Акт наданих послуг у «Вчасно»: як оформити, підписати й зберегти

Щоб оформити надані послуги через сервіс електронного документообігу (ЕДО) «Вчасно.ЕДО», перевірте умови договору, складіть акт із фактичним змістом, обсягом і періодом послуг та передайте його уповноваженим підписувачам. Якщо договір передбачає двостороннє підписання, отримайте підписи виконавця й замовника, перевірте їх і збережіть електронний оригінал разом із даними для перевірки. Завантаження файла, вхід у кабінет і повідомлення про надсилання самі собою не підтверджують виконання та прийняття послуг.

Ця інструкція стосується господарських відносин між підприємствами та фізичними особами — підприємцями (ФОП) за законодавством України. Для звичайного двостороннього акта практично використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП) кожного уповноваженого підписувача. Водночас закон допускає окремий порядок документування без реквізитів замовника: його можна застосовувати лише за встановлених умов і з урахуванням винятків.

Що потрібно узгодити до складання акта

Договір визначає, які послуги виконавець має надати, а замовник — оплатити. За статтями 901 і 903 Цивільного кодексу України розмір, строки та порядок оплати залежать від договору. Тому обов’язок оплатити послуги не можна в усіх випадках пов’язувати лише з підписанням акта: сторони могли погодити передоплату, поетапні платежі або інший порядок розрахунків.

Акт фіксує відомості про здійснену операцію. Для підприємств первинні документи є підставою бухгалтерського обліку за статтею 9 Закону № 996-XIV. Сам файл акта не замінює фактичного надання послуг. Зберігайте також документи, які розкривають виконання конкретного завдання: погоджене замовлення, звіт виконавця, перелік опрацьованих матеріалів або листування про переданий результат.

Практична рекомендація: перед першим обміном актами погодьте в договорі або додатковій угоді:

• які послуги та за який період сторони оформлюють одним актом;
• яким сервісом вони обмінюються документами та як підтверджують їх одержання;
• хто має право підписувати акт від кожної сторони;
• скільки часу замовник має на перевірку та як надсилає зауваження;
• як сторони виправляють помилки та погоджують спірний обсяг;
• яка подія запускає строк оплати.

Письмова форма може бути електронною. Правила щодо підписання правочину й укладення договору через інформаційно-комунікаційні системи встановлюють статті 207 і 639 Цивільного кодексу України.

Коли потрібні підписи обох сторін

Якщо сторони погодили двосторонній акт, виконавець підписує документ зі свого боку, а замовник після перевірки підтверджує прийняття послуг своїм підписом. Підпис лише виконавця не підтверджує, що замовник підписав акт або погодив наведений у ньому обсяг.

Водночас частина друга статті 9 Закону № 996-XIV передбачає спеціальну можливість оформлення первинного документа без посад, прізвищ і підпису чи інших ідентифікаційних даних відповідальних осіб зі сторони замовника. Для цього одночасно мають виконуватися такі умови:

• документ містить дату або період надання послуг чи виконання робіт;
• такий порядок документування передбачений договором, укладеним у письмовій формі;
• операцію відображають у бухгалтерському обліку в періоді її здійснення.

Ця можливість не поширюється на операції, оплачені публічними коштами, оренду державного або комунального майна, договори будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт, а також договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Отже, самостійно прибрати підпис замовника зі звичайного двостороннього акта недостатньо. Спочатку перевірте договір і застосовність усіх умов. Цей виняток стосується оформлення первинного документа та не доводить автоматично належного виконання спірних послуг.

Закон № 996-XIV за своєю сферою дії охоплює насамперед юридичних осіб, визначених його статтею 2. Не слід переносити всі його бухгалтерські обов’язки на кожного ФОП. Водночас підприємець має враховувати вимоги свого договору, а для податкових показників — вимоги документального підтвердження за пунктом 44.1 Податкового кодексу України.

Які реквізити внести до акта

Для звичайних послуг можна підготувати власний шаблон, який відповідає характеру операції та договору. Перевірте його за обов’язковими реквізитами статті 9 Закону № 996-XIV.

Для зручності перевірки й розрахунків рекомендуємо додати номер акта, посилання на договір або замовлення, період послуг, ціну, загальну суму та ідентифікаційні дані сторін. Банківські реквізити, номер документа й печатка не входять до наведеного в статті 9 загального переліку обов’язкових реквізитів. Їх включають залежно від операції та домовленостей.

