Як підписати документ онлайн: порівняння Дії, ЦЗО та «Вчасно» для підприємця

Щоб підписати договір, накладну чи акт онлайн, спочатку узгодьте остаточний текст, перевірте повноваження підписувачів і визначте допустимий спосіб підписання. Для звичайного обміну файлами можна скористатися сервісами Центрального засвідчувального органу, Дії або «Вчасно.Підпис», а для регулярного обміну з погодженнями й контролем статусів — «Вчасно.ЕДО». Після підписання завантажте електронний оригінал з усіма підписами, перевірте його та збережіть резервну копію.

Наведені правила стосуються документообігу за законодавством України. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має юридичну силу власноручного підпису, проте не замінює перевірки змісту договору, повноважень представника чи обов’язкового нотаріального посвідчення. Спосіб підписання потрібно обирати під конкретний документ і погоджувати з іншою стороною.

Який електронний підпис потрібен для документа

Закон України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає вимоги до електронного документа, його оригіналу, передавання та зберігання. Види підписів, їх перевірку та довірчі послуги регулює інший закон — № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Тому сам факт завантаження файла в сервіс ще не визначає його юридичного статусу.

Ці відмінності встановлені статтями 1, 15, 17-1 і 18 Закону № 2155-VIII. Зокрема, стаття 15 пов’язує використання КЕП із високим рівнем довіри до засобів електронної ідентифікації, а УЕП на кваліфікованому сертифікаті — із середнім. Назва кнопки «КЕП» у сервісі або наявність файла ключа сама собою не доводить, що результат є кваліфікованим підписом. Орієнтуйтеся на дані сертифіката та результат перевірки.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — назва, яку ще можна побачити в інтерфейсах і пошукових запитах. Для вибору способу підписання перевіряйте фактичний вид підпису за Законом № 2155-VIII.

Чи обов’язковий КЕП для кожного договору

Загальної вимоги підписувати КЕП усі договори між підприємцями немає. Стаття 207 Цивільного кодексу України допускає письмову форму з використанням електронних документів і встановлює умови застосування електронного підпису та аналогів власноручного підпису. Стаття 639 цього Кодексу також враховує форму, про яку домовилися сторони.

У сфері електронної комерції стаття 12 Закону України № 675-VIII «Про електронну комерцію» передбачає електронний підпис відповідно до законів № 851-IV і № 2155-VIII за умови використання засобу електронного підпису всіма сторонами правочину, підпис одноразовим ідентифікатором або аналог власноручного підпису за письмовою згодою сторін зі зразками таких аналогів. Отже, код підтвердження замовлення може бути частиною належно організованої процедури, але довільний код чи повідомлення «погоджено» не слід автоматично вважати достатнім підписом для будь-якого документа.

Практична рекомендація: для регулярного обміну договорами, актами й накладними погодьте в договорі вид підпису, сервіс або канал обміну, формат файлів, порядок підтвердження одержання та внесення виправлень. Якщо сторони погодили КЕП, дотримуйтеся цієї умови. Для документа зі спеціальними законодавчими вимогами домовленість сторін не скасовує обов’язкової процедури.

Коли звичайного онлайн-підписання недостатньо

За частиною 6 статті 17 Закону № 2155-VIII правочини, які за законом підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, в електронній формі вчиняються виключно із застосуванням кваліфікованих електронних довірчих послуг. Водночас потрібно пройти встановлену законом нотаріальну чи реєстраційну процедуру. Завантаження договору на сайт і накладання КЕП не замінюють її. Якщо сторони самі домовилися про нотаріальне посвідчення, врахуйте також частину 4 статті 639 Цивільного кодексу України.

Стаття 8 Закону № 851-IV окремо обмежує застосування електронного документа як оригіналу свідоцтва про право на спадщину, документа, який може існувати лише в одному оригінальному примірнику, крім передбаченого законом випадку централізованого сховища, та в інших установлених законом випадках. Перед підписанням незвичного для вашого бізнесу документа з’ясуйте вимоги саме до його виду.

