Призупинення трудового договору: як оформити, розрахувати виплати й відновити роботу

Роботодавець може призупинити трудовий договір, якщо через збройну агресію він не може надати працівнику роботу, а працівник одночасно не може її виконувати. Таке рішення потрібно обґрунтувати й оформити наказом. Одностороннє призупинення обмежене сукупними 90 календарними днями протягом воєнного стану; довший строк потребує згоди обох сторін і не може виходити за межі воєнного стану.

За період правомірного призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату, гарантійні та компенсаційні суми, крім тих, які вже належали працівнику на день призупинення. Уже належні суми потрібно зберегти в обліку й виплатити з урахуванням застосовних строків. Трудові відносини продовжуються, тому потрібно вести облік, підтримувати зв’язок із працівником і своєчасно відновити договір. Наказ також не скасовує податків із уже нарахованого доходу й не забезпечує автоматичного переходу страхових виплат до Пенсійного фонду України.

Коли призупинення має законну підставу

Стаття 13 Закону № 2136-IX вимагає одночасної неможливості обох сторін виконувати конкретний трудовий договір. Перед виданням наказу з’ясуйте, що саме заважає надати й виконати роботу, як це пов’язано зі збройною агресією та чи доступне фактичне виконання обов’язків, зокрема дистанційно, якщо характер роботи це дозволяє. Призупинення не може бути прихованим покаранням працівника, тому конфлікт із ним або бажання усунути його від роботи не замінюють установлених законом підстав.

Наприклад, руйнування магазину разом із неможливістю працівника виконувати його роботу може обґрунтовувати призупинення. Зменшення продажів, нестача коштів на зарплату або виїзд працівника самі собою не доводять виконання обох умов. Якщо продавець може працювати, а магазин тимчасово зупинив роботу через відсутність необхідних умов, потрібно оцінити підстави для простою.

За простою працівника можна за його згодою тимчасово перевести на іншу роботу з урахуванням спеціальності й кваліфікації. На тому самому підприємстві переведення можливе на весь час простою, а на інше підприємство в тій самій місцевості — до одного місяця. Це варто перевірити, якщо бізнес може забезпечити працівника іншою роботою.

Для неоплачуваної відпустки під час воєнного стану діють окремі правила. За частиною третьою статті 12 Закону № 2136-IX роботодавець може погодити її на прохання працівника без загального обмеження тривалості. Працівнику, який виїхав за кордон або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, за його заявою обов’язково надають таку відпустку на зазначений у заяві строк, але не більше 90 календарних днів. Цей строк не є лімітом призупинення договору.

Право відмовити у відпустці мають роботодавці щодо працівників, залучених до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання. Виняток становлять відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами й для догляду за дитиною до трьох років. Періоди неоплачуваних відпусток за частинами третьою та четвертою статті 12 не дають стажу для щорічної основної відпустки.

Як підготувати наказ і визначити строк

Зберіть документи, які пояснюють неможливість роботи саме за цим договором: акти про пошкодження приміщення чи обладнання, повідомлення компетентних органів, документи про обмеження доступу, повідомлення працівника та інші відповідні докази. У наказі потрібно описати фактичні причини, тому загального посилання на воєнний стан недостатньо.

Наказ про призупинення має містити:

• причини рішення, зокрема пояснення неможливості роботодавця й працівника виконувати свої обов’язки;
• строк призупинення та умови відновлення договору;
• спосіб обміну інформацією між сторонами;
• кількість і категорії працівників, їхні прізвища, імена та по батькові за наявності;
• реєстраційні номери облікових карток платників податків, а для осіб із передбаченою законом відмовою від такого номера — відповідні паспортні дані.

Погодження наказу з військовою адміністрацією потрібне для трудових договорів із посадовими особами державних органів та органів місцевого самоврядування. Для звичайного приватного магазину стаття 13 такого погодження не вимагає.

Обмеження одностороннього призупинення до 90 календарних днів введене в дію 14 березня 2026 року. Строк є сукупним, тому новий наказ або перерва між наказами не дають нового окремого ліміту. Ведіть перелік усіх періодів призупинення для кожного працівника й окремо зберігайте документовану згоду на продовження понад 90 днів.

Раніше видані накази також потрібно переглянути. Держпраці пояснює, що накази, видані до 13 березня 2026 року включно без конкретного строку, автоматично втрачають чинність після закінчення передбачених 90 днів. Закон передбачає втрату чинності наказом із надмірним одностороннім строком наступного дня після завершення законного строку, якщо сторони не домовилися про продовження. Для давнього призупинення зіставте дати наказів, перерви та домовленості, перш ніж визначати дату відновлення.

Як повідомляти працівника й вести кадровий облік

Роботодавець і працівник можуть погодити доступний спосіб створення, пересилання та зберігання кадрових документів, зокрема електронну пошту чи інший канал електронного зв’язку. Зафіксуйте домовленість і зберігайте докази надсилання наказів та повідомлень, щоб можна було підтвердити виконання обов’язку повідомити працівника.

Обидві сторони повинні підтримувати можливість зв’язку навіть під час призупинення й повідомляти про зміну контактів невідкладно, але не пізніше десяти календарних днів. Роботодавець — юридична особа або ФОП — вносить зміни до Єдиного державного реєстру. Роботодавець — фізична особа, яка не є підприємцем, надсилає нові дані працівнику. Працівник повідомляє на адресу або електронну пошту роботодавця, зазначену в реєстрі; якщо поштове чи електронне повідомлення неможливе, допускається текстове повідомлення на офіційний номер телефону.

