Післяплата через Нову пошту та NovaPay: чеки, дохід і повернення товарів

При продажу з післяплатою обов’язок продавця застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) залежить від фактичної схеми розрахунків, договорів з учасниками доставки й оплати та законних винятків. Якщо продавець повинен фіскалізувати продаж, він організовує видачу свого чека покупцеві до передачі товару. Для відправлення через посередника це може означати формування чека перед відправленням із правильним відображенням відстроченої оплати. Подальше зарахування переказу NovaPay на банківський рахунок за вже фіскалізованим продажем саме по собі повторного товарного чека не потребує.

Для кожного замовлення пов’язуйте документи продажу, експрес-накладну, фіскальний чек, відомості про оплату та банківське надходження. Фізична особа — підприємець (ФОП), яка сплачує єдиний податок, у схемі з перерахуванням післяплати на банківський рахунок визнає грошовий дохід за датою фактичного надходження коштів. Відмови без оплати, повернення оплаченого товару та виправлення помилкового чека оформлюйте відповідно до фактичних подій.

Визначте, хто доставляє товар і хто приймає оплату

Почніть із договору продажу, договору доставки та умов приймання і переказу коштів. Назва способу оплати «післяплата» повідомляє про послідовність подій, але залишає відкритими важливі питання: від чийого імені приймають гроші, яку операцію підтверджує виданий документ і хто забезпечує фіскалізацію продажу товару.

У публічному договорі Нової пошти компанія визначена як оператор поштового зв’язку. Договір передбачає приймання, обробку, пересилання та вручення відправлень, зокрема надання кур’єрських послуг. Договір приєднання для бізнес-клієнтів також регулює поштові послуги та організацію перевезення великогабаритних відправлень. Поштовий статус компанії сам по собі не визначає обов’язків продавця щодо РРО.

Практично перевірте й зафіксуйте для своєї схеми чотири умови:

• хто укладає з покупцем договір купівлі-продажу та зазначений продавцем у документах;
• хто приймає платіж покупця і чи діє ця особа від власного імені;
• чи підтверджує документ посередника розрахунок за товар або приймання коштів для переказу;
• коли продавець отримує кошти, хто сплачує комісію та якими документами підтверджують кожну суму.

Роз’яснення Державної податкової служби України (ДПС) про доставку з післяплатою описує різні договірні моделі. В одній експедитор забезпечує доставку, фінансовий посередник переказує кошти, а продавець, який має відповідний обов’язок, видає товарний фіскальний чек. В іншій кур’єр за належними умовами договору від свого імені приймає післяплату й видає розрахунковий документ при передачі покупки; за описаних ДПС обставин продавець може не застосовувати РРО.

Використовуйте відповідний висновок лише за збігу фактичних договірних умов. Приклад з експедитором не встановлює універсальної класифікації Нової пошти. Для моделі з кур’єром потрібно підтвердити його повноваження приймати оплату та зміст документа, який він видає. Якщо договори залишають ці питання відкритими, надайте їх бухгалтеру або додайте до звернення по індивідуальне роз’яснення ДПС.

Перевірте підставу для застосування РРО або ПРРО

Для роздрібного продавця в Україні основні правила встановлюють статті 2, 3 та 9 Закону № 265/95-ВР. Якщо продавець здійснює розрахункову операцію та не має застосовного звільнення, він проводить її через зареєстрований РРО або ПРРО на повну суму й надає покупцеві розрахунковий документ. Ці правила охоплюють товари, замовлені через інтернет.