Якщо виконавець є платником податку на додану вартість (ПДВ), відобразіть вартість і податок відповідно до фактичної операції та її податкового режиму. Не додавайте ПДВ автоматично до кожної послуги лише через статус виконавця. Акт також не слід використовувати для визначення податкових наслідків виключно за датою накладення КЕП: бухгалтер має окремо перевірити обставини операції та застосовні податкові правила.

Фразу «сторони не мають претензій» варто включати лише тоді, коли вона відповідає погодженому змісту. Якщо замовник приймає частину послуг або має зауваження, відобразіть це прямо.

Як розмежувати період послуг, дату складання та дату підписання

Ці дати можуть відрізнятися. Умовний приклад: виконавець надав послуги за вересень, склав акт 1 жовтня та підписав його 2 жовтня, а замовник підписав акт 5 жовтня. У такому разі в акті потрібно правдиво зазначити період послуг і дату складання, а дати підписів перевірити в електронних даних.

За статтею 6 Закону № 851-IV створення електронного документа з кількома підписами завершується останнім підписом або печаткою відповідно до технології його створення. Це не змінює фактичного періоду надання послуг. За частиною п’ятою статті 9 Закону № 996-XIV господарську операцію відображають у тому звітному періоді, в якому вона здійснена.

Приклад заповнення акта наданих послуг

Умовний навчальний приклад: усі назви й особи вигадані. Ідентифікаційні номери навмисно не наведені. Приклад передбачає виконавця, який не є платником ПДВ.

Перед використанням такого шаблону замініть усі умовні дані, внесіть повні дати та перевірте відповідність договору. Якщо перелік послуг міститься в додатку, забезпечте його однозначний зв’язок з актом і погодьте його разом із документом.

Як підготувати й надіслати акт у «Вчасно.ЕДО»

Офіційна інструкція постачальника підтверджує такий порядок: створити шаблон або завантажити документ у форматі PDF чи DOC, підписати КЕП і надіслати контрагенту. Сервіс підтримує «Вчасно.КЕП» та КЕП інших кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Після підписання всіма сторонами акт отримує статус «Підписаний усіма».

1. Підготуйте доступ до потрібного бізнесу. Для роботи через кабінет «Вчасно.ЕДО» зареєструйтеся, якщо ще не маєте доступу. Перед роботою переконайтеся, що дієте від потрібного підприємства або ФОП. Якщо готуєте документ як працівник чи представник, перевірте свої права доступу та окремо — право підписання.
2. Погодьте одержувача. Звірте найменування, код Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) для юридичної особи або реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) для ФОП. Зіставте їх із договором. Уточніть контакт одержувача та особу, яка підписуватиме акт.
3. Підготуйте остаточний файл. Практично зберегти погоджений текст у PDF та перед завантаженням переглянути всі сторінки, таблиці й додатки. Офіційно підтверджені в інструкції формати — PDF і DOC.
4. Завантажте акт і перевірте реквізити. Переконайтеся, що обрали правильний файл, контрагента та передбачений договором склад підписувачів. Перевірте відповідність ідентифікатора одержувача, а не лише схожість назви.
5. Підпишіть і надішліть. Уповноважена особа виконавця накладає власний КЕП. Після цього передайте акт контрагенту на підпис у погодженому порядку.
6. Перевірте завершення обміну. Для двостороннього акта дочекайтеся підпису замовника та статусу «Підписаний усіма». Далі перевірте самі підписи, їхніх власників і цілісність документа.

Послідовність і доступні засоби підписання описані в офіційній інструкції «Вчасно» щодо електронних актів. Інструкція підписання ключами цього надавача в кабінеті розміщена в довідці «Вчасно.КЕП».

Не змішуйте кабінет «Вчасно.ЕДО» та швидке підписання

Наведена послідовність стосується «Вчасно.ЕДО». Для окремого сценарію швидкого підписання через sign.vchasno.ua потрібно користуватися інструкцією саме цього сервісу. Не переносьте на нього назви статусів, порядок маршрутизації та правила архівування з кабінету «Вчасно.ЕДО».

До надсилання погодьте з одержувачем спосіб обміну. Вимогу зареєструвати всіх учасників у кабінеті не слід вважати універсальною для кожного способу електронного підписання.