Якщо сторона не оновила свої контакти, повідомлення за останніми відомими адресою, електронною поштою або номером телефону вважається належним. Окремий виняток діє за відсутності поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактами: передбачена законом вимога щодо повідомлення не застосовується. Зберігайте докази обставин, на які посилаєтеся.

У табелі відокремлюйте призупинення від простою та неоплачуваної відпустки. Форма П-5 має рекомендаційний характер, тому роботодавець може доповнити її власним позначенням і закріпити його у своєму порядку обліку. На територіях активних і можливих бойових дій роботодавець самостійно визначає порядок кадрового діловодства й архівного зберігання, але зобов’язаний забезпечувати достовірний облік роботи та витрат на оплату праці.

Відомості про призупинення й відновлення договору потрібно подавати для електронного обліку трудової діяльності через вебпортал ПФУ. Якщо відповідних відомостей немає в реєстрі застрахованих осіб, страхувальник або його уповноважений представник створює електронний запис із належним електронним підписом. Саме призупинення не оформлюють у додатку Д5 як звільнення чи нове прийняття на роботу.

Що виплачувати й обліковувати під час призупинення

За час правомірного призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату, гарантійні й компенсаційні суми та забезпечувати передбачені договором умови праці. Стаття 13 прямо охоплює надання, оплату й компенсацію відпусток, днів відпочинку, допомогу по тимчасовій непрацездатності та подання відповідних заяв-розрахунків. Виняток стосується сум, які вже належали працівнику на день призупинення: їх потрібно зберегти в обліку й виплатити.

Зарплату за відпрацьовані дні нараховуйте за звичайними правилами. Її виплачують щонайменше двічі на місяць із проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після завершення періоду, за який здійснюють виплату. Якщо день виплати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, платіть напередодні.

Бойові дії можуть бути підставою для звільнення від відповідальності за порушення строків зарплати, якщо роботодавець доведе, що саме вони або інші обставини непереборної сили спричинили затримку. Це не скасовує боргу. За неможливості своєчасної виплати внаслідок бойових дій стаття 10 Закону № 2136-IX дозволяє відтермінувати її до відновлення діяльності підприємства.

Компенсація за затриманий дохід

Якщо нараховану зарплату затримали на один або більше календарних місяців, перевірте обов’язок компенсувати втрату частини доходу через зростання споживчих цін. Це право поширюється також на працівників ФОП відповідно до Закону «Про оплату праці». Компенсація стосується вже належного доходу й не створює зарплати за період правомірного призупинення.

Для кожного місяця боргу визначте невиплачену суму після утримання податків і обов’язкових платежів. Місячні індекси споживчих цін Держстату за відповідний період переведіть у коефіцієнти, поділивши кожен на 100, і перемножте. Наприклад, індексу 102% відповідає коефіцієнт 1,02. Від отриманого добутку відніміть одиницю: це приріст, на який потрібно помножити невиплачений дохід для визначення компенсації. Якщо добуток становить 1,03, компенсація дорівнює невиплаченій сумі, помноженій на 0,03. Індекс місяця, за який нараховано дохід, до розрахунку не включайте. Компенсацію виплачують у тому самому місяці, коли погашають відповідний борг. Якщо працівник своєчасно не отримав дохід із власної вини, компенсацію не нараховують.

Умовний приклад: невиплачений дохід після утримань становить 10 000 грн, а перевірений приріст індексу за належний період — 3%. Компенсація дорівнює 10 000 × 3 ÷ 100 = 300 грн. Для фактичної виплати потрібно визначити період кожної заборгованості й використати офіційні індекси; наведені 3% є лише умовою прикладу. Працівник може оскаржити відмову виплатити компенсацію в суді.

Відпускний і страховий стаж

Звичайний неоплачуваний період призупинення не дає стажу для щорічної основної відпустки. При цьому вже набуті дні відпустки зберігаються. Страховий стаж для пенсії перевіряють окремо за внесками й даними реєстру: відсутність зарплати в одному магазині не означає автоматичної відсутності стажу, якщо внески сплачував інший страхувальник або діє спеціальна законна підстава.

Повний страховий місяць за загальним правилом зараховують, якщо сплачено щонайменше мінімальний страховий внесок. За меншої суми можливі передбачена законом доплата або пропорційне зарахування періоду. Для особи, щодо якої офіційно встановлено факт позбавлення свободи внаслідок агресії, діють спеціальні правила зарахування цього періоду до пенсійного й відпускного стажу, тому її облік потребує окремої перевірки.

Лікарняні та допомога по вагітності й пологах

Для страхових виплат важлива дата початку страхового випадку щодо дати призупинення. Загальне право виникає в період роботи, включно з випробуванням і днем звільнення, якщо закон не встановлює іншого. Підставою для допомоги є листок непрацездатності; паперову форму застосовують у передбачених випадках неможливості сформувати електронний листок.

За звичайного захворювання або невиробничої травми перші п’ять днів непрацездатності оплачує роботодавець, а з шостого дня допомогу фінансує ПФУ до відновлення працездатності або відповідного встановлення інвалідності. Закон зберігає виплату незалежно від подальшого звільнення працівника, але це правило не можна автоматично переносити на призупинення договору, для якого стаття 13 встановлює спеціальні умови.