• Перша група єдиного податку. Пункт 296.10 Податкового кодексу України передбачає незастосування РРО та ПРРО платниками цієї групи. Право на конкретну діяльність потрібно оцінювати окремо в межах умов перебування на групі.
• Інші продавці. Перевірте наявність розрахункової операції та конкретної законної підстави для звільнення. Зарахування післяплати на рахунок через посередника саме по собі такого звільнення не встановлює.
• Банківський переказ. Якщо покупець переказує кошти зі свого банківського рахунку безпосередньо на банківський рахунок продавця за реквізитами рахунку, без карткового еквайрингу, продавець не застосовує РРО або ПРРО до такого переказу. Якщо оплату при видачі посилки приймає посередник, визначайте обов’язок продавця за умовами приймання та переказу коштів.
• Дистанційна оплата послуг. Виняток пункту 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР стосується послуг за визначених у ньому умов. Продаж товару з доставкою потребує власної підстави для звільнення.

Перед початком роботи з ПРРО повідомте ДПС про господарську одиницю як про об’єкт оподаткування за формою № 20-ОПП, зареєструйте ПРРО за заявою за формою № 1-ПРРО та подайте повідомлення за формою № 5-ПРРО для внесення до реєстру даних сертифікатів електронних підписів або печаток. Касир може проводити розрахункові операції з використанням власного електронного підпису або електронної печатки підприємця чи юридичної особи, на яких зареєстровано ПРРО. Дані відповідного сертифіката мають бути внесені до реєстру, а сам сертифікат — бути чинним. Доступ до особистого ключа печатки дозволений лише її створювачу або його уповноваженому представнику; ключ потрібно захистити від доступу інших осіб. Ці умови встановлює Порядок застосування ПРРО, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 317.

Розділіть документи на товар, доставку та переказ коштів

Положення, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 13, окремо визначає фіскальний касовий чек на товари та чек за операцією приймання коштів для переказу. Кожний документ має власне призначення. Тому наявність чека переказу залишає чинним обов’язок продавця оформити товарний чек, якщо такий обов’язок виникає за його схемою продажу.

Як оформити замовлення з післяплатою перед відправленням

Для схеми, у якій товар фіскалізує продавець, доцільно встановити послідовний порядок роботи менеджера, складу та касира.

1. Підтвердьте замовлення. Зафіксуйте товари, кількість, ціну, передоплату за наявності, залишок післяплати, спосіб доставки та платника кожної послуги. Надішліть покупцеві підтвердження погоджених умов.
2. Перевірте суму до стягнення. Відніміть від вартості товарів уже отриману передоплату. Окремо врахуйте доставку та переказ, які покупець оплачує їх надавачам. Це допоможе узгодити суму замовлення з сумою післяплати.
3. Оформіть відвантаження та чек. У моделі посередницької доставки, описаній ДПС, продавець формує належний чек перед відправленням. При відстроченні оплати зазначте форму та засіб оплати, які відповідають фактичному етапу розрахунку, і відобразіть борг відповідно до налаштованого сценарію. Готівкову оплату зазначайте лише за її фактичного отримання.
4. Забезпечте отримання чека покупцем. Вкладіть паперовий чек у посилку або надішліть електронний документ на наданий покупцем номер телефону чи електронну адресу так, щоб він був доступний до передачі товару.
5. Додайте супровідні документи. Оформіть документ продажу, інформацію про продавця, повернення та гарантійні зобов’язання. Для товарів із гарантійним строком забезпечте належний гарантійний документ із позначкою про дату продажу.
6. Пов’яжіть відправлення із замовленням. Запишіть номер експрес-накладної та фіскального чека, суму очікуваного переказу й відповідального за перевірку оплати.

Граничний момент надання документа покупцеві випливає зі статті 3 Закону № 265/95-ВР та частини 11 статті 8 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII: покупець має отримати документ не пізніше передачі товару. Організовуючи електронну видачу, перевіряйте результат надсилання та передбачте паперовий варіант у разі збою.

Після зарахування переказу звірте оплату з уже оформленим продажем. Якщо цей продаж належно фіскалізований у відповідній схемі післяплати, банківське надходження закриває заборгованість у внутрішньому обліку. Повторний товарний чек лише через отримання переказу створював би дублювання тієї самої операції. Часткові розрахунки оформлюйте за обраною послідовністю чеків передоплати, наступної оплати та остаточного розрахунку.