Як перевірити підпис і повноваження особи

За частиною шостою статті 18 Закону № 2155-VIII КЕП має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис. Вхід за паролем, завантаження файла або зображення підпису в тексті не означають, що на документ накладено КЕП.

Електронна печатка підтверджує походження та цілісність даних. Її не слід сприймати як особистий підпис уповноваженого представника в погодженому двосторонньому акті.

Практична рекомендація: перевіряйте технічний результат і повноваження окремо:

• чи стосується підпис саме остаточного акта та чи не порушена цілісність даних;
• кого ідентифікує сертифікат і чи збігається ця особа з підписувачем від відповідної сторони;
• чи підтверджено чинність сертифіката на момент створення підпису;
• чи є всі підписи, передбачені договором і погодженим порядком обміну;
• на якій підставі представник підписує акт: установчий документ, довіреність або інша належна підстава.

Сам КЕП ідентифікує підписувача, але не замінює перевірки його права діяти від імені підприємства. Якщо підписує бухгалтер чи інший представник, перевірте, чи охоплюють його повноваження саме підписання актів. Представник має користуватися власним КЕП. Не передавайте йому особистий ключ керівника та пароль до нього.

Закінчення строку сертифіката або його подальше скасування не означає автоматичної недійсності всіх раніше підписаних документів. Стаття 18 вимагає перевіряти чинність сертифіката на момент створення підпису. Тому зберігайте результати перевірки та, за наявності, електронні позначки часу й пов’язані дані, які дають змогу перевіряти підпис у майбутньому.

Як діяти одержувачу акта

1. Зіставте відправника та реквізити документа з договором.
2. Перевірте фактичний період, перелік послуг, кількість, ціну, загальну суму й додатки.
3. Перевірте підпис виконавця та повноваження особи, яка його наклала.
4. Якщо погоджуєтеся зі змістом, підпишіть акт власним КЕП як уповноважений представник замовника.
5. Після завершення перевірте наявність усіх потрібних підписів і збережіть повний електронний комплект.

Одержання документа та прийняття послуг мають різне значення. За статтею 11 Закону № 851-IV загальне правило пов’язує одержання з надходженням авторові підтвердження від адресата, якщо законодавство або попередня домовленість сторін не визначають іншого. Тому зберігайте дані про доставлення й одержання відповідно до погодженого порядку. Повідомлення про доставлення саме собою не є підписом замовника під актом.

Що робити з помилкою або відмовою від підписання

Якщо помилку виявлено до підписання, виправте проєкт і повторно перевірте його перед надсиланням. Для підписаного акта спочатку оцініть, чи помилка впливає на ідентифікацію учасника, зміст або обсяг операції. Частина друга статті 9 Закону № 996-XIV передбачає, що неістотні недоліки не є підставою для невизнання операції, якщо документ дає змогу ідентифікувати її учасника та містить відомості про дату складання, підприємство, зміст і обсяг операції. Тому не кожна описка потребує заміни акта. Якщо виправлення потрібне, не редагуйте підписаний файл: зміна його вмісту порушить цілісність даних, із якими пов’язаний підпис.

Практичний порядок виправлення: підготуйте новий погоджений документ, зазначте, який акт і які відомості він виправляє або замінює, та отримайте необхідні підписи. Збережіть попередній акт, новий документ і листування про причину виправлення. Якщо сторони змінюють суму чи обсяг, бухгалтеру потрібно окремо визначити наслідки для обліку.

Якщо замовник не погоджується, зафіксуйте конкретні зауваження письмово: які послуги не надані, який обсяг оспорюється або де помилкова ціна. Надішліть їх способом і в строк, установлені договором, та збережіть підтвердження. Далі погодьте виправлення або оформлення безспірної частини.

Не встановлюйте самостійно правило, що акт автоматично прийнятий через кілька днів мовчання. Наслідки відсутності відповіді потрібно оцінювати за договором і застосовним законодавством. Статус сервісу або завершення обраного вами строку не створює універсального правила прийняття всіх послуг.