За період неоплачуваної, творчої або додаткової навчальної відпустки допомогу по тимчасовій непрацездатності не надають. Стаття 16 Закону № 1105-XIV також передбачає відмову за період, зазначений у листку непрацездатності, який визнано необґрунтованим. Іншими підставами є травма або захворювання при вчиненні застрахованою особою кримінального правопорушення, навмисне заподіяння шкоди власному здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляція хвороби. Захворювання чи травма дають підставу для відмови через сп’яніння, якщо вони сталися внаслідок алкогольного, наркотичного чи токсичного сп’яніння або пов’язаних із ним дій. Допомогу також не надають за час перебування під арештом, проведення судово-медичної експертизи та примусового лікування за судовим рішенням. Перед відмовою перевірте документи, які підтверджують саме відповідну законну підставу.

Для допомоги по вагітності та пологах закон прямо передбачає виплату з дня виникнення права на відповідну відпустку під час простою не з вини працівниці, щорічної, неоплачуваної, навчальної або творчої відпустки. Призупинення договору в цьому переліку не назване, а поява листка непрацездатності сама собою не відновлює договір. Якщо такий листок сформовано під час призупинення, зверніться до територіального органу ПФУ та зазначте дату початку непрацездатності, дату призупинення і строк наказу. Попросіть письмово пояснити право на допомогу та порядок її призначення у вашій ситуації. Якщо сума допомоги вже належала працівниці на день призупинення, врахуйте виняток статті 13: призупинення не звільняє роботодавця від цієї виплати.

Як отримати фінансування через роботодавця

Коли виплату призначає роботодавець, документи щодо тимчасової непрацездатності розглядають не пізніше десяти робочих днів після надходження, а щодо вагітності та пологів — не пізніше трьох робочих днів. Повідомлення про відмову з причиною та порядком оскарження потрібно видати або надіслати не пізніше п’яти днів після рішення. Для працівника за трудовим договором стаття 24 Закону № 1105-XIV установлює виплату допомоги в найближчий після дня її призначення строк, визначений для виплати зарплати. Загальний строк звернення за призначенням становить шість календарних місяців від відновлення працездатності або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Заяву-розрахунок до ПФУ подають не пізніше п’яти робочих днів після рішення про призначення виплати. Її можна подати на папері особисто чи поштою або електронно через вебпортал ПФУ з належним підписом; подання через Дію можливе за наявності технічної можливості. Якщо необхідних даних немає в державних електронних ресурсах, додайте кольорові скановані копії або фотокопії оригіналів документів, що підтверджують страховий випадок, його обставини чи статус працівника. Копії повинні містити всі сторінки й поля документа, зокрема серію та номер бланка, і бути читабельними. Використовуйте формат jpg або pdf із розміром кожного файлу не більше 1 Мб; рекомендована роздільна здатність сканування становить 300 dpi.

За виявлених недоліків ПФУ повідомляє про залишення заяви без руху протягом трьох робочих днів після її отримання та надає щонайменше три робочі дні від отримання повідомлення для виправлення. Роботодавець створює виправлену заяву на основі попередньої й подає її повторно. Перевірте, що вона набула статусу «Прийнято»: фінансування здійснюють протягом трьох робочих днів після надходження такої заяви. Кошти надходять на окремий рахунок і можуть використовуватися виключно для страхових виплат.

ПФУ може відмовити у фінансуванні, якщо роботодавець відмовляється від перевірки або перешкоджає їй, подав недостовірні відомості чи порушив порядок використання страхових коштів. Рішення приймають протягом трьох робочих днів після виникнення або виявлення відповідних обставин і надсилають роботодавцю не пізніше трьох робочих днів після його прийняття. Таке рішення можна оскаржити адміністративно або до суду. Для поновлення фінансування потрібно усунути причину відмови; поновлення оформлюють наказом територіального органу ПФУ. Окремо Порядок № 28-1 передбачає зупинення фінансування щодо листка непрацездатності, сформованого на підставі необґрунтованого медичного висновку.

Після виплати допомоги подайте повідомлення ПФУ не пізніше 30 календарних днів від зарахування коштів і набуття заявою статусу «Оплачено». Невикористаний надлишок фінансування повертають протягом трьох робочих днів. Якщо надлишок виник через помилку в нарахуванні, разом із поверненням надішліть обґрунтоване письмове пояснення. Відсутність повідомлення протягом трьох місяців може стати підставою для позапланової перевірки.

Коли працівник звертається безпосередньо до ПФУ

Сам наказ про призупинення не є універсальною підставою для прямої виплати ПФУ. Стаття 22 Закону № 1105-XIV передбачає окреме звернення, якщо роботодавець не виконав страхові обов’язки через неможливість встановити його місцезнаходження та/або обставини непереборної сили під час воєнного чи надзвичайного стану, що підтверджено даними державного реєстру. Працівник подає паперову або електронну заяву, а виплату здійснює територіальний орган ПФУ за місцем його проживання чи перебування.

Постанова КМУ № 531 передбачає звернення до ПФУ для застрахованих осіб, які не можуть реалізувати право на страхові виплати у звичайному порядку та переселилися з територій чинного переліку бойових дій або окупації чи із зони надзвичайної ситуації. Вона також охоплює людей, чиє житло через агресію знищене або пошкоджене до стану, непридатного для проживання, зокрема застрахованих осіб за кордоном.

Для людей, які фактично проживають у населених пунктах, де органи державної влади повністю здійснюють свої повноваження, пункт 1-1 постанови № 531 передбачає окремі підстави. Вони стосуються осіб, які перебувають або перебували у трудових відносинах із роботодавцем, зареєстрованим на території зазначеного переліку або в зоні надзвичайної ситуації.

Окрема підстава стосується юридичних осіб публічного права та підпорядкованих їм юридичних осіб, які перемістилися з населених пунктів, де органи державної влади не здійснюють своїх повноважень, до населених пунктів, де ці повноваження здійснюються повністю. При цьому зміна місцезнаходження має бути внесена до Єдиного державного реєстру, а роботодавець має залишатися таким, що не забезпечив провадження своєї діяльності. Самого переїзду й реєстрації нової адреси недостатньо для цієї підстави.

