Як оформити неповний денний робочий час працівнику з інвалідністю в магазині

Щоб установити працівнику з інвалідністю неповний денний робочий час, отримайте його заяву, врахуйте медичні рекомендації та погодьте години роботи, робочі дні, перерву й відпочинок. Оформіть наказ із конкретним графіком, ознайомте працівника та передайте умови відповідальному за облік часу й нарахування зарплати.

За статтею 56 КЗпП неповний час оплачують пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. Водночас розумне пристосування може передбачати скорочення часу зі збереженням повної оплати. Тому до оформлення визначте правову підставу режиму та його умови. Інструкція стосується повнолітнього працівника за звичайним трудовим договором у роздрібному магазині, який не є об’єктом критичної інфраструктури, з роботою лише вдень у межах погодженого графіка.

Визначте підставу та тривалість роботи

Стаття 172 КЗпП передбачає встановлення працівнику з інвалідністю на його прохання неповного робочого дня або неповного робочого тижня. Стаття 56 дозволяє погодити такий режим як під час прийняття на роботу, так і згодом.

Для звичайного дорослого працівника нормальна тривалість роботи за статтею 50 КЗпП не перевищує 40 годин на тиждень. Конкретну тривалість неповного часу погоджуйте з працівником з урахуванням медичних рекомендацій. Однакової кількості годин для всіх працівників з інвалідністю немає.

Окремо розгляньте потребу в розумному пристосуванні — змінах умов роботи відповідно до потреб працівника. За статтею 17-1 Закону № 875-XII, за потреби, визначеної роботодавцем, такі заходи можуть включати скорочення робочого часу зі збереженням оплати на рівні повної норми та додаткові перерви для вправ або відпочинку, які включаються в робочий час. Необґрунтована відмова в розумному пристосуванні заборонена.

Отримайте заяву та необхідні документи

Запропонуйте працівнику зазначити в заяві бажану дату початку режиму, робочі дні, тривалість дня та строк застосування. Якщо потрібен режим без обмеження строком, відобразіть це в наказі. Заява й відповідний наказ — порядок оформлення, який роз’яснює Держпраці.

Для підтвердження статусу використовуйте документи, які підтверджують інвалідність: рішення, витяг або інший відповідний документ за результатами оцінювання повсякденного функціонування. Документи МСЕК прирівнюються до документів експертних команд і залишаються підставою для гарантій на весь строк дії довідки до акта огляду МСЕК до проведення планового оцінювання. Перевірте строк дії документа та застосовність правил продовження інвалідності за пунктом 3 постанови № 1338. Закінчення зазначеного в довідці строку саме по собі не виключає законодавчого продовження статусу. Для безстрокової інвалідності планове повторне оцінювання не є обов’язковим.

Окремо отримайте медичні рекомендації щодо праці та відповідні положення індивідуальної програми реабілітації. Рекомендації за результатами оцінювання є частиною цієї програми. ІПР обов’язкова для виконання роботодавцем, у якого працює особа з інвалідністю.

Зіставте рекомендації з роботою продавця: її тривалістю, навантаженням і необхідними перервами. Якщо запропонований графік їм суперечить, погодьте інший до оформлення. Під час укладення договору врахуйте заборону приймати людину на роботу, яка протипоказана їй за медичним висновком.

Погодьте години, перерву та дні відпочинку

Обговоріть із працівником кожну умову графіка. Визначте, хто забезпечуватиме роботу магазину під час його перерви та після завершення дня.

• Установіть конкретні робочі дні та кількість робочих годин на день і тиждень.
• Зафіксуйте час початку й закінчення роботи.
• Укажіть початок і закінчення перерви для відпочинку та харчування.
• Визначте дні відпочинку та тривалість щотижневого безперервного відпочинку.
• Окремо відобразіть додаткові перерви, якщо вони передбачені умовами пристосування.

За статтею 66 КЗпП перерва для відпочинку й харчування триває не більше двох годин, не включається в робочий час і, як правило, надається через чотири години після початку роботи. Її початок і закінчення встановлюють правила внутрішнього трудового розпорядку. Для графіка, який потребує ранішої перерви, врахуйте конкретні медичні рекомендації.

Загальна мінімальна тривалість щотижневого безперервного відпочинку — 42 години. Під час воєнного стану вона може бути скорочена до 24 годин. Для цього графіка заплануйте відпочинок відповідно до медичних рекомендацій; спеціальний мінімум не є вимогою скорочувати відпочинок.