Що є оригіналом: PDF, скан, підпис чи печатка

За статтями 5 і 7 Закону № 851-IV електронний оригінал має містити обов’язкові реквізити, зокрема відповідний електронний підпис, і давати змогу довести цілісність та справжність. Формат PDF сам собою цього не забезпечує. Якщо належний електронний оригінал збережено на кількох носіях, кожний такий електронний примірник вважається оригіналом.

Зображення підпису від руки або відбитка печатки в PDF не є криптографічним підписом. Водночас наявність такого зображення не створює загальної заборони накласти на файл електронний підпис. Потрібно розуміти, що саме підписує особа: електронний документ, електронну копію паперового документа чи підтвердження певної інформації. Підписаний скан не стає автоматично електронним оригіналом первісного паперового документа. Його статус залежить від виду документа, походження файла та дотримання належної процедури створення або засвідчення копії.

Стаття 8 Закону № 851-IV забороняє заперечувати юридичну силу чи допустимість документа як доказу виключно через його електронну форму. Проте це не звільняє сторони від підтвердження авторства, реквізитів і змісту. Роздруківка також не зберігає можливості криптографічної перевірки, яку має електронний примірник.

Електронна печатка має інше призначення, ніж особистий підпис. Вона підтверджує походження та цілісність даних; кваліфікована електронна печатка має відповідні презумпції за частиною 7 статті 18 Закону № 2155-VIII. Якщо для договору потрібне волевиявлення уповноваженої фізичної особи, печатка сама собою його не замінює, якщо інше не встановлено законом. Намальований штамп «підписано КЕП» теж не замінює перевірки електронного підпису.

Порівняння сервісів підписання документів онлайн

Обирайте сервіс за тим, як ви передаватимете документ іншій стороні та отримуватимете остаточний примірник. Окреме підписання файла і повний електронний документообіг (ЕДО) потребують різної організації роботи.

Можливості ЦЗО можна переглянути на сторінках підписання та перевірки. Процедури інших сервісів описані в інструкції порталу Дія та інструкції «Вчасно».

Практична рекомендація: перед вибором сервісу виконайте повний обмін тестовим файлом без комерційної чи персональної інформації. Нехай обидві сторони підпишуть його, завантажать результат і перевірять підписи окремим інструментом. Так ви з’ясуєте, чи сумісні формати та чи можете зберегти документ поза кабінетом сервісу.

Як користуватися Дією: два різні способи

Для підписання файлом ключа дотримуйтеся інструкції порталу: авторизуйтеся, відкрийте «Підписання документів», натисніть «Підписати документ», виберіть свій ключ із носія та введіть пароль. Потім виберіть документ, підпишіть його й збережіть отриманий файл. Вибір ключа та вибір документа — різні кроки, тому уважно перевіряйте, який файл ви відкриваєте.

Для Дія.Підпису застосовується інша процедура. За офіційною інструкцією Дії потрібен смартфон із технологією безконтактного зчитування NFC та біометричний документ: паспорт у формі картки, біометричний закордонний паспорт або посвідка на проживання. У застосунку відкрийте «Меню → Дія.Підпис → Активувати підпис», відскануйте код документа, зчитайте його через NFC, пройдіть перевірку обличчя PhotoID та створіть шестизначний персональний ідентифікаційний номер — ПІН-код. Дія також вимагає, щоб реєстраційний номер облікової картки платника податків був у Єдиному державному демографічному реєстрі.

Після такої активації не потрібно проходити фотоверифікацію під час кожного підписання: використовується ПІН-код. Для підписання конкретного документа оберіть Дія.Підпис у сервісі, який його підтримує, і виконайте підказки. Не передавайте свій ПІН-код працівникові чи контрагенту.

Як обрати між «Вчасно.Підпис» і «Вчасно.ЕДО»

У «Вчасно.Підпис» завантажте остаточний файл, виберіть доступний спосіб підписання та підтвердьте дію. Якщо потрібні підписи інших учасників, передайте їм посилання відповідно до інструкції сервісу. Коли підписали всі сторони, завантажте готовий результат.