Коли ФОП на єдиному податку визнає дохід

За пунктом 292.6 Податкового кодексу України датою отримання грошового доходу є дата надходження коштів платнику. У схемі, коли NovaPay перераховує післяплату на банківський рахунок ФОП, орієнтуйтеся на фактичне зарахування за банківською випискою. Дата відправлення посилки та дата товарного фіскального чека можуть припадати на інший день або звітний період.

ДПС прямо розглядає приклад, у якому товар із післяплатою відправлено й фіскалізовано наприкінці одного звітного періоду, а кошти від NovaPay надійшли на банківський рахунок у наступному. Для такої схеми дохід виникає в періоді фактичного надходження коштів.

Умовний приклад. Магазин відправив товар вартістю 1 800 грн 30 вересня та оформив належний чек. Покупець оплатив його при отриманні 2 жовтня, а 1 800 грн надійшли на банківський рахунок підприємця 3 жовтня. За описаною схемою ФОП відображає дохід 3 жовтня. Якщо покупець окремо сплатив надавачам послуг доставку й комісію за переказ, ці суми не надійшли продавцю як плата за товар.

Коли комісію сплачує продавець, перевірте договір і звіт посередника: повну суму оплати за товар, суму утримання та суму зарахування. Якщо документи підтверджують отримання виручки з одночасним утриманням із неї комісії продавця, враховуйте виручку до утримання комісії: витрата на послугу не зменшує дохід платника єдиного податку. Якщо ФОП зареєстрований платником податку на додану вартість, суму цього податку виключайте з доходу відповідно до підпункту 1 пункту 292.11 Податкового кодексу України. Визначайте суму доходу за документами конкретної операції. Пункт 292.4 про дохід у розмірі винагороди застосовується до відповідного посередника за зазначеними в ньому договорами.

Як звіряти видані, оплачені та неотримані замовлення

Практична рекомендація — вести реєстр, у якому кожне замовлення має окремі статуси доставки й оплати. Статус «відправлено» залишає відкритими питання отримання товару та надходження грошей. Для контролю достатньо таких полів:

• номер замовлення та експрес-накладної;
• вартість товарів, передоплата й сума післяплати;
• номер товарного фіскального чека та спосіб його надання;
• дата вручення, відмови або повернення відправлення;
• ідентифікатор і сума переказу, комісія продавця за наявності;
• дата й сума банківського надходження;
• документи повернення або виправлення та неврегульований залишок.

Щодня зіставляйте вручення з відомостями про прийняті платежі, а перекази — з банківською випискою. Якщо одним надходженням оплачено кілька замовлень, збережіть розшифрування. Наприкінці місяця окремо перевірте посилки в дорозі, отримані покупцями замовлення з очікуваним переказом та повернення. Така звірка допомагає пояснити різницю між фіскальними продажами, рухом товарів і доходом за касовим методом.

Що робити з відмовою, поверненням і помилковим чеком

Для апаратного РРО пункти 7–8 розділу III Порядку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 547, передбачають реєстрацію від’ємної суми при поверненні або скасуванні помилково проведеної суми. Використання операції «сторно» для таких від’ємних сум на РРО заборонене. Якщо покупцеві повертають понад 100 грн, складають акт про видачу коштів із передбаченими реквізитами. Акт також складають при скасуванні помилкової суми чи форми оплати; такі акти зберігають три роки.

До першого відправлення визначте з бухгалтером, як оформлюватимете відмову від неоплаченого товару, за яким уже створено чек із боргом. Для цього потрібна підтверджена процедура саме для вашого ПРРО та виду чека. Фіскальний чек видачі коштів за наказом № 13 підтверджує операцію повернення коштів. За неоплаченим і неотриманим замовленням документуйте невдалий продаж та виправлення обліку відповідно до реальних подій. Підтвердження виплати, якої не було, створює недостовірні дані.