Як зберегти електронний оригінал і підписи

За статтями 5–8 Закону № 851-IV електронна форма не позбавляє документ юридичної сили. Електронний оригінал має містити обов’язкові реквізити, зокрема відповідний підпис, та давати змогу довести цілісність і справжність. Роздруківка підписаного акта є його візуальним поданням і сама собою не зберігає електронних підписів. Водночас за частиною шостою статті 9 Закону № 996-XIV підприємство, яке складає та зберігає первинні документи електронними засобами, зобов’язане власним коштом виготовити паперові копії на вимогу інших учасників господарської операції, а також правоохоронних та відповідних органів у межах їхніх законних повноважень.

Після завершення підписання організуйте збереження такого комплекту:

• електронного оригіналу акта та його додатків;
• усіх файлів або контейнерів підписів, якщо вони зберігаються окремо;
• результатів перевірки підписів, сертифікатів і позначок часу, якщо вони доступні;
• даних про відправлення й одержання;
• документів про повноваження представників та погоджені виправлення.

У «Вчасно.ЕДО» можна завантажити документ із підписами на комп’ютер. На сторінці документа у верхньому меню доступне завантаження у форматах PDF, ZIP і P7S, а також окреме завантаження квитанції про підписання та погодження. Ці можливості описані в офіційній довідці сторінки документа.

1. Завантажте ZIP-архів підписаного акта та збережіть його вміст. За інструкцією «Вчасно» із завантаження та перевірки підписів, комплект містить вихідний файл документа, окремі файли підписів і, якщо їх накладали, печаток із розширенням .p7s, а також квитанцію. Звірте склад комплекту з усіма потрібними підписами та додатками. Окремого PDF без пов’язаних із ним підписів недостатньо для такого збереження.
2. Розпакуйте архів і відкрийте сервіс перевірки підпису Центрального засвідчувального органу. Завантажте вихідний файл акта разом із відповідним файлом .p7s та запустіть перевірку. Повторіть її для кожного файла підпису або печатки.
3. Перевірте результат для кожного підпису: цілісність документа, особу підписувача та чинність сертифіката на момент створення підпису. Збережіть доступні результати перевірки разом з актом. Якщо перевірка не підтверджує підпис або потребує додаткових даних, з’ясуйте причину до завершення архівування.

Якщо завантажуєте цілу папку з Архіву, врахуйте обмеження вивантаження папок: користувач повинен мати право завантажувати файли; одночасно можна вивантажити до 1000 файлів усіх рівнів вкладення. Документи, які користувачу недоступні для перегляду, до завантажуваного архіву не потраплять. Після підготовки вивантаження сервіс надсилає електронною поштою посилання на архів з оригіналами документів і підписами та зі збереженою структурою папок. Перевірте повноту отриманого комплекту, перш ніж вважати резервне збереження завершеним.

Стаття 13 Закону № 851-IV вимагає зберігати електронні документи так, щоб інформація залишалася доступною, документ можна було відновити у форматі його створення, відправлення або одержання, а цілісність — перевірити. За наявності потрібно зберігати й відомості про походження, призначення, дату та час відправлення або одержання документа.

Якщо неможливо забезпечити електронне зберігання протягом усього встановленого строку, закон зобов’язує дублювати документи на кількох електронних носіях і періодично копіювати їх у встановленому законодавством порядку. Під час копіювання з електронного носія обов’язково перевіряють цілісність даних. Якщо виконати ці вимоги неможливо й паперового оригіналу немає, закон передбачає зберігання паперової копії документа.

Практична рекомендація: зберігайте резервний електронний комплект на окремому носії чи в окремому сховищі та періодично перевіряйте, чи документи відкриваються, а підписи перевіряються.

Що робити, якщо електронні документи втрачено

За загальним порядком пункту 44.5 Податкового кодексу України, якщо втрачено, пошкоджено або достроково знищено документи, які потрібно зберігати за пунктами 44.1 і 44.3, платник податків має протягом п’яти днів із дня цієї події письмово повідомити податковий орган за місцем обліку в порядку подання податкової звітності. До повідомлення потрібно додати оформлені відповідно до законодавства документи, які підтверджують подію, що спричинила втрату, пошкодження або знищення. Якщо йдеться про відповідні митні документи, повідомлення також подають митному органу, який здійснив митне оформлення, надав авторизацію або дозвіл на застосування спеціальних спрощень.

За пунктом 44.5 Податкового кодексу України платник має відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Якщо документи не відновлено або після використання цього порядку вони повторно втрачені, пошкоджені чи достроково знищені, для цілей податкового контролю їх вважають відсутніми на час складання відповідної звітності або виконання інших установлених законом вимог.