Постанова також охоплює трудові відносини з роботодавцем, який не виконав обов’язків щодо страхових виплат через неможливість установити його місцезнаходження та/або непереборну силу під час воєнного чи надзвичайного стану. Невиконання цих обов’язків має підтверджуватися даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Перед зверненням визначте, яка саме підстава відповідає обставинам працівника.

Виплати здійснюють через банки за документами, що підтверджують право, або за відомостями, отриманими через електронну взаємодію. Якщо необхідних відомостей немає, постанова № 531 передбачає виплату в мінімальному розмірі, установленому правлінням ПФУ, з подальшим перерахунком після отримання підтвердних документів і даних. Якщо допомогу призначено за Порядком № 8, після отримання документів про страховий стаж або інших відомостей, які впливають на її розмір, подайте до ПФУ заяву про перерахунок і додайте ці матеріали. Пункт 23 цього порядку передбачає перерахунок за заявою застрахованої особи.

Якщо ПФУ застосовує до вашого звернення Порядок № 8, підготуйте заяву з банківськими реквізитами й номером поточного рахунку, листок непрацездатності, документ, що посвідчує особу, та його копію. Перед поданням заяви перевірте в ПФУ, чи відповідає ваш банк вимозі пункту 18 цього порядку: він передбачає рахунок у банку, визначеному Кабінетом Міністрів України для виплат за рахунок бюджету та страхових фондів внутрішньо переміщеним особам. Для паспорта-книжечки порядок називає копії сторінок 1–4 і 11–16. Потрібна також копія податкового номера, крім установленого законом випадку відмови від нього з повідомленням податкового органу й відміткою в паспорті. Візьміть оригінали документів, оскільки копії за пунктом 10 засвідчує працівник органу, який приймає їх.

Переміщена особа додає копію довідки про взяття на облік ВПО. Для категорії пункту 2.2 порядку потрібна довідка роботодавця про трудові відносини на дату страхового випадку. Якщо переміщена підпорядкована установа або організація не відновила діяльності, потрібна також довідка установи, якій вона підпорядкована, про цю обставину. Для оплати догляду за хворою дитиною додають копію свідоцтва про народження; для пільгового розміру допомоги — посвідчення або інші підтвердні документи. Добровільно застрахована особа додає копію договору про добровільну участь і наявні докази сплати ЄСВ. Копію трудової книжки й банківську довідку подають за наявності. Законний представник додатково пред’являє документ про свою особу та документ про повноваження.

При прямому зверненні до ПФУ враховуйте строки чинної статті 24 Закону № 1105-XIV. Документи щодо тимчасової непрацездатності розглядають не пізніше десяти робочих днів після надходження, а щодо вагітності та пологів — не пізніше трьох робочих днів. Для застрахованої особи, яка працює за трудовим договором, ця стаття встановлює виплату в найближчий після призначення допомоги строк, визначений для виплати зарплати.

Пункт 20 Порядку № 8 містить строки призначення до двадцяти днів після отримання документів і виплати до десяти робочих днів після призначення. Застосовуйте його з урахуванням чинного закону: положення підзаконного порядку не можуть подовжувати встановлені законом строки. Для переміщених осіб пункт 21 також передбачає підтвердження статусу перед прийняттям рішення. Під час подання документів уточніть у ПФУ, як відбуватиметься така перевірка, та попросіть зазначити строк розгляду і дату виплати для вашої категорії.

Для категорії пункту 2.3 Порядку № 8 передбачена окрема процедура пункту 22, коли неможливо встановити місцезнаходження роботодавця. Пункт 2.3 виключає роботодавців, зареєстрованих на тимчасово окупованій території, у районі проведення АТО в Донецькій та Луганській областях або в зоні надзвичайної ситуації, тому застосовну процедуру потрібно визначити з ПФУ з урахуванням чинної постанови № 531. Протягом п’яти робочих днів після звернення орган запитує дані про відсутність сплати внесків за шестимісячний період до подання заяви та звертається для перевірки місцезнаходження роботодавця. Водночас пункт 3.4 старого порядку називає шестимісячний період після настання страхового випадку. Попросіть ПФУ письмово уточнити, які реєстрові дані потрібні у вашій справі. Пункт 22 Порядку № 8 передбачає призначення допомоги не пізніше десяти днів після отримання реєстрового підтвердження й акта перевірки та виплату не пізніше десяти робочих днів після призначення. Застосовуйте ці положення з урахуванням статті 24 чинного Закону № 1105-XIV: документи щодо тимчасової непрацездатності розглядають не пізніше десяти робочих днів після надходження, а щодо вагітності та пологів — не пізніше трьох робочих днів. Для працівника за трудовим договором закон установлює виплату в найближчий після призначення допомоги строк виплати зарплати. Попросіть ПФУ письмово зазначити, які підтвердження потрібні, від якої дати він обчислює строк розгляду та коли має виплатити допомогу.

Порядок № 8 залишається чинним. ПФУ також підтвердив його застосування в пояснювальній записці до проєкту нового порядку; завершення консультацій щодо цього проєкту не означає набрання ним чинності. Оскільки Порядок № 8 містить старі назви органів, територіальні умови й посилання на попередню редакцію закону, перед поданням зверніться до територіального органу ПФУ, щоб визначити процедуру для вашої категорії за чинними Законом № 1105-XIV і постановою № 531. Подайте звернення в межах загального шестимісячного строку статті 24 Закону № 1105-XIV. Якщо цей строк уже минув, попросіть ПФУ надати письмове рішення щодо застосування винятку пункту 13 Порядку № 8 до вашого звернення. Відсутність паперової трудової книжки сама собою не позбавляє права на звернення, оскільки порядок передбачає використання реєстрових відомостей і допомогу в збиранні документів.