Якщо кошти вже включено до доходу ФОП, збережіть заяву покупця або іншу документальну підставу, документи повернення товару й підтвердження виплати. Підпункт 5 пункту 292.11 Податкового кодексу передбачає невключення до доходу коштів, повернених за встановлених ним підстав: повернення товару, розірвання договору або лист-заява про повернення коштів. Відображення повернення у звітності узгодьте з періодами отримання та повернення грошей.

Які умови дистанційного продажу повідомити покупцеві

Для продажів українським споживачам діють вимоги українського законодавства про електронну комерцію та захист прав споживачів. За статтями 7 і 11 Закону № 675-VIII продавець забезпечує доступ до своїх повних даних, адреси, контактів і податкового ідентифікатора, інформації про ціну та доставку, а за застосовності — відомостей про ліцензію. Отримане через інформаційну систему замовлення потрібно оперативно підтвердити. Підтвердження правочину має містити умови повернення, дані продавця, порядок прийняття претензій та гарантійні зобов’язання.

Перед укладенням дистанційного договору повідомте основні характеристики товару, повну ціну з доставкою, умови оплати й поставки, гарантію, строк дії пропозиції та порядок розірвання договору. За наявності періодичних поставок зазначте мінімальну тривалість договору. Підтвердьте цю інформацію письмово або електронним повідомленням і збережіть її погоджений зміст.

За статтею 13 Закону № 1023-XII споживач за загальним правилом може повідомити про розірвання дистанційного договору протягом 14 днів від підтвердження інформації або отримання товару чи першої поставки. Повернення матеріальної речі також свідчить про розірвання. Якщо підтвердження інформації неналежне, споживач має 90 днів для розірвання договору від отримання такої інформації, а для матеріальних речей — від отримання товару або першої поставки. Якщо продавець виправить підтвердження протягом цих 90 днів, споживач матиме 14 днів від отримання виправленого підтвердження.

Під час приймання повернення враховуйте умови частин 5–9 статті 12, які поширюються на дистанційні договори. Споживач має зберігати товар у незміненому стані. Відкриття упаковки, огляд і перевірка, зокрема спричинене ними зменшення вартості, не позбавляють права на розірвання договору. Це право також зберігається, якщо товар знищено, пошкоджено або зіпсовано без вини споживача. Витрати на повернення покладаються на продавця. Споживач повідомляє місце, де товар можна забрати; договір може передбачати поштове повернення.

Продавець має організувати отримання товару з урахуванням строку, який відлічують від дня одержання товару споживачем. Через 60 днів після одержання обов’язок споживача зберігати товар припиняється. Якщо продавець протягом цього строку не вжив заходів для повернення товару собі, товар переходить у власність споживача без обов’язку оплачувати його вартість. Якщо продавець не надав документ або підтвердження інформації, передбачені частиною 6 статті 12, які застосовуються до дистанційного договору, такий правочин не створює обов’язків для споживача.

Після повідомлення споживача про недійсність договору продавець протягом 30 днів від одержання повідомлення повертає отримані кошти й відшкодовує витрати на повернення товару. За порушення встановленого строку повернення грошей споживачеві належить неустойка в розмірі 1% вартості продукції за кожний день затримки.

Перед застосуванням винятку з права на розірвання перевірте частину 5 статті 13. Вона охоплює, зокрема, індивідуальне виготовлення чи переробку, коли товар неможливо продати іншим особам або це спричинить істотні втрати, товари з ціною, залежною від фінансового ринку, розпечатані визначені законом носії, доставку періодичних видань та інші прямо перелічені випадки. Для дострокового електронного постачання чи надання послуги потрібні передбачені законом згода й повідомлення. Договір може надати споживачеві ширше право на розірвання.

Якщо інший строк не погоджено, товар потрібно поставити в прийнятний строк, щонайпізніше протягом 30 днів від згоди споживача укласти договір. Якщо виконати договір неможливо через відсутність замовленого товару, повідомте покупця негайно, щонайпізніше протягом 30 днів від одержання його згоди укласти договір. Заміна можлива за попередньо повідомленою умовою договору, коли товар відповідає меті використання, має таку саму або кращу якість і коштує не більше замовленого. Претензії щодо недоліків розглядайте за статтею 8.

