Копія наказу про звільнення: як оформити й передати працівнику магазину

У день звільнення роботодавець має видати працівнику копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми. Гроші потрібно виплатити у строки, визначені статтею 116 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Це правило діє і для ФОП, який наймає продавців, касирів або інших працівників магазину, незалежно від підстави звільнення.

Підготуйте засвідчену копію та окреме повідомлення про розрахунок. Передайте документи працівнику й збережіть підтвердження отримання. Якщо він відсутній або відмовляється забрати документи, зафіксуйте обставини та організуйте їх надсилання. Підпис про ознайомлення з наказом сам по собі не підтверджує, що працівник отримав копію.

Кому і коли видавати копію

Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавця видати копію кожному працівнику, з яким він припиняє трудові відносини. Працівнику не потрібно писати заяву чи окремо просити документ. Обов’язок діє при звільненні за власним бажанням, за угодою сторін та з інших законних підстав.

Копію видають у день звільнення. Роботодавець зберігає оригінал наказу. Заздалегідь визначте, хто підготує копію, засвідчить її та передасть працівнику: сам ФОП або працівник із відповідними повноваженнями.

Для роботодавця — фізичної особи, призваного на військову службу під час мобілізації або за призовом резервістів в особливий період, стаття 47 передбачає виняток. Він має виконати обов’язки за цією статтею протягом місяця після звільнення з такої служби без санкцій і штрафів. Для домашніх працівників діють окремі особливості; звичайний продавець магазину до цієї категорії не належить.

Що перевірити в наказі та копії

Працівник має розуміти з документа, хто його звільнив, з якої посади, якою датою та на якій підставі. Перед копіюванням перевірте:

• ім’я роботодавця або назву підприємства;
• дату й номер наказу;
• власне ім’я та прізвище працівника, його посаду;
• дату звільнення;
• формулювання підстави звільнення з посиланням на відповідну норму закону;
• документ, на підставі якого роботодавець видав наказ, якщо він є;
• підпис особи, яка має право видати наказ.

Це практичний перелік для перевірки, а не універсальний обов’язковий бланк. Зміст наказу залежить від підстави звільнення. Копія має точно й розбірливо відтворювати оригінал. Не виправляйте в ній дату, підставу чи інші відомості окремо від оригіналу.

Як засвідчити копію

Правила Мін’юсту, затверджені наказом № 1000/5, регулюють діловодство установ і підприємств. Вони передбачають позначку «Копія» у правому верхньому куті першого аркуша та напис про засвідчення нижче реквізиту «Підпис». Для ФОП таке оформлення можна використати як зрозумілий спосіб підтвердити відповідність копії оригіналу.

Копію засвідчує сам ФОП або особа, якій він надав відповідні повноваження. Для підприємства це уповноважена посадова особа. Напис містить слова «Згідно з оригіналом», посаду або статус підписанта, його особистий підпис, власне ім’я та прізвище, дату засвідчення.

Умовний приклад напису на копії наказу ФОП:

Це зразок саме засвідчення. Підставте справжні дані та дату, коли підписуєте копію. Правила Мін’юсту передбачають печатку установи за її наявності. Для ФОП наведений спосіб оформлення не означає обов’язку придбати печатку або звернутися до нотаріуса. У багатосторінковій копії пронумеруйте сторінки; можна додати кількість аркушів.

Якщо наказ стосується кількох працівників

Повна копія спільного наказу може містити персональні дані інших людей. Щоб уникнути зайвого поширення таких відомостей, зручно оформлювати індивідуальні накази про звільнення.

Витяг відтворює потрібну частину документа. Для установ і підприємств Правила Мін’юсту передбачають оформлення на загальному бланку: назву «Витяг з наказу», повну вступну частину за її наявності, потрібний пункт, реквізит «Підпис» без особистого підпису, напис про засвідчення та відбиток печатки служби діловодства. Витяг із наказу засвідчує керівник служби діловодства чи кадрової служби або посадова особа, яка відповідає за зберігання наказів. Ці вимоги до установ не означають, що ФОП має створити кадрову службу чи придбати печатку.