Податки, ЄСВ і звітність

Податкові наслідки визначає вид і дата нарахування виплати. Із звичайної зарплати та лікарняних роботодавець утримує ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за загальною ставкою 5%. Допомога по вагітності та пологах звільнена від цих утримань, але входить до бази єдиного соціального внеску — ЄСВ, який роботодавець нараховує власним коштом.

Для старого зарплатного боргу збережіть ставку військового збору, застосовну до відповідного періоду. Доходи за податкові періоди до 1 грудня 2024 року за перехідним правилом Закону № 4015-IX оподатковують за попередньою ставкою 1,5% незалежно від фактичної дати виплати, з урахуванням спеціальних правил ПКУ. Погашення вже нарахованого боргу та нове донарахування — різні операції; відпускні й лікарняні також мають правила віднесення до відповідних періодів.

ЄСВ за загальною ставкою становить 22%. Якщо за повний місяць призупинення немає жодної виплати, яка утворює базу внеску, сам факт трудових відносин не створює мінімального ЄСВ. Якщо ж є зарплата за частину місяця, премія, лікарняні чи інша відповідна виплата, потрібно перевірити мінімальну базу, максимальне обмеження та застосовні винятки.

У 2026 році мінімальна зарплата становить 8647 грн, тому мінімальний внесок за ставкою 22% дорівнює 1902,34 грн. Для звичайних трудових доходів максимальна місячна база становить 20 мінімальних зарплат — 172 940 грн. Правило мінімальної бази застосовують за основним місцем роботи за повного календарного місяця трудових відносин або відпрацювання всіх робочих днів за графіком. Винятки охоплюють, зокрема, неосновне місце роботи, нефіксований робочий час і передбачені пільгові ставки для працівників з інвалідністю.

ФОП і юридична особа можуть застосовувати ставку 8,41% для відповідних виплат працівнику з інвалідністю після отримання належного підтвердження: засвідченого витягу з рішення експертної команди або відповідної довідки МСЕК, виданої до 1 січня 2025 року. Перевірте дату отримання й строк чинності документа, оскільки пільгову ставку не застосовують лише зі слів працівника.

Умовний приклад: працівник за основним місцем роботи перебував у трудових відносинах увесь місяць, отримав 6000 грн зарплати за відпрацьовану частину місяця, а решту часу договір був призупинений. Якщо застосовується ставка 22% і немає винятків, ЄСВ становить 1902,34 грн, з яких 1320 грн припадають на фактичну базу, а 582,34 грн — на різницю до мінімальної. Без податкової соціальної пільги ПДФО дорівнює 1080 грн, військовий збір — 300 грн, а сума до виплати — 4620 грн.

Для невисокого місячного доходу перевірте право на податкову соціальну пільгу, яка зменшує базу ПДФО. Загальна пільга у 2026 році становить 1664 грн за доходу не більше 4660 грн; поріг не зменшують пропорційно відпрацьованим дням. Пільга застосовується за одним місцем нарахування зарплати після отримання заяви й потрібних документів. Для окремих сімейних категорій діють інші розміри та правила порога; одночасне отримання передбаченого законом бюджетного грошового забезпечення може виключати пільгу.

У Д1 або ФІЗ-Д1 зберігайте відомості про чинні трудові відносини й належні нарахування; дні призупинення не записуйте як дні неоплачуваної відпустки. Лікарняні та допомогу по вагітності й пологах розподіляйте за місяцями окремими рядками. Відсутність зарплати не можна механічно прирівняти до відсутності найманих працівників і на цій підставі відмовитися від звітності.

У 4ДФ або ФІЗ-4ДФ відображайте нарахований дохід незалежно від його виплати, а фактичну виплату й перераховані податки — у відповідних окремих графах. Зарплату, своєчасно виплачену наступного місяця, відображають за період нарахування відповідно до спеціального правила. Пізніше погашення боргу обліковують із збереженням ознаки раніше нарахованого доходу.

До граничного строку подання помилки виправляють розрахунком «Звітний новий», а після нього за загальним правилом подають «Уточнюючий». Щоб замінити помилковий рядок із реквізитами або податковими сумами, повторіть його з ознакою «1» для виключення та додайте правильний рядок з ознакою «0». Типи нарахувань 2 і 3 застосовують для виправлення сум ЄСВ саме в «Уточнюючому» розрахунку. Окреме обмеження діє для кількісних показників головної частини: у розрахунку юридичної особи це рядки 091, 091.1, 092, 101 і 111, а в розрахунку ФОП або незалежного професіонала — 091, 091.1, 091.2, 092 і 101. Їх можна виправити лише розрахунком «Звітний новий», тому перевірте ці показники до завершення строку подання.

Як відновити договір або оформити звільнення

Після завершення законного строку призупинення договір відновлюється в повному обсязі. Якщо роботодавець скасовує призупинення достроково — до завершення строку наказу або воєнного стану, він повинен повідомити працівника про необхідність стати до роботи за 14 календарних днів. Зафіксуйте дату повернення, повідомлення та відповідні зміни в обліку.

Неможливість працювати після відновлення не означає автоматичного звільнення. Потрібна окрема законна підстава припинення договору та виконання її умов. Так само призупинення не забороняє сторонам припинити договір раніше на передбаченій законом підставі.