Як визначити строк зберігання

Не призначайте всім актам однаковий строк від дати останнього підпису. За пунктом 44.3 Податкового кодексу України мінімальний строк залежить від категорії документів і платника:

• 1825 днів — для первинних та інших визначених податкових документів осіб, перелічених у підпункті 44.3.2, зокрема юридичних осіб на спрощеній системі;
• 1095 днів — для інших документів, на які не поширюються підпункти 44.3.1 і 44.3.2. Зокрема, цей податковий мінімум застосовується до звичайних актів ФОП, якщо законодавство не вимагає довшого зберігання;
• 2555 днів — для документів спеціальних категорій податкового контролю, визначених підпунктом 44.3.1.

Для документів, використаних у податковій звітності, строк розраховують від дня її подання, а якщо її не подано — від установленого граничного строку подання. Потрібно також враховувати довші строки, установлені законодавством, і продовження на період зупинення відліку строку давності у випадках пункту 102.3. Документи, пов’язані з предметом перевірки, адміністративним оскарженням або судовим розглядом, зберігайте до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження її результатів та/або вирішення справи судом, але не менше строків за пунктом 44.3.

Окреме правило діє, якщо податковий орган повідомив за пунктом 86.14 про обставини, які можуть свідчити про операції для надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави: документи, що підтверджують ці обставини або є підставою для відображення відповідних операцій в обліку, потрібно зберігати протягом строку за пунктом 44.3, збільшеного на 1095 днів. У разі ліквідації платника документи за пунктом 44.1 за період діяльності не менш як 1825 днів перед ліквідацією передають до архіву в установленому законодавством порядку; для документів спеціального податкового контролю за статтями 39, 39-2 і пунктом 141.4 цей період становить 2555 днів.

Не покладайтеся лише на наявність акта в кабінеті. Налаштуйте власне збереження повного комплекту, щоб доступ до документа й можливість перевірити його підписи не залежали лише від поточного доступу до сервісу. Перед знищенням давніх актів доручіть бухгалтеру перевірити також застосовні перехідні правила та періоди законодавчого зупинення строків: наведених мінімумів і дати подання звітності може бути недостатньо для визначення дати знищення.

Контрольний список перед надсиланням

• Послуги фактично надані, а їхній опис відповідає договору й підтвердним матеріалам.
• Правильно зазначені сторони, їхні ідентифікатори та ролі.
• Є обов’язкові реквізити, фактична дата складання та точний період послуг.
• Кількість, ціна, сума та відображення ПДВ перевірені.
• Усі додатки включені та однозначно пов’язані з актом.
• Одержувач і порядок підписання відповідають домовленості.
• Кожен підписувач має належні повноваження та використовує власний КЕП.

Контрольний список після підписання

• Для двостороннього акта отримано всі погоджені підписи та перевірено статус «Підписаний усіма».
• Перевірка підтверджує цілісність документа та належні підписи.
• Особи підписувачів і їхні повноваження відповідають сторонам акта.
• Операцію передано в облік із правильним періодом її здійснення.
• Збережено оригінал, додатки, усі підписи та доступні дані перевірки.
• Є резервна копія та визначений строк зберігання.

Офіційні закони та інструкції «Вчасно»

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV — статті 5–8 про електронний документ, підпис, оригінал і юридичну силу; статті 10–13 про передавання, одержання, перевірку цілісності та зберігання.
• Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII — стаття 18 про перевірку й юридичну силу КЕП та електронної печатки.
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV — стаття 2 про сферу дії; стаття 9 про реквізити первинних документів, спеціальні умови документування та період обліку.
• Цивільний кодекс України № 435-IV — статті 207 і 639 про письмову та електронну форму; статті 901 і 903 про надання й оплату послуг.
• Податковий кодекс України № 2755-VI — пункти 44.1, 44.3 і 44.4 про документальне підтвердження податкових показників та зберігання документів.
• Офіційна інструкція «Вчасно» щодо актів виконання робіт і надання послуг — підготовка шаблону або завантаження PDF чи DOC, підписання КЕП, надсилання контрагенту та статус після підписання всіма сторонами.
• Довідка «Як підписати документи “Вчасно.КЕП”?» — інструкція використання ключів надавача в кабінеті «Вчасно.ЕДО».