Закріпіть графік письмово

На підставі заяви підготуйте наказ. Для робочого плану оформлення використайте такий перелік:

1. Укажіть працівника, дату початку режиму та строк його застосування або відсутність обмеження строком.
2. Запишіть робочі дні, години початку й завершення роботи, кількість робочих годин і перерву.
3. Зафіксуйте умови оплати відповідно до обраної правової підстави.
4. Узгодьте записи з правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіком роботи.
5. Ознайомте працівника з тривалістю роботи, відпочинком і особливостями режиму. За потреби надайте графік у доступному форматі.

Під час воєнного стану початок і закінчення щоденної роботи визначає роботодавець. Використовуйте це повноваження з урахуванням погоджених умов неповного часу та медичних рекомендацій.

Якщо роботодавець надалі змінює вже погоджені істотні умови праці, врахуйте статтю 32 КЗпП: така зміна допускається у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці. Під час воєнного стану повідомити про зміну істотних умов та умов оплати потрібно не пізніше ніж до їх запровадження. Самого внесення нового графіка в програму для цього недостатньо.

Умовний приклад: чотири дні по п’ять годин

Припустімо, працівник попросив установити неповний час за статтею 56 КЗпП. Його конкретний медичний висновок допускає п’ять робочих годин на день із перервою після трьох годин роботи. Власник і працівник погодили такий графік:

За день виходить 3 + 2 = 5 оплачуваних робочих годин. За тиждень — 4 × 5 = 20 годин. Перерва не входить у ці п’ять годин. Це власний умовний графік, а 20 годин — результат погодження в прикладі. Якщо рекомендації конкретного працівника з ним несумісні, погодьте інший розклад.

Обліковуйте фактичний час і зберігайте трудові права

Призначте відповідального за табель. Відображайте фактично відпрацьований час, на підставі якого нараховується зарплата. Перед нарахуванням звіряйте табель із погодженим графіком і з’ясовуйте причини розбіжностей.

Для оплати за часом застосовуйте правило статті 56 КЗпП про пропорційність фактично відпрацьованому часу. Якщо оформлено скорочення часу зі збереженням повної оплати як захід розумного пристосування, дотримуйтеся саме цих умов.

Неповний час не обмежує обсяг трудових прав. Тривалість відпустки розраховується в календарних днях незалежно від графіка, а фактична робота на умовах неповного часу зараховується до стажу для щорічної основної відпустки. Не зменшуйте її тривалість через меншу кількість робочих годин.

Графік роботи та облік відпрацьованого часу в Торгсофт

Для зіставлення погодженого плану з фактичною роботою використовуйте графік роботи в опції Торгсофт «Зарплата та мотивація персоналу». Він показує план виходів, результати фактичного відпрацювання, відпрацьований час та ознаку ознайомлення з графіком. У графіку також можна планувати відпустки, лікарняні й відрядження.

Перенесіть у план оформлений графік працівника та зіставляйте його з фактичним відпрацюванням. Перед нарахуванням зарплати перевіряйте кількість годин і розбіжності з планом. Роботодавець враховує надані медичні рекомендації та визначає правову підставу режиму й умови оплати відповідно до законодавства; дані графіка використовуйте для обліку виконання цих умов.

Захистіть дані про здоров’я

Збирайте лише дані, необхідні для підтвердження статусу та виконання рекомендацій щодо роботи. Не вимагайте повного медичного досьє. Стаття 7 Закону № 2297-VI допускає обробку даних про здоров’я, необхідну для здійснення прав і виконання законних обов’язків у трудових відносинах, за умови відповідного захисту.

Під час отримання документів повідомте працівника про володільця даних, склад зібраних відомостей, мету збору, його права та осіб, яким дані передаються. Обмежте доступ до медичних документів, захистіть їх від втрати й незаконного доступу. У спільному графіку зазначайте робочі години та перерви без медичних подробиць. ФОП особисто забезпечує захист даних, якими володіє.

Правові джерела

• Закон № 108/95-ВР «Про оплату праці»: частина друга статті 30.
• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 24, 32, 50, 51, 56, 57, 66, 70, 172.
• Закон № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні»: статті 2, 5, 17-1, 18.
• Закон № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: частина друга статті 3, частини четверта і п’ята статті 6.
• Постанова КМУ № 1338 «Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи»: пункт 3 постанови, пункт 1 Порядку проведення оцінювання.
• Закон № 2297-VI «Про захист персональних даних»: статті 6, 7, 12, 24.
• Закон № 504/96-ВР «Про відпустки»: частина перша статті 5, пункт 1 частини першої статті 9.
• Держпраці: оформлення неповного робочого часу працівнику з інвалідністю.
• Держпраці: зазначення кількості годин у наказі.