Перед звільненням перевірте спеціальні гарантії. Працівника з робочим місцем на території активних бойових дій, який відсутній на роботі, не можна звільняти за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП. Для цього потрібно перевірити конкретну територію, її категорію й відповідні дати за чинним переліком, затвердженим наказом № 376. Час такої відсутності не оплачують і не включають до стажу щорічної основної відпустки.

Зберігаються також установлені законом гарантії військовослужбовцям і особам із підтвердженим фактом позбавлення свободи внаслідок агресії. Для працівників із підтвердженим фактом позбавлення свободи місце роботи й посаду зберігають протягом усього періоду позбавлення свободи, а також протягом шести місяців із дня звільнення, якщо вони проходять передбачені законом заходи з медичної, реабілітаційної, психологічної допомоги, санаторно-курортного лікування або інші визначені відновлювальні заходи. Статус підтверджує рішення спеціальної Комісії, а відомості можна підтвердити безоплатною випискою з відповідного реєстру; відсутність зв’язку сама собою такого статусу не встановлює.

Заборона звільнення з ініціативи роботодавця поширюється на вагітних жінок, жінок із дітьми до трьох років, а у визначених випадках домашнього догляду — до шести років, та одиноких матерів із дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю. У разі повної ліквідації підприємства, установи чи організації закон допускає звільнення цих працівниць з обов’язковим працевлаштуванням. Обов’язкове працевлаштування потрібне також після закінчення строкового трудового договору. На період працевлаштування після завершення такого договору зберігайте середню зарплату, але не більше трьох місяців від дня його закінчення. Відповідні гарантії поширюються також на визначених статтею 186-1 КЗпП батьків без матері, опікунів та інших осіб.

Під час воєнного стану звільнення з ініціативи роботодавця може оформлюватися під час лікарняного або відпустки із зазначенням першого робочого дня після їх завершення. Це правило не охоплює відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами й для догляду за дитиною до трьох років та не скасовує інших заборон звільнення. Попередню згоду профспілки за статтею 43 КЗпП загалом не застосовують, але виняток зберігається для працівників, обраних до профспілкових органів.

При припиненні договору виплатіть належні суми, включно з компенсацією всіх невикористаних днів щорічних відпусток і відповідної додаткової відпустки працівникам із дітьми. Стаття 13 встановлює спеціальне правило розрахунку й видачі трудової книжки, якщо вона зберігається у роботодавця: не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. За втрати книжки або відсутності доступу до неї потрібно видати дублікат у встановленому порядку.

Окремо виконайте документальні обов’язки статей 47 і 116 КЗпП. У день звільнення видайте працівнику копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені йому суми. У день фактичної виплати письмово повідомте про ці суми з окремим зазначенням кожного виду виплати. Якщо трудова книжка зберігається у працівника, на його вимогу внесіть до неї запис про звільнення. За спору про розмір розрахунку виплатіть неоспорювану частину в застосовний строк. Для роботодавця — фізичної особи, призваного на зазначену в статті 47 військову службу під час мобілізації або з числа резервістів в особливий період, ця стаття дозволяє виконати визначені нею обов’язки протягом місяця після звільнення зі служби без санкцій і штрафів.

Оскарження й відповідальність роботодавця

Працівник або профспілка за його дорученням можуть оскаржити наказ про призупинення до Держпраці чи її територіального органу. За погодженням із військовою адміністрацією Держпраці може видати обов’язковий припис про скасування наказу або усунення порушення іншим способом. Роботодавець зобов’язаний виконати припис протягом 14 календарних днів із дня його отримання. Для судового оскарження припису стаття 13 встановлює окремий строк — десять календарних днів.

Незаконне призупинення може призвести до відновлення договору й стягнення середнього заробітку з роботодавця. Верховний Суд застосовує частини першу та другу статті 235 КЗпП за аналогією: загальне обмеження становить один рік, а за розгляду справи понад рік не з вини працівника середній заробіток може охоплювати весь вимушений прогул. Передбачене статтею 13 відшкодування коштом держави-агресора стосується обґрунтованого призупинення й не усуває відповідальності роботодавця за власне незаконне рішення.

Строки судового захисту залежать від вимоги. Для оскарження наказу про призупинення як окремої немайнової вимоги загальне правило частини першої статті 233 КЗпП передбачає три місяці від дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення права. Конституційний Суд визнав це обмеження неконституційним у частині вимог про стягнення зарплати й інших належних працівникові виплат, тому різні вимоги одного позову потрібно оцінювати окремо. Для оскарження звільнення діє місяць від вручення копії наказу, а для виплати всіх належних при звільненні сум частина друга статті 233 передбачає три місяці від отримання письмового повідомлення про них. Пропущені з поважних причин строки суд може поновити за статтею 234 КЗпП. Для звернень щодо звільнення та виплати належних при звільненні сум ця стаття встановлює додаткову умову: від отримання копії наказу про звільнення або письмового повідомлення про нараховані й виплачені при звільненні суми має минути не більше одного року.

За винну затримку остаточного розрахунку без спору про суму стаття 117 КЗпП передбачає середній заробіток до фактичного розрахунку, але максимум за шість місяців. За наявності спору відшкодування залежить від його вирішення на користь працівника, а при частковому задоволенні розмір визначає орган, який розглядає спір.

Під час воєнного стану повне й своєчасне виконання припису за результатами позапланової перевірки дає передбачене статтею 16 Закону № 2136-IX звільнення від штрафів статті 265 КЗпП. Це звільнення не скасовує боргу й не усуває адміністративної, податкової або кримінальної відповідальності за їхніми окремими підставами.