Протягом гарантійного строку споживач може вимагати пропорційного зменшення ціни, безоплатного усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення. За істотного недоліку з вини виробника чи продавця або фальсифікації товару, підтверджених за потреби експертизою, споживач може вимагати заміни або розірвання договору з поверненням грошей. Продавець може відмовити в задоволенні вимог щодо недоліків, якщо доведе, що вони виникли через порушення споживачем правил користування товаром або його зберігання.

Споживач має право особисто або через представника брати участь у перевірці якості. При розірванні договору через недоліки поверніть гроші в день розірвання; якщо це неможливо, погодьте інший строк, який не може перевищувати семи днів. Якщо ціна зросла, розраховуйте суму за вартістю товару на час пред’явлення вимоги, а якщо знизилася — за вартістю на час купівлі.

Облік післяплати та чеки ПРРО в Торгсофт

У Торгсофт для замовлень із передоплатою та подальшим розрахунком можна використовувати режим «Торгівля з випискою рахунка»: створити рахунок, оформити видаткову накладну та відображати оплати. За підключеної й налаштованої опції ПРРО програма формує чеки передоплати, чергової оплати та остаточного розрахунку. Офіційна довідка про чеки в торгівлі з випискою рахунка описує формування чека на суму оплати або на суму оплати та боргу. У другому випадку потрібно зазначити форму й засіб оплати боргу; такий чек вважається остаточним, і друк наступного чека при подальшій оплаті цієї накладної стає недоступним.

Перед використанням визначте з бухгалтером послідовність фіскалізації для своєї схеми доставки. У меню «Налаштування — Параметри — Чек» для поля «Умови друку чека в Торгівлі з випискою рахунка» виберіть «Пропонувати друк» або «Друк чека завжди»: офіційна довідка визначає ці значення для роботи з ПРРО. Окремо налаштуйте друк чеків передоплати, чеків накладної та засоби оплати. Перевірте фіскальність товарів: за змішаного рахунка програма розподіляє передоплату між фіскальною та нефіскальною частинами пропорційно їхній вартості. Оплати з уже сформованими чеками потрібно повертати через відповідні операції, оскільки видалення запису оплати залишає фіскальний чек чинним. Банківське надходження післяплати звіряйте з рахунком, накладною та раніше оформленими чеками.

Опцію «Програмний РРО» купують за платною річною ліцензією окремо на кожне робоче місце (касу), де проводять фіскалізацію; вона працює з ліцензіями Торгсофт Старт, Ультра та Термінал. Для роботи потрібні реєстрація ПРРО та кваліфікований електронний підпис, який підтримує Торгсофт. Електронні чеки надсилають після налаштування шаблону та сервісу доставки повідомлень і підключення опції «Масові розсилки клієнтам». Повернення грошей через банк або платіжного надавача виконуйте окремою платіжною дією та звіряйте з документом повернення у програмі.

Як зберігати документи й контролювати роботу каси

Практична рекомендація — зберігати за номером замовлення підтвердження умов, документ відвантаження, експрес-накладну, товарний чек, відомості про переказ, банківську виписку та документи повернення. Для покупця збирайте й передавайте учасникам доставки лише дані, потрібні для виконання замовлення; визначте законну підставу та мету обробки відповідно до статей 6, 11 і 14 Закону № 2297-VI «Про захист персональних даних».

За дні з розрахунковими операціями створюйте фіскальні звітні чеки та контролюйте передачу даних. Контрольні стрічки апаратного РРО зберігають три роки. Документи ПРРО, створені офлайн, зберігають до передачі на фіскальний сервер та отримання підтвердження доставки. Податкові документи ФОП, для яких пункт 44.3 Податкового кодексу встановлює мінімальний строк 1095 днів, зберігайте щонайменше протягом цього строку від дня подання звітності, для складання якої їх використано. Якщо звітність не подано, відлічуйте строк від установленого граничного строку її подання.