У «Вчасно.ЕДО» спочатку завантажте документ у кабінет, укажіть одержувача, додайте підписувачів і за потреби визначте їхню послідовність. Далі підпишіть документ і надішліть його контрагенту. Для магазину з регулярними поставками практично корисно призначити працівника, який перевіряє кількість і ціни, та окремо визначити особу, яка має право підписувати документ. Статус «Підписано всіма» допомагає контролювати завершення обміну, а остаточний файл усе одно варто завантажувати до власного архіву.

Як підписати договір або накладну: послідовність дій

1. Перевірте сторони й повноваження. Зіставте реквізити контрагента з договором. Якщо підписує представник юридичної особи, перевірте підставу його повноважень: установчі документи, довіреність, закон чи інший належний документ. Частина 2 статті 207 Цивільного кодексу України прямо вимагає підпису уповноваженої особи.
2. Узгодьте процедуру обміну. Визначте вид підпису, формат результату, послідовність підписів, адреси або кабінети для обміну та спосіб підтвердження одержання. Переконайтеся, що документ не потребує спеціального посвідчення чи реєстрації.
3. Підготуйте остаточний файл. Перевірте найменування сторін, дату, номер, товари, кількість, ціни, підсумки, строки оплати та додатки. Приберіть коментарі й незавершені правки. Відкрийте саме той файл, який завантажуватимете для підписання.
4. Оберіть свій ключ і перевірте його дані. Переконайтеся, що підпис належить потрібній особі, сертифікат придатний до використання, а спосіб підписання відповідає вимогам документа. Якщо кабінет сервісу вимагає ключ із певними реквізитами підприємства, перевірте також цю технічну умову.
5. Перегляньте документ і підпишіть його особисто. Працівник може підготувати файл і маршрут погодження, але підписувач має ознайомитися зі змістом та сам підтвердити підписання своїм ключем.
6. Завантажте результат у повному складі. Якщо сервіс формує контейнер із документом і підписами, збережіть його. Якщо підпис відокремлений, збережіть і файл підпису, наприклад із розширенням .p7s, і точний вихідний файл. Саме розширення .p7s не гарантує, що всередині є зміст документа: це залежить від обраного формату.
7. Отримайте підпис іншої сторони та підтвердження одержання. Передайте підписаний комплект або посилання за погодженою процедурою. Інша сторона має додати свій підпис до погодженого документа з урахуванням уже наявних підписів. Після завершення завантажте остаточний комплект.
8. Перевірте підписи відповідним способом. Для УЕП і КЕП скористайтеся офіційною сторінкою перевірки ЦЗО. Для відокремленого підпису надайте також вихідний файл, якщо цього потребує форма. Збережіть результат перевірки разом із документом. Якщо сторони правомірно використали підпис іншого виду, наприклад одноразовим ідентифікатором, ця форма не замінює перевірки відповідної процедури: збережіть підписаний зміст і докази того, хто та як підтвердив його підписання.
9. Передайте комплект до архіву. Збережіть електронний оригінал, усі підписи, підтвердження доставки й одержання, результат перевірки та документи про повноваження представника. Створіть резервну копію з обмеженим доступом.

Підтвердження одержання потрібно організувати окремо від самого надсилання. За статтею 11 Закону № 851-IV, якщо інше не встановлено законом або попередньою домовленістю сторін, документ вважається одержаним після надходження авторові повідомлення адресата про одержання. За відсутності погодженого порядку підтвердження має містити факт і час одержання та відомості про його відправника. Тому заздалегідь визначте, який статус сервісу або яке повідомлення сторони вважатимуть таким підтвердженням.

Як перевірити підпис і право особи підписувати документ

Потрібні дві окремі перевірки: технічна перевірка підпису та перевірка повноважень людини. Успішна криптографічна перевірка не доводить, що працівник має право укладати саме цей договір від імені підприємства.

Що перевірити у файлі

• Особу кожного підписувача. Зіставте дані сертифіката з особою, яка мала підписати документ.
• Цілісність підписаних даних. Перевірка має підтвердити, що підпис відповідає саме цьому вмісту. Якщо повідомлено про зміну даних, попросіть повторно надати повний комплект без перетворення файлів.
• Вид підпису та статус сертифіката. Перевірте, чи підтверджено КЕП, якщо він потрібен, і чи був сертифікат чинним на момент створення підпису. Ураховуйте блокування, скасування та обмеження використання.
• Надавача та довірчу послугу. Зіставте відомості з Довірчим списком ЦЗО. Важливий статус конкретної кваліфікованої послуги, а не лише знайома назва компанії.
• Час і докази його достовірності. Перевірте, чи є кваліфікована електронна позначка часу та який результат її перевірки. Час у журналі подій сервісу сам собою не означає наявності такої позначки.