Для визначення штрафів за статтею 265 КЗпП використовуйте мінімальну зарплату, установлену на момент виявлення порушення. Якщо юридичній особі або ФОП, який використовує найману працю, вже накладено такий штраф, перевірте також дату вручення постанови. Сплата 50% штрафу протягом десяти банківських днів від цієї дати означає виконання постанови. Сплата штрафу не звільняє від обов’язку усунути порушення.

За трудові порушення стаття 41 КУпАП передбачає штраф відповідальній посадовій особі або підприємцю в межах 30–100 неоподатковуваних мінімумів, а за встановленої повторності чи порушень щодо захищених категорій — 100–300.

Донарахування своєчасно не нарахованого ЄСВ може спричинити штраф 10% за кожний повний або неповний звітний період, але не більше 50% донарахованої суми. Пеню на недоїмку за загальним правилом нараховують із першого календарного дня після завершення строку сплати до дня фактичної сплати включно.

Суми пені й штрафів за загальним правилом сплатіть протягом десяти календарних днів після отримання рішення або в цей строк оскаржте його до органу ДПС вищого рівня чи до суду. Одночасно письмово повідомте про оскарження орган ДПС, який ухвалив рішення. Оскарження рішення про санкції зупиняє строк їх сплати до вирішення справи. Якщо ви оскаржуєте до суду вимогу про сплату недоїмки, строк сплати пов’язаних із цією недоїмкою санкцій також зупиняється до ухвалення судового рішення. Тому перед оплатою перевірте, який документ оскаржується та чи пов’язані санкції з виникненням або несвоєчасною сплатою спірної недоїмки.

Оскарження вимоги про сплату недоїмки зупиняє нарахування пені з дня подання скарги до ДПС або позову до суду. Строк давності для нарахування, застосування та стягнення недоїмки, штрафів і пені ЄСВ не застосовується.

Воєнне звільнення від штрафів стосується порушень, вчинених із початку воєнного стану 24 лютого 2022 року до 1 серпня 2023 року. За цей самий період пеню не нараховують, а вже нараховану пеню списують. Для нових порушень ці правила загального звільнення не дають.

Якщо податки або звітність неможливо виконати через наслідки агресії, застосовуйте процедуру Мінфіну № 225. У заяві зазначте найменування або ПІБ платника, його код чи податковий номер, податкову адресу, назву органу ДПС і дату подання. Для фізичної особи зазначте також РНОКПП або передбачені законом паспортні дані. Поясніть, які саме обов’язки й за які періоди неможливо виконати та як цьому перешкодили конкретні обставини агресії. Додайте докази, перелічіть їхні назви, реквізити й кількість сторінок та підпишіть заяву; печатку проставляють за наявності. Документи добирайте за відповідною підставою: це можуть бути підтвердження руйнування, втрати облікових документів, невиконаних банківських платежів або відключення зв’язку. Невиконані платіжні документи подайте разом із передбаченим переліком підтвердженням зупинення роботи банку або платіжних систем. Якщо фізична особа подає інші докази, додайте документ, що посвідчує її особу. Наказ про призупинення може бути одним із доказів, але не замінює рішення ДПС про неможливість виконання податкового обов’язку.

Строк подання залежить від того, яку саме можливість платник утратив і відновив. Якщо він не міг подати заяву й докази у початковий строк, за пунктом 4 розділу II Порядку № 225 їх подають одночасно з появою можливості виконати хоча б один податковий обов’язок, але не пізніше 60 календарних днів із першого дня наступного місяця. Якщо платник раніше виконував обов’язки, а потім утратив таку можливість через агресію, пункт 6 відраховує ці 60 днів від першого дня місяця після відновлення можливості подати заяву й докази.

Якщо ДПС уже ухвалила рішення про неможливість виконання обов’язків, після відновлення можливості повідомте її про це не пізніше 60 календарних днів із першого дня наступного місяця. У повідомленні зазначте дані платника й органу ДПС, дату відновлення можливості, дату та номер останнього рішення про неможливість. За підпунктом 69.1 ПКУ відкладені обов’язки, строк яких настав до відновлення можливості, потрібно виконати протягом цих 60 днів. Якщо можливість не відновилася під час воєнного стану, загальне правило цього підпункту передбачає виконання обов’язків протягом шести місяців після його припинення або скасування.

Заяву, докази та повідомлення можна подати через Електронний кабінет, особисто до органу ДПС за податковою адресою або до сервісного центру, чи надіслати поштою з повідомленням про вручення. ДПС розглядає заяву протягом двадцяти календарних днів із дня, наступного за отриманням, із передбаченою порядком можливістю продовження. Якщо надійшло попереднє рішення із запитом додаткових доказів, подайте їх протягом десяти календарних днів із дня, наступного за його отриманням. Додаткові матеріали розглядають протягом двадцяти календарних днів із дня, наступного за отриманням.

Рішення ДПС можна оскаржити адміністративно або до суду. Неподання заяви й доказів у встановлений строк або рішення ДПС про можливість виконання обов’язків має наслідком визнання платника таким, що може виконувати їх своєчасно. Зберігайте оригінали доказів протягом установленого ПКУ строку давності та підтвердження подання матеріалів.