Для документів щодо виконання іншого законодавства, яке контролюють податкові органи, відлік починається від дня відповідної господарської операції, а для дозвільних документів — від дня завершення строку їх дії. Враховуйте продовження строків у передбачених законом випадках і зберігайте документи, пов’язані з перевіркою чи спором, до завершення відповідних процедур.

Якщо зв’язок із фіскальним сервером відсутній, робота ПРРО офлайн потребує зарезервованого діапазону фіскальних номерів. Стаття 5 Закону № 265/95-ВР установлює загальні межі 36 годин поспіль і 168 годин на місяць; пункт 13 прикінцевих положень дозволяє перевищення цих строків за дії передбачених ним спеціальних обставин, зокрема правового режиму воєнного стану. Перевірте технічні обмеження свого ПРРО перед роботою без зв’язку. Офіційна сторінка опції Торгсофт установлює межі 36 годин поспіль і 168 годин протягом місяця: після їх досягнення програма вимагає відновити зв’язок із сервером для продовження роботи.

Законодавчий дозвіл перевищувати ці строки сам по собі не змінює обмежень програми. Після відновлення зв’язку забезпечте протягом години передавання до фіскального сервера пакета з повідомленнями за формою № 4-ПРРО про початок і завершення роботи офлайн та створеними в цьому режимі розрахунковими документами й фіскальними звітними чеками. У день виявлення несправності надішліть повідомлення за формою № 2-ПРРО до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування за його наявності.

До усунення несправності або підключення зареєстрованого резервного РРО припиніть розрахункові операції. Після усунення несправності подайте заяву за формою № 1-ПРРО з позначкою «Відновлення роботи». Якщо така заява не надійде протягом місяця, реєстрацію ПРРО скасують.

За непроведення розрахункової операції, проведення її на неповну суму або невидачу належного документа пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію 100% вартості продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне. Пункт 14 розділу II Закону № 265/95-ВР починаючи з 1 жовтня 2023 року звільняє суб’єктів господарювання від відповідальності за порушення вимог цього Закону, вчинені при продажу товарів або наданні послуг на визначених територіях України.

На тимчасово окупованих територіях звільнення діє по дату завершення тимчасової окупації відповідної території; на територіях активних бойових дій — по дату завершення бойових дій на відповідній території; на територіях можливих бойових дій — по дату припинення можливості бойових дій на відповідній території. Звільнення не поширюється на порушення порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів. Перед застосуванням звільнення перевірте категорію території, де відбувся продаж або надання послуги, та відповідну дату за офіційним переліком територій, який визначають у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку.

Сам факт дії воєнного стану не звільняє всіх продавців від відповідальності.

Офіційні джерела для оформлення післяплати

• Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: статті 2, 3, 5, 9, 17; пункти 13–14 прикінцевих положень.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 44, пункти 292.1, 292.4, 292.6, підпункт 5 пункту 292.11, пункти 296.1 і 296.10.
• Наказ Міністерства фінансів України № 13, Положення про форму та зміст розрахункових документів: розділи I–III та VI.
• Наказ Міністерства фінансів України № 547, Порядок реєстрації та застосування РРО: розділ III, зокрема пункти 5, 7–8.
• Наказ Міністерства фінансів України № 317, Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО: розділи II, IV та V.
• Закон України № 1023-XII «Про захист прав споживачів»: статті 8, 13 і 15, частини 5–9 статті 12 у зв’язку зі статтею 13.
• Закон України № 675-VIII «Про електронну комерцію»: статті 7, 11 та 13.
• Закон України № 2297-VI «Про захист персональних даних»: статті 6, 11 та 14.
• Роз’яснення ДПС щодо РРО при доставці товарів із післяплатою та роз’яснення ДПС щодо дати доходу ФОП при отриманні переказу NovaPay.