Умови підтвердження КЕП встановлює стаття 18 Закону № 2155-VIII. Частина 6 цієї статті надає КЕП юридичну силу власноручного підпису та презумпцію відповідності йому. Стаття 26 передбачає для кваліфікованої електронної позначки часу презумпцію точності дати й часу та цілісності пов’язаних даних; для постійного зберігання електронних даних її використання є обов’язковим.

Кваліфікований статус надавача та його послуг перевіряють за Довірчим списком. Водночас сайт, через який ви завантажуєте документ і запускаєте підписання, може використовувати послуги окремого кваліфікованого надавача. Самій платформі для обміну документами не обов’язково мати такий статус лише через те, що вона надає інтерфейс користувачу. З’ясуйте, хто саме надає потрібну довірчу послугу.

Що перевірити в повноваженнях

Переконайтеся, що підписувач може представляти потрібну сторону, підписувати відповідний вид документа та діяти в межах установлених обмежень. Якщо він діє за довіреністю, перевірте її строк, обсяг повноважень і реквізити. Особистий підпис, зокрема Дія.Підпис, ідентифікує людину, а її право діяти від імені компанії підтверджується окремо. Загальної вимоги додатково підписувати кожний такий документ КЕП керівника для підтвердження представництва немає: потрібна належна підстава повноважень.

Умовний приклад. Постачальник надіслав магазину договір, підписаний менеджером із продажу. Перевірка підтвердила цілісність файла й дійсність підпису менеджера. Перед своїм підписанням власник магазину просить документ, який дозволяє менеджеру укладати такі договори. Якщо повноваження не підтверджені, сторони залучають належного представника та завершують підписання за погодженою процедурою.

Що робити, якщо сертифікат уже закінчився

Закінчення строку дії сертифіката сьогодні не означає автоматичної недійсності всіх підписів, створених раніше. Стаття 18 Закону № 2155-VIII пов’язує підтвердження підпису, зокрема, із чинністю сертифіката на момент його створення. Для давнього документа потрібно мати змогу встановити цей момент, перевірити тодішній статус сертифіката та цілісність даних.

Практична рекомендація: перевіряйте документ одразу після завершення підписання та зберігайте доступні докази перевірки, позначки часу й пов’язану інформацію. Для документів із тривалим строком зберігання з’ясуйте можливості спеціалізованої довірчої послуги зберігання за статтею 28 Закону № 2155-VIII. Якщо перевірка не може встановити дійсність давнього підпису, передайте повний комплект надавачу для з’ясування причини.

Як захистити ключ і конфіденційні документи

Стаття 12 Закону № 2155-VIII зобов’язує користувача забезпечувати конфіденційність особистого ключа та неможливість доступу до нього інших осіб. Не передавайте файл ключа, пароль чи ПІН-код бухгалтеру, продавцю або технічному спеціалісту для підписання від вашого імені. Якщо іншій особі потрібно підписувати документи, організуйте її власний підпис і належні повноваження.

• Підписуйте зі свого контрольованого комп’ютера або смартфона. Перед введенням пароля перевіряйте точну адресу офіційного сервісу.
• Для перевірки підпису контрагента не передавайте свій особистий ключ: перевіряється отриманий документ і його підпис.
• Перед завантаженням конфіденційного документа прочитайте умови конкретного сервісу щодо оброблення, доступу й зберігання файлів. Доступність публічної форми перевірки не робить документ публічним і не скасовує потреби захистити його вміст.
• Перевіряйте сумісність форматів на тестовому файлі. Не завантажуйте чутливі документи на невідомі сайти для пробного підписання або перевірки.
• Якщо підозрюєте доступ сторонньої особи до ключа, припиніть його використання та невідкладно повідомте надавача для блокування або скасування сертифіката за належною процедурою.