Стаття 47 КЗпП прямо вимагає видати копію наказу. Якщо роботодавець уже видав спільний наказ, зверніться до працівника, який веде кадрові документи, або юриста. Разом визначте, як виконати цей обов’язок і не поширити зайві персональні дані інших працівників. Довільно скорочений текст не можна автоматично вважати належною заміною копії.

Як підтвердити вручення

При особистій передачі попросіть працівника підтвердити отримання на примірнику роботодавця або в окремій розписці. Умовний текст: «Копію наказу від 09.10.2026 № 18-к про моє звільнення отримала 09.10.2026. Олена Петренко. Підпис». Окремо зафіксуйте отримання письмового повідомлення про розрахунок.

Якщо працівник відмовляється отримати документи або підтвердити отримання підписом, складіть акт. Зазначте дату, місце, які документи запропонували та хто був присутній. Окремо запишіть, чи працівник забрав документи й лише відмовився підписати підтвердження, чи взагалі їх не отримав. Нехай присутні підпишуть акт. Якщо документи залишилися у роботодавця, надішліть їх поштою за описаним нижче порядком або через погоджений електронний канал. Акт про відмову отримати документи сам по собі не підтверджує вручення.

Відсутньому працівнику надішліть документи поштовим відправленням з описом вкладення та підтвердженням вручення. Оберіть послугу оператора, яка дозволяє оформити обидва докази: звичайна квитанція про рекомендований лист не показує, які документи були всередині. Збережіть опис, квитанцію, дані відстеження, повідомлення про вручення або повернений конверт. Саме надсилання чи повернення листа не доводить автоматично, що працівник отримав копію.

Коли можна передати документи електронно

Під час воєнного стану стаття 7 Закону № 2136-IX дозволяє сторонам погодити альтернативні способи створення, пересилання та зберігання кадрових документів, а також електронну комунікацію. Зафіксуйте домовленість: яку адресу або обліковий запис використовуєте, які документи передаєте та як підтверджуєте отримання.

Надішліть розбірливий документ через погоджений канал і збережіть домовленість, файл, листування та підтвердження отримання. Випадкове повідомлення в месенджері без згоди працівника не слід вважати достатнім способом виконати обов’язок.

Роботодавець і працівник мають забезпечувати зв’язок із собою та повідомляти про зміну контактних даних невідкладно, щонайпізніше протягом десяти календарних днів. ФОП виконує цей обов’язок, оновлюючи свої відомості в Єдиному державному реєстрі (ЄДР). Працівник надсилає нові контакти на адресу роботодавця або його електронну пошту, зазначені в ЄДР. Якщо працівник не може скористатися поштою чи електронними засобами зв’язку, він може надіслати текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо працівник не повідомив про зміну контактів, роботодавець може повідомити його за останньою відомою адресою, електронною поштою або номером телефону. За частиною четвертою статті 7 роботодавець у такому разі належно виконує обов’язок повідомити працівника.

Ця частина статті передбачає й окремий виняток. Якщо за останніми відомими контактами працівника немає поштового зв’язку та/або технічних засобів електронної комунікації, роботодавець не зобов’язаний повідомляти його про виникнення або припинення трудових прав і обов’язків, зокрема про припинення трудового договору. Застосування цих правил саме по собі не підтверджує, що працівник отримав копію наказу.

Що видати разом із копією

Письмове повідомлення про розрахунок має окремо показувати кожний вид нарахованої та виплаченої суми: основну й додаткову зарплату, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші належні працівнику виплати.

Загальний строк виплати — день звільнення. Якщо працівник цього дня не працював, виплатіть належні суми не пізніше наступного дня після його вимоги про розрахунок. Стаття 116 вимагає письмово повідомити про нараховані та виплачені суми в день виплати. За спору про розмір виплат своєчасно виплатіть суму, яку роботодавець не оспорює. На вимогу працівника внесіть запис про звільнення до трудової книжки, яку він зберігає у себе.

