2000 грн

Припустімо, ФОП на єдиному податку без ПДВ власним коштом придбав десять комплектів настільних ігор. Закупівельна та звичайна вартість кожного — 2000 грн. У грудні 2026 року подарунки нарахували й передали десятьом дорослим працівникам, по одному комплекту для їхніх дітей віком 6–12 років. Інших негрошових дарунків цього ФОП у грудні ці працівники не отримували. Усі мають РНОКПП; дитяче призначення й прийняття оформлені. Числа умовні та ілюструють розрахунок.

За десяти подарункових рядків подайте Розрахунок електронно: паперова форма допускається, якщо кількість рядків у додатках не перевищує п’яти. Витрати на закупівлю не віднімайте від доходу для визначення єдиноподаткової бази. Для третьої групи єдиний податок визначають у відсотках до доходу.

Друк акта списання подарунків у Торгсофт

Якщо подарункові товари обліковуєте в Торгсофт, для документування складського списання можна надрукувати акт за собівартістю або за роздрібними цінами. Для звіряння вартості списаних запасів оберіть акт за собівартістю.

Зіставте акт із закупівельними документами та підписаною відомістю видачі. Податкову вартість доходу працівника й залишок його місячного ліміту визначайте окремо. Друк описано в розділі «Списання товару».

Зберігайте документи для податкової звітності

Зберіть рішення, бюджетний список, закупівельні документи, розрахунок ліміту та акт або відомість видачі в одну справу документів для податкової звітності. Для таких документів ФОП, на які не поширюються підпункти 44.3.1–44.3.2 ПКУ, мінімальний строк за підпунктом 44.3.3 становить 1095 днів. Відлік починається з подання звітності, для якої їх використано, а за її неподання — з граничного строку подання.

Строк продовжується на період зупинення відліку давності у випадках пункту 102.3 ПКУ. Документи, пов’язані з перевіркою та оскарженням її результатів, зберігайте до завершення перевірки, установленого строку оскарження та/або вирішення справи судом, але не менше мінімуму за пунктом 44.3 ПКУ. Для первинних документів також врахуйте примітку до статті 186 Переліку № 578/5, на яку посилається стаття 336: зберігайте їх протягом року після закінчення законного строку судового оскарження рішення за результатами перевірки; якщо рішення оскаржене — протягом року після набрання законної сили судовим рішенням, яким завершено розгляд справи; якщо оскаржене це судове рішення — протягом трьох місяців після набрання законної сили остаточним рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Мінімальний строк зберігання має бути дотриманий у кожному випадку.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України № 2755-VI: пункти 44.1, 44.3, 44.4, 49.20, 70.12, 292.1, 293.1; підпункти 49.18.2, 165.1.39; підпункт «б» пункту 176.2; підпункт 1.7 пункту 16¹ підрозділу 10 розділу XX.
• Закон «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX: стаття 8.
• Цивільний кодекс України № 435-IV: частина 1 статей 717, 719 і 722; стаття 242.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 1170 від 22.12.2010: пункт 8 розділу II Переліку.
• Інструкція зі статистики заробітної плати, наказ № 5 від 13.01.2004: пункт 3.23.
• Роз’яснення ДПС про ЄСВ із подарунків, наданих працівникам для дітей до Нового року.
• Наказ Мінфіну № 4 від 13.01.2015: Порядок, розділ I, пункти 6–11; розділ II, підрозділ 2, пункт 4; розділ III, підрозділ 2, пункт 2; додаток 2, ознака «160».
• Роз’яснення ДПС про негрошові подарунки та ознаку «160» у ФІЗ-4ДФ.
• Закон «Про захист персональних даних» № 2297-VI: статті 6, 11; частина 2 статті 12; частини 1 і 4 статті 24.
• Закон № 2117-III про звільнення від оподаткування коштів на дитячі новорічно-різдвяні свята та подарунки: статті 1 і 3.
• Перелік, затверджений наказом Мін’юсту № 578/5, пункти 1.4, 2.11, стаття 336 та примітка до статті 186 — офіційний акт.