Місце зберігання ключа залежить від способу підписання: це може бути файловий носій, захищений пристрій або інфраструктура кваліфікованого надавача. Статті 18 і 19 Закону № 2155-VIII передбачають також віддалене використання засобів підпису. Тому умови роботи з ключем потрібно перевіряти для обраної послуги.

Як зберігати підписані електронні документи

Стаття 13 Закону № 851-IV вимагає зберігати електронні документи у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність, відновити початковий формат і надалі використовувати інформацію. За наявності потрібно зберігати також дані про походження, призначення, дату й час відправлення чи одержання. Строк не може бути меншим за встановлений для відповідного паперового документа.

Для документів, пов’язаних з оподаткуванням, застосовується також стаття 44 Податкового кодексу України. Пункт 44.3 передбачає різні мінімальні строки: зокрема, 1825 днів для визначених ним документів юридичних осіб і 1095 днів для інших документів, які не належать до категорій із довшими строками. Відлік зазвичай пов’язаний із поданням звітності, для якої використано документи, а не просто з датою їх підписання. Ураховуйте продовження строків за пунктом 44.3 та зберігання документів, пов’язаних із перевіркою чи спором, за пунктом 44.4.

Практична рекомендація: створюйте для кожної угоди або поставки окрему папку з остаточним підписаним комплектом, результатом перевірки та підтвердженням одержання. Ведіть перелік документів із контрагентом, номером, датою і строком зберігання. Зберігайте резервну копію окремо та періодично перевіряйте, чи відкриваються файли й підтверджуються підписи. Для відокремленого підпису копіюйте обидва файли разом.

Після підписання не перезаписуйте вихідний файл, не перескановуйте його замість збереження оригіналу й не залишайте лише роздруківку. Якщо виявили помилку, оформіть виправлення або новий документ за погодженою процедурою, зберігши зв’язок із попереднім. Перед зміною сервісу завантажте архів і перевірте, що маєте повні електронні оригінали.

Як підготувати накладну в Торгсофт для електронного підписання

У Торгсофт можна підготувати файл документа на основі даних реалізації. За офіційною інструкцією форми «Реалізація», у меню «Друк → Накладна» відкривається видаткова накладна з можливістю збереження в різні формати або друку. Пункт «Друк рахунка» відкриває рахунок-фактуру з такими самими способами виведення. Для зовнішнього підписання виберіть серед доступних форматів той, який приймають обраний сервіс і контрагент.

Рекомендований порядок роботи: перевірте в Торгсофт товари, кількість, ціни та реквізити документа, збережіть остаточний файл і відкрийте його для контрольного перегляду. Потім окремо підпишіть його в обраному зовнішньому сервісі, отримайте потрібні підписи та завантажте повний результат. Підготовка документа в обліковій програмі й накладання електронного підпису в цьому порядку є окремими діями.

Інструкція Торгсофт також описує кнопку «Файли документа» в параметрах реалізації, через яку можна прикріплювати, переглядати й копіювати файли. Це можна використовувати для зв’язку реалізації з підписаним комплектом і результатом перевірки. Окремо організуйте резервне зберігання електронних оригіналів; саме прикріплення файла не виконує його криптографічної перевірки.

Офіційні норми та інструкції для роботи

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»: статті 5–8 — документ, підпис, оригінал і копія; статті 10–13 — передавання, одержання, перевірка та зберігання.
• Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: статті 12, 15, 17–19, 24–26, 28 і 35 — захист ключа, види підписів, перевірка, сертифікати, час і Довірчий список.
• Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV, статті 207 і 639 — письмова форма, повноваження підписувача та погоджена форма договору.
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII, статті 11 і 12 — укладення електронного договору та способи його підписання.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI, пункти 44.3–44.4 — мінімальні строки зберігання документів, початок їх відліку та продовження, зберігання до закінчення перевірки та встановленого законом строку оскарження рішень та/або вирішення справи судом.
• Підписання на сайті ЦЗО, перевірка підпису та Довірчий список.
• Підписання документа на порталі Дія та активація Дія.Підпису через NFC та використання ПІН-коду.
• Інструкція «Вчасно»: окреме підписання, обмін у кабінеті та підписання за посиланням.