Чим загрожує невидача копії

За інші порушення трудового законодавства суд може накласти на ФОП або винну посадову особу підприємства, установи чи організації адміністративний штраф від 510 до 1700 грн за частиною першою статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП). За частиною другою цієї статті штраф зростає до 1700–5100 грн у двох випадках:

• Особа повторно протягом року вчинила порушення, передбачене частиною першою, за яке її вже було піддано адміністративному стягненню.
• Таке порушення вчинено щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину до 14 років або дитину з інвалідністю.

КУпАП визначає ці штрафи як 30–100 та 100–300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для розрахунку штрафу один такий мінімум дорівнює 17 грн: наприклад, 30 × 17 = 510 грн, а 300 × 17 = 5100 грн. Чи можна накласти на ФОП і адміністративний штраф, і фінансову санкцію за те саме порушення, залежить від обставин справи.

Невидача копії порушує трудове законодавство. За інші порушення, які не охоплені окремими санкціями частини другої статті 265 КЗпП, Держпраці може накласти на роботодавця штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне порушення. За повторне таке порушення протягом року з дня виявлення попереднього штраф становить дві мінімальні зарплати за кожне порушення.

Якщо роботодавець виконає припис Держпраці й усуне порушення у визначений строк, Держпраці не притягує його до відповідальності за порушення, для якого стаття 265 передбачає штраф в одну мінімальну зарплату. Цей виняток не поширюється на повторне порушення, за яке передбачено штраф у дві мінімальні зарплати. Для перевірок під час воєнного стану діє окреме правило, описане далі.

Під час воєнного стану стаття 16 Закону № 2136-IX дозволяє позапланові перевірки, зокрема щодо законності припинення трудових договорів. Для цього періоду діє ширше правило: якщо роботодавець повністю й у встановлений строк виконає приписи про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки, штрафи за статтею 265 не застосовують.

Стаття 117 встановлює відшкодування за затримку розрахунку з вини роботодавця. Якщо роботодавець не виплатив належні суми у строки статті 116 і спору про їхній розмір немає, він має виплатити працівнику середній заробіток за час затримки до фактичного розрахунку, але щонайбільше за шість місяців. Якщо сторони сперечаються про розмір сум, відшкодування належить працівнику, коли спір вирішено на його користь. Якщо вимоги задовольнили частково, орган, який вирішує спір, визначає розмір відшкодування в межах того самого шестимісячного періоду. Невидача копії наказу сама по собі не є підставою для цього відшкодування.

Під час воєнного стану діють також особливості оплати праці за статтею 10 Закону № 2136-IX. Роботодавець має вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати зарплати. Він звільняється від відповідальності за порушення строків, якщо доведе, що затримку спричинили бойові дії або інші обставини непереборної сили. Обов’язок виплатити зарплату залишається. Якщо бойові дії унеможливлюють своєчасну виплату зарплати, закон дозволяє відтермінувати її до відновлення діяльності підприємства.

Для звернення до суду у справі про звільнення працівник має місяць від дня вручення копії наказу. Суд може поновити пропущений з поважних причин строк, якщо від отримання копії минуло не більше року. Рішення КСУ № 1-р/2025 щодо частини першої статті 233 про строк стягнення зарплати не скасувало місячного строку оскарження звільнення.

Що залишити в папці документів

• Оригінал наказу та примірник засвідченої копії.
• Підтвердження отримання або акт про відмову.
• Поштові докази чи погодження електронного обміну та підтвердження передачі.
• Примірник письмового повідомлення про розрахунок і доказ його отримання.
• Документи, що підтверджують виплату належних сум.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 47, 116, 117, 233, 234, 265; примітка до статті 233 щодо Рішення КСУ № 1-р/2025.
• Закон України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: статті 7, 10, 16.
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, наказ Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015: розділ II, глава 11, пункти 7–12.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X: стаття 41, частини 1–2; стаття 221.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: розділ XX, підрозділ 1, пункт 5 — розрахунок штрафів у неоподатковуваних мінімумах.