Спеціальне скасування санкцій застосовується до документальних перевірок, які відновили або розпочали з 1 серпня 2023 року та завершили до припинення або скасування воєнного стану. Для податків повністю сплатіть донараховане податкове зобов’язання протягом 30 календарних днів із дня, наступного за отриманням податкового повідомлення-рішення. Для ЄСВ повністю сплатіть внесок, донарахований за результатами такої перевірки, протягом 30 календарних днів із дня, наступного за отриманням вимоги про сплату недоїмки. За виконання цих умов штрафи, нараховані на відповідну суму, вважаються скасованими, а пеня не нараховується. Сплачене за цією процедурою податкове зобов’язання або ЄСВ не підлягає оскарженню, тому перед оплатою перевірте правильність донарахування. Самостійне виправлення податкових помилок із дотриманням вимог та обмежень статті 50 ПКУ також звільняє від штрафів пункту 50.1 і пені за чинними воєнними правилами. Інші штрафи потрібно перевіряти за їхніми окремими умовами.

Окремо перевірте податкову пеню за статтею 129 ПКУ. Для самостійно визначеного зобов’язання вона за загальним правилом починається після 90 календарних днів прострочення й розраховується за 100% річної облікової ставки НБУ. Це правило не охоплює всі порушення роботодавця як податкового агента. За виявленої перевіркою несплати або несвоєчасного перерахування податків до чи під час виплати доходу пеня починається з першого робочого дня після граничного строку сплати й розраховується за 120% річної облікової ставки НБУ, чинної на кожний відповідний день, включно з днем погашення. Для заниження податків застосовують окремі правила початку й завершення нарахування.

Пеня не нараховується або анулюється за прямо передбачених ПКУ обставин. Перевірте, чи порушення спричинило введення воєнного стану, чи воно сталося з вини банку або іншого визначеного законом надавача платіжних послуг. Окремою підставою для ненарахування або анулювання пені є підтверджена помилка чи збій Електронного кабінету, якщо саме вони були єдиною причиною порушення. За своєчасної помилкової сплати на інший бюджетний рахунок потрібно також учинити передбачені статтею 43 дії для повернення коштів. Підтвердьте конкретну причину документами; сам наказ про призупинення не встановлює цих обставин.

Безпідставна умисна невиплата встановлених законом сум понад місяць керівником підприємства, установи чи організації або підприємцем може мати ознаки кримінального правопорушення за статтею 175 КК України. Частина третя цієї статті передбачає звільнення особи від кримінальної відповідальності, якщо вона здійснила відповідну виплату до притягнення до кримінальної відповідальності. Грубе порушення трудового законодавства може мати ознаки правопорушення за статтею 172. Правомірне призупинення саме собою цих складів не утворює. Щоб оцінити ризик і виправити порушення, зіставте законну підставу наказу, фактичні нарахування, строки виплат і дії відповідальних осіб.

Офіційні джерела

• Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1, 5, 7, 10, 12–13, 15–16.
• Закон № 4412-IX про зміни щодо трудових відносин під час воєнного стану: розділ II, пункт 1; роз’яснення Держпраці про строки та раніше видані накази.
• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 34, 47, 113, 115–119, 119-1, 179, 184, 186-1, 233–235, 265.
• Закон «Про відпустки» № 504/96-ВР: статті 9, 24, 26.
• Закон «Про оплату праці» № 108/95-ВР: преамбула, стаття 34; Закон № 2050-III про компенсацію втрати частини доходів: статті 1–5, 7; постанова КМУ № 159: пункти 1–6 Порядку компенсації.
• Закон «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV: статті 12, 15–16, 18, 22–24, розділ VII, пункти 2 і 4.
• Постанова ПФУ № 28-1 від 19.08.2025 про фінансування страхувальників: пункти 3–15 Порядку; постанова КМУ № 531: пункти 1 і 1-1; постанова ФСС № 8 від 24.01.2017: пункти 2–5, 8, 10–15, 18–23 Порядку.
• Закон про ЄСВ № 2464-VI: статті 4, 7–9, 20, 25, розділ VIII, пункти 9-21, 9-22, 9-24; Інструкція Мінфіну № 449: розділ III, пункт 2, підпункти 5–6; Закон про пенсійне страхування № 1058-IV: стаття 24.
• Закон «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX: статті 7–8, 32.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: статті 49, 57, 112, 119, 124, 125-1, 129, 164–169, 176; підрозділ 10 розділу XX, пункти 16-1, 69.1, 69.37–69.38.
• Закон № 4015-IX: розділ II, пункти 1–2; Закон № 4113-IX: розділ II, пункт 1; ПКУ в редакції до зміни загальної ставки військового збору: підрозділ 10 розділу XX, пункт 16-1, підпункт 1.3.
• Наказ Мінфіну № 4 про Податковий розрахунок: розділи I–III Порядку; наказ Мінфіну № 243 про зміни до форм і Порядку: пункт 4.
• Постанова ПФУ № 11-1 про електронний облік трудової діяльності: пункти 4, 7–8; наказ Держкомстату № 489: примітка 2 до форми П-5.
• Наказ Мінрозвитку № 376 про перелік територій; постанова КМУ № 1364: пункт 1-1; Закон № 2010-IX про осіб, позбавлених свободи внаслідок агресії: статті 3–4; постанова КМУ № 1281: пункти 13–15 Порядку ведення Реєстру.
• Наказ Мінфіну № 225 про підтвердження неможливості виконання податкових обов’язків: розділи II–III Порядку та переліки підтвердних документів.
• Огляд практики Об’єднаної палати Касаційного цивільного суду Верховного Суду: розділ 6.4, висновок щодо постанови від 05.05.2025 у справі № 758/4178/22; рішення КСУ № 1-р/2025: пункти 1–3 резолютивної частини.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X: статті 41, 163-4, 165-1, 188-6; Кримінальний кодекс України № 2341-III: статті 172, 175.